• Für einen Termin, der den ganzen Tag dauert, klicken Sie oberhalb der Zeitfenster auf den entsprechenden Tag:
  
  Wenn sich der Termin über mehrere Tage erstreckt, ziehen Sie die Maus über die entsprechenden Tage.
• Machen Sie die erforderlichen Angaben:
  
  • Titel
  • Kalenderauswahl: Die persönlichen Kalender des Benutzers oder Kalender, die mit Schreibberechtigung für ihn freigegeben wurden, können ausgewählt werden.
    Es werden nur die in der aktuellen Ansicht angezeigten Kalender aufgeführt.

• Klicken Sie auf "Neues EreignisNeuer Termin".
  Der Termin wird erstellt.

  Info
  title Standardmäßige Verfügbarkeit
  Ein kurzes Ereignis kurzer Termin mit Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende wird standardmäßig mit "Beschäftigt" angezeigt. Ein ganztägiges Ereignis Termin wird standardmäßig mit "Verfügbar" angezeigt.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Details ändern" klicken, wechseln Sie zur umfassenden Erstellung des Termins.

Umfassende Erstellung:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues EreignisNeuer Termin" oben in der Seitenleiste, um das Fenster für die Erstellung eines Termins aufzurufen:

Im oberen Teil können Sie die wichtigsten Informationen des Termins eingeben.:

• Titel
• Start- und Enddatum und -Uhrzeit
• Ganztägig: Die Veranstaltung ist nicht durch Stunden begrenzt
• Image Added Neue Zeitplanvorschläge zulassen: Bei Aktivierung dieses Kontrollkästchens wird den Teilnehmern eine Schnittstelle vorgeschlagen, über die sie in der Antwort auf die Einladung eine neue Uhrzeit vorschlagen können

Über die rechte Fensterseite können Teilnehmer eingeladen werden.
Auf der rechten Seite des Fensters können Sie weitere Teilnehmer einladen. Wenn Sie auf das Symbol am Anfang der Zeile jedes Teilnehmers klicken, können Sie angeben, ob seine Teilnahme optional oder erforderlich ist:

Zu beachten:

• Sie können alle Ihnen bekannten Personen aus der Domain einladen, die Ihnen diese Berechtigung erteilt haben (Freigabe "Kann mich einladen" siehe Abschnitt Freigabe des Kalenders).
• Sie können jede Person einladen, die in einem Ihrer Adressbücher aufgeführt ist, und jede externe Person, indem Sie ihre E-Mail-Adresse eingeben.
• Es ist auch möglich, den Ereignissen Terminen Ressourcen zuzuordnen, indem Sie sie auf die gleiche Weise hinzufügen wie Benutzer. Dann wird eine Reservierungsanfrage an ihren Verwalter gesendet.
• Beim Hinzufügen einer Gruppe werden die Mitglieder einzeln hinzugefügt.

Die Registerkarten "Wiederholen" und "Zeit finden" gestatten den Zugriff auf zusätzliche Funktionen.

Eigenschaften eines Termins

Die erste Registerkarte, "Informationen", gestattet die Definition der wichtigsten Eigenschaften eines Termins:

• Ort des EreignissesTermin
• Organisator (hier werden Benutzer angezeigt, die Schreibberechtigungen für ihre Termine erteilt haben UND deren Kalender in der Hauptansicht angezeigt wird)
• Kategorien (Tags)
• Beschreibung des EreignissesTermin

• Erinnerung: Gestattet die Definition einer Erinnerung, damit das Ereignis der Termin nicht vergessen wird. In einer Dropdown-Liste können Sie die Art der Erinnerung auswählen:

  
  • Email: Eine Nachricht wird an den Benutzer gesendet (vorheriges Standardverhalten).
  • Display: Ein Popup-Fenster mit einer Browser-Benachrichtigung wird angezeigt.

  Astuce
  Es ist auch möglich, eine Standarderinnerung für Ereignisse Termine einzurichten (eine vorkonfigurierte Erinnerung für jedes neue Ereignisjeden neuen Termin). Für weitere Informationen siehe Einstellungen für den Kalender.

