Historique de la page
| Sv translation | |||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| |||||||||||
Création de la réunionCréer l'événementCommencez par créer l'événement dans l'agenda, soit en création complète en cliquant sur "Nouvel événement" soit en création rapide en pré-définissant l'horaire auquel vous souhaitez organiser votre réunion puis en accédant à la création complète grâce au lien "Modifier les détails" :
Dans l'écran de création du rendez-vous, renseigner les informations souhaitées : lieu, étiquettes, description, etc.
Définir une récurrenceSi vous souhaitez organiser une réunion régulière, rendez-vous dans l'onglet "Récurrence" afin de définir la fréquence de la réunion :
Inviter les participantsDans la partie droite de la page, ajoutez les utilisateurs ou groupes que vous souhaitez inviter. Vous pouvez leur indiquer si leur présence est requise (choix par défaut) ou optionnelle en cliquant sur l'icône devant leur nom après les avoir ajoutés : Réserver des ressourcesPour réserver une ressource, il suffit de l'inviter à la réunion de la même façon qu'un participant.
Rechercher un créneau disponibleSi un ou plusieurs participants ne sont pas disponible pour le créneau prédéfini, ou si vous souhaitez en chercher un autre, vous pouvez utiliser l'outil de recherche de disponibilités via l'onglet idoine : Celui-ci vous permet de visualiser les créneaux occupés et disponibles des participants et ressources invités.
Envoyer l'invitationUne fois la réunion paramétrée, il suffit de valider pour envoyer l'invitation à chacun des participants ainsi qu'une demande de réservation de ressource. Pour cela, cliquez sur «Enregistrer» en haut de page. La boite de dialogue suivante apparaît alors :
Gérer les participationsRéception des avis de participationLorsqu'un participant valide, refuse, met en attente (réponse «peut-être») l'organisateur de la réunion en est informé par email. Si un participant modifie sa participation par la suite, le choix lui est laissé de notifier l'organisateur. S'il choisit de ne pas notifier l'organisateur alors c'est sa version seulement de l'événement qui est modifiée, l'organisateur n'est pas tenu au courant et ne voit pas le changement dans sa vision de la réunion. Consulter le statut de participationUn participant autre que l'organisateur ne voit pas dans sa version de la réunion les statuts des autres participants. Pour les voir, il doit consulter la version de la réunion de l'organisateur, s'il a les droits de lecture sur l'agenda de celui-ci :
Inviter/retirer des participantsPour inviter de nouveaux participants ou exclure des personnes déjà invitées, il suffit d'éditer l'événement :
|
| Sv translation | |||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| |||||||||||||||||
Creating a meetingCreating an eventFirst create an event in the calendar, either the regular way, by clicking "New event", or using the quick-create feature, by selecting the event's duration in the calendar and then accessing the event details by clicking "Modify details":
In the event creation window, fill in the relevant information: location, tags, description, etc.
Scheduling a recurrenceIf you'd like to organize a recurring meeting, go to the "Repeat" tab to set the meeting's periodicity:
Inviting participantsIn the right-hand side of the page, add the users or groups you want to invite. You can choose for their participation to be required (default) or optional, by clicking the icon shown before their name after they are added:
Booking resourcesTo book a resource, simply add it to the meeting as you would another participant.
Searching for an available time slotIf one or several participants are not available during the selected time slot, or if you want to look for another one, you can use the availability search tool in the "Find a time" tab:
This tab allows you to view busy or available time slots for the participants and resources invited.
Sending invitationsOnce the meeting's parameters are set, simply validate to send an invitation to each participant as well as a resource booking request. To do this, click "Save" at the top of the page and the following dialog box opens:
Managing participationParticipation noticesWhen a participant accepts, declines or puts on hold an invitation (replies "maybe"), the meeting's organizer is informed by email. If a participant later modifies their attendance status, they can choose whether or not to notify the meeting organizer. If they choose not to notify the organizer, then only their own version of the event is modified, the organizer's version is not updated and it will not show any changes. Viewing participation statusesParticipants other than the organizer cannot see other participants' attendance statuses in their version of the event. To see them, they must consult the organizer's version – provided they have reading privileges over that calendar:
Inviting/removing participantsTo invite new participants or to exclude invitees, simply edit the event:
|
Vue d'ensemble
Gestion des contenus
Apps