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Remarque

This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Creating events

Quick-creating an event

  • In Calendar view, click the date and time you want to create an event for, or drag you mouse over the area to select the duration you want:
Volet
borderWidth3

On this page:

Sommaire
maxLevel2

Related:
 Debuter avec l'agenda
L'agenda

  • To create an all-day event, click the day's date at the top of the hourly column:

    Drag your mouse along the days you want to include if your event takes place over several days.
  • Fill in the relevant information:
    • Title
    • Calendar: you can choose either a personal calendar or one you have been given writing permission on
      Only the calendars displayed in the current view are shown

  • Click "New event"
     Your event has now been created

    Info
    titleDefault availability

    Short events - with start and end dates and times - are by default set as "Busy".

    All-day events are by default set as "Available".

The "Modify details" link takes you to the detailed event creation window.

Creating a detailed event

Click "New event" at the top of the sidebar to open the event creation window:

Key event details are shown at the top of the page:

  • Title
  • Start/end dates and times
  • All day: the event doesn't have any specific start/end times
  •  Allow date propositions: when this box is checked, participants will be shown an interface where they can suggest a new time/date in response to the invitation

You can invite others in the right-hand side of the window. Click the icon before each guest's name to set their participation as optional or required:

Note:

  • You can invite anyone in the domain who has given you invitation rights (share right "can invite me to an event" (see  Sharing Calendars below).
  • You can invite anyone in your address books or anyone else simply by typing their email address.
  • You can also associate resources to events by adding them the same way you add participants .
  • When you add a group, each group member is added individually. 

Tabs give you access to additional features: recurring events and availability search.

Event properties

The "Information" tab is used to set key event properties:

  • Location.
  • Organizer (shows the users who have given writing rights on their events AND whose calendar is displayed in main view).
  • Les categories tags .
  • Description.
  • Reminder: to set event alerts and reminders. You can choose how notifications are shown using the "display" drop-down menu:

    • Email: an email message is sent to the user - former default behavior 
    • Notification: a browser notification popup is shown
    Astuce

    You can also set up default reminders for events. For more information go to: Calendar preferences

  • Availability: allows users viewing your calendar to see if you can be reached during the event.
    Default availability for short events is "Busy", while default availability for all-day events is "Available".
    When you confirm that you are available, the event is shown in your calendar with a light border on the left hand side:
  • Privacy: allows you to hide event content from other users. All they will see is that the time slot is unavailable:

  • Attachments: used to attach files to calendar events

Recurring events

Go to the "Repeat" tab to set how often an event is repeated: daily, weekly, monthly or yearly.

  • Enter the repeat period (e.g.: every two weeks) in the "Repeat every" text box under the Repeat drop-down menu.
  • For events repeated weekly, mark the day(s) you want the event repeated.
  • For events repeated monthly, you must specify whether you want the event to be repeated on a day of the month (e.g.: the 3rd of every month) or a day of the week (e.g.: every second Tuesday of a month).
Astuce

A sentence summarizing repeat settings above the "Repeat" tab is updated as you fill in the form:

To delete one instance of an event:

  • Display the event.
  • Click the event, then click "Delete".
  • Select "Only this instance" to keep other instances.

Availability search

The "Find a time" tab is used to search for a common available time slot for event guests:

BlueMind automatically suggests the first available slot, shown between a green line and red line, based on the date entered in the form.

You can drag and move the whole slot with your mouse, or widen or narrow it by dragging the green and red lines separately.
When the time slot overlaps with one or several users' event(s), a warning message appears at the top of the page:

Ancre
pjevents
pjevents
Attachments

BlueMind Mail's linked attachments service allows you to attach files to calendar events – from version 3.5.13.

Remarque
titleAvailability

This feature relies on the linked attachments service set up for your email service. To be able to use this feature, the linked attachments service has to be installed and enabled and you must have the following roles:

  • Linked attachments: used to attach files
  • Drive: enables BlueMind storage space

If you can't see either of these sections, please ask your administrator.

Once it is linked to an event, the file is available for download in the event details section at any time and it is sent in the invitation email to the event's participants if appropriate.

Adding/Deleting files

To add a file:

  • click "From local PC" to upload a new file

If you have the appropriate role enabled – i.e. "Drive" – a second link is available:

  • click "From server" to open the BlueMind file browser and attach a file already available in your storage space
    Files can be found again using the file chooser and be attached to other calendar events or messages.

Click the trash icon next to the file's name to delete it.

