La vue principale de l'application se présente en 3 parties :

1. en haut de page, les boutons d'action principaux permettant de créer, ordonner et tester les signatures
2. la liste des signatures présentées avec leurs caractéristiques principales :
   
   • leur label
   • leur statut : activée, désactivée, programmée
   • les expéditeurs auxquels elles s'appliquent
   • les destinataires concernés
   • les boutons d'édition/suppression
3. Le disclaimer : il présente les mêmes caractéristiques que les signatures mais ne peut être supprimé.
   Un disclaimer est présent par défaut lors de l'installation du module, mais il reste vide et inactif tant qu'il n'est pas paramétré.

Installation et mise à disposition

Installation de l'application

Pour installer la nouvelle application, installer sur le serveur BlueMind les paquets nécessaires puis redémarrer BlueMind :

Accès à l'application

Droit d'accès

La gestion des signatures se fait depuis une application BlueMind dédiée et non depuis la console d'administration directement. Ainsi, le superadministrateur admin0 doit désigner des utilisateurs ou administrateurs pouvant accéder (ou déléguer l'accès) à l'application pour gérer les signatures du domaine.

Pour cela, il suffit de donner le nouveau rôle "Gérer les signatures d'entreprise" à un utilisateur ou un groupe d'utilisateur de la façon habituelle (voir Utilisateurs - Les rôles ) :

Accès

Une fois le rôle assigné et après s'être reconnecté si besoin, l'utilisateurs a accès à l'application de la même façon qu'aux autres applications BlueMind, depuis son bandeau principal :

Gestion des signatures

Créer une signature

Pour ajouter une signature, cliquer sur le bouton « Ajouter une signature » en haut à gauche de la page :

Le formulaire de création/édition est alors proposé :

• Label de la signature : nom affecté à la signature, permettant de l'identifier dans la liste. Ce champs est obligatoire.
• Activée : case à cocher permettant d'activer ou désactiver la signature
• Expéditeurs : la signature s'appliquera aux messages sortant émis par les personnes désignées :
  • Tous les expéditeurs : tous les utilisateurs du domaine BlueMind
  • L'expéditeur est membre de : un champs de saisie est ajouté, renseigner alors avec l'aide de l'autocomplétion un ou plusieurs groupes. La signature sera ajoutée aux utilisateurs membres d'un ou plusieurs de ces groupes.
    Exemple : une signature spécifique pour les membres du groupe "support" répondant à des demandes d'aide, une signature commune aux membres des groupes "commerce" et "communication" répondant à des demandes clients
  • L'expéditeur n'est pas membre de : un champs de saisie est ajouté, renseigner alors avec l'aide de l'autocomplétion un ou plusieurs groupes. La signature sera ajoutée aux utilisateurs qui n'appartiennent à aucun de ces groupes.
    Exemple : une signature pour tous les utilisateurs ne faisant pas partie de la direction, une signature pour tous les utilisateurs non techniques, c'est-à-dire ne faisant pas partie des groupes "support" et "développement"
• Destinataires : la signature s'appliquera aux messages à destination des personnes désignées :
  • Tous les destinataires : s'appliquera à tous les messages
  • Destinataires internes uniquement : ne sera ajoutée qu'aux messages émis à destination d'utilisateurs du domaine
  • Au moins un destinataire externe : sera ajouté aux messages dont au moins une des adresses de destinataires (à ou cc) est extérieure au domaine
• Options avancées : en cliquant sur cette zone un encadré s'ouvre, donnant accès à des options supplémentaires :
  
  • Période de validité de la signature : période durant laquelle la signature sera activée, cela permet de programmer en avance des signatures et/ou de les rendre temporaires :
    
    • Permanente : la signature s'applique tant qu'elle est activée
    • À partir du : la signature s'appliquera à partir de la date indiquée incluse jusqu'à désactivation
    • Jusqu'au : la signature s'appliquera à partir de son activation jusqu'à la date indiquée incluse
    • Période : la signature s'appliquera à partir de la première date indiquée jusqu'à la seconde. Ces dates sont incluses dans la période d'application.

