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Creating events

Quick-creating an event

  • In Calendar view, click the date and time you want to create an event for, or drag you mouse over the area to select the duration you want:
  • To create an all-day event, click the day's date at the top of the hourly column:

    Drag your mouse along the dates you want to include if your event takes place over several days.
  • Fill in the relevant information:
    • Title
    • Calendar: you can choose either a personal calendar or one you have been given writing permission on.
      Only the calendars displayed in the current view are shown.
  • Click "New event".
     Your event has now been created.

    Default availability

    Short events - with start and end date and times - are by default set as "Busy".

    All-day events are by default set as "Available".

The "Modify details" link takes you to the detailed event creation window.

Creating a detailed event

Click "New event" at the top of the sidebar to open the event creation window:

Key event details are shown at the top of the page.

You can invite others in the right-hand side of the window. Click the icon before each guest's name to set their participation as optional or required:

Note:

  • You can invite anyone in the domain who has given you invitation rights (share right "can invite me to an event" (see  Sharing Calendars below).
  • You can invite anyone in your address books or anyone else simply by typing their email address.
  • You can also associate resources to events by adding them the same way you add participants .
  • When you add a group, each group member is added individually. 

Tabs give you access to additional features: recurring events and availability search.

Event properties

The "Information" tab allows you to specify key event properties:

  • Event location.
  • Event organizer (shows the users who have given writing rights on their events AND whose calendar is displayed in main view).
  • tags.
  • Event description.
  • Reminder: allows you to set event alerts and reminders
    Version 3.5.12 of BlueMind allows you to set up default reminders for events. For more information go to: Calendar preferences

  • Availability: allows users viewing your calendar to see if you can be reached during the event.
    Default availability for short events is "Busy", while default availability for all-day events is "Available".
    When you confirm that you are available, the event is shown in your calendar with a light border on the left hand side:
  • Privacy: allows you to hide event content from other users. All they will see is that the time slot is unavailable:
  • Pièces jointes : cette partie de la page permet de joindre des fichiers aux événements de calendrier.

    Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 3.5.13. Pour plus d'information, voir le paragraphe dédié Pièces jointes

Recurring events

Go to the "Repeat" tab to set how often an event is repeated: daily, weekly, monthly or yearly.

  • Enter the repeat period (e.g.: every two weeks) in the "Repeat every" text box under the Repeat drop-down menu.
  • For events repeated weekly, mark the day(s) you want the event repeated.
  • For events repeated monthly, you must specify whether you want the event to be repeated on a day of the month (e.g.: the 3rd of every month) or a day of the week (e.g.: every second Tuesday of a month).

A sentence summarizing the repeat settings above the "Repeat" tab is updated as you fill in the form:

To delete one instance of an event:

  • Display the event.
  • Click the event, then click "Delete".
  • Select "Only this instance" to keep other instances.

Availability search

The "Find a time" tab allows you to search for a common available time slot for event guests:

BlueMind automatically suggests the first available slot, shown between a green line and red line, based on the date entered in the form.

You can drag and move the whole slot with your mouse, or widen or narrow it by dragging the green and red lines separately.
When the time slot overlaps with one or several users' event(s), a warning message appears at the top of the page:

Pièces jointes

Le service de détachement des pièces jointes de la messagerie permet à partir de la version 3.5.13 d'attacher des fichiers aux événements de l'agenda également.

Disponibilité

Pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité, les utilisateurs doivent avoir les rôles :

  • Pièces jointes détachées : permet d'attacher des fichiers
  • Drive : permet d'utiliser l'espace de stockage de BlueMind

Si vous ne voyez pas la zone indiquée ci-dessous, ou l'un des liens, veuillez vous rapprocher de votre administrateur.

Une fois lié à un événement, le fichier est disponible au téléchargement à tout moment dans les détails de l'événement et il est envoyé dans l'email d'invitation aux participants le cas échéant.