Sending files to event attendees

Files attached to an event are sent to attendees in the invitation email:

  • as file attachments if the total message size is under the limit authorized by the server:
  • as download links if the total message size is above the limit authorized by the server:
Info

File attachment/linking is completely automatic, it cannot be forced and applies to the combination of all attached files, even if some of them are small.

Downloading a file

When an event has an attachment, a paperclip is shown in calendar view:

Files attached to an event can be downloaded at any time by opening the event's editing form:

Astuce
titleFor event attendees

This also applies to event attendees: they can find the files and their download links in their calendar.

Attendees can also add files, however, just like for other changes they make to the event, they will not be shared with the organizer or other invitees.

Modifying events

To modify an event:

  • In the main window, click the event.
  • Change the title and click save.
  • Or, click the "Modify details" link. This opens the same window as for creating events (see above).
  • Once changes are done, click "Save" (or "Send" if the event has guests) at the top left of the page to apply.
Astuce
titleChanges and Notifications
Changes made to tags or reminders are considered personal and are not notified to other participants. All other changes result in information updates being sent to participants.

When you make changes to a recurring event – either by sliding the time slot in the calendar or using the event form –  you are prompted to choose one of the following options:

  • Only this instance: only the instance the user has clicked will be modified – it will become an exception to the series which will remain unchanged.
  • All the subsequent: the instance of the event the user has clicked as well as all subsequent instances will be modified. All previous instances of the series will remain unchanged.
  • All events in the series: The entire series of events will be modified.

Event duplication

From BlueMind 4.3, you can duplicate an event or meeting, i.e. create a copy that can be edited or delegated to another organizer independently from the original event.

General

To duplicate an event:

  • click the event in calendar view
  • open the drop-down menu at the bottom right of the popup and choose "Duplicate":
  • The event creation form is filled in with the event's original contents (day, times, description, organizer, participants, etc.)

  • Make the desired changes

    Info

    Changes work the same way as those made on existing events (see above paragraph).

    For instance, for shared calendars, the organizer's drop-down list only shows users who have given read/write rights on their calendar and whose calendar is currently displayed in main view.
    For more details, please read the Shared calendar section below.

  • Click Save to confirm the creation of the new event:

     In this instance, the "User training" event has been duplicated and renamed "Admin training" and the description has been edited – a new event has therefore been created with the same duration and location but with a different description. You then need to move the meeting to the desired time slot.

Recurring event

For recurring events, the duplication drop-down menu offers two options:

  • Duplicate: duplicates the whole series including recurring instances.

    Remarque

    The new series is created with the times of the first instance and recurring instances – all instances are consistent and do not include any exceptions the original series may have contained.

  • Duplicate this instance: creates a single event (i.e. non-recurring) at the times of the chosen instance. 

Meetings (events with guests)

When you duplicate a meeting, the new meeting is created with the same participants.

The new meeting is considered as a new independent meeting:

  • Participants receive a new invitation when the form is saved.
  • Participation statuses from the original meeting are not kept: all participants' statuses are set to "response pending".
  • Any changes made to either meeting (original ou duplicate) will not affect the other.
Remarque

Changes made by the organizer or participants can be seen depending on the rights you have on the calendar the event is duplicated on – see next section for details.

Shared calendar

If the duplicated event is on another user's calendar, there are several scenarios:

  • the other user has given read/write rights on their calendar: that user is then set as the organizer of the duplicated event, whether they are already the organizer or a simple participant.

  • the other user has not given read/write rights on their calendar: the event is duplicated on your calendar and you are automatically set as the organizer.

    Astuce

    In this case, if the original user was the organizer, they become a participant to the meeting and they will be invited.

Examples with two users

  • Alice: department manager. She shares her calendar as read-only – right "can invite me and see my events"
  • John: trainer, has given Nathalie read/write rights on his calendar – right "can modify my events"

First example: Alice wants to create a new training session based on an existing one in John's calendar.

Alice opens John's calendar and clicks his event "User training" then "Duplicate":

As Alice has read/write rights, the organizer stays the same, the target event will still be on John's calendar. Alice edits the event and changes the title to "Admin training" the next day:

Once it is saved, the new event is shown on John's calendar:

Second example: John wants to copy a meeting organized by Alice to organize his own event the following week.