  • Autoriser l'utilisateur à placer la signature : permet à l'utilisateur de choisir de placer la signature où il le souhaite (avant ou après le message auquel il répond).
    Pour ce faire, l'utilisateur doit placer la chaîne --X-BM-SIGNATURE-- là où il souhaite :

    • dans le webmail, BlueMind facilite cela en plaçant la chaîne en lieu et place de la signature habituelle de l'utilisateur en fonction de l'option définie par l'utilisateur dans ses Préférences avancées.
      L'utilisateur peut alors déplacer ce tag à l'emplacement voulu.

    • dans les logiciels clients tiers (Thunderbird, mobiles, etc.) l'utilisateur doit placer lui-même manuellement ce tag, par exemple à la place de sa signature habituelle s'il veut que celle-ci soit remplacée.
      Cela peut-être facilité en définissant le tag comme signature par défaut dans son logiciel.

    Si le tag n'est pas trouvé dans l'email alors la signature d'entreprise sera automatiquement placée en bas du message.
  • Supprimer les occurrences précédentes : lors d'une réponse à un fil de messages, supprime les occurrences précédentes de la signature de l'utilisateur
• Signature HTML : signature qui sera ajoutée aux messages envoyés dans ce format.
  • L'éditeur WYSIWYG vous permet de créer une signature ou l'importer par copier/coller depuis une autre source (logiciel de création web, copie depuis une page html ou un email, etc.)
    
    • le bouton  vous permet de basculer en mode d'édition du code HTML
    • le menu déroulant  vous permet d'insérer des variables (voir encadré ci-après)

  • L'icône  en fin de ligne permet d'importer le code HTML contenu dans un fichier (fichier texte, page html...)

    Astuce
    Lors de l'import d'un fichier HTML, la signature texte est générée automatiquement si celle-ci est vide.

• Signature texte : signature simple qui sera ajoutée aux messages envoyés au format texte

  • L'icône  permet de générer la signature texte à partir de la signature HTML

  • L'icône  en fin de ligne permet d'importer le texte contenu dans un fichier

Cliquer sur le bouton  pour sauvegarder la signature et quitter le formulaire.

Les variables

Il est possible d'utiliser des variables afin de personnaliser la signature en fonction de l'expéditeur, par exemple pour que la signature ait une présentation identique pour chaque utilisateur mais qu'apparaissent dans le message le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de la personne envoyant l'email.

Utilisation

Deux façons permettent d'ajouter une variable :

1. écrire le code correspondant en commençant par "#{", l'autocomplétion vous propose alors les variables possibles au cours de la frappe :
   
2. utiliser la liste déroulante  et sélectionner la variable souhaitée :
   

Blocs conditionnels

Si une variable n'est pas renseignée dans la fiche de l'utilisateur, alors un espace vide est affiché à cet endroit.

Pour éviter cela, il est possible de placer un bloc conditionnel : si la variable n'est pas renseignée dans la fiche de l'utilisateur alors l'ensemble du bloc n'apparaîtra pas dans la signature.
Pour ajouter un bloc conditionnel : sélectionner le texte souhaité puis cliquer sur le bouton  :

Les variables disponibles

Les variables correspondent aux champs de la fiche d'information de l'utilisateur (renseignées par l'administrateur ou par synchronisation AD/LDAP). Ce sont les informations que l'on retrouve dans la fiche contacts lorsque l'on consulte l'annuaire du domaine :

• #{formattedName} : nom complet, formé de préfixe+prénom+autre nom+nom+suffixe
• #{gender} : genre
• #{name.prefixes} : préfixe
• #{name.suffixes} : suffixe
• #{name.givenNames} : prénom
• #{name.familyNames} : nom
• #{name.additionalNames} : autre nom
• #{email} : adresse email
• #{impp} : messagerie instantanée
  NB : lorsque plusieurs champs de messagerie instantanée sont renseignés dans la fiche de l'utilisateur, la première de la liste sera utilisée.
• #{tel.home} : téléphone personnel
• #{tel.work} : téléphone professionnel
• #{tel.cell} : téléphone mobile
• #{streetAddress} : rue
• #{region} : région
• #{postOfficeBox} : boîte postale
• #{postalCode} : code postal
• #{locality} : ville
• #{extendedAddress} : complément d'adresse
• #{countryName} : pays
• #{url} : site internet
• #{role} : fonction/emploi
• #{title} : titre
• #{division} : division (dans la société
• #{department} : département (dans la société)
• #{company} : société
• #{assistant} : nom de l'assistant
• #{manager} : nom du responsable

Disponibles à partir de BlueMind 3.5.12 :

• #{fax.work} : numéro de fax professionnel
• #{fax.home} : numéro de fax personnel

Ordonner les signatures

Les signatures s'appliquent dans l'ordre dans lequel elles sont listées. Il peut donc s'avérer important de les placer dans un ordre précis car dans le cas où un message pourrait correspondre à plusieurs cas, c'est le 1er trouvé qui s'appliquera.

