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Remarque

This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Introduction

BlueMind incorporates a complete shared calendar with many features such as:

  • daily, weekly, monthly and list view 
  • multi-calendar, multi-user views
  • available time slot search
  • full-text search
  • rights and delegations management
  • Outlook synchronization
  • Thunderbird integration
  • mobility for smartphones and tablets (iPhone, iPad, Android, Blackberry)
  • calendar printing
  • recurring events, exceptions, private appointments...
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Les calendriers externes


Display and navigation

The main view

The primary default view of the BlueMind calendar is made up of:

  • : task bar, used to switch between applications.
  • : search for and go to a specific date. Scroll through months using the arrows and then click on the date. The main display area then shows the period including the date selected (day, week, or month depending on the current settings).
  • : list of calendars currently displayed, as well as access to views and tags.
  • : search engine to look for events by name, tag, details, participant, etc.
  • : shows your calendar as well as those you are subscribed to and/or other selected calendars (users, resources).
    • The buttons in the top left corner are used to return to the period that includes the current date and navigate to earlier or later dates.
    • The buttons in the top right corner are used to choose the period or the type of display as well as access to printing and ics import/export. The tools drop-down menu can be used to refresh the current view:

  • : the task panel may be shown or hidden using the button in the top right corner

Events are marked with icons that give you a quick view of their properties:

  •  event with multiple attendees
  • private event
  •  recurring event

Selecting calendars

The list of calendars currently displayed is shown to the left of the page, in 

  • To add a calendar, type its name in the text box and choose the calendar suggested by autocomplete:
  • To hide a calendar temporarily, click its name in the list: the name becomes grayed out and events are no longer displayed:
  • To remove a calendar, click the color icon opposite its name, then click "Remove":

Ancre
modele-agenda
modele-agenda
Working with meetings

In version 4.2, the BlueMind model and interface have been improved further. Clearer notification names and options help reduce errors and discrepancies between users. Recurring events have also been improved: being able to choose how changes affect events (the whole event, the whole series or further events in the series) has been rolled out to all actions performed in Calendar view. 

Custom meeting versions

Each participant has their own version of a meeting. This means they can edit it (location, category, note, etc.) or set a different attendance status for an occurrence of a series of meetings: they can accept the whole series but indicate that they will not attend one or several occurrences, for instance.

Organizing and participating in meetings

Remarque

For better meeting management, organizers must be a participant in the events or meetings they organize.

To delegate a meeting or an event, i.e. create an event in a third-party's calendar (user, resource or shared calendar), the event's creator must:

  1. have writing rights ("Can update my events") on that calendar
  2. display it in their view
  3. set the third-party as the organizer

E.g. if John Doe wants to create a new meeting in John Smith's calendar:

  • the user "Smith" must grant the right "Can edit my events" to the user "Doe"
  • Doe displays Smith's calendar 
  • Doe creates an event, selecting Smith
    • in the "Calendar" drop-down list – when quick-creating an event:

      Note: the event color changes immediately and takes the color of J. Smith's events
    • in the "Organizer" drop-down list -- when using the detailed event creation form:

Invitations and notifications

Sending notifications

Event information is sent by email, email notifications are therefore required, either by the organizer to inform participants or by participants to inform the organizer of their response or change in status. 

From BlueMind 4.2, the application's interfaces have been made clearer and simpler to avoid confusion or inconsistencies between organizers' and participants' calendars. Organizers now have buttons that enables them to send or save as draft. They can also choose to notify all participants or not when they add or remove an invitee. Participants are no longer able to accept or reject an invitation without sending their response to the organizer.


Astuce
titleChanges and notifications

Changes made to tags or reminders are considered personal and are not notified to other participants. All other changes result in information updates being sent to participants.

To find out more, please refer to the L'agenda section.
You might want to look closely at the pages on Les evenements et Organiser des reunions.

Info
titleVersions earlier than 4.2

If the organizer chooses not to send invitations when they create a meeting, participants will not be notified by email and they will not see the event in their calendar. 

Additionally, when users accept or reject an event invitation, notifications are only received by the event's organizer who centralizes the information. 

