La signature est ajoutée au message lui-même et donc pour l'ensemble des destinataires de ce message.

Ainsi, il suffit qu'un seul des couples expéditeur/destinataire remplissent les conditions d'application de la signature pour que celle-ci soit visible de tous les destinataires.

Par exemple, une signature est créée avec pour critères :

• Expéditeur : est membre de "commerce"
• Destinataires : externes

La responsable commerciale Christiane (christiane@bluemind.loc) écrit un email avec plusieurs destinataires :

• À :
  • Client : client@domaine.swe
  • Collaborateur : bernard@bluemind.loc
• Copie :
  • Comptable : jean-claude@bluemind.loc

l'expéditrice est membre du groupe commerce et le client a une adresse externe  la signature est ajoutée au message, tous les destinataires du messages la voient : le client, Bernard et Jean-Claude.

Il est possible d'utiliser des variables afin de personnaliser la signature en fonction de l'expéditeur, par exemple pour que la signature ait une présentation identique pour chaque utilisateur mais qu'apparaissent dans le message le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de la personne envoyant l'email.

Les variables, indiquées dans le bloc d'information du formulaire, correspondent aux champs de la fiche d'information de l'utilisateur, que l'on retrouve dans la fiche contacts lorsque l'on consulte l'annuaire du domaine :

• #{formattedName} : nom complet, formé de préfixe+prénom+autre nom+nom+suffixe
• #{gender} : genre
• #{name.prefixes} : préfixe
• #{name.suffixes} : suffixe
• #{name.givenNames} : prénom
• #{name.familyNames} : nom
• #{name.additionalNames} : autre nom
• #{email} : adresse email
• #{impp} : messagerie instantanée
• #{tel.home} : téléphone personnel
• #{tel.work} : téléphone professionnel
• #{tel.cell} : téléphone mobile
• #{streetAddress} : rue
• #{region} : région
• #{postOfficeBox} : boîte postale
• #{postalCode} : code postal
• #{locality} : ville
• #{extendedAddress} : complément d'adresse
• #{countryName} : pays
• #{url} : site internet
• #{role} : fonction/emploi
• #{title} : titre
• #{division} : division (dans la société
• #{department} : département (dans la société)
• #{company} : société
• #{assistant} : nom de l'assistant
• #{manager} : nom du responsable

Par exemple, en reprenant notre capture d'écran ci-dessus, nous avons :

• Direction : active
• Marketing : active (et périodique)
• Technique : inactive
• Employés : inactive
• Entreprise : active

Si le Directeur Général veut écrire, il correspond aux 2 filtres Direction (il est membre du groupe) et Entreprise (Tous les expéditeurs) : comme Direction vient avant, sa signature sera celle de la direction.

Si un technicien support veut écrire, il correspond aux 3 filtres Technique, Employés et Entreprise : Technique est rencontré en premier mais il est désactivé, vient ensuite Employés qui est désactivé aussi, c'est donc la signature globale Entreprise qui est apposée à ses emails.

Par défaut, une nouvelle signature est créée désactivée, elle ne s'appliquera que lorsqu'elle aura été explicitement activée.

The signature is added to the message body, therefore all the message's recipients will see it.

When a sender/recipient pair matches the signature's filter criteria, it will be added to the message and seen by all its recipients.

For instance, a signature is set for the following criteria:

• Sender: is a member of "sales"
• Recipient: external

The Sales Manager Jane (jane@bluemind.loc) writes an email message to several recipients:

• To:
  • Client: client@domaine.swe
  • Colleague: john@bluemind.loc
• Copy:
  • Accountant: peter@bluemind.loc

the sender is a member of the "sales" group AND the client has an external address  the signature is added to the message, all its recipients can see it: the client, John and Peter.

You can use placeholders to customize signatures depending on the sender, e.g. if you want the same signature format for all but with each user's own name, phone number or email address.

The placeholders, which are shown in the form's placeholder information box, are extracted from users' information card, which is located in the domain directory:

• #{formattedName}: the full name, made up of prefix+given name+other name+family name+suffix
• #{gender}: gender
• #{name.prefixes}: prefix
• #{name.suffixes}: suffix
• #{name.givenNames}: given name
• #{name.familyNames}: family name
• #{name.additionalNames}: other name
• #{email}: email address
• #{impp}: instant messaging
• #{tel.home}: home phone
• #{tel.work}: work phone
• #{tel.cell}: mobile phone
• #{streetAddress}: street name
• #{region}: region
• #{postOfficeBox}: PO Box
• #{postalCode}: postal code
• #{locality}: town
• #{extendedAddress}: additional address information
• #{countryName}: country
• #{url}: website
• #{role}: position/job title
• #{title}: title
• #{division}: company division
• #{department}: company department
• #{company}: company name
• #{assistant}: assistant's name
• #{manager}: manager name

Looking at the screenshot above, the following signatures are set:

• Management: active
• Marketing: active (and scheduled)
• Techs: inactive
• Employees: inactive
• Corporate: active

If the Managing Director writes an email, he/she meets the filter criteria for Management (he/she belongs to that group) and Corporate (All senders): as Management comes first in the list, the Management signature will be used.

Technical engineers who want to write an email meet the criteria for 3 signatures: Techs, Employees and Corporate: Techs comes first, but it is deactivated. Next comes Employees, which is also deactivated, therefore the Corporate signature will be added to email messages.

By default, new signatures are deactivated. They will be applied only when they are expressly activated.