Affichage et navigation
La vue principale par défaut de l'agenda BlueMind se compose de plusieurs parties :
- : la barre des tâches, permettant de passer d'une application à l'autre
- : Le calendrier permet de rechercher et se rendre à une date : faire défiler les mois avec les flèches « et » puis cliquer sur la date. Dans la zone principale s'affiche alors la période comprenant la date sélectionnée (jour, semaine, mois, selon le paramétrage en cours).
- : la liste des calendriers actuellement affichés, ainsi que l'accès aux vues et étiquettes
- : le moteur de recherche permet de rechercher des événements par nom, étiquettes, détails, participant, etc.
- : l'affichage principal de l'agenda de l'utilisateur ainsi que les agendas auxquels il est abonné et/ou d'autres agendas de son choix (utilisateurs, ressources)
- Les boutons en haut à gauche de la zone principale permettent de ramener à la période incluant la date du jour et naviguer vers des dates précédentes ou suivantes.
- Les boutons en haut à droite permettent de choisir la période ou le type d'affichage : jour, semaine, mois, liste (cette dernière affiche la liste des événements seulement) ainsi que d'accéder aux fonctions d'impression et d'import/export ics. Le menu des outils permet aussi de rafraîchir la vue en cours :
- : le panneau de visualisation des tâches peut être affiché ou masqué grâce au bouton situé en haut à droite
Des icônes sur les événements permettent de voir d'un seul coup d’œil les propriétés de l'événement :
- il y a plusieurs participants
- l'événement est privé
- l'événement est récurrent
Modèle de gestion des réunions
Le nouveau mode de fonctionnement du calendrier BlueMind 3.5 apporte une présentation et une gestion fine et personnelle des événements.
Gestion personnalisée
Chaque participant a désormais dans son calendrier sa propre version d'une même réunion. Ainsi il peut y apporter des modifications personnelles (lieu, catégorie, note, etc.) ou encore indiquer une participation différenciée aux occurrences d'une série de réunions : il peut accepter la totalité de la série mais indiquer qu'il ne participera pas à une ou plusieurs de ses occurrences, par exemple.
Organisation et participation
Afin de pouvoir gérer au mieux une réunion, l'organisateur est désormais obligatoirement participant des réunions qu'il organise.
Pour déléguer une réunion ou un événement, le créateur de celle-ci doit avoir les droits d'écriture sur l'agenda de la personne qu'il désigne alors organisateur.
Invitations et notifications
Lors de la création d'une réunion, si l'organisateur choisit de ne pas envoyer les invitations, alors les participants ne sont pas notifiés par message et ne voient pas apparaître la réunion dans leur agenda.
De même, lors de l'acceptation ou du refus de participation à une réunion, les notifications sont reçues seulement par l'organisateur de la réunion qui centralise les informations.
Si aucune notification n'est envoyée, c'est la version de l'utilisateur uniquement qui sera modifiée.
Ainsi un participant autre que l'organisateur ne voit pas dans sa version de la réunion les statuts des autres participants. Pour les voir, il doit consulter la version de la réunion de l'organisateur, si celui-ci lui a donné le droit de lecture sur son agenda :
Une même réunion consultée par l'utilisateur John Smith sur l'agenda de l'organisateur et sur le sien.
Multi-Calendriers
L'agenda BlueMind permet à un utilisateur de créer et utiliser autant de calendriers personnels qu'il le souhaite et d'en gérer les partages de la même façon que pour son calendrier par défaut.
Créer un nouveau calendrier
Pour créer un nouveau calendrier :
- se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Mes Calendriers »
- dans le formulaire « Nouveau Calendrier » en haut de page, choisir un type de calendrier "simple" et lui attribuer un nom :
- cliquer sur « Ajouter », le calendrier apparaît aussitôt dans la liste des calendriers de l'utilisateur :
Éditer
Pour modifier le nom d'un calendrier :
- se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Mes Calendriers »
- dans la section "Calendriers", cliquer sur le nom du calendrier pour faire apparaître le champs de modification et les boutons d'action :
- Entrer le nouveau nom et
- valider avec la touche entrée ou en cliquant sur la coche en fin de champs
- annuler en cliquant sur la croix en fin de champs
Supprimer
Pour supprimer un calendrier :
- se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Mes Calendriers »
- dans la section "Calendriers", cliquer sur l'icône "poubelle" en fin de ligne
Le calendrier par défaut de l'utilisateur ne peut être supprimé
Partage des disponibilités
Dans la gestion des préférences des calendriers (voir ci-dessus), la colonne "Disponibilités" permet à l'utilisateur de choisir quel(s) calendrier(s) sera utilisé afin d'indiquer son statut lors de la recherche de disponibilités par d'autres utilisateurs souhaitant l'inviter à un événement.
Le partage de la disponibilité du calendrier par défaut ne peut pas être désactivée. Pour cette raison, la case à cochée est grisée et ne peut pas être décochée.
Une fois les calendriers sélectionnés, remplir le formulaire de gestion des partages :
- soit en activant le partage public afin de rendre les disponibilités visibles par tous les utilisateurs du domaine
- soit par le partage individuel afin de partager son statut avec des utilisateurs ou groupes spécifiques
Les types de partages possibles sont :
- Peut voir mes disponibilités
- Peut gérer les partages de mes disponibilités
Impression
Pour imprimer la vue en cours, ouvrir le menu Outils situé en haut à droite de la zone d'affichage principale :
La boite de dialogue d'impression propose alors l'impression de la vue en cours, sous forme de calendrier ou de liste, les options d'impression permettant de visualiser directement en aperçu la sélection :
La vue semaine telle que présentée a pour résultat le fichier PDF suivant : calendarSemaine.pdf
La vue liste telle que présentée aura pour résultat le fichier PDF suivant : calendarListe.pdf
Cliquer sur «Enregistrer» pour télécharger le fichier.
- La liste déroulante permet de forcer l'orientation de l'impression en portrait ou paysage, par défaut le mode automatique est sélectionné et s'adapte au contenu à imprimer
- La case "Noir et blanc" permet une impression en niveaux de gris : les différents agendas auront des niveaux de gris différents afin d'améliorer la lisibilité et permettre de distinguer les événements
- Dans la vue "liste", une case supplémentaire permet d'inclure les détails des événements dans l'impression.
Export et import ICS
L'export et l'import ICS se font au moyen du menu Outils situé en haut à droite de la zone principale :
Export ICS
La boite de dialogue qui s'ouvre permet de sélectionner les événements à exporter. En cliquant sur «Exporter» le fichier ICS correspondant est proposé au téléchargement ou à l'ouverture selon la configuration de l'environnement de l'utilisateur :
Import ICS
La boite de dialogue qui s'ouvre permet de rechercher un fichier sur l'ordinateur puis sélectionner l'agenda dans lequel importer les événements qui s'y trouvent. Tous les agendas auxquels l'utilisateur a accès en écriture sont proposés :
Synchronisation ICS