Cliquer sur « Nouvel événement »
Le rdv est créé.
Un événement court, ayant des date et heure de début et de fin, est par défaut en disponibilité "Occupé". Un événement sur la journée entière est par défaut en disponibilité "Disponible". |
Le lien « Modifier les détails » permet de basculer en création complète du RDV.
Cliquer sur le bouton "Nouvel événement" en haut de la barre latérale afin d'accéder à la page de création d'un rendez-vous :
La partie haute de la page permet de saisir les informations principales du rendez-vous.
La partie droite de la fenêtre permet d'inviter d'autres participants. En cliquant sur l'icône de début de ligne de chaque participant on peut indiquer si leur participation est optionnelle ou requise :
À noter :
Les onglets permettent d'accéder aux fonctions supplémentaires : récurrence et recherche de disponibilités.
Le premier onglet, "Informations", permet de définir les propriétés principales d'un rendez-vous :
Rappel : permet de définir une alerte pour être prévenu avant l'événement
La version 3.5.12 de BlueMind permet de définir un rappel par défaut pour les événements. Pour plus d'information, voir Préférences de l'agenda
Disponibilité : permet aux utilisateurs visionnant votre agenda de voir si vous êtes joignable pendant l'événement.
La disponibilité par défaut pour les événements courts est "Occupé", en revanche la disponibilité par défaut des événements sur journée entière est "Disponible".
Lorsqu'un utilisateur se déclare comme disponible, l'événement apparaît alors dans son agenda avec une bordure claire sur le côté gauche :
Pièces jointes : cette partie de la page permet de joindre des fichiers aux événements de calendrier.
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 3.5.13. Pour plus d'information, voir le paragraphe dédié Pièces jointes |
L'onglet "récurrence" permet de définir une fréquence de répétition pour un rendez-vous : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Une phrase d'information permettant de visualiser la récurrence est mise à jour au dessus de l'onglet au fur et à mesure du remplissage du formulaire : |
Pour supprimer une occurrence :
L'onglet de recherche de disponibilités permet de rechercher un créneau disponible commun aux participants :
BlueMind propose automatiquement, encadré de vert et rouge, le premier créneau disponible en fonction de la date saisie dans le formulaire.
Il est possible de déplacer le créneau par glisser-déplacer avec la souris, ainsi que de le réduire ou l'agrandir en faisant glisser les lignes verte ou rouge indépendamment.
Lorsque le créneau inclut un rendez-vous d'au moins un utilisateur, un message d'information apparaît en haut de la page :
Le service de détachement des pièces jointes de la messagerie permet à partir de la version 3.5.13 d'attacher des fichiers aux événements de l'agenda également.
Pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité, les utilisateurs doivent avoir les rôles :
Si vous ne voyez pas la zone indiquée ci-dessous, ou l'un des liens, veuillez vous rapprocher de votre administrateur. |
Une fois lié à un événement, le fichier est disponible au téléchargement à tout moment dans les détails de l'événement et il est envoyé dans l'email d'invitation aux participants le cas échéant.
Pour ajouter un fichier :
Si l'utilisateur possède le rôle dédié (« Drive »), un 2ème lien est disponible :
Cliquer sur l'icône poubelle en face du nom de fichier pour supprimer celui-ci.
Les fichiers joints à une réunion sont transmis aux participants dans l'email d'invitation :
Le système d'attachement/détachement est entièrement automatique, il ne peut pas être forcé et concerne l'ensemble des pièces jointes même si certaines sont de petite taille. |
Lorsqu'un événement comporte une pièce jointe, celle-ci est signalée par un pictogramme dans la vue de l'agenda :
À tout moment les fichiers joints à un événement peuvent être téléchargés en se rendant sur ce même formulaire de consultation/édition complet de l'événement :
Le fonctionnement est le même pour les invités à une réunion : ils retrouvent dans leur agenda les fichiers avec les liens de téléchargement. Ils peuvent eux-mêmes rajouter des fichiers mais, comme pour le reste des modifications qu'ils effectuent, ceux-ci ne seront pas partagés avec l'organisateur ni les autres invités. |
Pour modifier un événement :
Lors de la modification d'une réunion, l'envoi de notification sera proposé à l'organisateur s'il modifie l'un des champs suivants :
L'ajout d'un participant ne déclenche pas d'envoi de notification pour les autres participants : seul le nouveau est notifié par une invitation. |
Pour supprimer un événement :
Pour confirmer ou refuser un événement :
En cas de suppression d'un événement par un participant, celui-ci n’apparaît plus dans l'agenda, il n'est donc plus possible par la suite de modifier sa participation. |
Dans l'agenda, un rendez-vous apparaît différemment selon la participation de l'utilisateur :
L'utilisateur peut choisir de ne pas afficher les événements refusés, pour cela il doit se rendre dans la gestion de ses paramètres > Agenda > onglet Général : "Afficher les événements refusés" |
Pour confirmer ou refuser un événement :
Pour plus d'informations sur la visualisation des participations à une réunion, veuillez consulter la page L'agenda - §3 Modèle de gestion des réunions
Il est désormais possible de visualiser l'historique de création et modifications d'un événements.
Depuis la vue détaillée d'un événement, cliquer sur le bouton « History » :
L'historique renseigne sur :