• Pour un rendez-vous sur la journée entière, cliquer sur le jour concerné au dessus des plages horaires :
  
  Glisser sur plusieurs jours si le rdv s'étend sur plusieurs jours.
• Renseigner les informations utiles :
  
  • titre
  • choix de l'agenda : peuvent être sélectionnés les agendas personnels de l'utilisateur ou ceux qui lui ont été partagés avec droit d'écritures.
    Seuls apparaissent les agendas actuellement affichés dans la vue courante.

• Cliquer sur « Nouvel événement »
  Le rdv est créé.
  

  Info
  title Disponibilité par défaut
  Un événement court, ayant des date et heure de début et de fin, est par défaut en disponibilité "Occupé". Un événement sur la journée entière est par défaut en disponibilité "Disponible".

Le lien « Modifier les détails » permet de basculer en création complète du RDV.

Création complète

Cliquer sur le bouton "Nouvel événement" en haut de la barre latérale afin d'accéder à la page de création d'un rendez-vous :

La partie haute de la page permet de saisir les informations principales du rendez-vous.

La partie droite de la fenêtre permet d'inviter d'autres participants. En cliquant sur l'icône de début de ligne de chaque participant on peut indiquer si leur participation est optionnelle ou requise :

À noter :

• L'utilisateur peut inviter toutes les personnes connues du domaines lui ayant donné le droit d'invitation (partage "peut m'inviter à un événement", voir paragraphe Le partage de l'agenda  ).
• L'utilisateur peut inviter toute personne d'un de ses carnets d'adresses ou toute autre personne extérieure en saisissant simplement son adresse e-mail.
• Il est aussi possible d'associer des ressources à des événements en les ajoutant de la même façon que les utilisateurs, une demande de réservation est alors envoyée à son gestionnaire
• L'ajout d'un groupe ajoute ses membres individuellement

Les onglets permettent d'accéder aux fonctions supplémentaires : récurrence et recherche de disponibilités.

Propriétés d'un rendez-vous

Le premier onglet, "Informations", permet de définir les propriétés principales d'un rendez-vous :

• Lieu de l'événement
• Organisateur (apparaissent les utilisateurs ayant donnés les droits d'écriture sur leur rendez-vous ET dont l'agenda est affiché dans la vue principale)
• Les étiquettes (tags)
• Description de l'événement

• Rappel : permet de définir une alerte pour être prévenu avant l'événement. Une liste déroulante permet de choisir le type de rappel souhaité :
  

  • Email : un message est envoyé à l'utilisateur (ancien comportement par défaut)
  • Notification : une popup de notification du navigateurest affichée

  Astuce
  Il est aussi possible de définir un rappel par défaut pour les événements (un rappel pré-configuré pour tout nouvel événement). Pour plus d'information, voir Préférences de l'agenda

• Disponibilité : permet aux utilisateurs visionnant votre agenda de voir si vous êtes joignable pendant l'événement.
  La disponibilité par défaut pour les événements courts est "Occupé", en revanche la disponibilité par défaut des événements sur journée entière est "Disponible".
  Lorsqu'un utilisateur se déclare comme disponible, l'événement apparaît alors dans son agenda avec une bordure claire sur le côté gauche :
  
  NB : bien que marquée disponible, une ressource sera, elle, toujours considérée comme occupée par le système

• Confidentialité : permet de masquer aux autres utilisateurs le contenu de l'événement, ils verront simplement la plage horaire réservée :
  

• Pièces jointes : cette partie de la page permet de joindre des fichiers aux événements de calendrier.

  Astuce
  Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 3.5.13. Pour plus d'information, voir le paragraphe dédié Pièces jointes

Récurrence

L'onglet "récurrence" permet de définir une fréquence de répétition pour un rendez-vous : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

• La période de la récurrence (ex : toutes les 2 semaines) est à indiquer dans le champs « Tous les » en dessous de la récurrence.
• Pour une récurrence hebdomadaire, indiquer le ou les jours de répétition.
• Pour une récurrence mensuelle, indiquer si l'événement doit se répéter le jour du mois (ex : le 3 de chaque mois) ou le jour de la semaine (ex : le 2ème mardi du mois).

