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changes.mady.by.user Marie Piochon

Sauvegardée le

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changes.mady.by.user Marie Piochon

Sauvegardée le

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Sommaire

En rapport :
L'agenda
Les événements
Le partage d'agenda
Préférences de l'agenda

Se repérer dans l'agenda

La vue principale par défaut de l'agenda BlueMind se compose de plusieurs parties :

  • : la barre des tâches, permettant de passer d'une application à l'autre
  • : le calendrier permet de rechercher et se rendre à une date : faire défiler les mois avec les flèches « et » puis cliquer sur la date. Dans la zone principale s'affiche alors la période comprenant la date sélectionnée (jour, semaine ou mois selon le paramétrage en cours).
  • : la liste des calendriers actuellement affichés, ainsi que l'accès aux vues et étiquettes
  • : le moteur de recherche permet de rechercher des événements par nom, étiquettes, détails, participant, etc.
  • : l'affichage principal de l'agenda de l'utilisateur ainsi que les agendas auxquels il est abonné et/ou d'autres agendas de son choix (utilisateurs, ressources)
    • Les boutons en haut à gauche de la zone principale permettent de ramener à la période incluant la date du jour et naviguer vers des dates précédentes ou suivantes.
    • Les boutons en haut à droite permettent de choisir la période ou le type d'affichage ainsi que d'accéder aux fonctions d'impression et d'import/export ics. Le menu des outils permet aussi de rafraîchir la vue en cours.
  • : le panneau de visualisation des tâches peut être affiché ou masqué grâce au bouton  situé en haut à droite

Les événements

Vue d'un événement

Un événement, ou "rendez-vous", est présenté de la couleur de l'agenda auquel il appartient avec ses informations principales :

En haut de l'événement les horaires et le titre.

En bas de l'événement, des icônes permettent de voir d'un seul coup d’œil ses caractéristiques :

  • il y a plusieurs participants
  • l'événement est privé
  • l'événement est récurrent
  • un carré présente la ou les couleurs (2 au maximum) des étiquettes associées, au survol de la souris la liste complète des étiquettes apparaît :

Un clic sur l'événement fait apparaître des détails supplémentaires : organisateur (si différent du propriétaire de l'agenda consulté), agenda concerné (si autre que celui de l'utilisateur), participants, boutons de modification de la participation, etc.

Cette boite de dialogue permet d'accéder à plus d'informations ainsi qu'à la page de modification de l'événement grâce au lien «Détail» (ou «Modifier les détails» si l'agenda est accessible en écriture).

Création d'un événement

Pour créer un événement :

  • Création rapide :
    • se positionner sur la date et l'heure souhaitées et cliquer pour créer le rdv.
      La durée par défaut est de 30mn, laisser appuyé et glisser pour dessiner la durée souhaitée .
    • renseigner le titre et l'agenda concerné dans la fenêtre qui s'ouvre :
    • cliquer sur «Nouvel événement» pour valider la création
  • Création complète :
    • cliquer sur le bouton «Nouvel événement» en haut à gauche de la page ou cliquer sur le lien "Modifier les détails" depuis la fenêtre de création rapide.
    • renseigner les champs désirés, définir une récurrence s'il y a lieu, inviter les participants, etc.
      NB : seuls le titre et la date sont obligatoires

    • une fois toutes les informations saisies et les participants ajoutés, cliquer sur «Enregistrer» en haut de page pour créer l'événement et revenir à la vue de l'agenda

      Astuce

      Si des participants sont invités, une boite de dialogue demande lors de l'enregistrement si des invitations doivent être envoyées. Si c'est le cas, un email sera envoyé à chacun des participants, y compris les personnes hors du domaine BlueMind.

Pour en savoir plus sur la création d'un événement et le détail des options possibles, consulter la page Les événements - §1 Création d'un rendez-vous

Pour plus d'information sur le processus d'organisation et de gestion d'une réunion et de ses participants, consulter la page Organiser une réunion.

Les étiquettes (tags)

Les étiquettes permettent d'affecter un ou plusieurs mots clefs aux événements et aux contacts, les étiquettes étant communes aux 2 applications.

