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Installation et configuration
Installation
Télécharger le connecteur Outlook correspondant à la version de Outlook depuis la section Téléchargements des préférences de BlueMind :
Double cliquer sur le fichier .exe téléchargé pour lancer l'installation. Sur Windows 10, un avertissement de sécurité apparaît, cliquer sur "Informations complémentaires" : Puis sur le bouton "Exécuter quand même" : Puis l'assistant d'installation du connecteur se lance. Suivre les 4 étapes de l'installation en cliquant sur "Suivant>" :
ConfigurationUne fois installé, il est nécessaire de configurer le connecteur afin de paramétrer le compte BlueMind à synchroniser. Ouvrir l'écran de configuration de l'accès au serveur BlueMind.
SynchronisationAutomatiqueLe connecteur se synchronise avec Blue Mind en tâche de fond après la tâche «Envoyer/Recevoir» d'Outlook qui est réalisée par défaut tout les 30 minutes. Cet intervalle est modifiable en paramétrant les groupes d'envoi/réception :
ManuelleLa synchronisation peut être forcée en cliquant sur le bouton synchroniser.
Détachement des pièces jointesUne fois le connecteur installé, la fonctionnalité de détachement des pièces jointes est directement accessible dans la fenêtre de rédaction d'un message. Fonctionnement de baseLors de la rédaction d'un message, glisser-déposer le fichier dans la fenêtre de rédaction. Si celui-ci dépasse le seuil de détachement automatique, Outlook propose de lier le fichier : Le fichier est alors déposé sur le serveur BlueMind est un lien est ajouté au message : Lier directementPour ajouter un ou plusieurs fichiers directement liés, utiliser le menu "Serveur de fichiers" ajouté par le connecteur à la fenêtre de rédaction : Choisir le ou les fichiers sur l'ordinateur, ils sont aussitôt envoyés sur le serveur et les liens de téléchargement sont ajoutés au message Le sélecteur de fichiers BlueMindDe même que depuis le webmail BlueMind, le sélecteur de fichiers BlueMind permet d'envoyer des fichiers déjà présents dans l'espace en ligne de l'utilisateur (fichiers qui ont déjà été envoyés et détachés de précédents messages). Pour y accéder, utiliser le menu "Serveur de fichiers" > "Ajouter des liens du serveur de fichiers..." : Le sélecteur de fichier de BlueMind s'ouvre, permettant de sélectionner les fichiers disponibles. Cliquer sur un ou plusieurs fichiers puis sur le bouton "Sélectionner" pour les ajouter au message : Supprimer des fichiers liésUne fois des fichiers ajoutés à un message, pour les retirer, utiliser le menu Serveur de fichiers > Gérer les liens : Une fenêtre s'ouvre, contenant la liste des fichiers liés, cliquer sur l'icône poubelle du lien ou des liens à supprimer : Valider : Le lien n'est plus présent dans le message : Signature d'entrepriseSi une signature d'entreprise est paramétrée, elle sera automatiquement ajoutée à la fin du message par le serveur après son envoi. Placement de la signatureSi l'administrateur a choisi d'activer l'option adéquate, les utilisateurs peuvent choisir le placement de leur signature. Pour cela il faut ajouter la chaîne de caractère (tag) Afin de faciliter cette insertion, l'utilisateur peut paramétrer cette chaîne en tant que signature par défaut dans Outlook : Lors de la rédaction d'un email ou de la réponse à un email, le tag est alors automatiquement placé dans le message :
La signature est ensuite insérée par le serveur là où le tag se trouve : L'agendaLe connecteur synchronise l'agenda BlueMind de l'utilisateur et il est possible de synchroniser les agendas de collaborateurs ayant partagé leur agenda.
Il est possible de filtrer la liste des agendas en utilisant le champ de recherche présent en haut de la fenêtre. Pour souscrire ou se désabonner d'un agenda, cochez ou décochez la case correspondante.
Les contactsLe connecteur synchronise tous les contacts des carnets d'adresses souscrits. Par défaut sont synchronisés :
Mes carnetsIl est possible de gérer ses carnets de Contacts depuis les préférences.
SouscriptionsIl est possible de gérer les souscriptions aux carnets d'adresses.
Pour souscrire ou se désabonner à un carnet, cliquer sur la case correspondante. Il est impossible de se désabonner du carnet par défaut. Il est possible de filtrer la liste des Carnets en utilisant le champ de recherche du haut. Configuration avancéeDes options avancées sont disponibles dans les options.
Les actions suivantes sont possibles :
Mise à jourÀ partir de BlueMind 3 le connecteur Outlook est installé avec un service qui assure sa mise à jour automatique dès que celle-ci est disponible. Lorsque le connecteur détecte une nouvelle version, il la télécharge et l'installe en tâche de fond puis informe l'utilisateur du redémarrage nécessaire si Outlook était en cours d'utilisation :
Mise à jour des anciennes versions Dans les versions précédentes de BlueMind, la mise à jour se fait manuellement par les utilisateurs : télécharger la nouvelle version depuis la page de préférences utilisateurs de BlueMind puis suivre la même procédure que pour l'installation (voir section précédente). |
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