La vue principale de l'application se présente en 3 parties :
- en haut de page, les boutons d'action principaux permettant de créer, ordonner et tester les signatures
- la liste des signatures présentées avec leurs caractéristiques principales :
- leur label
- leur statut : activée, désactivée, programmée
- les expéditeurs auxquels elles s'appliquent
- les destinataires concernés
- les boutons d'édition/suppression
- Le disclaimer : il présente les mêmes caractéristiques que les signatures mais ne peut être supprimé
The application's home page has three parts:
- at the top, the key action buttons allow you to create, sort and test signatures
- the list of signatures and their key characteristics:
- name
- status: activated, deactivated, scheduled
- the senders they apply to
- the recipients concerned
- edit/delete buttons
- the disclaimer: it has the same characteristics as signatures but it cannot be deleted.
The disclaimer is included in the application by default when it is installed, but it remains empty and inactive until it is configured.
Remarque |
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title | Who will see the signature? |
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The signature is added to the message body, therefore all the message's recipients will see it. When a sender/recipient pair matches the signature's criteria, it will be visible by all recipients. For instance, a signature is set for the following criteria: - Sender: is a member of "sales"
- Recipient: external
The Sales Manager Jane (jane@bluemind.loc) writes an email message to several recipients: |
Remarque |
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title | Qui verra la signature ? |
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La signature est ajoutée au message lui-même et donc pour l'ensemble des destinataires de ce message. Ainsi, il suffit qu'un seul des couples expéditeur/destinataire remplissent les conditions d'application de la signature pour que celle-ci soit visible de tous les destinataires. Par exemple, une signature est créée avec pour critères : - Expéditeur : est membre de "commerce"
- Destinataires : externes
La responsable commerciale Christiane (christiane@bluemind.loc) écrit un email avec plusieurs destinataires : le client a une adresse externe Image Removed la signature est ajoutée au message, tous les destinataires du messages la voient : le client, Bernard et Jean-Claude. |
Installation et mise à disposition
Installation de l'application
the sender is a member of the "sales" group AND the client has an external address Image Added the signature is added to the message, all the recipients of the message can see it: the client, John and Peter. |
Installation and provisionning
Installing the application
To install the new application, install the necessary packets on the BlueMind server and restart Pour installer la nouvelle application, installer sur le serveur BlueMind les paquets nécessaires puis redémarrer BlueMind:
Tabs group |
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border | all-sides |
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navcolor | navy |
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Debian/UbuntuRedHat |
Accès à l'Accessing the application
Droit d'accès
La gestion des signatures se fait depuis une application BlueMind dédiée et non depuis la console d'administration directement. Ainsi, le superadministrateur admin0 doit désigner des utilisateurs ou administrateurs pouvant accéder (ou déléguer l'accès) à l'application pour gérer les signatures du domaine.
Access rights
Signatures are managed through a dedicated application rather than the BlueMind admin console. As a result, the super administrator admin0 must appoint the users or administrators who can access (or delegate access to) the application to manage domain signatures.
Users or groups of users can be assigned the role "Manage corporate signature" in the same way as any other role (see Pour cela, il suffit de donner le nouveau rôle "Gérer les signatures d'entreprise" à un utilisateur ou un groupe d'utilisateur de la façon habituelle (voir Utilisateurs - Les rôles):
Accès
Une fois le rôle assigné et après s'être reconnecté si besoin, l'utilisateurs a accès à l'application de la même façon qu'aux autres applications BlueMind, depuis son bandeau principal :
Image Removed
Création
Pour ajouter une signature, cliquer sur le bouton « Ajouter une signature »
Le formulaire de création est alors proposé :
Image Removed
- Label de la signature : nom affecté à la signature, permettant de l'identifier dans la liste. Ce champs est obligatoire.
- Activée : case à cocher permettant d'activer ou désactiver la signature
- Expéditeurs : la signature s'appliquera aux messages sortant émis par les personnes désignées :
- Tous les expéditeurs : tous les utilisateurs du domaine BlueMind
- L'expéditeur est membre de : un champs de saisie est ajouté, renseigner alors avec l'aide de l'autocomplétion un ou plusieurs groupes pour appliquer la signature aux membres de ce(s) groupe(s).
Exemple : une signature spécifique pour les membres du groupe "support" répondant à des demandes d'aide, une signature commune aux membres des groupes "commerce" et "communication" répondant à des demandes clients - L'expéditeur n'est pas membre de : un champs de saisie est ajouté, renseigner alors avec l'aide de l'autocomplétion un ou plusieurs groupes. La signature sera ajoutée aux utilisateurs qui ne sont pas dans ces groupes-là.