Although he doesn't have read/rights on Alice's calendar, John can still duplicate her events:

The event is then copied on his own calendar (i.e. he becomes the organizer) and Alice is invited to the meeting:

John edits the date to organize the meeting himself the following week:

After it is saved, the meeting is shown in their calendar with the new settings:

The original meeting remains unchanged:

Deleting events

To delete an event:

  • click the event in the main window
  • in the popup that opens, click "Delete"
    • if you are the event's organizer and you've invited several participants, the event is deleted in all the participants' calendars and they receive a notification email. 
    • if you are a participant to the event, only your participation is cancelled, the event is still present in other participants' calendar.
      The organizer does not receive a notification email but you are marked as not participating in the list of event invitees.
  • when you delete a recurring event, you can choose to delete:
    • the current instance only
    • all past and future instances
    • future instances only.
Remarque
titleCAUTION

When you delete an event you are a participant in, the event will no longer be shown in your calendar, which means that you will not be able to change your attendance status any more.

Attending events

Display

In Calendar, events are shown differently depending on your attendance status:

  • Event accepted: solid color
  • Event pending response: transparent color
  • Attendance deliberately set as "maybe": solid color with dotted frame
  • Event declined: transparent color, contents crossed out
Bm_legend
bm_legendEvent display depending on user attendance status

Info

You can choose not to display declined events. To do this, go to your settings > Calendar > General tab: "Show rejected events".

Responding to event invitations

To accept or decline an invitation:

  • Click the event in the main window.
  • In the dialog box that opens, click the appropriate response button.

     Depending on your choice, a notification of your response will be sent to the event organizer.

For more information, please see L'agenda

Ancre
newtime
newtime
Proposing a new date/time

 With version 4.4, meeting participants can propose a new date/time for a meeting.

Info

This feature is compatible with Outlook (connector-free) as well as all calendars that include this feature.

It works the same way as with BlueMind in Thunderbird.

When the meeting's organizer has allowed participants to (see above §1.2 Creating a detailed event), a dedicated menu is then shown in the calendar's event popup window:

By clicking it, a search and proposal form opens:

You can then choose:

  • Your participation:
    • No: will not attend the meeting at the current proposed time 
    • Maybe: may attend the meeting at the current proposed time 
  • The new date and/or the new time
    To do this, you will be shown the same availability search interface as for creating new events (see §1.2.c above)

Once the form is filled in, click "Send" at the top of the page to send the proposal to the organizer.

 In the event popup, both in the organizer's and the participant's application, the participant's proposal is shown in orange between parentheses next to their name:

The organizer receives a message like this one:

An infobox summarizes the information and proposes the appropriate links to accept or decline the new date/time.

  • If the organizer accepts the proposal:
    • the meeting is changed
    • all participants receive an email informing them that the event has been changed.
  • If the organizer rejects the proposal:
    • the meeting stays unchanged
    • the participant who has made the proposal receives a message saying that the organizer has rejected their proposal
    • the proposal disappears from the popups in the calendars it was shown in
    • the other participants participants don't receive anything
Remarque
titleChanges to response

A request can only be processed once – organizers cannot go back on their decision. Once they have responded, the infobox is no longer shown but a new one is shown indicating that the proposal has been processed:

Astuce
titleRecurring meetings

New date/time proposals are possible for the whole meeting series only. Participants cannot propose a new date/time for one instance only.

Event history

You can view event creation and editing history.

In an event's detailed view, click "History":

Event history shows:

  • action date
  • action type: "created" or "updated"
  • author: who has performed the action
  • origin: where the action has originated from – BlueMind web client, third-party client (thick or mobile), etc.
Sv translation
languagede
Remarque

Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Erstellung eines Termins

Schnelle Erstellung

  • Rufen Sie in der Kalenderansicht das gewünschte Datum und die Uhrzeit auf und klicken Sie, um den Termin zu erstellen (oder halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie, um die gewünschte Dauer zu markieren):
Volet
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Auf dieser Seite:

Sommaire
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Verwandt:
 Erste Schritte mit dem Kalender Debuter avec l'agenda
L'agenda

  • Für einen Termin, der den ganzen Tag dauert, klicken Sie oberhalb der Zeitfenster auf den entsprechenden Tag:

    Wenn sich der Termin über mehrere Tage erstreckt, ziehen Sie die Maus über die entsprechenden Tage.
  • Machen Sie die erforderlichen Angaben:
    • Titel
    • Kalenderauswahl: Die persönlichen Kalender des Benutzers oder Kalender, die mit Schreibberechtigung für ihn freigegeben wurden, können ausgewählt werden.
      Es werden nur die in der aktuellen Ansicht angezeigten Kalender aufgeführt.

  • Klicken Sie auf "Neuer Termin".
    Der Termin wird erstellt.

    Info
    titleStandardmäßige Verfügbarkeit

    Ein kurzer Termin mit Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende wird standardmäßig mit "Beschäftigt" angezeigt.