La liste des étiquettes est consultable et modifiable dans l'interface de gestion des préférences utilisateur > rubrique "Mon compte" > onglet "Étiquettes". Les étiquettes partagées, créées par l'administrateur du domaine, y apparaissent en gras et avec un cadenas en début de liste, elles ne sont pas modifiables par les utilisateurs.

Pour affecter une ou plusieurs étiquettes à un événement, utiliser le champs prévu dans le formulaire d'édition de l'événement, onglet "Informations" :

  • Le champs de saisie propose l'autocomplétion au cours de la frappe
  • Si une étiquette n'existe pas, une infobulle permettant de la créer apparaît
  • La flèche en fin de champs permet de faire apparaître la liste déroulante des étiquettes existantes

Les étiquettes d'un événement sont consultables sur la vue principale de l'agenda, voir ci-dessus § 2.1 Vue d'un événement

Pour en savoir plus sur le fonctionnement et la gestion des étiquettes, consultez la page Les étiquettes (tags)

Les agendas

Sélectionner les agendas

Par défaut la vue principale affiche l'agenda de l’utilisateur et les agendas auxquels il est abonné (Paramètres > Agenda > Abonnements - voir Préférences de l'agenda §3. Abonnements).

La liste des agendas actuellement affichés est visible à gauche de la page, en 

  • Pour ajouter un agenda, taper son nom dans le champs de saisie et choisir l'agenda proposé par l'autocomplétion.
  • Pour masquer temporairement un agenda, cliquer sur son nom dans la liste : le nom devient grisé et les événements disparaissent de la vue
  • Pour retirer un agenda cliquer sur l'icône de couleur en face de son nom puis cliquer sur "Remove" dans le menu de personnalisation proposé :

Gérer les vues

BlueMind vous permet de sauvegarder sous forme de vues un ou plusieurs ensembles d'agendas. Par exemple pour pouvoir afficher en un clic les agendas des ressources, ceux des commerciaux, les agendas des membres de direction ou encore les regrouper par agence ou équipe.

Une fois les agendas souhaités ajoutés dans l'affichage en cours, ouvrir le menu "Mes vues" et cliquer sur "Enregistrer cette vue" :

  • Pour créer une nouvelle vue, taper son nom dans le champs de saisie proposé.
  • Pour modifier une vue taper son nom ou la sélectionner dans la liste déroulante proposée.

Pour en savoir plus sur l'affichage de l'agenda et la gestion des vues, consulter la page Le partage d'agenda

Impression

Pour imprimer la vue en cours, ouvrir le menu Outils situé en haut à droite de la zone d'affichage principale :

La boite de dialogue d'impression propose alors l'impression de la vue en cours, sous forme de calendrier ou de liste, les options d'impression permettant de visualiser directement en aperçu la sélection : orientation de la page, noir et blanc, détails des événements en vue liste.

Pour en savoir plus sur le paramétrage des impressions, consulter la page L'agenda .

Export et import ICS

  • L'export vous permet de télécharger un fichier au format ICS de tout ou partie des événements de votre agenda.
  • L'import permet d'importer dans l'agenda de votre choix (agenda de l'utilisateur ou agenda délégué) des événements contenus dans un fichier au format ICS.

Pour accéder à ces fonctions, passer par le menu Outils situé en haut à droite de la zone principale :

Pour en savoir plus sur l'import ou l'export ICS, consulter la page L'agenda .

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Sommaire

Related:
L'agenda
Events
Le partage d'agenda
Calendar preferences

Finding your way around the calendar

The BlueMind Calendar's default view is made up of the following areas:

  • : task bar, which allows you to switch between applications.
  • : you can search for and go to a specific date: scroll through months using the arrows and then click on the date. The main display area then shows the period including the date selected (day, week, or month depending on the current settings).
  •  : list of calendars currently displayed, as well as access to views and tags.
  • : search engine that allows you to look for events by name, tag, details, participant, etc.
  • : shows your user calendar as well as those you are subscribed to and/or other selected calendars (users, resources)
    • The buttons in the top left corner of the main area allow you to go return to the period that includes the current date and navigate to previous or later dates.
    • The buttons in the top right corner allow you to choose the period or the type of display as well as access to printing and ics import/export. The tools menu also allows to refresh the current view.
  • : the task panel may be shown or hide with the   button on the top right

Events

Viewing events

Events or "appointments" are shown in the color of the calendar it belongs to with its key information:

At the top of the event, its time and title.

