Création d'un rendez-vous

Création rapide

• Dans la vue du calendrier, se positionner sur la date et l'heure souhaitées et cliquer pour créer le rdv (ou laisser appuyé et glisser pour dessiner la durée souhaitée) :
  
• Pour un rendez-vous sur la journée entière, cliquer sur le jour concerné au dessus des plages horaires :
  
  Glisser sur plusieurs jours si le rdv s'étend sur plusieurs jours.
• Renseigner les informations utiles :
  
  • titre
  • choix de l'agenda : peuvent être sélectionnés les agendas personnels de l'utilisateur ou ceux qui lui ont été partagés avec droit d'écritures.
    Seuls apparaissent les agendas actuellement affichés dans la vue courante.

• Cliquer sur « Nouvel événement »
  Le rdv est créé.
  

  Disponibilité par défaut

  Un événement court, ayant des date et heure de début et de fin, est par défaut en disponibilité "Occupé".

  Un événement sur la journée entière est par défaut en disponibilité "Disponible".

  
  

Le lien « Modifier les détails » permet de basculer en création complète du RDV.

Création complète

Cliquer sur le bouton "Nouvel événement" en haut de la barre latérale afin d'accéder à la page de création d'un rendez-vous :

La partie haute de la page permet de saisir les informations principales du rendez-vous.

La partie droite de la fenêtre permet d'inviter d'autres participants. En cliquant sur l'icône de début de ligne de chaque participant on peut indiquer si leur participation est optionnelle ou requise :

À noter :

• L'utilisateur peut inviter toutes les personnes connues du domaines lui ayant donné le droit d'invitation (partage "peut m'inviter à un événement", voir paragraphe Le partage de l'agenda  ).
• L'utilisateur peut inviter toute personne d'un de ses carnets d'adresses ou toute autre personne extérieure en saisissant simplement son adresse e-mail.
• Il est aussi possible d'associer des ressources à des événements en les ajoutant de la même façon que les utilisateurs, une demande de réservation est alors envoyée à son gestionnaire
• L'ajout d'un groupe ajoute ses membres individuellement

Les onglets permettent d'accéder aux fonctions supplémentaires : récurrence et recherche de disponibilités.

Propriétés d'un rendez-vous

Le premier onglet, "Informations", permet de définir les propriétés principales d'un rendez-vous :

• lieu de l'événement
• organisateur (apparaissent les utilisateurs ayant donnés les droits d'écriture sur leur rendez-vous ET dont l'agenda est affiché dans la vue principale)
• Les étiquettes (tags)
• description de l'événement
• rappel : permet de définir une alerte pour être prévenu avant l'événement.

• disponibilité : permet aux utilisateurs visionnant votre agenda de voir si vous êtes joignable pendant l'événement.
  La disponibilité par défaut pour les événements courts est "Occupé", en revanche la disponibilité par défaut des événements sur journée entière est "Disponible".
  Lorsqu'un utilisateur se déclare comme disponible, l'événement apparaît alors dans son agenda avec une bordure claire sur le côté gauche :
  

• confidentialité : permet de masquer aux autres utilisateurs le contenu de l'événement, ils verront simplement la plage horaire réservée :
  

Récurrence

L'onglet "récurrence" permet de définir une fréquence de répétition pour un rendez-vous : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

• La période de la récurrence (ex : toutes les 2 semaines) est à indiquer dans le champs « Tous les » en dessous de la récurrence.
• Pour une récurrence hebdomadaire, indiquer le ou les jours de répétition.
• Pour une récurrence mensuelle, indiquer si l'événement doit se répéter le jour du mois (ex : le 3 de chaque mois) ou le jour de la semaine (ex : le 2ème mardi du mois).

Pour supprimer une occurrence :

• afficher l'événement concerné
• cliquer sur celui-ci, puis sur « Supprimer »
• sélectionner « Uniquement cet événement » pour conserver toutes les autres occurrences

Recherche de disponibilités

L'onglet de recherche de disponibilités permet de rechercher un créneau disponible commun aux participants :

BlueMind propose automatiquement, encadré de vert et rouge, le premier créneau disponible en fonction de la date saisie dans le formulaire.

Il est possible de déplacer le créneau par glisser-déplacer avec la souris, ainsi que de le réduire ou l'agrandir en faisant glisser les lignes verte ou rouge indépendamment.
Lorsque le créneau inclut un rendez-vous d'au moins un utilisateur, un message d'information apparaît en haut de la page :

Modification d'un événement

Pour modifier un événement :

• dans la fenêtre d'affichage principal, cliquer sur le rendez-vous
• modifier le titre et cliquer sur enregistrer
• ou cliquer sur le lien "Modifier les détails", l'interface est alors la même interface que celle de création (voir ci-dessus)
• une fois les modifications terminées, cliquer sur le bouton "Enregistrer" en haut à gauche de la page pour qu'elles soient prises en compte

Suppression d'un événement

Pour supprimer un événement :

Pour confirmer ou refuser un événement :

• cliquer sur celui-ci dans la fenêtre principale
• dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton "Supprimer"
  • si l'utilisateur est l'organisateur et qu'il a invité plusieurs participants, l'événement est supprimé chez tous les participants et ceux-ci reçoivent un mail d'information
  • si l'utilisateur est un simple participant à un événement, seule sa participation est annulée, l'événement est toujours présent chez les autres participants.
    L'organisateur ne reçoit pas de mail d'information mais l'utilisateur est marqué comme non participant dans la liste des invités à l'événement.
• en cas de suppression d'un rendez-vous récurrent, choisir de supprimer :
  • seulement cette occurrence
  • toutes les occurrences passées et à venir
  • seulement les occurrences futures

Participation à un événement

Affichage

Dans l'agenda, un rendez-vous apparaît différemment selon la participation de l'utilisateur :

• Rendez-vous accepté : couleur pleine
• Rendez-vous en attente de réponse : transparence
• Participation positionnée volontairement à "peut-être" : couleur pleine entourée de pointillés
• Rendez-vous refusé : transparence, contenu barré

Vous consultez actuellement la documentation pour la version 3.5 de BlueMind dont le support prendra fin le 30 juin 2024.
Nous vous invitons à mettre à jour vos installations et consulter la documentation de la version 4.8 de BlueMind.

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

Affichage des événements selon la participation de l'utilisateur

Indiquer sa participation

Pour confirmer ou refuser un événement :

• cliquer sur celui-ci dans la fenêtre principale
• dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton de son choix
  
  Selon le choix, un message est envoyé ou non à l'organisateur de la réunion pour lui indiquer le choix de l'utilisateur.

Pour plus d'informations sur la visualisation des participations à une réunion, veuillez consulter la page   L'agenda - §3 Modèle de gestion des réunions

Historique d'un événement

Il est désormais possible de visualiser l'historique de création et modifications d'un événements.

Depuis la vue détaillée d'un événement, cliquer sur le bouton « History » :

L'historique renseigne sur :

• la date de l'action
• le type d'action : création ("created") ou modification ("updated")
• l'utilisateur ayant effectuée l'action ("author")
• l'origine : client BlueMind, client tiers (lourd ou mobile), etc.