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changes.mady.by.user Dominique Eav

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Présentation

Le carnet de domaine est un carnet d'adresses commun aux utilisateurs. En plus de la simple consultation, l'administrateur peut déléguer les droits de modification ou de gestion du carnet à des utilisateurs ou groupes.

À partir de BlueMind 3.5, les carnets de domaines sont gérés comme des entités à part entière mais continuent de se comporter comme les carnets d'utilisateurs : selon les droits attribués on peut les consulter, créer et modifier des fiches, y importer des contacts ou encore exporter le carnet au format vCard

Volet

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Sommaire
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En relation :

Calendriers de domaines

Carnet de domaine interne

Création

Pour créer un nouveau carnet :

  1. Depuis la page d'accueil de la gestion de l'annuaire, cliquer sur "Créer un carnet"
    ou depuis la liste des entrées d'annuaire utiliser le bouton Nouveau > Carnet d'adresses :
  2. laisser sélectionner le type de carnet "interne", renseigner un nom et, s'il y a lieu,
sélectionner un domaine
  1. une délégation :
    Image Modified
  2. cliquer sur «Créer» pour une création simple et directe du carnet
    ou cliquer sur «Créer & éditer» pour créer le carnet et accéder aux options de configuration, notamment aux options de partage.

Configuration

Options générales

La seule configuration nécessaire pour un carnet est son nom, lL'onglet "Général" permet donc de la configuration d'un carnet de domaine permet de modifier le nom du carnet son nom ou l'unité d'organisation (délégation) à laquelle il appartient :

Une fois le nom ou la délégation renseigné, cliquer sur «Enregistrer» pour valider les changements.

Astuce
L'astérisque indique que le champs est obligatoire, le nom ne peut être laissé vide.

Carnet d'adresses connecté à un ldap externe

Image Added À partir de BlueMind 3.5.5, des carnets d'adresses de domaine synchronisés à des annuaires LDAP peuvent être créés. Cette fonctionnalité permet notamment la consultation d'annuaires LDAP de grande ampleur, en filtrant ou non les contacts présentés dans le carnet.

Droit d'administration

L'administration des carnets d'adresses LDAP est conditionnée par un rôle particulier qu'il convient de déléguer aux administrateurs souhaités :

Image Added

Ce rôle est indépendant afin de pouvoir permettre à certains administrateurs de ne créer que de simples carnets de domaines.

De même que les autres, ce rôle peut être délégué soit à un groupe (par exemple pour le donner à tous les administrateurs) soit individuellement à certains utilisateurs seulement.
Pour en savoir plus, consulter la page dédiée L'administration déléguée

Création

La création se fait de la même façon que pour la création d'un carnet simple :

  1. Depuis la page d'accueil de la gestion de l'annuaire, cliquer sur "Créer un carnet d'adresses du domaine"
    ou depuis la liste des entrées d'annuaire utiliser le bouton Nouveau > Carnet d'adresses :
    Image Added
  2. sélectionner le type de carnet "ldap", le formulaire nécessaire apparaît alors :
    Image Added
  3. Remplir les informations de l'annuaire à connecter :
    Image Added
  4. cliquer sur «Créer» pour une création simple et directe du carnet
    ou cliquer sur «Créer & éditer» pour créer le carnet et accéder aux options de configuration, notamment celles de partage.

Configuration

L'onglet « Général » des options de configuration d'un carnet permet de :

  • Modifier son nom
  • Ajouter, modifier ou retirer l'unité d'organisation (délégation) à laquelle il appartient
  • Vérifier les informations de connexion à l'annuaire LDAP
  • Forcer une synchronisation ou réinitialiser les données

Image Added

Partage

Par défaut, lors de sa création, un carnet d'adresses de domaine n'est partagé avec aucun utilisateur.

Les droits peuvent être affectés :

  • à l'ensemble des utilisateurs du domaine pour un carnet commun et public
  • à certains utilisateurs, par exemple pour un carnet de contacts partagés entre le directeur, son adjoint et sa secrétaire
  • à un groupe, par exemple un carnet de clients ou un carnet de prospects pour l'équipe commerciale

Les droits qu'il est possible d'affecter sont :

  • Lecture Peut voir ce carnet d'adresses : peut consulter et exporter les fiches contacts
  • Écriture Peut modifier les contacts de ce carnet d'adresses : peut créer, importer et modifier les contacts
  • Écriture et administration des partages Peut modifier les contacts et gérer les partages du carnet d'adresses : peut, en plus du droit d'écriture, administrer les partages du carnet

Image Modified

Avertissement
titlePartage d'un carnet synchronisé à un annuraire LDAP : problème connu

Malgré la présence d'une option "peut modifier", les contacts des carnets d'adresses synchronisés à des annuaires LDAP ne pourront pas être modifiés par les utilisateurs, cette synchronisation étant de la consultation simple.

Les seuls droits pertinents sont "peut voir les contacts" et "peut gérer les partages".

Partage public

En activant cette case, le partage paramétré est appliqué à l'ensemble des utilisateurs du domaine.

Partager avec des personnes ou des groupes en particulier

Cette section permet de choisir des personnes ou groupes à qui affecter des droits.