Remarque

If participant choose not to send a notification to the organizer, only their version will be modified – the organizer will not see the participants' status.

Viewing Participation Statuses 

As a meeting's information is gathered by organizers only, a participant can only see other participants' statuses according to the latest version sent by the organizer (through an invitation or modification). To see up-to-date participant statuses, you must view the meeting in the organizer's calendar (provided they have granted you reading rights to their calendar):


Bm_legend
bm_legendThe same meeting as viewed by John Smith on the organizer's calendar and on his own.

About resources

Resources work the same way as users.

As a result, to be able to create an event in a resource's calendar, users must have "Can modify my events" rights and set the resource as the organizer.

User with resource booking rights only must create an event in their own calendar and invite the resource.

Resource booking features also allows, in certain cases, automatic bookings or prevents overbooking. To find out more, go to the page about resources.

Ancre
agenda-domaine
agenda-domaine
Domain calendars

Behavior

Domain calendars are considered as entities that provide information such as public holidays, company holidays, sales and marketing events (trade shows, presentations, etc.) or local events (town council meeting, exhibition, school council meeting, etc.), training days, team activities, etc.

As a result, domain calendars cannot be set as organizers of a meeting or be invited.

Good practices

Domain calendars can be used for:

  • information purposes, i.e. for users to view information.
    Domain calendars are a good way showing information.
    E.g. for a marketing calendar showing the trade shows the sales team is due to attend, or a town council's calendar showing planned meetings and events.
  • operational purposes, to create events for users.
    You need to use a resource calendar to do this.
    E.g. for an on-call duty calendar: create a weekly event "weekend duty" and invite the user concerned each week. This allows you to centralize information and allows users to accept or reject invitations and show their availability.

Multiple calendars

BlueMind users can create and use as many personal calendars as they like and manage how they are shared the same way they would their default calendar.

Creating a new calendar

To create a new calendar:

  • go to preferences > Calendar section > "My calendars" tab
  • in the "new calendar" section at the top of the tab, select the "Simple" calendar type and name it:
  • click "Add" and the calendar is added to your list of calendars:

Editing a calendar

To edit a calendar's name:

  • go to preferences > Calendar section > "My calendars" tab
  • in the "Calendars" section, click the calendar's name to open the text box and enable the action buttons:
  • Enter the new name and 
    • confirm with enter or by clicking the check mark at the end of the text box
    • cancel by clicking the "x" at the end of the text box

Deleting a calendar

To delete a calendar:

  • go to preferences > Calendar section > "My calendars" tab
  • in the "Calendars" section, click the trash icon  at the end of the row
Remarque

Default user calendars cannot be deleted.

Sharing availability

In calendar preferences (see above), the "Freebusy" column allows users to select which calendar(s) will be used when other users search their availability to invite them to an event.

Info

Availability on default user calendars cannot be disabled. To avoid this, that box is grayed out and cannot be un-checked.

Once you've selected the calendar(s), fill in the "freebusy sharing" form:

  • either by enabling public share which makes availability visible to all domain users
  • or by specifying "share with specific people or group":

Sharing can be set as:

  • Can see my freebusy
  • Can manage my freebusy sharing

Printing

To print the current view, open the Tools menu at the top right of the main display area:

In the print dialog box, you can choose to print the current view as a calendar or as a list, a preview the selection is shown:

The weekly view shown above produces the following pdf file: calendarSemaine.pdf

The list view shown above produces the following pdf file: calendarListe.pdf

Click "Save" to download the file.

Astuce
  • The drop-down list allows you to force printing as portrait or landscape. By default, automatic mode is selected and adapts to the contents printed.
  • The "Black and white" check box allows you to print in gray scale: each calendar will be printed in a different shade of gray in order to improve readability and tell events apart
  • In "list" view, an extra check box allows you to print event details.