Pour ordonner la liste :

• cliquer sur une signature
• utiliser les flèches  en haut de page pour la faire monter ou descendre

Activation

Une signature ne s'applique que lorsqu'elle est activée.

Pour activer une signature :

• Ouvrir le formulaire d'édition
• Cocher la case « Activée » : 
• Enregistrer

Les statuts d'activation visibles depuis la page d'accueil de l'application sont :

•  signature inactive
•  signature active
•  signature active avec période définie et en cours d'application
•  signature active avec période définie mais non en cours (période passée ou à venir)

Édition

Sur la page principale de l'application, cliquer sur l'icône crayon  de la ligne de la signature à éditer pour afficher le formulaire d'édition. Ce formulaire est identique au formulaire de création (voir ci-dessus).

Une fois les modifications réalisées, cliquer sur « Enregistrer » pour les sauvegarder.

Suppression

Pour supprimer une signature :

• cliquer sur l'icône poubelle  de la ligne correspondant à la signature à supprimer
• valider la demande de confirmation

Copie

Une signature peut être copiée afin de servir de modèle pour une autre signature.

Pour cela :

• sélectionner la signature souhaitée
• cliquer sur le bouton en haut de page

 Une nouvelle signature est aussitôt créée avec pour nom "Copie de..." suivi du nom de la signature d'origine.

Tester le rendu

Il est possible de tester une signature afin de voir le résultat réel des différentes versions (HTML ou texte) au sein d'un message.

Pour cela, dans la page principale de l'application Signature :

• Sélectionner la signature souhaitée dans la liste
• Cliquer sur le bouton  en haut de page
   un email est envoyé à l'utilisateur lui-même, comportant la signature dans les 2 formats (HTML et texte), suivi du disclaimer s'il y a lieu.

Prenons par exemple, la signature d'entreprise créée ci-dessus, l'email reçu est le suivant :

Le disclaimer

Ce message, si activé, s'ajoute, en plus de la signature personnelle ou d'entreprise, au message quel que soit l'expéditeur.

Il peut s'agir d'un message d'information juridique (sur le caractère confidentiel des informations), commerciale (coordonnées de l'entreprise ou promotion en cours) ou encore à destination écologique (message incitant à ne pas imprimer l'email).

Un disclaimer est présent par défaut lors de l'installation du module, mais il reste vide et inactif tant qu'il n'est pas paramétré.

• Le formulaire d'édition s'affiche, de même que pour les signatures, en cliquant sur l'icône crayon  correspondante :

  
  Le formulaire est identique à celui des signatures, à quelques différences près :

  • le label et les expéditeurs ne sont pas modifiables, il se nomme toujours "disclaimer" et s'applique à tous les expéditeurs
  • il n'y a pas de période de validité, il est appliqué tant qu'il est actif
• Destinataires : 3 choix sont possibles :
  • Tous les destinataires
  • Destinataires internes uniquement
  • Au moins un destinataire externe
• Signature HTML : code HTML de la signature qui sera ajoutée aux messages envoyés au format HTML.
  • Le même éditeur WYSIWYG que pour les signatures est proposé, il est donc possible de créer un disclaimer au format riche.

  • L'icône  en fin de ligne permet là aussi d'importer le code HTML contenu dans un fichier

    Astuce
    Lors de l'import d'un fichier HTML, la signature texte est générée automatiquement si celle-ci est vide.

• Signature texte : signature simple qui sera ajoutée aux messages envoyés au format texte.
  L'icône  en fin de ligne permet là aussi d'importer le code HTML contenu dans un fichier.

Utilisation

Les utilisateurs voient apparaître la signature dans leur fenêtre de composition de message et peuvent décider de son placement :

Pour en savoir plus sur le fonctionnement côté utilisateur, consulter le paragraphe dédié de la documentation utilisateur :

• Le composeur - Signature d'entreprise
• Thunderbird - Signature d'entreprise

The application's homepage has three parts:

1. at the top, the key action buttons allow you to create, sort and test signatures
2. the list of signatures and their key characteristics:
   
   • name
   • status: activated, deactivated, scheduled
   • the senders they apply to
   • the recipients concerned
   • edit/delete buttons
3. the disclaimer: it has the same characteristics as signatures but it cannot be deleted.
   The disclaimer is included in the application by default when it is installed, but it remains empty and disabled until it is configured.

