Pièces jointes aux événements d'agenda

Améliorations de l'agenda

En Une de nos suggestions les plus demandées, l'ajout de fichiers à des événements d'agenda est enfin rendu possible avec l'arrivée de la version 3.5.13 de BlueMind !

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Découvre plus en détail cette fonctionnalité sur la page dédiée aux événements de l'agenda.

Patrons de contenu des ressources

15, le modèle et les interfaces de gestion des événements et réunions sont encore améliorés.

Notifications

BlueMind élimine le risque d'erreur et de décalage entre collaborateurs en clarifiant les libellés et options de notifications :

1. Pour l'organisateur :
   
   • Il a désormais les boutons "Envoyer", "Enregistrer en tant que brouillon" et une flèche de retour arrière permettant d'annuler
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   • L'enregistrement en tant que brouillon n'est possible qu'avant l'envoi des invitations ; une fois les participants invités l'organisateur n'a plus que le bouton "Envoyer et est alerté d'éventuelles modifications non envoyées s'il clique sur le bouton d'annulation
   • Lorsque la seule modification effectuée est l'ajout ou la suppression de participant(s), il peut choisir de prévenir tous les participants ou non :
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2. Pour le participant :
   
   • Il n'a plus la possibilité d'accepter ou refuser une réunion sans envoyer la réponse, ainsi l'organisateur est assuré d'avoir une vue à jour des participations
   • Il peut toujours joindre une note à sa réponse
   • Il conserve la possibilité de répondre de façon différenciée à une série et certaines de ses occurrences :
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Unification du comportement pour les événements récurrents

La gestion des événements récurrents est elle aussi enrichie : le choix du type de modification sur une série (modifier un événement, toute la série ou la suite de série) est généralisé à l'ensemble des actions réalisées dans la vue d'agenda :

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Pour plus de détails sur ces nouveautés, consultez les pages consacrées à L'agenda et plus particulièrement aux événements et à l'organisation d'une réunion.

Pièces jointes aux événements d'agenda

Une de nos suggestions les plus demandées, l'ajout de fichiers à des événements d'agenda est enfin rendu possible avec l'arrivée de la version 3.5.13 de BlueMind !

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Découvre plus en détail cette fonctionnalité sur la page dédiée aux événements de l'agenda.

Patrons de contenu des ressources

À partir de BlueMind À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

Pour en savoir plus, consultez la page dédiée aux ressources du Guide de l'administrateur.

Export des données de l'utilisateur

La version 3.5.13 de BlueMind apporte aussi la possibilité d'exporter l'ensemble des données de l'utilisateur via une nouvelle commande bm-cli :

bm-cli user export jdoe@bluemind.loc

Retrouvez plus d'informations détaillées sur la page dédiées : Reference des commandes bm-cli.

Calendrier

Nouveau modèle de fonctionnement du calendrier

Afin d'être en adéquation avec les autres acteurs du marché et d'apporter de nouvelles possibilités aux utilisateurs, BlueMind 3.5 s'est doté d'une refonte de son modèle de fonctionnement du calendrier. Nous vous invitons à prendre connaissance des détails de celui-ci sur la page dédiée : L'agenda - Modèle de gestion des réunions

Les nouvelles fonctionnalités qu'il apporte sont notamment :

• La possibilité d'indiquer une participation différente suivant les occurrences d'une réunion. Ainsi les participants peuvent accepter toute la série d'une réunion et, au besoin, indiquer qu'il ne participeront pas à l'une ou l'autre de ses occurrences.
• L'organisateur, désormais participant de ses événements et réunions, gagne en maîtrise de sa réunion et centralise les participations. Les autres utilisateurs peuvent prendre connaissance des statuts de participations via sa vue de la réunion.
• Chaque participant a désormais sa propre vue d'une réunion, ce qui lui permet de la modifier (personnalisation du titre, ajout d'une description, détail du lieu, etc.) sans que les modifications soient visibles des autres participants.

Les calendriers de domaine

Les calendriers de domaines ne sont plus considérés comme des entités physiques au même titre que les utilisateurs et ressources. Ces calendriers sont dorénavant considérés comme des calendriers servant à l'information des utilisateurs.

Par conséquent, les calendriers de domaine ne peuvent plus être positionnés en organisateurs de réunions ni y être invités, comme c'était le cas avec BlueMind 3.0.

Pour en savoir plus sur les calendriers de domaines, leur utilisation et les nouvelles pratiques, veuillez consulter la page du guide de l'utilisateur L'agenda - Modèle de gestion des réunions et plus particulièrement le paragraphe dédié aux calendriers de domaine.