    Ein ganztägiges Termin wird standardmäßig mit "Verfügbar" angezeigt.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Details ändern" klicken, wechseln Sie zur umfassenden Erstellung des Termins.

Umfassende Erstellung:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuer Termin" oben in der Seitenleiste, um das Fenster für die Erstellung eines Termins aufzurufen:

Im oberen Teil können Sie die wichtigsten Informationen des Termins eingeben:

  • Titel
  • Start- und Enddatum und -Uhrzeit
  • Ganztägig: Die Veranstaltung ist nicht durch Stunden begrenzt
  • Neue Zeitplanvorschläge zulassen: Bei Aktivierung dieses Kontrollkästchens wird den Teilnehmern eine Schnittstelle vorgeschlagen, über die sie in der Antwort auf die Einladung eine neue Uhrzeit vorschlagen können

Über die rechte Fensterseite können Teilnehmer eingeladen werden.
Wenn Sie auf das Symbol am Anfang der Zeile jedes Teilnehmers klicken, können Sie angeben, ob seine Teilnahme optional oder erforderlich ist:

Zu beachten:

  • Sie können alle Ihnen bekannten Personen aus der Domain einladen, die Ihnen diese Berechtigung erteilt haben (Freigabe "Kann mich einladen" siehe Abschnitt Freigabe des Kalenders).
  • Sie können jede Person einladen, die in einem Ihrer Adressbücher aufgeführt ist, und jede externe Person, indem Sie ihre E-Mail-Adresse eingeben.
  • Es ist auch möglich, den Terminen Ressourcen zuzuordnen, indem Sie sie auf die gleiche Weise hinzufügen wie Benutzer. Dann wird eine Reservierungsanfrage an ihren Verwalter gesendet.
  • Beim Hinzufügen einer Gruppe werden die Mitglieder einzeln hinzugefügt.

Die Registerkarten "Wiederholen" und "Zeit finden" gestatten den Zugriff auf zusätzliche Funktionen.

Eigenschaften eines Termins

Die erste Registerkarte, "Informationen", gestattet die Definition der wichtigsten Eigenschaften eines Termins:

  • Ort des Termin
  • Organisator (hier werden Benutzer angezeigt, die Schreibberechtigungen für ihre Termine erteilt haben UND deren Kalender in der Hauptansicht angezeigt wird)
  • Kategorien (Tags)
  • Beschreibung des Termin

  • Erinnerung: Gestattet die Definition einer Erinnerung, damit der Termin nicht vergessen wird. In einer Dropdown-Liste können Sie die Art der Erinnerung auswählen:

    • Email: Eine Nachricht wird an den Benutzer gesendet (vorheriges Standardverhalten).
    • Display: Ein Popup-Fenster mit einer Browser-Benachrichtigung wird angezeigt.
    Astuce

    Es ist auch möglich, eine Standarderinnerung für Termine einzurichten (eine vorkonfigurierte Erinnerung für jeden neuen Termin). Für weitere Informationen siehe Einstellungen für den Kalender.

  • Mich anzeigen als: Gestattet Benutzern, die Ihren Kalender anzeigen, zu sehen, ob Sie während des Termin erreichbar sind.
    Standardmäßig werden Sie bei kurzen Veranstaltungen als "Beschäftigt" und bei ganztägigen Veranstaltungen als "Verfügbar" angezeigt.
    Wenn ein Benutzer sich als "Verfügbar" erklärt, wird der Termin in seinem Kalender mit einem hellen Rand auf der linken Seite angezeigt:

  • Privatsphäre: Gestattet, den Inhalt des Termin vor anderen Benutzern zu verbergen, sie sehen nur das reservierte Zeitfenster:

  • Anhänge: Dieser Teil des Fensters gestattet, den Terminen im Kalender Anhänge hinzuzufügen.

    Astuce

    Diese Funktion ist ab Version 4.1 verfügbar. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anhänge.

Wiederholung

Die Registerkarte "Wiederholen" gestattet die Definition eines Wiederholungsintervalls für einen Termin: keine, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.

  • Das Intervall der Wiederholung (z. B. alle 2 Wochen) wird im Feld "Wiederholen alle" unterhalb der Wiederholung angegeben.
  • Geben Sie bei einer wöchentlichen Wiederholung den/die Wochentag(e) der Wiederholung an.
  • Geben Sie bei einer monatlichen Wiederholung an, ob der Termin am jeweiligen Tag des Monats (z. B. am 3. eines jeden Monats) oder am entsprechenden Wochentag (z. B. am 2. Dienstag des Monats) wiederholt werden soll.
Astuce

Über der Registerkarte wird eine Zusammenfassung der Wiederholungsinformationen angezeigt und beim Ausfüllen des Formulars aktualisiert:

So löschen Sie ein Termin:

  • Zeigen Sie der entsprechender Termin an.
  • Klicken Sie darauf und klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf "Löschen".
  • Wählen Sie "Nur dieser Termin", um alle anderen Wiederholungen des Termins zu behalten.

