Dans la console d'administration, la page Annuaires > Gestion des entités > Types de ressources vous permet de visualiser et gérer les types de ressources disponibles.
À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.
Pour ajouter un type de ressource, cliquer sur le bouton «Nouveau» et remplir les informations :
Cliquer ensuite sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer le type et accéder à plus d'options de personnalisation (voir rubrique "Éditer un type de ressource").
Pour éditer un type de ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste des types disponibles.
La page d'édition permet de modifier le libellé, ajouter une icône par défaut et modifier ou ajouter des propriétés personnalisées :
À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir un patron : ce texte sera automatiquement ajouté à la description d'une réunion lorsque la ressource y sera invitée.
Pour créer un patron :
Pour créer d'autres langues :
remplir le contenu de même qu'avec la première langue :
Le contenu de la ou les précédentes langues est gardé en mémoire, vous pouvez basculer de l'une à l'autre et créer autant de patrons qu'il y a de langues disponibles dans l'interface. |
Cliquer sur pour enregistrer les changements.
Lors de la création d'un événement, le contenu sera ajouté en fonction de la langue de l'organisateur. |
Pour supprimer le patron d'une langue :
Le patron peut contenir des variables, qui seront à renseigner dans la ressource de ce type puis remplacées automatiquement dans le patron par le système lors de la création de l'événement.
Comme indiqué dans l'aide en ligne au dessus du formulaire, 2 variables existent pour tous les types et toutes les ressources :
D'autres variables peuvent être créées au moyen des Propriétés personnalisées .
Pour cela, cliquer sur le lien "Ajouter une propriété personnalisée" :
Remplir le libellé (en Français et en Anglais) et choisir le type de variable :
3 types de variables sont possibles :
Pour insérer une variable dans la patron on utilisera ensuite la syntaxe
${libellé}
.
Soit par exemple le type de ressource ci-dessus en exemple : Visioconférence. Chaque ressource correspondra à un pont de conférence et aura donc 2 variables :
On remplira comme patron :
-FR- <br/> Vous êtes invité(e) à appeler ${Organisateur} sur ${NomRessource} au numéro suivant : <ul> <li>Numéro : ${Numéro}</li> <li>Code confidentiel : ${Mot de passe}</li> </ul> |
Dans la fiche d'administration de la ressource, ces champs seront à remplir dans la section "Autre" :
Enfin, lorsque cette ressource sera invitée à une réunion, la description de celle-ci sera complétée avec le patron et les valeurs de variables :
Dans le cas où plusieurs patrons sont paramétrés, correspondant à plusieurs langues, c'est le patron de la langue de l'organisateur qui est ajouté à la description de l'événement. |
Depuis la page des entrées d'annuaires, cliquer sur le bouton «Nouveau» > «Ressource» et renseigner les informations concernant la ressource à créer :
Cliquer enfin sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer la ressource et accéder à sa fiche (voir chapitre ci-dessous « Éditer une ressource »).
Pour éditer une ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste de ressources disponibles.
La page d'édition permet de modifier les informations générales de la ressources (nom, photo, délégation, adresse de messagerie, description) :
Pour ajouter ou modifier la photo (avatar) de la ressource, cliquer dans le carré blanc ou sur la photo déjà en place. |
À partir de BlueMind 3.5.5, les administrateurs peuvent désormais choisir de permettre ou d'empêcher les réservations multiples (surbooking) pour une ressource :
À noter que seuls les administrateurs ont accès à ce paramétrage, les gestionnaires de ressources restent des utilisateurs à qui l'on a donné le droit de modifier le calendrier de la ressource (accepter/refuser/modifier des rendez-vous). |
Le nouvel onglet "Jours ouvrés" permet de définir des jours et horaires de disponibilités de la ressource, ainsi que la durée minimum pour laquelle elle peut être réservée (1h, 2h, demie-journée, journée) et son fuseau horaire :
De même que pour inviter un utilisateur, ces informations permettront d'informer la personne souhaitant réserver la ressource mais n'empêcheront pas sa réservation en dehors des heures de disponibilités ou pour une durée plus courte. |
Par défaut, une ressource a pour partage public "Peut m'inviter à une réunion" : tous les utilisateurs du domaine peuvent ainsi effectuer une demande de réservation.
L'onglet « Partage » permet de modifier ce partage public et/ou donner des droits supplémentaires à des utilisateurs ou groupes (retirer ou désigner un nouvel administrateur par exemple, donner le droit de visualisation du calendrier à certains utilisateurs, etc.) :
Les droits possibles sont :
De même que pour les utilisateurs, cet onglet permet aussi de partager le calendrier avec l'extérieur et de gérer le partage des disponibilités.
Pour plus d'informations sur les partages voir la page dédiée : Gestion des partages
Pour associer une ressource à un événement, il suffit lors de la création de l'événement de l'inviter en l'ajoutant à la liste des participants comme les autres utilisateurs.
Une fois l'événement créé avec envoi des invitations, les gestionnaires de la ressource (les utilisateurs ayant le droit de modifier les rendez-vous) peuvent accepter ou refuser la demande via leur agenda.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des ressources, consulter la page dédiée du guide de l'utilisateur : Les ressources.