Surbooking et réservations automatiques des ressources

BlueMind 3.5.5 apporte une fonctionnalité très attendue : l'acceptation ou le refus automatique de la réservation d'une ressource.

Ainsi, les gestionnaires de ressources, bien qu'alertés de la demande de réservation, n'auront plus obligatoirement à accepter ou refuser les demandes en contrôlant personnellement le calendrier de la ressource. Si une ressource est disponible alors sa participation est automatiquement validée, si elle ne l'est pas l'événement est refusé. Le gestionnaire reste libre ensuite d'arbitrer et modifier les réservations si besoin.

Cette possibilité est bien entendu paramétrable et le processus de gestion précédent peut être conservé.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la page dédiée à l'Administration des ressources

Multi-calendriers

Les utilisateurs de BlueMind peuvent à présent créer et posséder autant de calendriers personnels qu'ils le souhaitent et peuvent ainsi catégoriser et affiner le partage de leurs événements

De plus, les utilisateurs peuvent choisir quels calendriers serviront à indiquer leurs disponibilités :

Calendriers externes

BlueMind 3.5 apporte la possibilité de synchroniser des calendriers externes pour visualisation via l'url d'un calendrier au format iCalendar (extension .ics).

Partage externe

Le calendrier BlueMind peut aussi désormais être partagé vers l'extérieur via une adresse publique ou via une adresse privée permettant de voir les détails des événements privés.

Pour plus de détails sur cette fonctionnalités, consultez Le partage d'agenda

Couleurs des calendriers

Avec BlueMind 3.5 il est désormais possible de personnaliser les couleurs des calendriers de façon durable : les couleurs sont sauvegardées pour les prochaines sessions.

Pour en savoir plus, consultez le paragraphe dédié aux   couleurs de l'agenda

Historique d'un objet

Il est désormais possible de visualiser l'historique de création et modification d'un événement, d'un contact ou d'une tâche.

Rappels par défaut

Des rappels par défaut sont désormais actifs pour les rendez-vous des utilisateurs qui peuvent les paramétrer à leur convenance.

Messagerie

Fichiers volumineux et détachement des pièces jointes

La version 3.5 de BlueMind introduit la possibilité de détacher les pièces jointes des messages afin de les présenter sous forme de lien de téléchargement aux destinataires. Ceci permet d'alléger le message envoyé, et de ce fait les serveurs et réseaux de communication : le fichier n'est plus transmis avec le mail et stocké sur le serveur qui le reçoit, en plus du serveur émetteur, en étant éventuellement dupliqué et multiplié au gré des transferts et réponses.

Pour en savoir plus sur l'utilisation, consultez la page dédiée du guide de l'utilisateur : Fichiers volumineux et detachement des pieces jointes

Pour des informations sur la mise en œuvre de cette fonctionnalité, consultez la page Administration du détachement des pièces jointes.

Connexion avec Nextcloud

En complément au détachement des pièces jointes, BlueMind 3.5.7 offre la possibilité de connecter des comptes Nextcloud afin que les utilisateurs puissent utiliser leur espace Nextcloud :

Pour en savoir plus, consultez les pages dédiées à l'administration ou à la configuration par les utilisateurs.

Sélecteur de fichiers

Le sélecteur de fichiers permet de naviguer parmi les fichiers précédemment envoyés et stockés dans l'espace de l'utilisateur :

Transfert automatique vers plusieurs destinataires

BlueMind permet désormais la redirection automatique des messages d'une boîte vers plusieurs destinataires.

Voir Guide de l'administrateur > Administration des utilisateurs > § Messagerie

Signatures d'entreprise

La version 3.5.12 de BlueMind apporte une nouvelle version à l'application de gestion des signatures de groupes et d'entreprises déjà disponible depuis la version 3.5.8.

Pour les messages destinés à l'interne ou l'externe, pour un groupe ou tous les utilisateurs, pour une période déterminée, etc., paramétrez finement autant de signatures que vous le souhaitez.

La possibilité d'inclure des variables dans les signatures permet d'unifier la présentation tout en personnalisant les signatures avec les noms, adresses, numéros de téléphones et autres données provenant de la fiche contact de l'expéditeur.

L'application vous permet aussi d'ajouter un disclaimer aux messages émis par les utilisateurs.

A partir de la version 3.5.12, l'utilisateur bénéficie d'une vision de la signature qui sera ajoutée à son email.

A partir de la version 3.5.14, l'administrateur peut paramétrer des signatures pour des entités individuelles, y compris boîtes partagées.