Ancre
exportimportics
exportimportics
ICS Export and Import

ICS exporting and importing is available from the Tools menu at the top right of the main display area:

ICS Export

The dialog box that opens allows you to select the calendar and the events you want to export. By clicking "Export", you are offered to download or open the corresponding ICS file depending on the user's environment configuration:

ICS Import 

The dialog box that opens allows you look for a file on your computer and select the calendar in which you want to import the events. You can choose from all the calendars you have write access to:

ICS Synchronization

See Les calendriers externes

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languagede
Remarque

Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

BlueMind umfasst einen kompletten freigegebenen Kalender mit zahlreichen Funktionen wie z. B.:

  • Tages-, Wochen-, Monats- und Listenansicht
  • Multikalender-, Mehrbenutzer-, Gruppenansicht
  • Ressourcen-Kalender
  • Ansichtenverwaltung vom Typ Lesezeichen
  • Suche nach freien Zeitfenstern
  • Volltextsuche
  • Verwaltung von Berechtigungen und Delegierungen
  • Synchronisierung mit Outlook
  • Integration in Thunderbird
  • Verwaltung auf Smartphones und Tablets (iPhone, iPad, Android, Blackberry)
  • Synchronisierung externer Kalender
  • Externe Kalenderfreigabe
  • Druckfunktion für Kalender
  • Verwaltung von Wiederholungen, Ausnahmen, privaten Terminen usw.
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Anzeige und Navigation

Die standardmäßige Hauptansicht des BlueMind-Kalenders besteht aus mehreren Teilen:

  • : Die Taskleiste gestattet den Wechsel zwischen den verschiedenen Anwendungen.
  • : Der Kalender gestattet, ein bestimmtes Datum zu suchen und aufzurufen, indem Sie die Monate mit den Pfeiltasten abrollen und auf das gewünschte Datum klicken. Im Hauptbereich wird der Zeitraum angezeigt, der das ausgewählte Datum enthält (Tag, Woche, Monat, je nach aktueller Einstellung).
  • : Dieser Bereich zeigt Liste der aktuell angezeigten Kalender und bietet Zugriff auf Ansichten und Kategorien.
  • : Die Suchmaschine gestattet, Termine nach Name, Kategorien, Details, Teilnehmer usw. zu suchen.
  • : Dieser Bereich ist diese Hauptanzeige des Kalenders des Benutzers sowie der von ihm abonnierten Kalender und/oder weiterer Kalender seiner Wahl (Benutzer, Ressourcen).
    • Mit den Schaltflächen oben links im Hauptbereich können Sie zu dem Zeitraum mit dem aktuellen Datum zurückkehren und zu davor oder danach liegenden Daten navigieren.
    • Die Schaltflächen oben rechts gestatten die Auswahl des Zeitraums und der Art der Darstellung: Tag, Woche, Monat, Liste (letztere zeigt nur die Liste der Termine an) und den Zugriff auf die FunktionenAls PDF drucken und ICS-Datei importieren/Als ICS-Datei exportieren. Das Toolmenü gestattet auch die Aktualisierung der aktuellen Ansicht:
  • : Das Anzeigefeld der Aufgaben kann mit der Schaltfläche ||| oben rechts ein- oder ausgeblendet werden.

Die Symbole auf den Terminen gestatten, die Eigenschaften des Termins auf einen Blick zu erfassen:

  • Es gibt mehrere Teilnehmer.
  • Der Termin ist privat.
  • Der Terminist wiederkehrend.

Ancre
modele-agenda
modele-agenda
Verwaltung von Besprechungen

In der Version 4.2 wurden das Modell und die Schnittstellen weiter verbessert. BlueMind hat das Risiko von Fehlern und Übereinstimmungsproblemen zwischen den Mitarbeitern mit der Klärung der Bezeichnungen und Benachrichtigungsoptionen beseitigt. Die Verwaltung von wiederkehrenden Terminen wurde ebenfalls erweitert: Die Wahl des Typs der Änderung an einer Serie (Änderung eines Termins, der gesamten Serie oder der nächsten Termine der Serie) wurde für alle in der Kalenderansicht ausgeführten Aktionen verallgemeinert:

Personalisierte Verwaltung

Jeder Teilnehmer sieht in seinem Kalender eine eigene Version der gleichen Besprechung. So kann er eigene Änderungen vornehmen (Ort, Kategorie, Notiz usw.) oder eine differenzierte Teilnahme an einzelnen Besprechungen einer Serie von Besprechungen angeben: Er kann z. B. die gesamte Serie akzeptieren, aber angeben, dass er an einer oder mehreren Besprechungen nicht teilnehmen wird.

