Améliorations de l'agenda

En version 3.5.15, le modèle et les interfaces de gestion des événements et réunions sont encore améliorés.

Notifications des réunions (événements avec invités)

BlueMind élimine le risque d'erreur et de décalage entre collaborateurs en clarifiant les libellés et options de notifications :

1. Pour l'organisateur :
   
   • Il a désormais les boutons "Envoyer", "Enregistrer en tant que brouillon" et une flèche de retour arrière permettant d'annuler
     
   • L'enregistrement en tant que brouillon n'est possible qu'avant l'envoi des invitations ; une fois les participants invités l'organisateur n'a plus que le bouton "Envoyer et est alerté d'éventuelles modifications non envoyées s'il clique sur le bouton d'annulation
   • Lorsque la seule modification effectuée est l'ajout ou la suppression de participant(s), il peut choisir de prévenir tous les participants ou non :
     
2. Pour le participant :
   
   • Il n'a plus la possibilité d'accepter ou refuser une réunion sans envoyer la réponse, ainsi l'organisateur est assuré d'avoir une vue à jour des participations
   • Il peut toujours joindre une note à sa réponse
   • Il conserve la possibilité de répondre de façon différenciée à une série et certaines de ses occurrences :
     

Unification du comportement pour les événements récurrents

La gestion des événements récurrents est elle aussi enrichie : le choix du type de modification sur une série (modifier un événement, toute la série ou la suite de série) est généralisé à l'ensemble des actions réalisées dans la vue d'agenda :

Pour plus de détails sur ces nouveautés, consultez les pages consacrées à L'agenda et plus particulièrement aux événements et à l'organisation d'une réunion.

Amélioration des performances

Les tâches consommatrices de ressources telles que les rappels, synchronisations et sauvegardes, ont été remaniées de façon à être plus performantes tout en allégeant la charge du serveur.

Amélioration des rappels

Avec la refonte des tâches, dont celle des rappels particulièrement lourde sur certaines installations, des améliorations ont aussi été faites sur le fonctionnement des rappels d'événements. Le type de rappel peut être personnalisé par l'utilisateur qui peut choisir entre recevoir un email ou avoir une notification de bureau :

Les rappels peuvent toujours être multiples et il est possible d'en positionner plusieurs de types différents. Pour plus de détail, consulter la page dédiée aux événements.

Pièces jointes aux événements d'agenda

Une de nos suggestions les plus demandées, l'ajout de fichiers à des événements d'agenda est enfin rendu possible avec l'arrivée de la version 3.5.13 de BlueMind !

Découvre plus en détail cette fonctionnalité sur la page dédiée aux événements de l'agenda.

Duplication d'événements

La version 3.5.16 de BlueMind apporte une des fonctionnalités les plus demandées de la Suggestion Box : la duplication d'événements.

Plus besoin de retrouver une longue liste de participants à une réunion ou les ressources qui avaient été réservées, saisir de nouveau le lieu ou l'ordre du jour, vous avez désormais la possibilité de copier un événement afin d'en créer un nouveau sur le même modèle d'un simple clic !

Vous pouvez ainsi dupliquer un événement unique, une série complète ou seulement une occurrence d'une série de réunions.

Retrouvez les informations détaillées sur cette fonctionnalité sur la page dédiée aux événements d'agenda.

Patrons de contenu des ressources

À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

Pour en savoir plus, consultez la page dédiée aux ressources du Guide de l'administrateur.

Export des données de l'utilisateur

La version 3.5.13 de BlueMind apporte aussi la possibilité d'exporter l'ensemble des données de l'utilisateur via une nouvelle commande bm-cli :

bm-cli user export jdoe@bluemind.loc

Retrouvez plus d'informations détaillées sur la page dédiées : Client CLI pour l'administration

Calendrier

Nouveau modèle de fonctionnement du calendrier

Afin d'être en adéquation avec les autres acteurs du marché et d'apporter de nouvelles possibilités aux utilisateurs, BlueMind 3.5 s'est doté d'une refonte de son modèle de fonctionnement du calendrier. Nous vous invitons à prendre connaissance des détails de celui-ci sur la page dédiée : L'agenda - Modèle de gestion des réunions

Les nouvelles fonctionnalités qu'il apporte sont notamment :

• La possibilité d'indiquer une participation différente suivant les occurrences d'une réunion. Ainsi les participants peuvent accepter toute la série d'une réunion et, au besoin, indiquer qu'il ne participeront pas à l'une ou l'autre de ses occurrences.
• L'organisateur, désormais participant de ses événements et réunions, gagne en maîtrise de sa réunion et centralise les participations. Les autres utilisateurs peuvent prendre connaissance des statuts de participations via sa vue de la réunion.
• Chaque participant a désormais sa propre vue d'une réunion, ce qui lui permet de la modifier (personnalisation du titre, ajout d'une description, détail du lieu, etc.) sans que les modifications soient visibles des autres participants.