• Mich anzeigen als: Gestattet Benutzern, die Ihren Kalender anzeigen, zu sehen, ob Sie während des Ereignisses Termin erreichbar sind.
  Standardmäßig werden Sie bei kurzen Veranstaltungen als "Beschäftigt" und bei ganztägigen Veranstaltungen als "Verfügbar" angezeigt.
  Wenn ein Benutzer sich als "Verfügbar" erklärt, wird das Ereignis der Termin in seinem Kalender mit einem hellen Rand auf der linken Seite angezeigt:
  

• Privatsphäre: Gestattet, den Inhalt des Ereignisses Termin vor anderen Benutzern zu verbergen, sie sehen nur das reservierte Zeitfenster:
  

• Anhänge: Dieser Teil des Fensters gestattet, den Ereignissen Terminen im Kalender Anhänge hinzuzufügen.

  Astuce
  Diese Funktion ist ab Version 4.1 verfügbar. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anhänge.

Wiederholung

Die Registerkarte "Wiederholen" gestattet die Definition eines Wiederholungsintervalls für einen Termin: keine, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.

• Das Intervall der Wiederholung (z. B. alle 2 Wochen) wird im Feld "Wiederholen alle" unterhalb der Wiederholung angegeben.
• Geben Sie bei einer wöchentlichen Wiederholung den/die Wochentag(e) der Wiederholung an.
• Geben Sie bei einer monatlichen Wiederholung an, ob das Ereignis der Termin am jeweiligen Tag des Monats (z. B. am 3. eines jeden Monats) oder am entsprechenden Wochentag (z. B. am 2. Dienstag des Monats) wiederholt werden soll.

So löschen Sie ein EreignisTermin:

• Zeigen Sie das entsprechende Ereignis der entsprechender Termin an.
• Klicken Sie darauf und klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf "Löschen".
• Wählen Sie "Nur dieses Ereignisdieser Termin", um alle anderen Wiederholungen des Ereignisses Termins zu behalten.

Ancre
rechdispo rechdispo

Ermitteln der Verfügbarkeit

Die Registerkarte "Zeit finden" gestattet die Suche nach einem freien Zeitfenster für alle Teilnehmer:

BlueMind schlägt automatisch, grün und rot umrahmt, das erste Zeitfenster vor, das für das im Formular eingegebene Datum verfügbar ist.

Das Zeitfenster kann durch Ziehen der Maus verschoben und durch Ziehen der grünen und der roten Linie verkleinert oder vergrößert werden.
Wenn das Zeitfenster einen Termin von mindestens einem Benutzer enthält, erscheint oben auf der Seite eine Informationsmeldung:

Ancre
pjevents pjevents

Anlagen

Ab Version 4.1 können Sie mit der FunktionAbtrennen von Anlagen des E-Mail-Systems auch Dateien an Kalenderereignisse Kalendertermin anfügen.

Sobald eine Datei mit einem Ereignis Termin verknüpft ist, steht sie jederzeit in den Ereignisdetails Termindetails zum Download bereit und wird ggf. in der elektronischen Einladung an die Teilnehmer versendet.

Dateien hinzufügen/entfernen

So fügen Sie eine Datei hinzu:

• Klicken Sie für "Anhang hinzufügen" auf "Computer", um eine neue Datei hochzuladen.

Wenn der Benutzer über die dedizierte Rolle ("Drive") verfügt, wird ein zweiter Link angezeigt:

• Klicken Sie auf "Server", um die BlueMind-Dateiauswahl zu öffnen und eine bereits im Speicherplatz des Benutzers vorhandene Datei hinzuzufügen
  . Die Dateien können anschließend über die Dateiauswahl gefunden werden, um sie anderen Kalenderereignissen Kalendertermin oder Nachrichten hinzuzufügen.

Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol vor dem Dateinamen, um diese Datei zu löschen.

Übertragung von Dateien an Teilnehmer

Einer Besprechung hinzugefügte Dateien werden in der elektronischen Einladung an die Teilnehmer übermittelt:

• als Anlagen, wenn die Gesamtgröße der Nachricht die vom Server zugelassene Größe nicht überschreitet:
  
• als Download-Links, wenn die Gesamtgröße der Nachricht die vom Server zugelassene Größe überschreitet:
  

Download einer Datei

Wenn ein Termin einen Anhang hat, wird der Anhang durch ein Piktogramm in der Kalenderansicht angezeigt:

Die Dateien in der Anlage zu einem Ereignis Termin können jederzeit über das Abfrage-/Bearbeitungsformular heruntergeladen werden:

Änderung eines

Termins

So ändern Sie ein EreignisTermin:

• Klicken Sie in der Kalenderansicht auf den Termin.
  • Ändern Sie den Titel und klicken Sie auf Speichern
  • oder klicken Sie auf den Link "Details ändern": Angezeigt wird das vollständig ausgefüllte Formular, das für die Erstellung verwendet wurde (siehe oben).
• Wenn die erforderlichen Änderungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" (oder "Senden", wenn es weitere Teilnehmer gibt) oben links auf der Seite, damit die Änderungen berücksichtigt werden.