Organisation und Teilnahme

Remarque

Um eine Besprechung so gut wie möglich verwalten zu können, ist der Organisator künftig obligatorisch Teilnehmer der Termine und Besprechungen, die von ihm organisiert werden.

Um eine Besprechung oder ein Termin zu delegieren, d. h. um es direkt in einem Kalender (Benutzer-, Ressourcen- oder freigegebenen Kalender) zu erstellen, muss der Ersteller der Besprechung

  1. über die Schreibberechtigung ("kann aktualisieren") für den gewünschten Kalender verfügen,
  2. ihn in seiner Ansicht anzeigen,
  3. den Benutzer dieses Kalenders als Organisator angeben.

Wenn also John Doe einen Termin in John Smiths Kalender erstellen möchte, sind folgende Schritte erforderlich:

  • Der Benutzer Smith erteilt dem Benutzer Doe die Berechtigung "Kann meine Termine aktualisieren".
  • Doe zeigt in seiner Ansicht den Kalender von Smith an.
  • Doe erstellt einen Termin, indem er Smith auswählt:
    • in der Dropdown-Liste "Kalender" für eine schnelle Erstellung:

      Hinweis: Die Farbe des Termins wird geändert und erhält die Farbe der Termine von J. Smith.
    • in der Auswahlliste "Organisateur" (Organisator) für das vollständige Formular:

Einladungen und Benachrichtigungen

Senden von Benachrichtigungen

Da Informationen per E-Mail verschickt werden, muss eine Benachrichtigung gesendet werden, damit der Organisator den Teilnehmern eine Information übermitteln kann oder damit die Teilnehmer dem Organisator antworten oder ihn über eine Statusänderung informieren können.

Ab BlueMind 4.2 sind die Oberflächen übersichtlicher und einfacher gestaltet, um das Risiko von Verwechslungen oder Übereinstimmungsproblemen zwischen den Kalendern der Organisatoren und der Teilnehmer auszuschließen. Die Organisatoren verfügen jetzt über eindeutige Schaltflächen, um zwischen dem Senden und dem Speichern eines Entwurfs zu entscheiden. Sie können außerdem wählen, ob beim Hinzufügen oder Entfernen eines Teilnehmers alle Teilnehmer benachrichtigt werden sollen oder nicht. Die Teilnehmer haben ihrerseits nicht mehr die Möglichkeit, ihre Anwesenheit (oder Abwesenheit) zu erklären, ohne eine Antwort an den Organisator zu senden.

Astuce
titleÄnderung und Benachrichtigung

Das Hinzufügen/Löschen/Ändern von Tags und Erinnerungen wird als private Änderung betrachtet, die nicht an die Teilnehmer gesendet wird. Bei anderen Änderungen werden aktualisierte Informationen an die Teilnehmer gesendet.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zu L'agenda.
Wir verweisen insbesondere auf die Seiten über Les evenements und die Organisation von Besprechungen.

Info
titleVersionen vor 4.2

Wenn der Organisator beim Erstellen einer Besprechung wählt, keine Einladungen zu senden, erhalten die Teilnehmer keine Benachrichtigung und sehen die Besprechung nicht in ihren Kalendern.

Außerdem werden die Benachrichtigungen über die Annahme oder Ablehnung der Teilnahme an einer Besprechung nur vom Organisator der Besprechung empfangen, der die Informationen zentralisiert.

Remarque

Wenn der Teilnehmer keine Benachrichtigung an den Organisator sendet, wird nur die Version des Teilnehmers geändert: Der Organisator sieht dessen Status nicht in seinem Kalender.