Ancre
rechdispo
rechdispo
Ermitteln der Verfügbarkeit

Die Registerkarte "Zeit finden" gestattet die Suche nach einem freien Zeitfenster für alle Teilnehmer:

BlueMind schlägt automatisch, grün und rot umrahmt, das erste Zeitfenster vor, das für das im Formular eingegebene Datum verfügbar ist.

Das Zeitfenster kann durch Ziehen der Maus verschoben und durch Ziehen der grünen und der roten Linie verkleinert oder vergrößert werden.
Wenn das Zeitfenster einen Termin von mindestens einem Benutzer enthält, erscheint oben auf der Seite eine Informationsmeldung:

Ancre
pjevents
pjevents
Anlagen

Ab Version 4.1 können Sie mit der FunktionAbtrennen von Anlagen des E-Mail-Systems auch Dateien an Kalendertermin anfügen.

Remarque
titleVerfügbarkeit

Um diese Funktion verwenden zu können, müssen die Benutzer über folgende Rollen verfügen:

  • Verlinkte Anhänge: ermöglicht das Anfügen von Dateien
  • Drive: ermöglicht die Nutzung des Speicherplatzes von BlueMind

Wenn Sie den unten angezeigten Bereich oder einen der Links nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Sobald eine Datei mit einem Termin verknüpft ist, steht sie jederzeit in den Termindetails zum Download bereit und wird ggf. in der elektronischen Einladung an die Teilnehmer versendet.

Dateien hinzufügen/entfernen

So fügen Sie eine Datei hinzu:

  • Klicken Sie für "Anhang hinzufügen" auf "Computer", um eine neue Datei hochzuladen.

Wenn der Benutzer über die dedizierte Rolle ("Drive") verfügt, wird ein zweiter Link angezeigt:

  • Klicken Sie auf "Server", um die BlueMind-Dateiauswahl zu öffnen und eine bereits im Speicherplatz des Benutzers vorhandene Datei hinzuzufügen
    . Die Dateien können anschließend über die Dateiauswahl gefunden werden, um sie anderen Kalendertermin oder Nachrichten hinzuzufügen.

Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol vor dem Dateinamen, um diese Datei zu löschen.

Übertragung von Dateien an Teilnehmer

Einer Besprechung hinzugefügte Dateien werden in der elektronischen Einladung an die Teilnehmer übermittelt:

  • als Anlagen, wenn die Gesamtgröße der Nachricht die vom Server zugelassene Größe nicht überschreitet:
  • als Download-Links, wenn die Gesamtgröße der Nachricht die vom Server zugelassene Größe überschreitet:
Info

Die Funktion des Anfügens/Abtrennens erfolgt automatisch und kann nicht gesteuert werden. Sie wird je nach Gesamtgröße aller als Anlage beigefügten Dateien angewendet, unabhängig davon ob einzelne Dateien dieser Anlage klein sind.

Download einer Datei

Wenn ein Termin einen Anhang hat, wird der Anhang durch ein Piktogramm in der Kalenderansicht angezeigt:

Die Dateien in der Anlage zu einem Termin können jederzeit über das Abfrage-/Bearbeitungsformular heruntergeladen werden:

Astuce
titleFür Teilnehmer

Die Funktionsweise für die eingeladenen Teilnehmer einer Besprechung ist identisch: Sie finden die Dateien mit den Download-Links in ihrem Kalender.

Sie können selbst Dateien hinzufügen, aber wie alle anderen Änderungen, die sie vornehmen, werden diese nicht an den Organisator oder an andere Teilnehmer weitergegeben.

Änderung eines Termins

So ändern Sie ein Termin:

  • Klicken Sie in der Kalenderansicht auf den Termin.
    • Ändern Sie den Titel und klicken Sie auf Speichern
    • oder klicken Sie auf den Link "Details ändern": Angezeigt wird das vollständig ausgefüllte Formular, das für die Erstellung verwendet wurde (siehe oben).
  • Wenn die erforderlichen Änderungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" (oder "Senden", wenn es weitere Teilnehmer gibt) oben links auf der Seite, damit die Änderungen berücksichtigt werden.
Astuce
titleÄnderung und Benachrichtigung
Das Hinzufügen/Löschen/Ändern von Tags und Erinnerungen wird als private Änderung betrachtet, die nicht an die Teilnehmer gesendet wird. Bei anderen Änderungen werden aktualisierte Informationen an die anderen Teilnehmer (falls vorhanden) verschickt.