Pour supprimer une occurrence :

• afficher l'événement concerné
• cliquer sur celui-ci, puis sur « Supprimer »
• sélectionner « Uniquement cet événement » pour conserver toutes les autres occurrences

Recherche de disponibilités

L'onglet de recherche de disponibilités permet de rechercher un créneau disponible commun aux participants :

BlueMind propose automatiquement, encadré de vert et rouge, le premier créneau disponible en fonction de la date saisie dans le formulaire.

Il est possible de déplacer le créneau par glisser-déplacer avec la souris, ainsi que de le réduire ou l'agrandir en faisant glisser les lignes verte ou rouge indépendamment.
Lorsque le créneau inclut un rendez-vous d'au moins un utilisateur, un message d'information apparaît en haut de la page :

Ancre
pjevents pjevents

Pièces jointes

Le service de détachement des pièces jointes de la messagerie permet à partir de la version 3.5.13 d'attacher des fichiers aux événements de l'agenda également.

Une fois lié à un événement, le fichier est disponible au téléchargement à tout moment dans les détails de l'événement et il est envoyé dans l'email d'invitation aux participants le cas échéant.

Ajouter/Supprimer des fichiers

Pour ajouter un fichier :

• cliquer sur "Depuis l'ordinateur" pour téléverser un nouveau fichier

Si l'utilisateur possède le rôle dédié (« Drive »), un 2ème lien est disponible :

• cliquer sur "Depuis le serveur" pour ouvrir le sélecteur de fichier BlueMind et joindre un fichier déjà disponible dans l'espace de stockage de l'utilisateur
  Les fichiers peuvent ensuite être retrouvés via le sélecteur de fichier afin d'être joints à d'autres événements d'agenda ou à des messages.

Cliquer sur l'icône poubelle en face du nom de fichier pour supprimer celui-ci.

Transmission des fichiers aux participants

Les fichiers joints à une réunion sont transmis aux participants dans l'email d'invitation :

• sous forme de fichiers joints si la taille totale du message ne dépasse pas la taille autorisée par le serveur :
  
• sous forme de liens de téléchargement si la taille totale du message dépasse la limite autorisée par le serveur :
  

Télécharger un fichier

Lorsqu'un événement comporte une pièce jointe, celle-ci est signalée par un pictogramme dans la vue de l'agenda :

À tout moment les fichiers joints à un événement peuvent être téléchargés en se rendant sur ce même formulaire de consultation/édition complet de l'événement :

Modification d'un événement

Pour modifier un événement :

• dans la vue de l'agenda, cliquer sur le rendez-vous
  • modifier le titre et cliquer sur enregistrer
  • ou cliquer sur le lien "Modifier les détails" : l'interface est alors le formulaire complet, identique à celui de la création (voir ci-dessus)
• une fois les modifications terminées, cliquer sur le bouton "Enregistrer" (ou "Envoyer" s'il y a des invités) en haut à gauche de la page pour qu'elles soient prises en compte

En cas de modification d'un événement récurrent, par un déplacement dans la vue d'agenda ou en accédant au formulaire complet, l'interface propose le choix du type de modification à effectuer :

• Uniquement cet événement : seul l'événement sur lequel l'utilisateur a cliqué sera modifié, il deviendra une exception de la série qui reste inchangée
• Tous les événements ultérieurs : l'événement sur lequel l'utilisateur a cliqué ainsi que toute la suite de la série seront modifiés. Tous les événements antérieurs de la série restent inchangés.
• Tous les événements de la série : l'ensemble de la série sera modifié

Duplication d'un événement

A partir de BlueMind 3.5.16, il est possible de dupliquer un événement ou une réunion afin d'en créer une copie qui pourra être modifiée ou déléguée à un autre organisateur indépendamment de l'événement d'origine.

Cas général

Pour dupliquer un événement :

• cliquer sur l'événement dans la vue d'agenda
• dérouler le menu en bas à droite et choisir l'option "Dupliquer" :
  
• Le formulaire de création d'événement est proposé avec les informations de l'événement d'origine (jour, horaires, description, organisateur, participants, etc.)