Les calendriers de domaine

Les calendriers de domaines ne sont plus considérés comme des entités physiques au même titre que les utilisateurs et ressources. Ces calendriers sont dorénavant considérés comme des calendriers servant à l'information des utilisateurs.

Par conséquent, les calendriers de domaine ne peuvent plus être positionnés en organisateurs de réunions ni y être invités, comme c'était le cas avec BlueMind 3.0.

Pour en savoir plus sur les calendriers de domaines, leur utilisation et les nouvelles pratiques, veuillez consulter la page du guide de l'utilisateur L'agenda - Modèle de gestion des réunions et plus particulièrement le paragraphe dédié aux calendriers de domaine.

Surbooking et réservations automatiques des ressources

BlueMind 3.5.5 apporte une fonctionnalité très attendue : l'acceptation ou le refus automatique de la réservation d'une ressource.

Ainsi, les gestionnaires de ressources, bien qu'alertés de la demande de réservation, n'auront plus obligatoirement à accepter ou refuser les demandes en contrôlant personnellement le calendrier de la ressource. Si une ressource est disponible alors sa participation est automatiquement validée, si elle ne l'est pas l'événement est refusé. Le gestionnaire reste libre ensuite d'arbitrer et modifier les réservations si besoin.

Cette possibilité est bien entendu paramétrable et le processus de gestion précédent peut être conservé.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la page dédiée à l'Administration des ressources

Multi-calendriers

Les utilisateurs de BlueMind peuvent à présent créer et posséder autant de calendriers personnels qu'ils le souhaitent et peuvent ainsi catégoriser et affiner le partage de leurs événements

De plus, les utilisateurs peuvent choisir quels calendriers serviront à indiquer leurs disponibilités :

Calendriers externes

BlueMind 3.5 apporte la possibilité de synchroniser des calendriers externes pour visualisation via l'url d'un calendrier au format iCalendar (extension .ics).

Partage externe

Le calendrier BlueMind peut aussi désormais être partagé vers l'extérieur via une adresse publique ou via une adresse privée permettant de voir les détails des événements privés.

Pour plus de détails sur cette fonctionnalités, consultez Le partage d'agenda

Couleurs des calendriers

Avec BlueMind 3.5 il est désormais possible de personnaliser les couleurs des calendriers de façon durable : les couleurs sont sauvegardées pour les prochaines sessions.

Pour en savoir plus, consultez le paragraphe dédié aux   couleurs de l'agenda

Historique d'un objet

Il est désormais possible de visualiser l'historique de création et modification d'un événement, d'un contact ou d'une tâche.

Rappels par défaut

Des rappels par défaut sont désormais actifs pour les rendez-vous des utilisateurs qui peuvent les paramétrer à leur convenance.

Messagerie

Fichiers volumineux et détachement des pièces jointes

La version 3.5 de BlueMind introduit la possibilité de détacher les pièces jointes des messages afin de les présenter sous forme de lien de téléchargement aux destinataires. Ceci permet d'alléger le message envoyé, et de ce fait les serveurs et réseaux de communication : le fichier n'est plus transmis avec le mail et stocké sur le serveur qui le reçoit, en plus du serveur émetteur, en étant éventuellement dupliqué et multiplié au gré des transferts et réponses.

Pour en savoir plus sur l'utilisation, consultez la page dédiée du guide de l'utilisateur : Fichiers volumineux et détachement des pièces jointes

Pour des informations sur la mise en œuvre de cette fonctionnalité, consultez la page Administration du détachement des pièces jointes.

Connexion avec Nextcloud

En complément au détachement des pièces jointes, BlueMind 3.5.7 offre la possibilité de connecter des comptes Nextcloud afin que les utilisateurs puissent utiliser leur espace Nextcloud :

Pour en savoir plus, consultez les pages dédiées à l'administration ou à la configuration par les utilisateurs.

Sélecteur de fichiers

Le sélecteur de fichiers permet de naviguer parmi les fichiers précédemment envoyés et stockés dans l'espace de l'utilisateur :

Transfert automatique vers plusieurs destinataires

BlueMind permet désormais la redirection automatique des messages d'une boîte vers plusieurs destinataires.

Voir Guide de l'administrateur > Utilisateurs > § Messagerie

Signatures d'entreprise

La version 3.5.12 de BlueMind apporte une nouvelle version à l'application de gestion des signatures de groupes et d'entreprises déjà disponible depuis la version 3.5.8.

Pour les messages destinés à l'interne ou l'externe, pour un groupe ou tous les utilisateurs, pour une période déterminée, etc., paramétrez finement autant de signatures que vous le souhaitez.

La possibilité d'inclure des variables dans les signatures permet d'unifier la présentation tout en personnalisant les signatures avec les noms, adresses, numéros de téléphones et autres données provenant de la fiche contact de l'expéditeur.

L'application vous permet aussi d'ajouter un disclaimer aux messages émis par les utilisateurs.

