Cette page n'est plus actualisée. À partir de BlueMind 4.8, veuillez consulter la nouvelle documentation BlueMind |
Cliquer sur « Nouvel événement »
Le rdv est créé.
Un événement court, ayant des date et heure de début et de fin, est par défaut en disponibilité "Occupé". Un événement sur la journée entière est par défaut en disponibilité "Disponible". |
Le lien « Modifier les détails » permet de basculer en création complète du RDV.
Cliquer sur le bouton "Nouvel événement" en haut de la barre latérale afin d'accéder à la page de création d'un rendez-vous :
La partie haute de la page permet de saisir les informations principales du rendez-vous :
La partie droite de la fenêtre permet d'inviter des participants.
En cliquant sur l'icône de début de ligne de chaque participant on peut indiquer si leur participation est optionnelle ou requise :
À noter :
Les onglets permettent d'accéder aux fonctions supplémentaires : récurrence et recherche de disponibilités.
Le premier onglet, "Informations", permet de définir les propriétés principales d'un rendez-vous :
Rappel : permet de définir une alerte pour être prévenu avant l'événement. Une liste déroulante permet de choisir le type de notification :
Il est aussi possible de définir un rappel par défaut pour les événements (un rappel pré-configuré pour tout nouvel événement). Pour plus d'information, voir Préférences de l'agenda |
Disponibilité : permet aux utilisateurs visionnant votre agenda de voir si vous êtes joignable pendant l'événement.
La disponibilité par défaut pour les événements courts est "Occupé", en revanche la disponibilité par défaut des événements sur journée entière est "Disponible".
Lorsqu'un utilisateur se déclare comme disponible, l'événement apparaît alors dans son agenda avec une bordure claire sur le côté gauche :
Pièces jointes : cette partie de la page permet de joindre des fichiers aux événements de calendrier.
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.1. Pour plus d'information, voir le paragraphe dédié Pièces jointes |
L'onglet "récurrence" permet de définir une fréquence de répétition pour un rendez-vous : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Une phrase d'information permettant de visualiser la récurrence est mise à jour au dessus de l'onglet au fur et à mesure du remplissage du formulaire : |
Pour supprimer une occurrence :
L'onglet de recherche de disponibilités permet de rechercher un créneau disponible commun aux participants :
BlueMind propose automatiquement, encadré de vert et rouge, le premier créneau disponible en fonction de la date saisie dans le formulaire.
Il est possible de déplacer le créneau par glisser-déplacer avec la souris, ainsi que de le réduire ou l'agrandir en faisant glisser les lignes verte ou rouge indépendamment.
Lorsque le créneau inclut un rendez-vous d'au moins un utilisateur, un message d'information apparaît en haut de la page :
Le service de détachement des pièces jointes de la messagerie permet à partir de la version 4.1 d'attacher des fichiers aux événements de l'agenda également.
Pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité, les utilisateurs doivent avoir les rôles :
Si vous ne voyez pas la zone indiquée ci-dessous, ou l'un des liens, veuillez vous rapprocher de votre administrateur. |
Une fois lié à un événement, le fichier est disponible au téléchargement à tout moment dans les détails de l'événement et il est envoyé dans l'email d'invitation aux participants le cas échéant.
Pour ajouter un fichier :
Si l'utilisateur possède le rôle dédié (« Drive »), un 2ème lien est disponible :
Cliquer sur l'icône poubelle en face du nom de fichier pour supprimer celui-ci.
Les fichiers joints à une réunion sont transmis aux participants dans l'email d'invitation :
Le système d'attachement/détachement est entièrement automatique, il ne peut pas être forcé et concerne l'ensemble des pièces jointes même si certaines sont de petite taille. |
Lorsqu'un événement comporte une pièce jointe, celle-ci est signalée par un pictogramme dans la vue de l'agenda :
À tout moment les fichiers joints à un événement peuvent être téléchargés en se rendant sur ce même formulaire de consultation/édition complet de l'événement :
Le fonctionnement est le même pour les invités à une réunion : ils retrouvent dans leur agenda les fichiers avec les liens de téléchargement. Ils peuvent eux-mêmes rajouter des fichiers mais, comme pour le reste des modifications qu'ils effectuent, ceux-ci ne seront pas partagés avec l'organisateur ni les autres invités. |
Pour modifier un événement :
Les ajouts/suppressions/modifications des tags et des rappels sont considérés comme des changements privés qui ne sont pas envoyés aux participants. Toute autre modification génère un envoi des informations mises à jour aux participants s'il y a lieu. |
En cas de modification d'un événement récurrent, par un déplacement dans la vue d'agenda ou en accédant au formulaire complet, l'interface propose le choix du type de modification à effectuer :
A partir de BlueMind 4.3, il est possible de dupliquer un événement ou une réunion afin d'en créer une copie qui pourra être modifiée ou déléguée à un autre organisateur indépendamment de l'événement d'origine.