• Effectuer les modifications souhaitées :
  

  Info

  Toutes les modifications apportées sont similaires aux modifications effectuées sur un événement déjà existant (voir paragraphe précédent). Ainsi dans le cas de calendriers partagés, seuls apparaissent dans la liste déroulante des organisateurs les utilisateurs ayant donné le droit d'écriture sur leur agenda et dont l'agenda est actuellement affiché dans la vue principale. Pour plus d'informations à ce sujet, voir ci-dessous la section Agenda partagé.

• Cliquer sur Enregistrer pour valider la création du nouvel événement :
  
   Ici l'événement "Formation Utilisateurs" a été dupliqué et renommé en "Formation Administrateur", la description a aussi été adaptée : on a ainsi créé un nouvel événement avec les mêmes informations de durée et de lieu mais une description adaptée, il suffira ensuite de le déplacer à l'horaire adéquat.

Événement récurrent

Dans le cas d'un événement récurrent, le menu déroulant de duplication propose 2 options :

• Dupliquer : duplique toute la série avec sa récurrence

  Remarque
  La nouvelle série est créée avec les horaires de la 1ère occurrence et sa récurrence, ainsi elle est régulière et ne comporte pas les exceptions que pouvait contenir la série d'origine.

• Dupliquer cette occurrence : crée un événement unique (i.e. non récurrent) aux horaires de l'occurrence désignée

Réunions (événements avec invités)

Lors de la duplication d'une réunion, la nouvelle réunion est créée à l'identique avec ses participants.

La nouvelle réunion étant considérée comme une nouvelle réunion indépendante :

• Les participants reçoivent une nouvelle invitation lors de l'enregistrement du formulaire
• Les statuts de participation de la réunion d'origine ne sont pas conservés : tous les participants sont placés en statut "en attente de réponse"
• Toute modification sur l'une des réunions (originale ou duplicata) ne sera pas répercutée sur l'autre

Agenda partagé

Si l'événement à dupliquer se trouve sur l'agenda d'un autre utilisateur, plusieurs cas de figure se présentent :

• l'utilisateur a donné le droit d'écriture sur son agenda : il est alors désigné organisateur de l'événement dupliqué, qu'il soit lui-même déjà organisateur ou simplement participant

• l'utilisateur n'a pas donné le droit d'écriture sur son agenda : la duplication se fait vers l'agenda de la personne effectuant les manipulations, c'est elle qui est automatiquement désignée organisatrice.

  Astuce
  Dans ce cas, si l'utilisateur était organisateur, il devient participant à la réunion et y sera invité.

Exemples

2 utilisateurs effectuent des manipulation :

• Nathalie : responsable de service, elle partage son calendrier en lecture uniquement (droit "peut m'inviter et voir mes rendez-vous")
• Jean-Claude : formateur, il a donné le droit de modification sur son calendrier à Nathalie (droit "peut modifier mes rendez-vous")

1er cas : Nathalie souhaite créer à Jean-Claude une nouvelle formation, sur la base d'une existante

Nathalie affiche le calendrier de Jean-Claude et clique sur son événement "Formation utilisateur" puis sur "Dupliquer" :

Nathalie ayant le droit d'écriture, l'organisateur est conservé, l'événement cible sera toujours sur l'agenda de Jean-Claude. Nathalie modifie l'événement afin de le transformer en "Formation administrateur" le lendemain :

Une fois enregistré, le nouvel événement apparait sur l'agenda de Jean-Claude :

2ème cas : Jean-Claude souhaite copier une réunion organisée par Nathalie afin de l'organiser lui-même la semaine suivante

Bien que n'ayant pas le droit de modifier le calendrier de Nathalie, Jean-Claude a tout de même la possibilité de dupliquer ses événements :

L'événement est alors copié sur son agenda à lui (=il est désigné organisateur) et Nathalie est invitée à la réunion :

Jean-Claude modifie la date pour prendre en charge l'organisation de la même réunion la semaine suivante :