Tâches

BlueMind 3.5 propose à présent la gestion des tâches dans une interface dédiée et synchronisée avec l'agenda.

Organisez vos tâches par listes et utilisez les tags partagés avec les autres applications BlueMind (contacts et agenda).

Partagez vos listes de tâches avec vos collaborateurs en leur déléguant une visualisation simple ou la gestion complète de vos listes.

Bandeau de navigation

Un nouveau bandeau propose une navigation facilitée, moderne et élégante pour plus de visibilité et un meilleur accès aux applications et fonctionnalités :

Synchronisation EAS/iOS

Contacts

Les périphériques mobiles Apple synchronisés via EAS bénéficient à présent de la synchronisation de plusieurs carnets d'adresses : les carnets d'adresses personnels et partagés.

Tous les carnets d'adresses (à l'exception du carnet d'adresses collectés et de l'annuaire) peuvent ainsi être synchronisés.

Tâches

Vous pouvez gérer vos tâches (création, modification, validation...) BlueMind depuis votre application de rappels iOS :

Pour les administrateurs

Mise à jour de BlueMind et installation de paquets

A partir de la version 3.5.14 une sécurité est mise en place afin que les paquets additionnels soient installés dans la même version que BlueMind et que l'administrateur maitrise la version du serveur. Ainsi, l'administrateur peut mettre à jour BlueMind dans une version particulière, dans la dernière version disponible ou encore figer la version et empêcher que BlueMind soit mis à jour automatiquement avec le système.

Ceci implique une nouvelle étape préalable à la mise à jour. Pour en savoir plus, consulter la page Mise a à jour de BlueMind.

Support de nouveaux OS

Le support des versions 7 de RedHat et 16.04 Xenial d'Ubuntu sont désormais effectifs

Retrouvez l'ensemble des OS supportés dans les Pré-requis à l'installation

Souscription

A partir de la version 3.5, pour une installation BlueMind avec souscription, le nombre d'utilisateur de BlueMind doit être en adéquation avec les données indiquées dans la souscription.

À partir de la version 3.5.11, des adresses emails peuvent être définies comme destinataires des alertes de souscription (approche de la date de validité ou du plafond de nombre d'utilisateur).

Une première adresse est demandée lors de l'installation de la version, les adresses sont ensuite gérées directement depuis la page de gestion de la souscription dans la console d'administration.

Lignes de commande

BlueMind 3.5.10 apporte la possibilité d'installer un client CLI (« Command Line Interface » = Interface de lignes de commandes) permettant d'effectuer des tâches d'administration de la plateforme BlueMind directement en ligne de commande, sans avoir à créer de scripts pour cela.

En 3.5.11, cet outil est doté de fonctionnalités supplémentaires : la gestion des utilisateurs, des calendriers et des contacts.

Gestion des droits plus fine

La gestion des droits d'administration a été affinée et il est maintenant possible de gérer les droits accordés à un utilisateur. Il est ainsi possible d'autoriser de manière explicite la gestion :

• des utilisateurs
• des groupes
• des carnets d'adresses de domaine
• des calendriers de domaine
• des boites partagées
• des ressources
• du domaine (quota max, nombre d'utilisateur)
• ...

Cette gestion se fait donc désormais au travers des groupes et non plus en attribuant un profil utilisateur ou administrateur.

Limitation du nombre d'utilisateurs par domaine

Il est maintenant possible de limiter le nombre d'utilisateur pouvant être créé pour chaque domaine.

Utilisateurs externes

BlueMind 3.5.10 apporte la possibilité de créer des utilisateurs ayant une adresse de messagerie externe au domaine. Ces utilisateurs peuvent ainsi être rajoutés à des groupes BlueMind afin de pouvoir écrire à un ensemble de personnes, internes et externes.

Pour en savoir plus, consultez la documentation dédiée du guide de l'administrateur : Utilisateurs externes

Pour les développeurs

Client PHP

Avec la version 3.5.11 de BlueMind, est publié le client API PHP.

Documentation de l'API

L’API de BlueMind a été complètement repensée et est disponible soit directement via des appels HTTP REST, soit en utilisant des clients (aujourd’hui Java, Javascript, C#, Python et PHP). Le repository bluemind-samples est disponible et rassemble tout ce qui est nécessaire pour contribuer à BlueMind en développant un Add-On. Un archetype maven est également disponible pour faciliter la définition d’un nouveau projet.

Une documentation interactive de notre nouvelle API REST est embarquée dans l’installeur, et est accessible aux utilisateurs disposant du droit “Api docs”. Cette documentation est également publiée dans l'espace BlueMind Docs.