  • Commencer à saisir le nom de l'utilisateur ou du groupe dans le champs de saisie
et
  • valider avec la touche entrée ou en cliquant sur le nom proposé par l'autocomplétion
.
  • la personne ou le groupe est ajouté à la liste, choisir le droit souhaité
  • répéter l'opération pour ajouter plusieurs personnes ou groupes
  • une fois les droits positionnés, cliquer sur "Enregistrer" pour valider

Ainsi, pour un carnet commercial par exemple, on pourra donner à toute l'équipe commerciale (un groupe) la possibilité de consulter les fiches clients et :

  • au responsable le droit d'écriture et d'administration des partages afin qu'il puisse créer et modifier les fiches et éventuellement déléguer à l'un ou l'autre de ses collaborateurs le droit de mettre à jour lui aussi les contacts.
  • à un collaborateur le droit de modifier les contacts (ainsi, de fait, que d'en ajouter ou supprimer)
  • à toute l'équipe commerciale (un groupe) la possibilité de consulter les fiches clients
Info

Pour que le carnet apparaisse dans son BlueMind, l'utilisateur ayant le droit de consultation doit y être abonné.

Cela peut se faire de 2 façons :

  • via le message qu'il reçoit lorsque le carnet lui est partagé :

  • via la gestion de ses abonnements dans les préférences :

 

 

 

Le carnet est ensuite consultable dans l'application Contacts du ou des utilisateurs désignés :

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Introduction

Domain address books are address books shared between all users. In addition to viewing rights, administrators can assign editing or management rights to users or groups.

From BlueMind 3.5, domain address books are managed as full-fledged entities but continue to behave like user address books: depending on the rights assigned, users can view them, create or edit contact cards and import contacts into them or be export them in vCard format.   

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Related:

Calendriers de domaines

Carnet de domaine interne

Creating Address Books

To create a new address book:

  1. From the directory management homepage, click "Create an Address Bookdomain address book"
  2. or from the list of directory entries, use the "New" button > Address book:
  • type a name and, if appropriate, select a domain:
    Image Modified
  • Click "Create" to quickly create an address book
  • Click "Create & edit" to create an address book and open configuration options such as shares

Configuration

General Options

The only configuration required for an address book is its name, which can be edited in the "General" tabL'onglet "Général" de la configuration d'un carnet de domaine permet de modifier son nom ainsi que l'unité d'organisation (délégation) à laquelle il appartient :

Image Modified

Once you've typed the name or set the delegation, click "Save" to confirm.

Astuce
The asterisk indicates that this field is mandatory. The name cannot be left empty.

Carnet d'adresses connecté à un ldap externe

Image Added À partir de BlueMind 3.5.5, des carnets d'adresses de domaine synchronisés à des annuaires LDAP peuvent être créés. Cette fonctionnalité permet notamment la consultation d'annuaires LDAP de grande ampleur, en filtrant ou non les contacts présentés dans le carnet.

Droit d'administration

L'administration des carnets d'adresses LDAP est conditionnée par un rôle particulier qu'il convient de déléguer aux administrateurs souhaités :

Image Added

Ce rôle est indépendant afin de pouvoir permettre à certains administrateurs de ne créer que de simples carnets de domaines.

De même que les autres, ce rôle peut être délégué soit à un groupe (par exemple pour le donner à tous les administrateurs) soit individuellement à certains utilisateurs seulement.
Pour en savoir plus, consulter la page dédiée L'administration déléguée

Création

La création se fait de la même façon que pour la création d'un carnet simple :

  1. Depuis la page d'accueil de la gestion de l'annuaire, cliquer sur "Créer un carnet d'adresses du domaine"
    ou depuis la liste des entrées d'annuaire utiliser le bouton Nouveau > Carnet d'adresses :
    Image Added
  2. sélectionner le type de carnet "ldap", le formulaire nécessaire apparaît alors :
    Image Added
  3. Remplir les informations de l'annuaire à connecter :
    Image Added
  4. cliquer sur «Créer» pour une création simple et directe du carnet
    ou cliquer sur «Créer & éditer» pour créer le carnet et accéder aux options de configuration, notamment celles de partage.

Configuration

L'onglet « Général » des options de configuration d'un carnet permet de :

  • Modifier son nom
  • Ajouter, modifier ou retirer l'unité d'organisation (délégation) à laquelle il appartient
  • Vérifier les informations de connexion à l'annuaire LDAP
  • Forcer une synchronisation ou réinitialiser les données

Image Added

Sharing

By default, newly-created address books are not shared with any users.

Address book rights can be assigned to:

  • all domain users for shared public address books
  • specific users, e.g. for an address book shared between a manager, an assistant manager and their PA
  • a group, e.g. an client or prospect address book for sales teams

The following rights can be assigned:

  • ReadCan see this address book: can view and export contact cards
  • WriteCan see and update this address book: can create, import and edit contacts
  • Write and sharing options administrationCan see, update this address book and manage sharing: can, in addition to write, administer the book's sharing configuration

Image Modified

Avertissement
titlePartage d'un carnet synchronisé à un annuaire LDAP : problème connu

Malgré la présence d'une option "peut modifier", les contacts des carnets d'adresses synchronisés à des annuaires LDAP ne pourront pas être modifiés par les utilisateurs, cette synchronisation étant de la consultation simple.

Les seuls droits pertinents sont "peut voir les contacts" et "peut gérer les partages".

Public share

By enabling this box, the sharing configuration is applied to all domain users.

Share with specific people or group

This section allows you to select the people or groups you want to assign rights to.

Start typing the user's or group's name in the text box and confirm by typing enter or clicking on the name suggested by autocomplete.

This is useful for a sales address book for example, in which the whole sales team (a group) can view client contact cards and the sales manager with write and administration rights can create and edit contact cards and if desired assign one or several of his colleagues the right to edit contacts too.

Info

For an address book to be displayed in their BlueMind, users must be subscribed to it.

There are two ways to do this:

  • through the message they receive when the address book is shared with them:

  • in the "Subscriptions" management section in preferences:

Le carnet est ensuite consultable dans l'application Contacts du ou des utilisateurs désignés :

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