Après enregistrement, la réunion apparait dans leurs agendas telle que paramétrée :

La réunion d'origine n'a pas changé :

Suppression d'un événement

Pour supprimer un événement :

Pour confirmer ou refuser un événement :

• cliquer sur celui-ci dans la fenêtre principale
• dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton "Supprimer"
  • si l'utilisateur est l'organisateur et qu'il a invité plusieurs participants, l'événement est supprimé chez tous les participants et ceux-ci reçoivent un mail d'information
  • si l'utilisateur est un simple participant à un événement, seule sa participation est annulée, l'événement est toujours présent chez les autres participants.
    L'organisateur ne reçoit pas de mail d'information mais l'utilisateur est marqué comme non participant dans la liste des invités à l'événement.
• en cas de suppression d'un rendez-vous récurrent, choisir de supprimer :
  • seulement cette occurrence
  • toutes les occurrences passées et à venir
  • seulement les occurrences futures

Participation à un événement

Affichage

Dans l'agenda, un rendez-vous apparaît différemment selon la participation de l'utilisateur :

• Rendez-vous accepté : couleur pleine
• Rendez-vous en attente de réponse : transparence
• Participation positionnée volontairement à "peut-être" : couleur pleine entourée de pointillés

• Rendez-vous refusé : transparence, contenu barré

  Astuce
  L'utilisateur peut choisir d'afficher ou non les événements refusés, pour cela il doit se rendre dans la gestion de ses paramètres > Agenda > onglet Général : "Afficher les événements refusés". Cette option n'est pas activée par défaut mais peut s'avérer utile dans le cas où l'on souhaiterait modifier sa participation à un événement refusé auparavant.

Indiquer sa participation

Pour confirmer ou refuser un événement :

• cliquer sur celui-ci dans la fenêtre principale

• dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton de son choix
  
  Un message est envoyé à l'organisateur de la réunion pour lui indiquer le choix de l'utilisateur.
  Le statut est mis à jour dans la vue d'agenda de l'organisateur.

  Remarque
  title Changement de comportement à partir de BlueMind 3.5.15
  Dans les versions antérieures à 3.5.15 il est possible de modifier sa participation sans en informer l'organisateur : ce choix n'est pas recommandé car dans ce cas l'organisateur ne voit pas le statut du participant dans son agenda.

Pour plus d'informations sur la visualisation des participations à une réunion, veuillez consulter la page   L'agenda - §3 Modèle de gestion des réunions

Historique d'un événement

Il est possible de visualiser l'historique de création et modifications d'un événement.

Depuis la vue détaillée d'un événement, cliquer sur le bouton « Historique » :

L'historique renseigne sur :

• la date de l'action
• le type d'action : création ("created") ou modification ("updated")
• l'utilisateur ayant effectuée l'action ("author")
• l'origine : client BlueMind, client tiers (lourd ou mobile), etc.

• To create an all-day event, click the day's date at the top of the hourly column:
  
  Drag your mouse along the dates you want to include if your event takes place over several days.
• Fill in the relevant information:
  
  • Title
  • Calendar: you can choose either a personal calendar or one you have been given writing permission on.
    Only the calendars displayed in the current view are shown.

• Click "New event".
   Your event has now been created.

  Info
  title Default availability
  Short events - with start and end date and times - are by default set as "Busy". All-day events are by default set as "Available".

The "Modify details" link takes you to the detailed event creation window.

Creating a detailed event

Click "New event" at the top of the sidebar to open the event creation window.

Key event details are shown at the top of the page.

You can invite others in the right-hand side of the window. Click the icon before each guest's name to set their participation as optional or required:

Note:

• You can invite anyone in the domain who has given you invitation rights (share right "can invite me to an event" (see  Sharing Calendars below).
• You can invite anyone in your address books or anyone else simply by typing their email address.
• You can also associate resources to events by adding them the same way you add participants .
• When you add a group, each group member is added individually. 

Tabs give you access to additional features: recurring events and availability search.

Event properties

The "Information" tab is used to specify key event properties:

• Event location.
• Event organizer (shows the users who have given writing rights on their events AND whose calendar is displayed in main view).
• tags.
• Event description.