Pour dupliquer un événement :
Effectuer les modifications souhaitées :
Toutes les modifications apportées sont similaires aux modifications effectuées sur un événement déjà existant (voir paragraphe précédent). Ainsi dans le cas de calendriers partagés, seuls apparaissent dans la liste déroulante des organisateurs les utilisateurs ayant donné le droit d'écriture sur leur agenda et dont l'agenda est actuellement affiché dans la vue principale. |
Dans le cas d'un événement récurrent, le menu déroulant de duplication propose 2 options :
Dupliquer : duplique toute la série avec sa récurrence
La nouvelle série est créée avec les horaires de la 1ère occurrence et sa récurrence, ainsi elle est régulière et ne comporte pas les exceptions que pouvait contenir la série d'origine. |
Lors de la duplication d'une réunion, la nouvelle réunion est créée à l'identique avec ses participants.
La nouvelle réunion étant considérée comme une nouvelle réunion indépendante :
Des modifications d'organisateur ou de participants peuvent être visible en fonction du droit de partage du calendrier dans lequel on duplique l'événement, voir la section suivante pour des détails. |
Si l'événement à dupliquer se trouve sur l'agenda d'un autre utilisateur, plusieurs cas de figure se présentent :
l'utilisateur n'a pas donné le droit d'écriture sur son agenda : la duplication se fait vers l'agenda de la personne effectuant les manipulations, c'est elle qui est automatiquement désignée organisatrice.
Dans ce cas, si l'utilisateur était organisateur, il devient participant à la réunion et y sera invité. |
Exemples
2 utilisateurs effectuent des manipulation :
Nathalie affiche le calendrier de Jean-Claude et clique sur son événement "Formation utilisateur" puis sur "Dupliquer" :
Nathalie ayant le droit d'écriture, l'organisateur est conservé, l'événement cible sera toujours sur l'agenda de Jean-Claude. Nathalie modifie l'événement afin de le transformer en "Formation administrateur" le lendemain :
Une fois enregistré, le nouvel événement apparait sur l'agenda de Jean-Claude :
Bien que n'ayant pas le droit de modifier le calendrier de Nathalie, Jean-Claude a tout de même la possibilité de dupliquer ses événements :
L'événement est alors copié sur son agenda à lui (=il est désigné organisateur) et Nathalie est invitée à la réunion :
Jean-Claude modifie la date pour prendre en charge l'organisation de la même réunion la semaine suivante :
Après enregistrement, la réunion apparait dans leurs agendas telle que paramétrée :
La réunion d'origine n'a pas changé :
Pour supprimer un événement :
En cas de suppression d'un événement par un participant, celui-ci n’apparaît plus dans l'agenda, il n'est donc plus possible par la suite de modifier sa participation. |
Dans l'agenda, un rendez-vous apparaît différemment selon la participation de l'utilisateur :
Rendez-vous refusé : transparence, contenu barré
L'utilisateur peut choisir d'afficher ou non les événements refusés, pour cela il doit se rendre dans la gestion de ses paramètres > Agenda > onglet Général : "Afficher les événements refusés". Cette option n'est pas activée par défaut mais peut s'avérer utile dans le cas où l'on souhaiterait modifier sa participation à un événement refusé auparavant. |
Pour confirmer ou refuser un événement :
dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton de son choix
Un message est envoyé à l'organisateur de la réunion pour lui indiquer le choix de l'utilisateur.
Le statut est mis à jour dans la vue d'agenda de l'organisateur.
Dans les versions antérieures à 3.5.15 il est possible de modifier sa participation sans en informer l'organisateur : ce choix n'est pas recommandé car dans ce cas l'organisateur ne voit pas le statut du participant dans son agenda. |
Pour plus d'informations sur la visualisation des participations à une réunion, veuillez consulter la page L'agenda - §3 Modèle de gestion des réunions
La version 4.4 apporte la possibilité pour les participants de proposer un nouvel horaire pour une réunion.
Cette fonctionnalité est compatible avec Outlook (sans connecteur) ainsi que tous les gestionnaires d'agenda permettant cette même fonction. Le fonctionnement est identique avec BlueMind dans Thunderbird. |
Lorsque l'organisateur a accordé aux invités le droit de le faire (voir ci-dessus §1.2 Création complète), ceux-ci ont alors dans la popup de l'événement de l'agenda un menu dédié :
En cliquant dessus, l'utilisateur accède au formulaire complet de recherche et proposition :
L'utilisateur peut alors indiquer :
Une fois le formulaire rempli, cliquer sur « Envoyer » en haut de page pour envoyer la proposition à l'organisateur.
Dans la popup de l'événement, tant chez l'organisateur que chez le participant, la proposition du participant est indiquée en orange entre parenthèses à côté de son nom :
L'organisateur reçoit un message de ce type :
Le bloc d'en-tête du message résume les informations et propose des liens permettant d'accepter ou refuser directement le nouvel horaire.
Une demande ne peut être traitée qu'une seule fois, l'organisateur ne peut pas revenir se sa décision. Une fois qu'il a répondu, le bloc n'est plus proposé mais une information apparait, indiquant que la proposition a été traitée : |
La proposition d'un nouvel horaire n'est possible que pour l'ensemble de la série de réunion, un invité ne peut pas proposer de nouvel horaire pour une occurrence seulement. |
Il est désormais possible de visualiser l'historique de création et modifications d'un événements.
Depuis la vue détaillée d'un événement, cliquer sur le bouton « History » :
L'historique renseigne sur :