Im Fall einer Änderung eines wiederkehrenden Ereignisses Termins durch Verschieben in der Kalenderansicht oder durch Aufrufen des ausgefüllten Formulars werden verschiedene Arten der Änderung zur Auswahl angeboten:

• Nur dieses Ereignisdieser Termin: Die Änderung bezieht sich nur auf das Ereignisder Termin, das der Benutzer angeklickt hat, alle anderen Ereignisse Termine dieser Serie bleiben unverändert.
• Alle folgenden: Die Änderung bezieht sich auf das Ereignisder Termin, das der Benutzer angeklickt hat und alle darauf folgenden Ereignisse Termine dieser Serie. Alle davor liegenden Ereignisse Termine der Serie bleiben unverändert.
• Alle Ereignisse Termine in dieser Serie: Die gesamte Serie wird geändert

Duplizieren eines

Termin

 Ab BlueMind 4.3 ist es möglich, ein Ereignis Termin oder eine Besprechung zu duplizieren, um eine Kopie zu erstellen, die unabhängig vom ursprünglichen Ereignis Termin geändert oder an einen anderen Organisator delegiert werden kann.

Im Allgemeinen

So duplizieren Sie ein Ereigniseinen Termin:

• Klicken Sie auf das Ereignis der Termin in der Kalenderansicht.
• Rollen Sie das Menü unten rechts ab und wählen Sie die Option "Duplicate":
  
• Das Formular zur Erstellung eines Ereignisses Termins wird mit den Informationen des ursprünglichen Ereignisses Termins (Tag, Uhrzeit, Beschreibung, Organisator, Teilnehmer usw.) angezeigt.

• Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor:
  

  Info

  Vorgenommene Änderungen werden wie Änderungen an einem bereits bestehenden Ereignis Termin behandelt (siehe vorheriger Abschnitt). Bei freigegebenen Kalendern erscheinen daher nur die Benutzer in der Dropdown-Liste der Organisatoren, die eine Schreibberechtigung für ihren Kalender erteilt haben und deren Kalender gerade in der Hauptansicht angezeigt wird. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie weiter unten im Abschnitt Freigegebene Kalender.

• Klicken Sie auf "Speichern", um die Erstellung des neuen Ereignisses Termins zu bestätigen:
  
   In unserem Beispiel wurde das Ereignis der Termin "Benutzerschulung" dupliziert und in "Administratorschulung" umbenannt, die Beschreibung wurde ebenfalls angepasst: So wurde ein neues Ereignis neuer Termin mit den gleichen Zeit- und Ortsangaben und einer angepasster Beschreibung erstellt, das jetzt zur passenden Uhrzeit verschoben werden kann.

Wiederkehrender Termin

Bei einem wiederkehrenden Ereignis wiederkehrende Termin bietet das Dropdown-Menü für die Duplizierung zwei Optionen:

• Duplicate: Die gesamte Serie wird mit ihrer Wiederholung dupliziert.

  Remarque
  Die neue Serie wird mit der Uhrzeit des ersten Ereignisses erster Termin und seiner Wiederholung erstellt. Es handelt sich daher um eine regelmäßige Serie, ohne die Ausnahmen, die in der ursprünglichen Serie enthalten sein könnten.

• Duplicate occurrence: Ein einmaliges einmaliger (d. h. nicht wiederkehrendes) Ereignis Termin mit der Uhrzeit des duplizierten Ereignisses Termin wird erstellt.

Besprechungen (

Termine mit Teilnehmern)

Beim Duplizieren einer Besprechung wird eine identische Besprechung mit ihren Teilnehmern neu angelegt.

Die neue Besprechung wird als neue unabhängige Besprechung betrachtet:

• Die Teilnehmer erhalten bei der Speicherung des Formulars eine neue Einladung.
• Der Teilnahmestatus der ursprünglichen Besprechung wird nicht beibehalten: Alle Teilnehmer erhalten den Status "en attente de réponse" (Antwort steht aus).
• Änderungen an einer der beiden Besprechungen (Original oder Kopie) wirken sich nicht auf die andere aus.