• Reminder: used to set event alerts and reminders.
  You can choose how notifications are shown using the "display" drop-down menu:
  

  • Email: an email message is sent to the user - former default behaviour 
  • Notification: a  browser notification popup is shown

  Astuce
  You can also set up default reminders for events. For more information go to: Calendar preferences

• Availability: allows users viewing your calendar to see if you can be reached during the event.
  Default availability for short events is "Busy", while default availability for all-day events is "Available".
  When you confirm that you are available, the event is shown in your calendar with a light border on the left hand side:
  
  Note: Although it is shown as available, a resource is always considered as busy by the system.
• Privacy: used to hide event content from other users. All they will see is that the time slot is unavailable:
  

• Attachments : used to attach files to calendar events.

  Astuce
  This feature is available from version 3.5.13. For more information, please go to the paragraph about Attachments.

Recurring events

Go to the "Repeat" tab to set how often an event is repeated: daily, weekly, monthly or yearly.

• Enter the repeat period (e.g. every two weeks) in the "Repeat every" text box under the Repeat drop-down menu.
• For events repeated weekly, mark the day(s) you want the event repeated.
• For events repeated monthly, you must specify whether you want the event to be repeated on a day of the month (e.g. the 3rd of every month) or a day of the week (e.g. every second Tuesday of a month).

To delete one instance of an event:

• Display the event.
• Click the event, then click "Delete".
• Select "Only this instance" to keep other instances.

Availability search

The "Find a time" tab allows you to search for a common available time slot for event guests:

BlueMind automatically suggests the first available slot, shown between a green line and red line, based on the date entered in the form.

You can drag and move the whole slot with your mouse, or widen or narrow it by dragging the green and red lines separately.
When the time slot overlaps with one or several users' event(s), a warning message appears at the top of the page:

Ancre
pjevents pjevents

Attachments

BlueMind Mail's linked attachments service allows you to attach files to calendar events – from version 3.5.13.

Once it is linked to an event, the file is available for download in the event details section at any time and it is sent in the invitation email to the event's participants if appropriate.

Adding/Deleting files

To add a file:

• click "From local PC" to upload a new file

If you have the appropriate role enabled – i.e. "Drive" – a second link is available:

• click "From server" to open the BlueMind file browser and attach a file already available in your storage space
  Files can be found again using the file chooser and be attached to other calendar events or messages.

Click the trash icon next to the file's name to delete it.

Sending files to event participants

Files attached to an event are sent to its participants in the invitation email:

• as file attachments if the total message size is under the limit authorized by the server:
  
• as download links if the total message size is above the limit authorized by the server:
  

Downloading a file

When an event has an attachment, a paperclip is shown in calendar view:

Files attached to an event can be downloaded at any time by opening the event's editing form:

Modifying events

To modify an event:

• In the main window, click the event.
• Change the title and click save.
• Or, click the "Modify details" link. This opens the same window as for creating events (see above).
• Once changes are done, click "Save" (or "Send" if the event has invitees) at the top left of the page to apply.

When you make changes to a recurring event – either by sliding the time slot in the calendar or using the event form –  you are prompted to choose one of the following options:

• Only this instance: only the instance the user has clicked will be modified – it will become an exception to the series which will remain unchanged.
• All the subsequent: the instance of the event the user has clicked as well as all subsequent instances will be modified. All previous instances of the series will remain unchanged.
• All events in the series: The entire series of events will be modified.

Event duplication

From BlueMind 3.5.16, you can duplicate an event or meeting, i.e. create a copy that can be edited or delegated to another organizer independently from the original event.

General

To duplicate an event:

• click the event in calendar view
• open the drop-down menu at the bottom right of the popup and choose "Duplicate":
  
• The event creation form is filled in with the event's original contents (day, times, description, organizer, participants, etc.)

• Make the desired changes

  Info
  Changes work the same way as those made on existing events (see above paragraph). For instance, for shared calendars, the organizer's drop-down list only shows users who have given read/write rights on their calendar and whose calendar is currently displayed in main view. For more details, please read the Shared calendar section below.