Installation and provisioning

Installing the application

To install the new application, install the necessary packages on the BlueMind server and restart BlueMind:

Accessing the application

Access rights

Signatures are managed through a dedicated application rather than the BlueMind admin console. As a result, the super administrator admin0 must appoint the users or administrators who can access (or delegate access to) the application to manage domain signatures.

Users or groups of users can be assigned the role "Manage corporate signature" using the same method as for any other role (see Utilisateurs - Les rôles):

Access

Once the role has been assigned -- after having logged back in if necessary – users can access the Signature application from the top ribbon along with other BlueMind applications:

Creating signatures

To add a signature, click "Add a signature". 

The signature creation form opens:

• Signature name: the signature's name to identify it in the list. This field is mandatory.
• Activated: check this box to activate or deactivate the signature.
• Senders: the signature will be applied to all outgoing messages sent by the users selected:
  • All senders: all users in the BlueMind domain.
  • The sender is a member of: a text box is added, enter one or several groups' name using autocomplete. The signature will be added to the messages sent by users who belong to one or more of these groups. 
    E.g. a specific signature for members of the "support" group who reply to technical assistance requests, a signature for members of the "sales" and "communication" groups who respond to clients' requests.
  • The sender is not a member of: a text box is added, enter one or several groups' name using autocomplete. The signature will be added to the messages sent by users who do not belong to these groups.
    E.g. a signature for all users who are not part of the management team, a signature for all non-technical users, i.e. those that do not belong to the groups "support" and "development".
• Recipients: the signature will be applied to all the messages sent to the type of recipients:
  • All recipients: will apply to all messages.
  • Internal recipients only: will only be added to messages sent to domain users.
  • At least one external recipient: will be added to messages sent (To or Cc) to at least one recipient outside the domain.
• Advanced options: clicking this bar opens a form with additional options:
  
  • Signature validity period: period of time for which the signature will be enabled:
    
    • Permanent: the signature will be applied as long as it is enabled
    • From: the signature will be applied from the date it is set (inclusive) until it is disabled
    • Until: the signature will be applied from the day it is enabled until the set date (inclusive)
    • Period: the signature will apply from the start date to the finish date (both inclusive)

  • Authorize individual signature placement: lets users choose where to place the signature (before or after the message they reply to).
    To do this, users place the string --X-BM-SIGNATURE-- where they want the signature to go:

    • in webmail, BlueMind makes this easier as the string replaces the user's usual signature according to their set preferences Préférences avancées.
      Users are then able to move the signature tag where desired. 

    • in third-party clients (Thunderbird, mobiles, etc.), users must place the signature tag manually, e.g. in place of their usual signature if they want to replace it.
      This can be made easier by setting the tag as the client's default signature.

    If no signature tag is found in the message, the corporate signature will be automatically added at the bottom of the message.
  • Delete all previous occurrences: when users reply to a thread of messages, earlier occurrences of the user's signature are deleted.
• HTML signature: signature that will be added to the messages sent in HTML format.
  • The WYSIWYG editor allows you to create a signature or to importe one by copying/pasting one from another source (web creation software, another html page or an email message, etc.)
    
    • the button allows you to toggle to HTML editing
    • the menu allows you to insert placeholders (see box below)

  • Theicon at the end of the row allows you to import an HTML code from a file (text file, html page, etc.)

    Astuce
    When you import an HTML file, a text signature is generated automatically if one doesn't already exist.

• Plain text signature: simple signature that is added to messages sent in plain text format.

  • The icon allows you to generate a plain text signature from the HTML signature.

  • Theicon at the end of the row allows you to import text from a file.

Placeholders

Placeholders can be used to create sender-customised signatures, e.g. the signature looks the same for all but shows the specific sender's name, telephone number and address.

Using placeholders

There are two ways of adding placeholders:

1. write the corresponding code starting with "#{", autocomplete then suggests possible placeholders as you type:
   
2. use the drop-down list  and select the placeholder as desired:
   

Conditional blocks

If a placeholder is missing in the user's information card, then an empty space is shown.