Exemple : une signature pour tous les utilisateurs ne faisant pas partie de la direction, une signature pour tous les utilisateurs non techniques, c'est-à-dire ne faisant pas partie des groupes "support" et "développement"
- Destinataires : la signature s'appliquera aux messages à destination des personnes désignées :
- Tous les destinataires : s'appliquera à tous les messages
- Internes : ne sera ajoutée qu'aux messages émis à destination d'utilisateurs du domaine
- Externes : ne sera ajoutée qu'aux messages émis à destination d'adresses externes
- Période de validité de la signature : période durant laquelle la signature sera activée :
- Permanente : la signature s'applique tant qu'elle est activée
- À partir du : la signature s'appliquera à partir de la date indiquée incluse jusqu'à désactivation
- Jusqu'au : la signature s'appliquera à partir de son activation jusqu'à la date indiquée incluse
- Période : la signature s'appliquera à partir de la première date indiquée jusqu'à la seconde. Ces dates sont incluses dans la période d'application.
- Signature HTML : code HTML de la signature qui sera ajoutée aux messages envoyés dans ce format.
- Signature texte : signature simple qui sera ajoutée aux messages envoyés au format texte
Remarque |
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title | Personnaliser et automatiser |
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Il est possible d'utiliser des variables afin de personnaliser la signature en fonction de l'expéditeur, par exemple pour que la signature ait une présentation identique pour chaque utilisateur mais qu'apparaissent dans le message le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de la personne envoyant l'email. Les variables, indiquées dans le bloc d'information du formulaire, correspondent aux champs de la fiche d'information de l'utilisateur, que l'on retrouve dans la fiche contacts lorsque l'on consulte l'annuaire du domaine : - #{formattedName} : nom complet, formé de préfixe+prénom+autre nom+nom+suffixe
- #{gender} : genre
- #{name.prefixes} : préfixe
- #{name.suffixes} : suffixe
- #{name.givenNames} : prénom
- #{name.familyNames} : nom
- #{name.additionalNames} : autre nom
- #{email} : adresse email
- #{impp} : messagerie instantanée
- #{tel.home} : téléphone personnel
- #{tel.work} : téléphone professionnel
- #{tel.cell} : téléphone mobile
- #{streetAddress} : rue
- #{region} : région
- #{postOfficeBox} : boîte postale
- #{postalCode} : code postal
- #{locality} : ville
- #{extendedAddress} : complément d'adresse
- #{countryName} : pays
- #{url} : site internet
- #{role} : fonction/emploi
- #{title} : titre
- #{division} : division (dans la société
- #{department} : département (dans la société)
- #{company} : société
- #{assistant} : nom de l'assistant
- #{manager} : nom du responsable
Astuce |
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Si un champs n'est pas renseigné dans la fiche de l'utilisateur, il ne sera alors rien affiché, la signature contiendra un blanc (espace vide) à cet emplacement |
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Ordonner les signatures
Les signatures s'appliquent dans l'ordre dans lequel elles sont listées. Il peut donc s'avérer important de les placer dans un ordre précis.
Dans le cas où un message pourrait correspondre à plusieurs cas, c'est le 1er trouvé qui s'appliquera.
Info |
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|
Par exemple, en reprenant notre capture d'écran ci-dessus, nous avons : - Direction : active
- Marketing : active (et périodique)
- Technique : inactive
- Employés : inactive
- Entreprise : active
Si le Directeur Général veut écrire, il correspond aux 2 filtres Direction (il est membre du groupe) et Entreprise (Tous les expéditeurs) : comme Direction vient avant, sa signature sera celle de la direction. Si un technicien support veut écrire, il correspond aux 3 filtres Technique, Employés et Entreprise : Technique est rencontré en premier mais il est désactivé, vient ensuite Employés qui est désactivé aussi, c'est donc la signature globale Entreprise qui est apposée à ses emails. |
Pour ordonner la liste :
- cliquer sur une signature
- utiliser les flèches Image Removed pour la faire monter ou descendre
Édition
Sur la page principale de l'application, cliquer sur l'icôneImage Removed de la ligne de la signature à éditer pour afficher le formulaire d'édition. Ce formulaire est identique au formulaire de création (voir ci-dessus).
Une fois les modifications réalisées, cliquer sur « Enregistrer » pour les sauvegarder.
Activation
Une signature ne s'applique que lorsqu'elle est activée.
