Création de la réunion
Créer l'événement
Commencez par créer l'événement dans l'agenda, soit en création complète en cliquant sur "Nouvel événement" soit en création rapide en pré-définissant l'horaire où vous souhaitez organiser votre réunion puis en accédant à la création complète grâce au lien "Modifier les détails" :
Dans l'écran de création du rendez-vous, renseigner les informations souhaitées : lieu, étiquettes, description, etc.
Définir une récurrence
Si vous souhaitez organiser une réunion régulière, rendez-vous dans l'onglet "Récurrence" afin de définir la fréquence de la réunion :
La récurrence de la réunion peut être renseignée avant ou après l'ajout des participants et la recherche de créneau, de même qu'elle pourra être ajoutée plus tard en éditant l'événement.
Inviter les participants
Dans la partie droite de la page, ajoutez les utilisateurs ou groupes que vous souhaitez inviter.
Vous pouvez leur indiquer si leur présence est requise (choix par défaut) ou optionnelle en cliquant sur l'icône devant leur nom après les avoir ajoutés :
Réserver des ressources
Pour réserver une ressource, il suffit de l'inviter à la réunion de la même façon qu'un participant.
Pour en savoir plus sur le processus de réservation des ressources, consultez la page Les ressources
Rechercher un créneau disponible
Si un ou plusieurs participants ne sont pas disponible pour le créneau prédéfini, ou si vous souhaitez en chercher un autre, vous pouvez utiliser l'outil de recherche de disponibilités via l'onglet idoine :
Celui-ci vous permet de visualiser les créneaux occupés et disponibles des participants et ressources invités.
- Faire glisser le bandeau de droite à gauche pour déplacer le créneau
- Cliquer et glisser les barres verte et rouge pour allonger ou raccourcir la durée
- Utiliser les boutons de navigation en haut à gauche de l'onglet pour changer de période et l’ascenseur horizontal en bas de l'onglet pour naviguer dans la période
Envoyer l'invitation
Une fois la réunion paramétré, il suffit de valider pour envoyer l'invitation à chacun des participants ainsi qu'une demande de réservation de ressource.
Pour cela, cliquez sur «Enregistrer» en haut de page. La boite de dialogue suivante apparaît alors :
- Cliquer sur «Envoyer» génère l'envoi d'un message (email) à chaque participant et gestionnaire de ressource, l'événement apparaît aussi dans leur agenda en attente de la validation (ou refus) de leur participation
- Si vous cliquez sur «Ne pas envoyer» aucun message ne sera envoyé mais l'événement apparaîtra tout de même en attente dans leur agenda.
Dans l'agenda de chaque utilisateur ou ressource, un rendez-vous apparaît en couleur pleine si la participation de l'utilisateur est confirmée, en transparence si elle est en attente (ou que l'utilisateur a répondu "peut-être") et en transparence hachurée si l'utilisateur a refusé l'événement :
Gérer les participations
Réception des avis de participation
Lorsqu'un participant valide, refuse, met en attente (réponse «peut-être») l'organisateur de la réunion en est informé par email.
Si un participant modifie sa participation par la suite, un message est aussi envoyé à l'organisateur.
Consulter le statut de participation
À tout moment, l'organisateur (ainsi que chaque participant) peut consulter la liste des participants et leur participation en faisant apparaître les informations de l'événement par un simple clic sur celui-ci :
- les utilisateurs ayant confirmé leur participation apparaissent en noir
- les utilisateurs en attente (ou ayant répondu "peut-être") sont grisés
- les utilisateurs ayant refusé l'événement apparaissent grisés et barrés
Pour les réunions récurrentes, la participation est valable pour toute la série, il n'est actuellement pas possible de modifier sa participation à une seule occurrence.
Inviter/retirer des participants
Pour inviter de nouveaux participants ou exclure des personnes déjà invitées, il suffit d'éditer l'événement :
- dans l'agenda, cliquer sur l'événement pour faire apparaître la fenêtre d'information
- cliquer sur le lien "Modifier les détails"
- ajouter et retirer des participants dans la partie droite de la fenêtre
- cliquer sur «Enregistrer» pour valider les modifications et envoyer les nouvelles invitations.