Pièces jointes aux événements d'agenda

Calendar attachments

One or our users' most popular suggestions, attaching files to calendar events, is finally possible with BlueMind Une de nos suggestions les plus demandées, l'ajout de fichiers à des événements d'agenda est enfin rendu possible avec l'arrivée de la version 3.5.13 de BlueMind !

Découvrez plus en détail cette fonctionnalité sur la page dédiée aux événements de l'agenda.

Patrons de contenu des ressources

Find out more about it in our page on calendar events.

Resource content templates

From À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

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event description templates can be set up for resources. When a resource of that type is invited to an event, the template will be automatically inserted into the event description. These templates can contain variables and be set up in several languages to match the event organizer's language.

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To find out more, please go to our page about resources in the Pour en savoir plus, consultez la page dédiée aux ressources du Guide de l'administrateur.

Export des données de l'utilisateur

Exporting user data

BlueMind La version 3.5.13 de BlueMind apporte aussi la possibilité d'exporter l'ensemble des données de l'utilisateur via une nouvelle commande makes it possible to export all of a user's data using a new bm-cli command:

bm-cli user export jdoe@bluemind.loc

Retrouvez plus d'informations détaillées sur la page dédiées Find out more about this in our dedicated page: Reference des commandes bm-cli.

Calendar

Redesigned features

In order to level up with other market players and bring new possibilities to our users, BlueMind 3.5 calendar features have been redesigned. Please find out more about them in the dedicated our documentation's page: Calendar - Meeting management.

New Calendar features include:

• Being able to specify different participation statuses for each instance of a recurring meeting. I.e., participants can confirm their assistance for the whole series and, if necessary, specify that they will not attend a particular instance.
• Event organizers, who are now participants in all their events and meetings, have better control over the meeting and centralizes participation statuses. Other participants can check others' participants' status through the organizer's event view.
• Each participant now has a customized view of a meeting, which means they can edit it (customized title, description, location, etc.) without changes being seen by other participants.

Domain calendars

Domain calendars are no longer considered as physical entities like users and resources. They are now considered as calendars whose purpose is to inform users.

As a result, domain calendars can no longer be set as event organizers or be invited to events, as used to be the case with BlueMind 3.0.

To find out more about domain calendars, how to use them and new practices, please go to the user's guide page Calendar - Meeting management, and in particular the paragraph about Domain calendars.

Overbooking and automatic resource booking

BlueMind 3.5.5 brings a long-awaited feature: auto-accept or reject resource bookings.

Thanks to this, although resource managers will continue to be alerted about resource bookings, they will no longer have to accept or reject requests through the resource's calendar. If a resource is available, its participation is automatically confirmed, if not, it is rejected. The resource manager can still arbitrate and edit bookings as necessary.

This feature is optional and BlueMind's earlier resource management method can be kept.

To find out more, go to the dedicated page Resource administration.

Multiple Calendars

BlueMind users can now create and own as many personal calendars as they like. This means they can sort and share events more efficiently.

In addition, users can choose which calendars will be used to show their availability:

External

calendars

BlueMind 3.5 makes it possible to synchronize external calendars for viewing through a calendar's url in iCal format (.ics file extension).

External

sharing

The BlueMind calendar can now be shared externally through a public address or a private address that allows private events to be viewed.

For more details about this feature, go to Sharing Calendars

Custom calendar colors

With BlueMind 3.5, you can set calendar colors which are saved for future sessions.

To find out more, go to the section: calendar colors.

Object history

You can now view events, contacts, or tasks creation and modification history.

Default alerts 

Default alerts are now enabled and can be configured according to your preferences.

Mail

Large files and linked attachments

BlueMind v.3.5 introduces the possibility to detach attachments from messages and show them as download links instead. This makes messages lighter, thereby alleviating servers and communication networks: files are no longer sent within email messages and stored on the incoming server in addition to the outgoing server and being duplicated and multiplied as messages are forwarded and replied to.

To find out more about how this works, please go to: Large files and linked attachments.

For more details about implementing this feature, go to the administrator's guide's page: Post-installation configuration.

Connecting with Nextcloud

To complement the linked attachments feature, BlueMind 3.5.7 offers the possibility for you to connect to Nextcloud accounts so that you can use your Nextcloud space:

To find out more, please go to our pages on Nextcloud administration or configuration by users.

File chooser

The file chooser enables you to browse previously sent files which are stored in the your user 's area:

Auto-forward to several recipients

BlueMind now enables you to forward a mailbox's messages to several recipients automatically.