A partir de la version 3.5.12, l'utilisateur bénéficie d'une vision de la signature qui sera ajoutée à son email.

A partir de la version 3.5.14, l'administrateur peut paramétrer des signatures pour des entités individuelles, y compris boîtes partagées.

Tâches

BlueMind 3.5 propose à présent la gestion des tâches dans une interface dédiée et synchronisée avec l'agenda.

Organisez vos tâches par listes et utilisez les tags partagés avec les autres applications BlueMind (contacts et agenda).

Partagez vos listes de tâches avec vos collaborateurs en leur déléguant une visualisation simple ou la gestion complète de vos listes.

Bandeau de navigation

Un nouveau bandeau propose une navigation facilitée, moderne et élégante pour plus de visibilité et un meilleur accès aux applications et fonctionnalités :

Synchronisation EAS/iOS

Contacts

Les périphériques mobiles Apple synchronisés via EAS bénéficient à présent de la synchronisation de plusieurs carnets d'adresses : les carnets d'adresses personnels et partagés.

Tous les carnets d'adresses (à l'exception du carnet d'adresses collectés et de l'annuaire) peuvent ainsi être synchronisés.

Tâches

Vous pouvez gérer vos tâches (création, modification, validation...) BlueMind depuis votre application de rappels iOS :

Pour les administrateurs

Mise à jour de BlueMind et installation de paquets

A partir de la version 3.5.14 une sécurité est mise en place afin que les paquets additionnels soient installés dans la même version que BlueMind et que l'administrateur maitrise la version du serveur. Ainsi, l'administrateur peut mettre à jour BlueMind dans une version particulière, dans la dernière version disponible ou encore figer la version et empêcher que BlueMind soit mis à jour automatiquement avec le système.

Ceci implique une nouvelle étape préalable à la mise à jour. Pour en savoir plus, consulter la page Mise à jour de BlueMind.

Support de nouveaux OS

Le support des versions 7 de RedHat et 16.04 Xenial d'Ubuntu sont désormais effectifs

Retrouvez l'ensemble des OS supportés dans les Pré-requis à l'installation

Souscription

A partir de la version 3.5, pour une installation BlueMind avec souscription, le nombre d'utilisateur de BlueMind doit être en adéquation avec les données indiquées dans la souscription.

À partir de la version 3.5.11, des adresses emails peuvent être définies comme destinataires des alertes de souscription (approche de la date de validité ou du plafond de nombre d'utilisateur).

Une première adresse est demandée lors de l'installation de la version, les adresses sont ensuite gérées directement depuis la page de gestion de la souscription dans la console d'administration.

Lignes de commande

BlueMind 3.5.10 apporte la possibilité d'installer un client CLI (« Command Line Interface » = Interface de lignes de commandes) permettant d'effectuer des tâches d'administration de la plateforme BlueMind directement en ligne de commande, sans avoir à créer de scripts pour cela.

En 3.5.11, cet outil est doté de fonctionnalités supplémentaires : la gestion des utilisateurs, des calendriers et des contacts.

Gestion des droits plus fine

La gestion des droits d'administration a été affinée et il est maintenant possible de gérer les droits accordés à un utilisateur. Il est ainsi possible d'autoriser de manière explicite la gestion :

• des utilisateurs
• des groupes
• des carnets d'adresses de domaine
• des calendriers de domaine
• des boites partagées
• des ressources
• du domaine (quota max, nombre d'utilisateur)
• ...

Cette gestion se fait donc désormais au travers des groupes et non plus en attribuant un profil utilisateur ou administrateur.

Limitation du nombre d'utilisateurs par domaine

Il est maintenant possible de limiter le nombre d'utilisateur pouvant être créé pour chaque domaine.

Utilisateurs externes

BlueMind 3.5.10 apporte la possibilité de créer des utilisateurs ayant une adresse de messagerie externe au domaine. Ces utilisateurs peuvent ainsi être rajoutés à des groupes BlueMind afin de pouvoir écrire à un ensemble de personnes, internes et externes.

Pour en savoir plus, consultez la documentation dédiée du guide de l'administrateur : Utilisateurs externes

Pour les développeurs

Client PHP

Avec la version 3.5.11 de BlueMind, est publié le client API PHP.

Documentation de l'API

L’API de BlueMind a été complètement repensée et est disponible soit directement via des appels HTTP REST, soit en utilisant des clients (aujourd’hui Java, Javascript, C#, Python et PHP). Le repository bluemind-samples est disponible et rassemble tout ce qui est nécessaire pour contribuer à BlueMind en développant un Add-On. Un archetype maven est également disponible pour faciliter la définition d’un nouveau projet.

Une documentation interactive de notre nouvelle API REST est embarquée dans l’installeur, et est accessible aux utilisateurs disposant du droit “Api docs”. Cette documentation est également publiée dans l'espace BlueMind Docs.