Si vous souhaitez organiser une réunion régulière, rendez-vous dans l'onglet "Récurrence" afin de définir la fréquence de la réunion :
La récurrence de la réunion peut être renseignée avant ou après l'ajout des participants et la recherche de créneau, de même qu'elle pourra être ajoutée plus tard en éditant l'événement. |
Dans la partie droite de la page, ajoutez les utilisateurs ou groupes que vous souhaitez inviter.
Vous pouvez leur indiquer si leur présence est requise (choix par défaut) ou optionnelle en cliquant sur l'icône devant leur nom après les avoir ajoutés :
Pour réserver une ressource, il suffit de l'inviter à la réunion de la même façon qu'un participant.
Pour en savoir plus sur le processus de réservation des ressources, consultez la page Les ressources |
Si un ou plusieurs participants ne sont pas disponible pour le créneau prédéfini, ou si vous souhaitez en chercher un autre, vous pouvez utiliser l'outil de recherche de disponibilités via l'onglet idoine :
Celui-ci vous permet de visualiser les créneaux occupés et disponibles des participants et ressources invités.
Une fois la réunion paramétrée, il suffit de valider pour envoyer l'invitation à chacun des participants ainsi qu'une demande de réservation de ressource.
Pour cela, cliquez sur «Enregistrer» en haut de page. La boite de dialogue suivante apparaît alors :
Dans l'agenda de chaque utilisateur ou ressource, un rendez-vous apparaît en couleur pleine si la participation de l'utilisateur est confirmée, en transparence si elle est en attente (ou que l'utilisateur a répondu "peut-être") et en transparence hachurée si l'utilisateur a refusé l'événement : |
Lorsqu'un participant valide, refuse, met en attente (réponse «peut-être») l'organisateur de la réunion en est informé par email.
Si un participant modifie sa participation par la suite, le choix lui est laissé de notifier l'organisateur. S'il choisit de ne pas notifier l'organisateur alors c'est sa version seulement de l'événement qui est modifiée, l'organisateur n'est pas tenu au courant et ne voit pas le changement dans sa vision de la réunion.
Un participant autre que l'organisateur ne voit pas dans sa version de la réunion les statuts des autres participants. Pour les voir, il doit consulter la version de la réunion de l'organisateur, s'il a les droits de lecture sur l'agenda de celui-ci :
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Pour inviter de nouveaux participants ou exclure des personnes déjà invitées, il suffit d'éditer l'événement :