Abfrage des Teilnahmestatus

Da die Informationen der Teilnehmer nur den Organisator erreichen, sieht ein anderer Teilnehmer in seiner Version der Besprechung den Status der anderen Teilnehmer erst zu dem Zeitpunkt, zu dem der Organisator die letzte Version gesendet hat (Versand der Einladung oder einer Änderung). Wenn Sie sicher sein möchten, den aktuellen Status zu sehen, müssen Sie die Version der Besprechung im Kalender des Organisators einsehen (vorausgesetzt der Organisator hat die Leseberechtigung für seinen Kalender erteilt):


Bm_legend
bm_legendUne même réunion consultée par l'utilisateur John Smith sur l'agenda de l'organisateur et sur le sien.

Ressourcen

Die Funktionsweise der Ressourcen entspricht der Funktionsweise der Benutzer.

Um also, wie im allgemeinen Fall, einen Termin direkt im Kalender der Ressource zu erstellen, muss der Benutzer über die Berechtigung "Kann meine Termine aktualisieren" verfügen und die Ressource als Organisator einstellen.

Wenn der Benutzer nur über eine einfache Reservierungsberechtigung verfügt, muss er ein Termin in seinem eigenen Kalender erstellen und die Ressource dazu einladen.

Darüber hinaus ermöglichen die Funktionen zur Ressourcenreservierung in einigen Fällen eine automatische Reservierung oder die Verhinderung von Doppelreservierungen. Weitere Details finden Sie auf der Seite, die den Ressourcen gewidmet ist.

Ancre
agenda-domaine
agenda-domaine
Domain-Kalender

Verhalten

Domain-Kalender sind Kalender, die der Information der Benutzer dienen, z. B. zur Bekanntgabe von Feiertagen, Betriebsferientagen, kommerziellen Veranstaltungen (Messen, Präsentationen usw.) oder kommunalen Veranstaltungen (Sitzung, Ausstellung, Schulrat usw.), von Schulungen, Aktionen eines Teams usw.

Daher können Domain-Kalender nicht als Organisatoren von Besprechungen eingestellt oder zu Besprechungen eingeladen werden.

Bewährte Praktiken

Domain-Kalender können in 2 Fällen verwendet werden:

  • Für den Informationsplaner, über den die Benutzer Informationen abrufen können.
    Der Domain-Kalender eignet sich gut für die Verwaltung dieses Kalendertyps.
    Er kann z. B. als Marketing-Kalender dienen und die Messen enthalten, an denen das Verkaufsteam teilnimmt, oder über öffentliche Versammlungen und Veranstaltungen informieren, die das Bürgermeisteramt organisiert.
  • Für den betrieblichen Terminplaner, der zum Erstellen von Terminen für Benutzer verwendet wird.
    Um diese Funktionsweise zu ermöglichen, muss ein Ressourcenkalender verwendet werden.
    Zum Beispiel bei einem Bereitschaftsplaner: Es wird ein wöchentlicher Termin "Bereitschaft Wochenende" erstellt und jede Woche wird der betroffene Benutzer eingeladen. Dies ermöglicht eine Zentralisierung der Informationen und bietet den Benutzern die Möglichkeit, die Einladung anzunehmen, abzulehnen oder anzugeben, wann sie nicht verfügbar sind.

Multikalender

Der BlueMind-Kalender gestattet einem Benutzer, beliebig viele persönliche Kalender zu erstellen und zu verwenden und deren Freigabe auf die gleiche Weise zu verwalten wie seinen Standardkalender.

Erstellung eines neuen Kalenders

So erstellen Sie einen neuen Kalender:

  • Rufen Sie die Verwaltung der Einstellungen > Abschnitt "Kalender" > Registerkarte "Meine Kalender" auf.
  • Wählen Sie im Formular "Neuer Kalender" oben auf der Seite den Kalendertyp "Standard" und geben Sie ihm einen Namen:
  • Klicken Sie auf "Hinzufügen", der Kalender erscheint sofort in Ihrer Kalenderliste:

Bearbeitung

So ändern Sie den Namen eines Kalenders:

  • Rufen Sie die Verwaltung der Einstellungen > Abschnitt "Kalender" > Registerkarte "Meine Kalender" auf.
  • Klicken Sie im Bereich "Kalender" auf den Namen des Kalenders, damit das Bearbeitungsfeld und die Aktionsschaltflächen angezeigt werden:
  • Geben Sie den neuen Namen ein und
    • bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder indem Sie auf das Häkchen am Ende des Felds klicken.
    • oder annullieren Sie, indem Sie auf das Kreuz am Ende des Felds klicken.