Im Fall einer Änderung eines wiederkehrenden Termins durch Verschieben in der Kalenderansicht oder durch Aufrufen des ausgefüllten Formulars werden verschiedene Arten der Änderung zur Auswahl angeboten:

  • Nur dieser Termin: Die Änderung bezieht sich nur auf der Termin, das der Benutzer angeklickt hat, alle anderen Termine dieser Serie bleiben unverändert.
  • Alle folgenden: Die Änderung bezieht sich auf der Termin, das der Benutzer angeklickt hat und alle darauf folgenden Termine dieser Serie. Alle davor liegenden Termine der Serie bleiben unverändert.
  • Alle Termine in dieser Serie: Die gesamte Serie wird geändert

Duplizieren eines Termin

 Ab BlueMind 4.3 ist es möglich, ein Termin oder eine Besprechung zu duplizieren, um eine Kopie zu erstellen, die unabhängig vom ursprünglichen Termin geändert oder an einen anderen Organisator delegiert werden kann.

Im Allgemeinen

So duplizieren Sie einen Termin:

  • Klicken Sie auf der Termin in der Kalenderansicht.
  • Rollen Sie das Menü unten rechts ab und wählen Sie die Option "Duplicate":
  • Das Formular zur Erstellung eines Termins wird mit den Informationen des ursprünglichen Termins (Tag, Uhrzeit, Beschreibung, Organisator, Teilnehmer usw.) angezeigt.

  • Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor:

    Info

    Vorgenommene Änderungen werden wie Änderungen an einem bereits bestehenden Termin behandelt (siehe vorheriger Abschnitt).

    Bei freigegebenen Kalendern erscheinen daher nur die Benutzer in der Dropdown-Liste der Organisatoren, die eine Schreibberechtigung für ihren Kalender erteilt haben und deren Kalender gerade in der Hauptansicht angezeigt wird.
    Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie weiter unten im Abschnitt Freigegebene Kalender.

  • Klicken Sie auf "Speichern", um die Erstellung des neuen Termins zu bestätigen:

     In unserem Beispiel wurde der Termin "Benutzerschulung" dupliziert und in "Administratorschulung" umbenannt, die Beschreibung wurde ebenfalls angepasst: So wurde ein neuer Termin mit den gleichen Zeit- und Ortsangaben und einer angepasster Beschreibung erstellt, das jetzt zur passenden Uhrzeit verschoben werden kann.

Wiederkehrender Termin

Bei einem wiederkehrende Termin bietet das Dropdown-Menü für die Duplizierung zwei Optionen:

  • Duplicate: Die gesamte Serie wird mit ihrer Wiederholung dupliziert.

    Remarque

    Die neue Serie wird mit der Uhrzeit des erster Termin und seiner Wiederholung erstellt. Es handelt sich daher um eine regelmäßige Serie, ohne die Ausnahmen, die in der ursprünglichen Serie enthalten sein könnten.

  • Duplicate occurrence: Ein einmaliger (d. h. nicht wiederkehrendes) Termin mit der Uhrzeit des duplizierten Termin wird erstellt.

Besprechungen (Termine mit Teilnehmern)

Beim Duplizieren einer Besprechung wird eine identische Besprechung mit ihren Teilnehmern neu angelegt.

Die neue Besprechung wird als neue unabhängige Besprechung betrachtet:

  • Die Teilnehmer erhalten bei der Speicherung des Formulars eine neue Einladung.
  • Der Teilnahmestatus der ursprünglichen Besprechung wird nicht beibehalten: Alle Teilnehmer erhalten den Status "en attente de réponse" (Antwort steht aus).
  • Änderungen an einer der beiden Besprechungen (Original oder Kopie) wirken sich nicht auf die andere aus.
Remarque

Änderungen des Organisators oder der Teilnehmer können entsprechend den freigegebenen Berechtigungen für den Kalender, in dem der Termin dupliziert wird, sichtbar sein (Einzelheiten siehe nächster Abschnitt).

Freigegebener Kalender

Wenn sich der zu duplizierende Termin im Kalender eines anderen Benutzers befindet, sind mehrere Szenarien denkbar:

  • Der Benutzer hat die Schreibberechtigung für seinen Kalender erteilt: Er wird dann als Organisator den duplizierten Termin angegeben, unabhängig davon ob er bereits Organisator oder nur Teilnehmer ist.