At the bottom of the event a series of icons give you a quick overview of its characteristics:

  •  multi-participant
  • private
  • recurring
  • a square icon shows the color(s) (two at the most) of the event's tags whose complete list is displayed when hovering with the mouse:

Click the event to show more details: organizer (if different from the owner of the calendar viewed), calendar concerned (if different from the user's), participants, participation edition buttons, etc.

This dialog box gives you access to more information as well as the event edition box thanks to the link "Detail" (or "Modify details" if you have read and write privileges for this calendar).

Creating events

To create an event:

  • Quick create:
    • Go to the date and time you want to set up a meeting for and click to create the event.
      The default duration is 30 minutes, hold the button down and drag to highlight the desired duration.
    • Type a title and select the desired calendar in the dialog box that opens:
    • Click "New event" to validate and create the event
  • Creating a detailed event:
    • Click the "New event" button at the top left of the page or click the link "Modify details" from the quick create window.
    • Fill in the desired information, set a recurrence if required, invite participants, etc.
      NB: only the title and date are mandatory.

    • Once all the information is entered and participants have been added, click "Save" at the top of the page to create the event and return to the calendar. 

      Astuce

      If the event has participants, a dialog box prompts you whether to send invitations or not. If you do want invitations to be sent, all participants – including people outside BlueMind – will be sent an email.

To find out more about creating events and available options, go to the page Events - §1 Creating appointments

For more information about organizing and managing events and participants, go to the page Organizing a meeting.

Tags

Tags allow you to assign one or several keywords to both events and contacts, as tags are common to both applications.

You can view and edit the list of tags in user preferences > "My account" > "Tags" tab. Shared tags, created by the domain administrator, are shown in bold with a lock at the beginning of the list. These cannot be modified by users.

To assign one or several tags to an event, use the appropriate box in the event's edition form, "Informations" tab:

  • Text boxes make autocomplete suggestions as you type.
  • If a tag doesn't exist a tooltip appears, allowing you to create one.
  • The arrow at the end of the text box opens a drop-down list of existing tags.

Event tags can be seen in the main calendar view, see above § 2.1 Viewing events.

To find out more about working with tags, go to the page Les étiquettes (tags)

Calendars

Selecting calendars

By default, the main calendar view shows your calendar and the calendars you've subscribed to (Settings > Calendar > Subscriptions - see Calendar preferences §3. Subscriptions).

The list of calendars currently displayed is shown to the left of the page, in 

  • To add a calendar, type its name in the text box and choose the calendar suggested by autocomplete.
  • To hide a calendar temporarily, click its name in the list: the name becomes grayed out and events are no longer displayed.
  • To remove a calendar, click the color icon opposite its name, then click on "Remove":

Managing views

BlueMind allows you to save one or several groups of calendars as views. E.g. you can display with a single click all resource calendars, salespeople's calendars, board members calendars or you might want to group a branch's or a team's calendars together. 

Once you've added the calendars you want to the current view, open the menu "My views" and click "Save this view":

  • To create a new view, type its name in the text box.
  • To edit a view, enter its name or select it from the drop down list.

To find out more about calendar views, go to the page Sharing calendars.

Printing

To print the current view, open the Tools menu at the top right of the main display area:

The printing dialog box offers you to print the current view, as a calendar or as a list, printing options allowing you to preview the selection: page orientation, black and white, event details in list view.

To find out more about printing settings, go to the page Calendar.

ICS exports and imports

  • Exporting allows you to  download an ICS file for all or part of your calendar's events.
  • Importing allows you to import events into the calendar you choose  – user calendar or delegated calendar -- from an ICS file.

To access these features, go to the Tools menu at the top right of the main area:

To find out more about ICS imports or exports, go to the page Calendar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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