Les droits de partage
Les droits que les utilisateurs peuvent se voir attribuer sur une ressource sont les suivants :
- Peut réserver la ressource : l'utilisateur peut associer la ressource à un rendez-vous afin de demander à la réserver
- Peut réserver la ressource et visualiser ses réservations : en plus du droit 1, l'utilisateur peut consulter l'agenda de la ressource et voir ainsi ses réservations et demandes en cours
- Peut modifier ses réservations : en plus du droit 2, l'utilisateur peut modifier les réservations de la ressource (accepter, refuser, modifier, déplacer, supprimer, etc.). L'utilisateur est alors appelé gestionnaire de la ressource.
- Peut modifier ses réservations et gérer ses partages : en plus du droit 3, le gestionnaire de la ressource peut modifier les droits de partage de celles-ci et les attribuer aux autres utilisateurs.
Réservation d'une ressource
La réservation d'une ressource se fait en plusieurs étapes :
- L'utilisateur souhaitant réserver la ressource ajoute celle-ci aux participants de son événement lors de la création ou de l'édition de celui-ci.
Pour cela il peut utiliser la recherche de disponibilités comme pour les autres participants :
- Lorsque l'utilisateur enregistre son événement, il a le choix d'envoyer ou non une invitation, il s'agit d'un email de demande de réservation.
Le ou les gestionnaire désignés de la ressource reçoivent alors une demande par alerte d'agenda si le calendrier de la ressource est actuellement affiché dans leur application et par mail si une invitation a été envoyée.
Le gestionaire peut accepter la demande depuis le mail de réservation
La ressource est vue en attente de validation par le gestionnaire
- Le gestionnaire valide la demande de réservation d'une des différentes manières possible :
- depuis sa messagerie, par les liens "Participation" de l'email reçu
- depuis son agenda, par la liste des événements en attente (clic sur l'icône chiffrée du bandeau de navigation)
- depuis son agenda en cliquant sur l'événement :
- L'utilisateur est alors informé par mail que la ressource a accepté ou refusé l'invitation.
Foire aux Questions
Général
Une ressource peut-elle avoir plusieurs réservations simultanées ?
En effet, si le(s) gestionnaire(s) valident plusieurs demandes de réservations pour un même créneau horaire, la ressource aura plusieurs réservations simultanées.
Au moment de la réservation, l'utilisateur est averti de la non disponibilité de la ressource mais il peut malgré tout effectuer une demande, que le gestionnaire peut accepter. C'est au gestionnaire de contrôler les réservations via le calendrier de la ressource et choisir d'accepter ou non des demandes sur des créneaux identiques (cas de ressources pouvant être partagées comme voitures ou salles de réunion par exemple).
Je suis utilisateur
La ressource n'est pas proposée par l'autocomplétion lorsque je la recherche
Vérifiez auprès de votre administrateur ou auprès du gestionnaire de ressource que des droits de réservation vous ont bien été affectés
Je suis gestionnaire
L'alerte de demande de réservation n'apparaît pas
Vérifiez dans la partie gauche de votre agenda que le calendrier de la ressource est présent dans la liste des calendriers actuellement affichés.
J'ai une alerte de réservation mais je ne vois pas l'événement ni aucun autre dans mon agenda
Vérifiez dans la partie gauche de votre agenda que le calendrier de la ressource n'est pas grisé : s'il est grisé, cela signifie qu'il est présent (donc l'alerte apparaît) mais non affiché (les rendez-vous sont masqués)
Je souhaite quitter la gestion d'une ressource
Vous pouvez supprimer vous-mêmes le droit de gestion d'une ressource en vous rendant dans votre interface de gestion des paramètres utilisateur > Agenda > onglet Gestion des Partages :
- sélectionnez dans la liste déroulante la ressource
- modifiez ou supprimez le droit qui vous est affecté dans la liste des personnes et groupes autorisés