Astuce |
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Par défaut, une nouvelle signature est créée désactivée, elle ne s'appliquera que lorsqu'elle aura été explicitement activée. |
Pour activer une signature :
- Ouvrir le formulaire d'édition
- Cocher la case « Activée » : Image Removed
- Enregistrer
Access
Once the role has been assigned -- after having logged back in if necessary – users can access the Signature application from the top ribbon along with other BlueMind applications:
Image Added
Creating signatures
To add a signature, click "Add a signature".
The signature creation form opens:
Image Added
- Signature description: the signature's name to identify it in the list. This field is mandatory.
- Activated: check this box to activate or deactivate the signature.
- Senders: the signature will be applied to all outgoing messages sent by the users selected:
- All senders: all users in the BlueMind domain.
- The sender is a member of: a text box is added, enter one or several groups' name using autocomplete. The signature will be added to the messages sent by users who belong to one or more of these groups.
E.g. a specific signature for members of the "support" group who reply to assistance requests, a signature for members of the "sales" and "communication" groups who respond to clients' requests. - The sender is not a member of: a text box is added, enter one or several groups' name using autocomplete. The signature will be added to the messages sent by users who do not belong to these groups.
E.g. a signature for all users who are not part of the management team, a signature for all non-technical users, i.e. those that do not belong to the groups "support" and "development".
- Recipients: the signature will apply to all the messages sent to the people selected:
- All recipients: will apply to all messages.
- Internal recipients only: will only be added to messages sent to domain users.
- At least one external recipient: will be added to messages sent (To or Cc) to at least one recipient outside the domain.
- Signature validity period: period of time for which the signature will be active:
- Permanent: the signature will apply as long as it is activated
- From: the signature will be applied from the date it is set to activate (inclusive) until it is deactivated
- To: the signature will be applied from the day it is activated until the set date (inclusive)
- Time period: the signature will apply from the start date to the finish date (both inclusive).
- HTML signature: HTML code for the signature which will be added to the messages sent in HTML format.
- Plain text signature: simple signature that is added to messages sent in plain text format.
Remarque |
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title | Customization and automation |
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You can use placeholders to customized signatures depending on the sender, e.g. if you want the same signature format for all but with each user's own name, phone number or email address. The placeholders, which are shown in the form's placeholder information box, are extracted from users' information card, which is located in the domain directory: - #{formattedName}: the full name, made up of prefix+given name+other name+family name+suffix
- #{gender}: gender
- #{name.prefixes}: prefix
- #{name.suffixes}: suffix
- #{name.givenNames}: given name
- #{name.familyNames}: family name
- #{name.additionalNames}: other name
- #{email}: email address
- #{impp}: instant messaging
- #{tel.home}: home phone
- #{tel.work}: work phone
- #{tel.cell}: mobile phone
- #{streetAddress}: street name
- #{region}: region
- #{postOfficeBox}: PO Box
- #{postalCode}: postal code
- #{locality}: town
- #{extendedAddress}: additional address information
- #{countryName}: country
- #{url}: website
- #{role}: position/job title
- #{title}: title
- #{division}: company division
- #{department}: company department
- #{company}: company name
- #{assistant}: assistant's name
- #{manager}: manager name
Astuce |
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If a field has not been completed in the user's information card, than a blank space will be left in the signature. |
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Sorting signatures
Signatures are applied by sorting order. It may therefore be important to sort them in a specific order.
Sometimes a message may fit the criteria of several signatures, in that case, the first signature found will be applied.
Info |
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|
Looking at the screenshot above, the following signatures are set: - Management: active
- Marketing: active (and scheduled)
- Techs: inactive
- Employees: inactive
- Corporate: active
If the Managing Director writes an email, he/she meets the filter criteria for Management (he/she belongs to that group) and Corporate (All senders): as Management comes first, the Management signature will be used. Technical engineers who want to write an email meet the criteria for 3 signatures: Techs, Employees and Corporate: Techs comes first, but it is deactivated. Next comes Employees which is also deactivated, therefore the Corporate signature will be added to email messages. |
To sort the list:
- click a signature
- use the arrows Image Added to move it up or down
Editing signatures
In the application's home page, click theImage Added arrow at the end of the row for the signature you want to edit to open the editing form. This is the same as the signature creation form (see above).
Once the changes have been made, click "Save".
Activating signatures
Signatures are only applied when they are activated.