Ajouter/Supprimer des fichiers

Pour ajouter un fichier :

  • cliquer sur "Depuis l'ordinateur" pour téléverser un nouveau fichier

Si l'utilisateur possède le rôle dédié (« Drive »), un 2ème lien est disponible :

  • cliquer sur "Depuis le serveur" pour ouvrir le sélecteur de fichier BlueMind et joindre un fichier déjà disponible dans l'espace de stockage de l'utilisateur
    Les fichiers peuvent ensuite être retrouvés via le sélecteur de fichier afin d'être joints à d'autres événements d'agenda ou à des messages.

Cliquer sur l'icône poubelle en face du nom de fichier pour supprimer celui-ci.

Transmission des fichiers aux participants

Les fichiers joints à une réunion sont transmis aux participants dans l'email d'invitation :

  • sous forme de fichiers joints si la taille totale du message ne dépasse pas la taille autorisée par le serveur :
  • sous forme de liens de téléchargement si la taille totale du message dépasse la limite autorisée par le serveur :

Le système d'attachement/détachement est entièrement automatique, il ne peut pas être forcé et concerne l'ensemble des pièces jointes même si certaines sont de petite taille.

Télécharger un fichier

Lorsqu'un événement comporte une pièce jointe, celle-ci est signalée par un pictogramme dans la vue de l'agenda :

À tout moment les fichiers joints à un événement peuvent être téléchargés en se rendant sur ce même formulaire de consultation/édition complet de l'événement :

Pour les participants

Le fonctionnement est le même pour les invités à une réunion : ils retrouvent dans leur agenda les fichiers avec les liens de téléchargement.

Ils peuvent eux-mêmes rajouter des fichiers mais, comme pour le reste des modifications qu'ils effectuent, ceux-ci ne seront pas partagés avec l'organisateur ni les autres invités.

Modifying events

To modify an event:

  • In the main window, click the event.
  • Change the title and click save.
  • Or, click the "Modify details" link. This opens the same window as for creating events (see above).
  • Once changes are done, click "Save" at the top left of the page to apply.

Modifying Events and Notifications

When they modify an event, organizers are given the option to send a notification if they edit one of the following fields:

  • url
  • title
  • recurrence
  • priority
  • location
  • description
  • start date
  • end date
  • availability
  • private/public

Adding participants does not trigger the notification option – only the new attendee is sent an invitation notification.

Deleting events

To delete an event:

  • Click the event in the main window.
  • In the dialog box that appears, click "Delete".
    • if you are the event's organizer and you have invited several guests, the event is deleted in all the attendees' calendars and they receive an email notification. 
    • if you are a simple participant, only your attendance is deleted. The event remains in the other attendees' calendars.
      The event organizer does not receive any email notification but you are marked as not attending in the event's guest list.
  • If you delete a recurring event, you must choose to delete:
    • this instance only,
    • all past and future instances,
    • future instances only.

WARNING

If you delete an event, it will no longer be shown in your calendar and you will no longer be able to change your attendance status.

Attending events

Display

In Calendar, events are shown differently depending on the user's attendance status:

  • Event accepted: solid color
  • Event pending response: transparent color
  • Participation deliberately set as "maybe": solid color with dotted frame
  • Event rejected: transparent color, contents crossed out

Event display depending on user attendance status

You can choose not to display declined events. To do this, go to the settings manager > Calendar > General tab: "Show rejected events".

Responding to event invitations

To accept or decline an invitation:

  • Click the event in the main window.
  • In the dialog box that opens, click the appropriate response button.

     Depending on your choice, a notification of your response will be sent to the event organizer.

For more information, please go to    L'agenda - §3 Modèle de gestion des réunions

Event history

You can now view event creation and editing history.

In an event's detailed view, click "History":

Event history shows:

  • action date
  • action type: "created" or "updated"
  • author: who has performed the action
  • origin: where the action has originated from – BlueMind web client, third-party client (thick or mobile), etc.
  • No labels