Freigegebener Kalender

Wenn sich das der zu duplizierende Ereignis Termin im Kalender eines anderen Benutzers befindet, sind mehrere Szenarien denkbar:

• Der Benutzer hat die Schreibberechtigung für seinen Kalender erteilt: Er wird dann als Organisator des den duplizierten Ereignisses Termin angegeben, unabhängig davon ob er bereits Organisator oder nur Teilnehmer ist.

• Der Benutzer hat die Schreibberechtigung für seinen Kalender nicht erteilt: Die Duplizierung erfolgt auf dem Kalender der duplizierenden Person, die automatisch als Organisator angegeben wird.

  Astuce
  Wenn der Benutzer ursprünglich Organisator war, wird er in diesem Fall Teilnehmer der Besprechung und erhält eine Einladung.

Beispiele

Zwei Benutzer führen folgende Schritte durch:

• Nathalie: Sie ist Abteilungsleiterin und gibt ihren Kalender im schreibgeschützten Modus frei (Berechtigung "Kann einladen und meine Termine einsehen").
• Jean-Claude: Er ist Trainer und hat Nathalie berechtigt, seinen Kalender zu ändern (Berechtigung "Kann meine Ereignisse Termine aktualisieren").

Fall 1: Nathalie möchte eine neue Schulung für Jean-Claude erstellen, die auf einer bestehenden Schulung basiert.

Nathalie zeigt den Kalender von Jean-Claude an und klickt auf das Ereignis den Termin "Benutzerschulung" und dann auf "Duplicate":

Da Nathalie über die Schreibberechtigung verfügt, wird der Organisator beibehalten, das der duplizierte Ereignis Termin verbleibt auf dem Kalender von Jean-Claude. Nathalie ändert das Ereignis der Termin in eine "Administratorschulung", die am nächsten Tag stattfindet:

Nach der Speicherung erscheint das der neue Ereignis Termin im Kalender von Jean-Claude:

Fall 2: Jean-Claude möchte eine von Nathalie organisierte Besprechung kopieren, um sie in der folgenden Woche selbst zu organisieren.

Auch wenn Jean-Claude den Kalender von Nathalie nicht verändern darf, hat er doch die Möglichkeit, ihre Ereignisse Termine zu duplizieren:

Das Ereignis DerTermin wird dann in seinen Kalender kopiert (= er wird zum Organisator bestimmt) und Nathalie wird zur Besprechung eingeladen:

Jean-Claude ändert das Datum, um in der darauffolgenden Woche die Organisation dieser Besprechung zu übernehmen:

Nach dem Speichern erscheint die Besprechung wie konfiguriert in ihren Kalendern:

Die ursprüngliche Besprechung hat sich nicht geändert:

Löschen eines

Termins

So löschen Sie ein EreignisTermin:

• Klicken Sie im Hauptfenster auf das Ereignisder Termin.
• Klicken Sie im angezeigten Popup-Fenster auf die Schaltfläche "Löschen".
  • Wenn Sie der Organisator sind und mehrere Teilnehmer eingeladen haben, wird das Ereignis der Termin bei allen Teilnehmern gelöscht und sie erhalten eine Mail zur Information.
  • Wenn Sie einfacher Teilnehmer des Ereignisses Termin sind, wird nur Ihre Teilnahme abgesagt, bei den anderen Teilnehmern bleibt das Ereignis der Termin weiterhin vorhanden.
    Der Organisator erhält keine Mail zur Information, aber in der Teilnehmerliste des Ereignisses Termin werden Sie als nicht teilnehmend markiert.
• Wählen Sie beim Löschen eines wiederkehrenden Termins die gewünschte Option:
  • Nur dieses Ereignisdieser Termin
  • Alle Ereignisse Termine in dieser Serie
  • Alle folgenden EreignisseTermine

Teilnahme an einem

Termin

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Wie ein Termin im Kalender angezeigt wird, ist abhängig von der Teilnahme des Benutzers:

• Termin akzeptiert: Vollfarbe
• Antwort steht noch aus: Transparenz
• Teilnahme wurde mit "vielleicht" gekennzeichnet: Volltonfarbe und Umrandung mit einer gepunkteten Linie

• Termin abgelehnt: Transparenz, durchgestrichener Inhalt

  Astuce

  Der Benutzer kann wählen, ob abgelehnte Ereignisse Termine angezeigt werden sollen oder nicht. Diese Option ist in der Verwaltung der Benutzereinstellungen > Kalender > Registerkarte "Allgemein" zu finden: "Abgelehnte Ereignisse Termine anzeigen". Diese Einstellung ist nicht standardmäßig aktiviert, kann aber nützlich sein, um den Teilnahmestatus für ein Ereignis Termin zu ändern, das zuvor abgelehnt wurde.