Astuce |
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By default, new signatures are deactivated. They will be applied only when they are expressly activated. |
To activate a signature:
- Open the editing form
- Check the "Activated" box: Image Added
- Save
The activation statuses shown in the application's home page areLes statuts d'activation visibles depuis la page d'accueil de l'application sont :
- signature inactive
- signature active
- signature active avec période définie et en cours d'applicationwithin a scheduled period
- signature active avec période définie mais non en cours (période passée ou à venir)
Suppression
Pour supprimer une signature :
- cliquer sur l'icône poubelle Image Removed de la ligne correspondant à la signature à supprimer
- valider la demande de confirmation
Copie
Une signature peut être copiée afin de servir de modèle pour une autre signature.
Pour cela :
- sélectionner la signature souhaitée
- cliquer sur le bouton Image Removed
Image Removed Une nouvelle signature est aussitôt créée avec pour nom "Copie de..." suivi du nom de la signature d'origine.
Tester le rendu
En plus de l'option de visualisation du rendu de la signature HTML, il est possible de tester une signature afin de voir le résultat réel de toutes les versions au sein d'un message.
Pour cela :
- Sélectionner la signature souhaitée
- Cliquer sur le bouton Image Removed en haut de page
Image Removed un email est envoyé à l'utilisateur lui-même, comportant la signature dans les 2 formats (HTML et texte), suivi du disclaimer s'il y a lieu.
Prenons par exemple, la signature d'entreprise paramétrée comme suit :
Image Removed
En cliquant sur l'icône d'aperçu on peut la voir ainsi :
Image Removed
Et dans l'email de test correspondant consulté avec le webmail :
Image Removed
Le disclaimer
Ce message, si activé, s'ajoute sans condition, en plus de la signature. à tous les messages émis par les utilisateurs du domaine.
Il peut s'agir d'un message d'information juridique (sur le caractère confidentiel des informations), commerciale (coordonnées de l'entreprise ou promotion en cours) ou encore à destination écologique (message incitant à ne pas imprimer l'email).
Un disclaimer est présent par défaut lors de l'installation du module, mais il reste vide et inactif tant qu'il n'est pas paramétré.
- , scheduled but not running (scheduled previously or in the future)
Deleting signatures
To delete a signature:
- click theImage Added icon at the end of the row for the signature you want to delete
- confirm the deletion when prompted.
Copying signatures
Signatures can be copied to serve as a model for other signatures.
To do this:
- select the signature you want to copy
- click the Image Added button
Image Added A new signature is immediately created and named "Copy of..." followed by the name of the original signature.
Testing the results
In addition to checking how an HTML signature will be displayed, you can test a signature to see how all its versions (HTML and text) will appear in a message.
To do this:
- Select the signature you want to test
- Click the Image Added button at the top of the page
Image Added an email is sent to the user, bearing the signature in both formats (HTML and plain text), followed by the disclaimer if applicable.
E.g., take the following signature:
Image Added
When you click the preview icon, the signature is shown:
Image Added
And in the test email as viewed in webmail:
Image Added
The disclaimer
This message, if activated, is added, no conditions applied, in addition to the signature to all the messages sent by domain users.
It may be a legal disclaimer (on confidentiality), a marketing message (company details or special offer) or an environmental warning (a message suggesting not to print the message).
The disclaimer is included in the application by default when it is installed, but it remains empty and inactive until it is configured.
- To open the editing form, just like for signatures, click the correspondingImage Added icon: Image Added The form is almost identical to the signatures form, with two small differences:
- the name and the senders cannot be edited, it is always called "disclaimer" and applies to all senders
- there is no validity period, it is applied as long as it is active
- Recipients: unlike signatures, the disclaimer does not allow you to filter by groups, only 3 choices are available:
- All recipients
- Internal recipients only
- At least one external recipient
- HTML signature: HTML code for the signature that will be added to messages sent in HTML format.
- Plain text signature: simple signature that will be added to messages sent in plain text format
- Le formulaire d'édition s'affiche, de même que pour les signatures, en cliquant sur l'icône Image Removed correspondante : Image Removed Le formulaire est identique à celui des signatures, à 2 différences près :
- le label et les expéditeurs ne sont pas modifiables, il se nomme toujours "disclaimer" et s'applique à tous les expéditeurs
- il n'y a pas de période de validité, il est appliqué tant qu'il est actif
- Destinataires : contrairement aux signatures, le disclaimer ne propose pas de filtre sur les groupes, 3 choix seulement sont possibles :
- Tous les destinataires
- Destinataires internes uniquement
- Au moins un destinataire externe
- Signature HTML : code HTML de la signature qui sera ajoutée aux messages envoyés au format HTML.
- Signature texte : signature simple qui sera ajoutée aux messages envoyés au format texte