See Administrator's Guide > Users > § Mail

Corporate Signatures

BlueMind version 3.5.8 allows you to add 12 incorporates a new application to BlueMind: Corporate signatures.La version 3.5.12 de BlueMind apporte une nouvelle version à l'application de gestion des signatures de groupes et d'entreprises déjà disponible depuis la version of corporate and group signatures – which is available since version 3.5.8.

You can set up as many signatures as you like for messages sent within or outside the domain, for a group of users or all users, for a specific period, etc.

You can customize signatures based on the same design to include names, addresses, phone numbers or other data extracted from senders contact cards.

The application also allows you add a disclaimer to outgoing messages.

From version 3.5.12 a preview of the signature is shown in the message composer.

From A partir de la version 3.5.14, l'administrateur peut paramétrer des signatures pour des entités individuelles, y compris boîtes partagées.

the administrator can set up signatures for single entities, including shared mailboxes.

Tasks

With BlueMind 3.5 you can now manage tasks in a specific UI and they are synchronized with the calendar.

You can organize tasks in lists and use tags which are shared with other BlueMind applications (contacts Contacts and calendarCalendar).

You can share to-do tasks lists with your colleagues by giving them basic or full management privileges.

Navigation bar

A brand new top navigation bar makes is easier to move around BlueMind and access applications and features:

EAS/iOS synchronization

Contacts

Apple mobile devices synchronized via EAS now include the synchronization of multiple address books: personal and shared.

Only collected contacts and the directory cannot be synchronized.

Tasks

You can manage all BlueMind tasks (create, edit, confirm...) in your usual iOS app:

For administrators

Mise à jour de BlueMind et installation de paquets

Updating BlueMind and installing packages

From A partir de la version 3.5.14 une sécurité est mise en place afin que les paquets additionnels soient installés dans la même version que BlueMind et que l'administrateur maitrise la version du serveur. Ainsi, l'administrateur peut mettre à jour BlueMind dans une version particulière, dans la dernière version disponible ou encore figer la version et empêcher que BlueMind soit mis à jour automatiquement avec le système.,  a new security feature ensures that additional packages are installed in the same version of BlueMind and that the administrator controls the server version. This enables administrators to update BlueMind to a specific version, to the latest available version or freeze a version to stop BlueMind being automatically updated with the system.

This requires a new pre-update step. To find out more, please go to our page about Updating Ceci implique une nouvelle étape préalable à la mise à jour. Pour en savoir plus, consulter la page Mise a jour de BlueMind.

OS Support

BlueMind now supports RedHat 7, Ubuntu 18.04 (Bionic Beaver) and Debian 9 (Stretch).

Find out more about all supported OS operating systems in the Installation prerequisites page.

Subscription

For subscription-based BlueMind 3.5 installations, the number of BlueMind users must be the same as the number indicated in the subscription.

From version 3.5.11, email addresses can be set as the recipients of subscription alerts (validity date or maximum user quota approaching).

A first address is requested when you install the version. Addresses are then managed from the subscription management page in the admin console.

Command lines 

BlueMind 3.5.10 offers the possibility to install a CLI client (Command Line Interface) which enables you to perform admin tasks for the BlueMind platform in command line without having to write scripts.

In version 3.5.11, this tool includes additional functionalities: user, calendar and contact management.

More advanced administration rights management

Improvements have been made to administration rights which can now be fine tuned for specific users or domain administrators. Rights can now be specifically set for:

• users
• groups
• domain address books
• domain calendars
• shared mailboxes
• resources
• the domain (quotas, number of users)
• ...

This is now done through groups as opposed to assigning user or administrator profiles.

Restricting the number of domain users

A maximum number of users can now be set for each domain.

External Users

With BlueMind 3.5.10, you can have users with an email address outside the domain. These users can be added to BlueMind groups, which means that you can write to a group of both internal and external people.

To find out more, go to the administrator's guide: Utilisateurs externes

For Developers

PHP Client

Avec la With BlueMind version 3.5.11 de BlueMind, est publié le client the API PHP client is published.

API Documentation

The BlueMind API has been completely redesigned and is available either directly through HTTP REST calls or using clients (currently Java, Javascript, C#, Python and PHP). The bluemind-samples repository is available and incorporates everything you need to contribute to BlueMind by developing Add-Ons. A maven archetype is also available to facilitate the definition of new projects.

An interactive documentation for our new API REST is imbedded in the installer and can be accessed by users with “Api docs” privileges. This documentation is also published in BlueMind Docs.