Si vous souhaitez organiser une réunion régulière, rendez-vous dans l'onglet "Récurrence" afin de définir la fréquence de la réunion :
La récurrence de la réunion peut être renseignée avant ou après l'ajout des participants et la recherche de créneau, de même qu'elle pourra être ajoutée plus tard en éditant l'événement. |
Dans la partie droite de la page, ajoutez les utilisateurs ou groupes que vous souhaitez inviter.
Vous pouvez leur indiquer si leur présence est requise (choix par défaut) ou optionnelle en cliquant sur l'icône devant leur nom après les avoir ajoutés :
Pour réserver une ressource, il suffit de l'inviter à la réunion de la même façon qu'un participant.
Pour en savoir plus sur le processus de réservation des ressources, consultez la page Les ressources |
Si un ou plusieurs participants ne sont pas disponible pour le créneau prédéfini, ou si vous souhaitez en chercher un autre, vous pouvez utiliser l'outil de recherche de disponibilités via l'onglet idoine :
Celui-ci vous permet de visualiser les créneaux occupés et disponibles des participants et ressources invités.
Une fois la réunion paramétrée, il faut envoyer l'invitation à chacun des participants.
À partir de la version 3.5.15, l'interface de BlueMind a été revue et clarifiée, l'organisateur qui crée une réunion a les choix suivants :
Envoyer
envoie un email d'invitation aux participants
ajoute la réunion à l'agenda des invités
Enregistrer ce brouillon
l'événement est enregistré dans l'agenda de l'organisateur
les invités ne reçoivent pas d'email
la réunion n'apparaît pas dans l'agenda des invités et ressources
Annuler (flèche retour arrière)
aucune action n'est effectuée
Lors de la modification d'une réunion, là aussi dans une volonté de limiter les erreurs et décalages possibles, l'enregistrement en tant que brouillon n'est plus possible. L'organisateur qui modifie une réunion a les choix suivants :
Annuler (flèche retour arrière)
aucune action n'est effectuée
Lorsque la seule modification apportée à une réunion est l’ajout et/ou la suppression d’un ou plusieurs participants, une popup propose 2 possibilités :
Envoyer à tous : cette option permet que tous les participants aient la liste des invités à jour dans leur agenda, comprenant leur statut de participation (tel que connu de l'organisateur au moment de l'envoi)
Envoyer aux participants modifiés : seuls les participants ajoutés ou supprimés sont prévenus.
Ce choix permet de limiter l’envoi de messages lorsqu'il n'est pas nécessaire que chacun connaisse la liste complète et le statut des participants.
Dans l'agenda de chaque utilisateur ou ressource, un rendez-vous apparaît en couleur pleine si la participation de l'utilisateur est confirmée, en transparence si elle est en attente (ou que l'utilisateur a répondu "peut-être") et en transparence avec texte barré si l'utilisateur a refusé l'événement : |
Pour les versions précédentes de BlueMind, cliquer sur «Enregistrer» en haut de page. La boite de dialogue suivante apparaît alors :
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Lorsqu'un participant valide, refuse, met en attente (réponse «peut-être») l'organisateur de la réunion en est informé par email.
Afin d'éliminer le risque de confusion ou de décalage entre les agendas des organisateurs et participants, à partir de BlueMind 3.5.15 il n'est plus possible de modifier sa participation sans en informer l'organisateur.
Le participant peut tout de même toujours envoyer une réponse simple ou ajouter une note à celle-ci. Dans le cas d'une réunion récurrente, il conserve aussi la possibilité de répondre pour l'ensemble de la série ou une occurrence seulement :
Si un participant modifie sa participation par la suite, le choix lui est laissé de notifier l'organisateur. S'il choisit de ne pas notifier l'organisateur alors c'est sa version seulement de l'événement qui est modifiée, l'organisateur n'est pas tenu au courant et ne voit pas le changement dans sa vision de la réunion. |
Un participant autre que l'organisateur ne voit pas dans sa version de la réunion les statuts des autres participants. Pour les voir, il doit consulter la version de la réunion de l'organisateur, s'il a les droits de lecture sur l'agenda de celui-ci :
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Pour inviter de nouveaux participants ou exclure des personnes déjà invitées, il suffit d'éditer l'événement :
Lorsque la seule modification apportée à une réunion est l’ajout et/ou la suppression d’un ou plusieurs participants, une popup propose 2 possibilités :
Envoyer à tous : cette option permet que tous les participants aient la liste des invités à jour dans leur agenda, comprenant leur statut de participation (tel que connu de l'organisateur au moment de l'envoi)
Envoyer aux participants modifiés : seuls les participants ajoutés ou supprimés sont prévenus.
Ce choix permet de limiter l’envoi de messages aux participants à une réunion lorsqu'il n'est pas nécessaire que chacun connaisse la liste complète.