To avoid this, you can insert a conditional block: if a placeholder is missing in the user's information card, then the entire block will be left out of the signature.
To add a conditional block: select the appropriate text and click:

Available placeholders

Placeholders are the same as those in users' information cards  (as entered by the administrator or through AD/LDAP synchronization). This is information you can see when you search the directory in your Contacts application:

• #{formattedName}: the full name, made up of prefix+given name+other name+family name+suffix
• #{gender}: gender
• #{name.prefixes}: prefix
• #{name.suffixes}: suffix
• #{name.givenNames}: given name
• #{name.familyNames}: family name
• #{name.additionalNames}: other name
• #{email}: email address
• #{impp}: instant messaging
• #{tel.home}: home phone
• #{tel.work}: work phone
• #{tel.cell}: mobile phone
• #{streetAddress}: street name
• #{region}: region
• #{postOfficeBox}: PO Box
• #{postalCode}: postal code
• #{locality}: town
• #{extendedAddress}: additional address information
• #{countryName}: country
• #{url}: website
• #{role}: position/job title
• #{title}: title
• #{division}: company division
• #{department}: company department
• #{company}: company name
• #{assistant}: assistant's name
• #{manager}: manager name

From BlueMind 3.5.12:

• #{fax.work}: work fax number
• #{fax.home}: home fax number

Sorting signatures

Signatures are applied by sorting order. It may therefore be important to sort them in a specific order. 

Sometimes a message may match the criteria for several signatures, in that case, the first signature found will be applied.

To sort the list:

• click a signature
• use the arrows to move it up or down

Activating signatures

Signatures are only applied when they are activated.

To activate a signature:

• Open the editing form
• Check the "Activated" box:
• Save

The activation statuses shown in the application's home page are:

• signature disabled
• signature enabled
• signature enabled within a scheduled period
• signature enabled and scheduled but not running (scheduled previously or in the future)

Editing signatures

In the application's home page, click the arrow at the end of the row for the signature you want to edit to open the editing form. This is the same as the signature creation form (see above).

Once the changes have been made, click "Save".

Deleting signatures

To delete a signature:

• click the icon at the end of the row for the signature you want to delete
• confirm the deletion when prompted.

Copying signatures

Signatures can be copied to serve as a model for other signatures.

To do this:

• select the signature you want to copy
• click the button

A new signature is immediately created and named "Copy of..." followed by the name of the original signature.

Testing the results

In addition to checking how an HTML signature will be displayed, you can test a signature to see how all its versions (HTML and text) will appear in a message.

To do this:

• Select the signature you want to test
• Click the button at the top of the page
  an email is sent to the user, bearing the signature in both formats (HTML and plain text), followed by the disclaimer if applicable.

E.g., take the previsouly created signature, when you click the preview icon, the test email as viewed in webmail:

Disclaimers

A disclaimer message, if activated, is added, no conditions applied, in addition to the signature to all the messages sent by domain users.

It may be a legal disclaimer (on confidentiality), a marketing message (company details or special offer) or an environmental warning (a message suggesting not to print the message).

The disclaimer is included in the application by default when it is installed, but it remains empty and disabled until it is configured.

• To open the editing form, just like for signatures, click the corresponding icon: The form is almost identical to the signatures form, with two small differences:
  
  • the name and the senders cannot be edited, it is always called "disclaimer" and applies to all senders
  • there is no validity period, it is applied as long as it is enabled
• Recipients: unlike signatures, the disclaimer does not allow you to filter by groups, only 3 choices are available:
  • All recipients
  • Internal recipients only
  • At least one external recipient
• HTML signature: HTML code for the signature that will be added to messages sent in HTML format.
  • The icon allows you to preview the results 

  • The icon at the end of the row allows you to import an HTML code from a file 

    Astuce
    When you import an HTML file, a plain text signature is generated automatically if one doesn't already exist.

• Plain text signature: simple signature that will be added to messages sent in plain text format

  • Theicon allows you to generate a text signature from the HTML signature

  • Theicon at the end of the row allows you to import the text from a file

Using corporate signatures

Users can see the signature in their message compose window and can choose where to place it:

To find out more about how signatures work for users, please see our user's guide:

• The Composer - Corporate signatures
• Thunderbird - Corporate signatures