• Click Save to confirm the creation of the new event:
  
   In this instance, the "User training" event has been duplicated and renamed "Admin training" and the description has been edited – a new event has therefore been created with the same duration and location but with a different description. You then need to move the meeting to the desired time slot.

Recurring event

For recurring events, the duplication drop-down menu offers two options:

• Duplicate: duplicates the whole series including recurring instances.

  Remarque
  The new series is created with the times of the first instance and recurring instances – all instances are consistent and do not include any exceptions the original series may have contained.

• Duplicate this instance: creates a single event (i.e. non-recurring) at the times of the chosen instance. 

Meetings (events with guests)

When you duplicate a meeting, the new meeting is created with the same participants.

The new meeting is considered as a new independent meeting:

• Participants receive a new invitation when the form is saved.
• Participation statuses from the original meeting are not kept: all participants' statuses are set to "response pending".
• Any changes made to either meeting (original ou duplicate) will not affect the other.

Shared calendar

If the duplicated event is on another user's calendar, there are several scenarios:

• the other user has given read/write rights on their calendar: that user is then set as the organizer of the duplicated event, whether they are already the organizer or a simple participant.

• the other user has not given read/write rights on their calendar: the event is duplicated on your calendar and you are automatically set as the organizer.

  Astuce
  In this case, if the original user was the organizer, they become a participant to the meeting and they will be invited.

Examples with two users

• Alice: department manager. She shares her calendar as read-only – right "can invite me and see my events"
• John: trainer, has given Nathalie read/write rights on his calendar – right "can modify my events"

First example: Alice wants to create a new training session based on an existing one in John's calendar.

Alice opens John's calendar and clicks his event "User training" then "Duplicate":

As Alice has read/write rights, the organizer stays the same, the target event will still be on John's calendar. Alice edits the event and changes the title to "Admin training" the next day:

Once it is saved, the new event is shown on John's calendar:

Second example: John wants to copy a meeting organized by Alice to organize his own event the following week.

Although he doesn't have read/rights on Alice's calendar, John can still duplicate her events:

The event is then copied on his own calendar (= he becomes the organizer) and Alice is invited to the meeting:

John edits the date to organize the meeting himself the following week:

After it is saved, the meeting is shown in their calendar with the new settings:

The original meeting remains unchanged:

Deleting events

To delete an event:

• click the event in the main window
• in the popup that opens, click "Delete"
  • if you are the event's organizer and you've invited several participants, the event is deleted in all the participants' calendars and they receive a notification email. 
  • if you are a participant to the event, only your participation is cancelled, the event is still present in other participants' calendar.
    The organizer does not receive a notification email but you are marked as not participating in the list of event invitees.
• when you delete a recurring event, you can choose to delete:
  • the current instance only
  • all past and future instances
  • future instances only

Attending events

Display

In Calendar, events are shown differently depending on your attendance status:

• Event accepted: solid color
• Event pending response: transparent color
• Attendance deliberately set as "maybe": solid color with dotted frame

• Event rejected: transparent color, contents crossed out

  Astuce
  You can choose to display rejected events or not. To do this, go to your settings > Calendar > General tab: "Show rejected events". This option isn't enabled by default, but it can be useful if you want to change your attendance status for an event you've declined to attend.

Responding to event invitations

To accept or decline an invitation:

• Click the event in the main window.

• In the dialog box that opens, click the appropriate response button.
  
  A message is sent to the meeting's organizer to inform them of your response.
  The status is updated in the organizer's calendar.

  Remarque
  title New behavior from BlueMind 3.5.15
  In versions earlier than 3.5.15, you can change your attendance without informing the organizer – this isn't recommended as the organizer will not see your attendance status in their agenda.

For more information, please go to  Calendar - §3 Working with meetings

Event history

You can view event creation and editing history.

In an event's detailed view, click "History":

Event history shows:

• action date
• action type: "created" or "updated"
• author: who has performed the action
• origin: where the action has originated from – BlueMind web client, third-party client (thick or mobile), etc.