Löschen

So löschen Sie einen Kalender:

  • Rufen Sie die Verwaltung der Einstellungen > Abschnitt "Kalender" > Registerkarte "Meine Kalender" auf.
  • Klicken Sie im Bereich "Kalender" auf das Papierkorbsymbol am Ende der Zeile.
Remarque

Ihr Standardkalender kann nicht gelöscht werden.

Freigabe der Verfügbarkeit

In der Verwaltung der Kalendereinstellungen (siehe oben) kann der Benutzer in der Spalte "Freebusy" auswählen, welche(r) Kalender verwendet wird/werden, um seine Verfügbarkeit anzuzeigen, wenn andere Benutzer, die ihn zu einem Termin einladen möchten, danach suchen.

Info

Die Freigabe der Verfügbarkeit des Standardkalenders kann nicht deaktiviert werden. Aus diesem Grund ist das Kontrollkästchen ausgegraut und kann nicht deaktiviert werden.

Wenn die Kalender ausgewählt sind, füllen Sie das Formular zur Verwaltung der Freigabe aus:

  • indem Sie entweder die öffentliche Freigabe aktivieren, um die Verfügbarkeiten für alle Benutzer der Domain sichtbar zu machen
  • oder indem Sie die individuelle Freigabe aktivieren, um den Status nur bestimmten Benutzern oder Gruppen anzuzeigen.

Mögliche Arten der Freigabe sind:

  • Kann meine Verfügbarkeit einsehen
  • Kann meine Verfügbarkeit freigeben

Drucken

Um die aktuelle Ansicht zu drucken, öffnen Sie das Toolmenü oben rechts im Hauptanzeigebereich:

Das Dialogfeld „Als PDF drucken“ schlägt dann den Druck der aktuellen Ansicht in Kalender- oder Listenform vor, wobei die Druckoptionen eine direkte Vorschau der Auswahl erlauben:

Die dargestellte Wochenansicht ergibt die folgende PDF-Datei: calendarSemaine.pdf

Die dargestellte Listenansicht ergibt die folgende PDF-Datei: calendarListe.pdf

Klicken Sie auf "Speichern", um die Datei herunterzuladen.

Astuce
  • Die Dropdown-Liste gestattet, die Ausrichtung des Druckbilds im Hoch- oder Querformat zu forcieren. Standardmäßig ist die Ausrichtung "Automatisch" ausgewählt, die sich dem zu druckenden Inhalt anpasst.
  • Das Feld "Schwarz und weiß" ermöglicht den Druck in Graustufen: Die verschiedenen Kalender werden in unterschiedlichen Graustufen gedruckt, um die Lesbarkeit zu verbessern und die Termine zu unterscheiden
  • In der Ansicht "Liste" gestattet ein zusätzliches Kontrollkästchen, Termindetails in den Ausdruck aufzunehmen.

Ancre
exportimportics
exportimportics
Als ICS-Datei exportieren und ICS-Datei importieren

Der Export und Import von ICS-Dateien erfolgt über das Toolmenü oben rechts im Hauptbereich:

ICS-Export

Das Dialogfeld, das geöffnet wird, gestattet die Auswahl der zu exportierenden Termine. Wenn Sie auf "Export" klicken, wird die entsprechende ICS-Datei je nach Konfiguration der Umgebung des Benutzers zum Download oder Öffnen angeboten:

TRP Import

Das Dialogfeld, das geöffnet wird, gestattet, eine Datei auf dem Computer zu suchen und anschließend den Kalender auszuwählen, in den die darin enthaltenen Termine importiert werden sollen. Vorgeschlagen werden alle Kalender, für die Sie die Schreibberechtigung haben:

ICS-Synchronisation

Siehe Les calendriers externes