  • Der Benutzer hat die Schreibberechtigung für seinen Kalender nicht erteilt: Die Duplizierung erfolgt auf dem Kalender der duplizierenden Person, die automatisch als Organisator angegeben wird.

    Astuce

    Wenn der Benutzer ursprünglich Organisator war, wird er in diesem Fall Teilnehmer der Besprechung und erhält eine Einladung.

Beispiele

Zwei Benutzer führen folgende Schritte durch:

  • Nathalie: Sie ist Abteilungsleiterin und gibt ihren Kalender im schreibgeschützten Modus frei (Berechtigung "Kann einladen und meine Termine einsehen").
  • Jean-Claude: Er ist Trainer und hat Nathalie berechtigt, seinen Kalender zu ändern (Berechtigung "Kann meine Termine aktualisieren").

Fall 1: Nathalie möchte eine neue Schulung für Jean-Claude erstellen, die auf einer bestehenden Schulung basiert.

Nathalie zeigt den Kalender von Jean-Claude an und klickt auf den Termin "Benutzerschulung" und dann auf "Duplicate":

Da Nathalie über die Schreibberechtigung verfügt, wird der Organisator beibehalten, der duplizierte Termin verbleibt auf dem Kalender von Jean-Claude. Nathalie ändert der Termin in eine "Administratorschulung", die am nächsten Tag stattfindet:

Nach der Speicherung erscheint der neue Termin im Kalender von Jean-Claude:

Fall 2: Jean-Claude möchte eine von Nathalie organisierte Besprechung kopieren, um sie in der folgenden Woche selbst zu organisieren.

Auch wenn Jean-Claude den Kalender von Nathalie nicht verändern darf, hat er doch die Möglichkeit, ihre Termine zu duplizieren:

DerTermin wird dann in seinen Kalender kopiert (= er wird zum Organisator bestimmt) und Nathalie wird zur Besprechung eingeladen:

Jean-Claude ändert das Datum, um in der darauffolgenden Woche die Organisation dieser Besprechung zu übernehmen:

Nach dem Speichern erscheint die Besprechung wie konfiguriert in ihren Kalendern:

Die ursprüngliche Besprechung hat sich nicht geändert:

Löschen eines Termins

So löschen Sie ein Termin:

  • Klicken Sie im Hauptfenster auf der Termin.
  • Klicken Sie im angezeigten Popup-Fenster auf die Schaltfläche "Löschen".
    • Wenn Sie der Organisator sind und mehrere Teilnehmer eingeladen haben, wird der Termin bei allen Teilnehmern gelöscht und sie erhalten eine Mail zur Information.
    • Wenn Sie einfacher Teilnehmer des Termin sind, wird nur Ihre Teilnahme abgesagt, bei den anderen Teilnehmern bleibt der Termin weiterhin vorhanden.
      Der Organisator erhält keine Mail zur Information, aber in der Teilnehmerliste des Termin werden Sie als nicht teilnehmend markiert.
  • Wählen Sie beim Löschen eines wiederkehrenden Termins die gewünschte Option:
    • Nur dieser Termin
    • Alle Termine in dieser Serie
    • Alle folgenden Termine
Remarque
titleACHTUNG
  Wenn ein Teilnehmer einen Termin löscht, erscheint er nicht mehr im Kalender, so dass es diesem Teilnehmer nicht mehr möglich ist, seine Teilnahme nachträglich zu ändern.

Teilnahme an einem Termin

Anzeige

Wie ein Termin im Kalender angezeigt wird, ist abhängig von der Teilnahme des Benutzers:

  • Termin akzeptiert: Vollfarbe
  • Antwort steht noch aus: Transparenz
  • Teilnahme wurde mit "vielleicht" gekennzeichnet: Volltonfarbe und Umrandung mit einer gepunkteten Linie

  • Termin abgelehnt: Transparenz, durchgestrichener Inhalt

    Astuce

    Der Benutzer kann wählen, ob abgelehnte Termine angezeigt werden sollen oder nicht. Diese Option ist in der Verwaltung der Benutzereinstellungen > Kalender > Registerkarte "Allgemein" zu finden: "Abgelehnte Termine anzeigen".

    Diese Einstellung ist nicht standardmäßig aktiviert, kann aber nützlich sein, um den Teilnahmestatus für ein Termin zu ändern, das zuvor abgelehnt wurde.

Bm_legend
bm_legendAffichage des événements selon la participation de l'utilisateur

Teilnahme angeben

Um die Teilnahme an einem Termin zu bestätigen oder abzulehnen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie im Hauptfenster auf der Termin.