Teilnahme angeben

Um die Teilnahme an einem Ereignis Termin zu bestätigen oder abzulehnen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie im Hauptfenster auf das Ereignisder Termin.

• Klicken Sie im angezeigten Popup-Fenster auf die Schaltfläche Ihrer Wahl:
  
  Der Organisator der Besprechung erhält eine Nachricht, in der Ihre Wahl angegeben wird.
  Ihr Status wird in der Kalenderansicht des Organisators aktualisiert.

  Remarque
  title Änderung ab BlueMind 4.2
  In den Versionen vor 3.5.15 ist es möglich, die eigene Teilnahme zu ändern, ohne den Organisator zu informieren: Dieses Vorgehen wird nicht empfohlen, da der Organisator in diesem Fall den Status dieses Teilnehmers nicht in seinem Kalender sieht.

Weitere Informationen zur Darstellung der Teilnahme an einer Besprechung finden Sie auf der Seite   Kalender - Abschnitt 3 Verwaltung von Besprechungen

Chronologischer Verlauf eines Ereignisses

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Eine neue Uhrzeit vorschlagen

Image Added Zu Version 4.4 gehört die Möglichkeit, dass Teilnehmer einen neuen Zeitplan für ein Meeting vorschlagen können.

Wenn der Organisator den Gästen das Recht dazu eingeräumt hat (siehe oben §1.2 Vollständige Erstellung), haben diese ein eigenes Menü im Popup des Termins im Kalender:

Image AddedDurch Anklicken gelangt der Benutzer in das komplette Such- und Vorschlagsformular.

Image Added

Dort kann der Benutzer Folgendes angeben:

• Seine Teilnahme:
  • Nein: wird mit der heutigen Uhrzeit nicht an der Besprechung teilnehmen
  • Vielleicht: wird mit der heutigen Uhrzeit vielleicht an der Besprechung teilnehmen
• Das neue gewünschte Datum und/oder die neue gewünschte Uhrzeit
  Hierfür steht dem Benutzer für die Suche nach Verfügbarkeit dieselbe Suchoberfläche zur Verfügung wie bei der Erstellung eines neuen Termins (siehe §1.2.c oben)

Klicken Sie nach Ausfüllen des Formulars oben auf der Seite auf „Senden“, um den Vorschlag an den Organisator zu senden.

Image Added Im Termin-Popup wird sowohl beim Organisator als auch beim Teilnehmer der Vorschlag des Teilnehmers in orange in Klammern neben seinem Namen angezeigt:

Image Added

Der Organisator erhält eine Meldung dieser Art:

Image Added

Die Kopfzeile der Nachricht fasst die Informationen zusammen und bietet Links, um die neue Uhrzeit direkt zu akzeptieren oder abzulehnen.

• Wenn der Organisator den Vorschlag annimmt:
  • wird die Besprechung geändert
  • erhalten alle Teilnehmenden eine E-Mail mit Terminänderung.
• Wenn der Organisator den Vorschlag ablehnt:
  • bleibt die Besprechung unverändert
  • erhält Teilnehmer, der einen Vorschlag gemacht hat, eine Nachricht, die anzeigt, dass der Organisator die Änderung ablehnt
  • der Vorschlag verschwindet aus dem Popup der Kalender, in denen er erschienen ist
  • die anderen Teilnehmenden keine Nachricht

Chronologischer Verlauf eines Termin

Es ist jetzt möglich, den Erstellungs- und Änderungsverlauf einen Termin Es ist jetzt möglich, den Erstellungs- und Änderungsverlauf eines Ereignisses anzuzeigen.

Klicken Sie in der Detailansicht eines Ereignisses einen Termin auf die Schaltfläche "Historie":

Im Verlauf sind folgende Informationen enthalten:

• Datum der Aktion
• Art der Aktion: Erstellung ("Created") oder Änderung ("Updated")
• Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat ("Author")
• Herkunft: BlueMind-Client, Drittanbieter-Client (Fat Client oder mobiles Gerät) usw.