Historique de la page
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Définir une récurrenceSi vous souhaitez organiser une réunion régulière, rendez-vous dans l'onglet "Récurrence" afin de définir la fréquence de la réunion :
Inviter les participantsDans la partie droite de la page, ajoutez les utilisateurs ou groupes que vous souhaitez inviter. Vous pouvez leur indiquer si leur présence est requise (choix par défaut) ou optionnelle en cliquant sur l'icône devant leur nom après les avoir ajoutés : Réserver des ressourcesPour réserver une ressource, il suffit de l'inviter à la réunion de la même façon qu'un participant.
Rechercher un créneau disponibleSi un ou plusieurs participants ne sont pas disponible pour le créneau prédéfini, ou si vous souhaitez en chercher un autre, vous pouvez utiliser l'outil de recherche de disponibilités via l'onglet idoine : Celui-ci vous permet de visualiser les créneaux occupés et disponibles des participants et ressources invités.
Envoyer l'invitationUne fois la réunion paramétrée, il faut envoyer l'invitation à chacun des participants. À partir de la version 3.5.15, l'interface de BlueMind a été revue et clarifiée, l'organisateur qui crée une réunion a les choix suivants :
Lors de la modification d'une réunion, là aussi dans une volonté de limiter les erreurs et décalages possibles, l'enregistrement en tant que brouillon n'est plus possible. L'organisateur qui modifie une réunion a les choix suivants :
Lorsque la seule modification apportée à une réunion est l’ajout et/ou la suppression d’un ou plusieurs participants, une popup propose 2 possibilités :
Gérer les participationsRéponses à une réunionLorsqu'un participant valide, refuse, met en attente (réponse «peut-être») l'organisateur de la réunion en est informé par email. Afin d'éliminer le risque de confusion ou de décalage entre les agendas des organisateurs et participants, à partir de BlueMind 3.5.15 il n'est plus possible de modifier sa participation sans en informer l'organisateur. Le participant peut tout de même toujours envoyer une réponse simple ou ajouter une note à celle-ci. Dans le cas d'une réunion récurrente, il conserve aussi la possibilité de répondre pour l'ensemble de la série ou une occurrence seulement :
Consulter le statut de participationUn participant autre que l'organisateur ne voit pas dans sa version de la réunion les statuts des autres participants. Pour les voir, il doit consulter la version de la réunion de l'organisateur, s'il a les droits de lecture sur l'agenda de celui-ci :
Inviter/retirer des participantsPour inviter de nouveaux participants ou exclure des personnes déjà invitées, il suffit d'éditer l'événement :
Lorsque la seule modification apportée à une réunion est l’ajout et/ou la suppression d’un ou plusieurs participants, une popup propose 2 possibilités :
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Scheduling a recurrenceIf you'd like to organize a recurring meeting, go to the "Repeat" tab to set the meeting's periodicity:
Inviting peopleIn the right-hand side of the page, add the users or groups you want to invite. You can choose for their participation to be required (default) or optional, by clicking the icon shown before their name after they are added: Booking resourcesTo book a resource, simply add it to the meeting as you would another attendee.
Searching for an available time slotIf one or several participants are not available during the selected time slot, or if you want to look for an alternative, you can use the availability search tool in the "Find a time" tab: This tab allows you to view busy or available time slots for the attendees and resources invited.
Sending invitationsOnce the meeting's parameters are set, you must send an invitation to each attendee. From version 3.5.15, the BlueMind interface has been revised and clarified. An meeting's organizer has the following options:
Managing participationParticipation notificationsWhen a participant accepts, declines or puts on hold an invitation (replies "maybe"), the meeting's organizer is notified by email.
To avoid confusions or discrepancies between organizers' and attendees' calendars, from BlueMind 4.2 attendees are no longer able to change their participation status without notifying the organizer. Attendees can still send simple responses or add a note to the response. For recurring meetings, they can still respond for the whole series or one instance only:
Viewing participation statusesAttendees other than the organizer cannot see other attendees' status in their version of the event. To see them, they must consult the organizer's version – provided they have reading privileges over that calendar:
Inviting/removing attendeesTo invite new guests or to exclude some, simply edit the event:
When the change made only concerns adding/removing one or several attendees, a popup window offers 2 options:
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