  • Klicken Sie im angezeigten Popup-Fenster auf die Schaltfläche Ihrer Wahl:

    Der Organisator der Besprechung erhält eine Nachricht, in der Ihre Wahl angegeben wird.
    Ihr Status wird in der Kalenderansicht des Organisators aktualisiert.

    Remarque
    titleÄnderung ab BlueMind 4.2

    In den Versionen vor 3.5.15 ist es möglich, die eigene Teilnahme zu ändern, ohne den Organisator zu informieren: Dieses Vorgehen wird nicht empfohlen, da der Organisator in diesem Fall den Status dieses Teilnehmers nicht in seinem Kalender sieht.

Weitere Informationen zur Darstellung der Teilnahme an einer Besprechung finden Sie auf der Seite   Kalender - Abschnitt 3 Verwaltung von Besprechungen

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newtime
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Eine neue Uhrzeit vorschlagen

Zu Version 4.4 gehört die Möglichkeit, dass Teilnehmer einen neuen Zeitplan für ein Meeting vorschlagen können.

Info

Diese Funktion ist sowohl mit Outlook (ohne Connector) als auch mit allen Kalendermanagern kompatibel, die dieselbe Funktion ermöglichen.

Genauso funktioniert es auch mit BlueMind in Thunderbird.

Wenn der Organisator den Gästen das Recht dazu eingeräumt hat (siehe oben §1.2 Vollständige Erstellung), haben diese ein eigenes Menü im Popup des Termins im Kalender:

Durch Anklicken gelangt der Benutzer in das komplette Such- und Vorschlagsformular.

Dort kann der Benutzer Folgendes angeben:

  • Seine Teilnahme:
    • Nein: wird mit der heutigen Uhrzeit nicht an der Besprechung teilnehmen
    • Vielleicht: wird mit der heutigen Uhrzeit vielleicht an der Besprechung teilnehmen
  • Das neue gewünschte Datum und/oder die neue gewünschte Uhrzeit
    Hierfür steht dem Benutzer für die Suche nach Verfügbarkeit dieselbe Suchoberfläche zur Verfügung wie bei der Erstellung eines neuen Termins (siehe §1.2.c oben)

Klicken Sie nach Ausfüllen des Formulars oben auf der Seite auf „Senden“, um den Vorschlag an den Organisator zu senden.

Im Termin-Popup wird sowohl beim Organisator als auch beim Teilnehmer der Vorschlag des Teilnehmers in orange in Klammern neben seinem Namen angezeigt:

Der Organisator erhält eine Meldung dieser Art:

Die Kopfzeile der Nachricht fasst die Informationen zusammen und bietet Links, um die neue Uhrzeit direkt zu akzeptieren oder abzulehnen.

  • Wenn der Organisator den Vorschlag annimmt:
    • wird die Besprechung geändert
    • erhalten alle Teilnehmenden eine E-Mail mit Terminänderung.
  • Wenn der Organisator den Vorschlag ablehnt:
    • bleibt die Besprechung unverändert
    • erhält Teilnehmer, der einen Vorschlag gemacht hat, eine Nachricht, die anzeigt, dass der Organisator die Änderung ablehnt
    • der Vorschlag verschwindet aus dem Popup der Kalender, in denen er erschienen ist
    • die anderen Teilnehmenden keine Nachricht
Remarque
titleÄnderung der Antwort

Ein Vorschlag kann nur einmal bearbeitet werden, der Organisator kann seine Entscheidung nicht rückgängig machen. Sobald er geantwortet hat, wird der Kopfzeilen-Block nicht mehr angezeigt; stattdessen erscheint eine Information, die anzeigt, dass der Vorschlag bearbeitet wurde:

Astuce
titleWiederkehrende Besprechungen

Ein Gast kann nicht nur für einen Termin eine neue Uhrzeit vorschlagen: die neue Uhrzeit wird automatisch für die gesamte Besprechungsserie vorgeschlagen.

Chronologischer Verlauf eines Termin

Es ist jetzt möglich, den Erstellungs- und Änderungsverlauf einen Termin anzuzeigen.

Klicken Sie in der Detailansicht einen Termin auf die Schaltfläche "Historie":

Im Verlauf sind folgende Informationen enthalten:

  • Datum der Aktion
  • Art der Aktion: Erstellung ("Created") oder Änderung ("Updated")
  • Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat ("Author")
  • Herkunft: BlueMind-Client, Drittanbieter-Client (Fat Client oder mobiles Gerät) usw.