Création d'un rendez-vous

Création rapide

Se positionner sur la date et l'heure souhaitées et cliquer pour créer le rdv (ou laisser appuyé et glisser pour dessiner la durée souhaitée) :
Pour un rendez-vous sur la journée entière, cliquer sur le jour concerné au dessus des plages horaires :

Glisser sur plusieurs jours si le rdv s'étend sur plusieurs jours.
Renseigner le titre et cliquer sur « Nouvel événement »
Le rdv est créé.

Le lien « Modifier les détails » permet de basculer en création complète du RDV.

Création complète

Cliquer sur le bouton "Nouvel événement" en haut de la barre latérale, , afin d'accéder à la page de création d'un rendez-vous :

La partie haute de la page permet de saisir les informations principales du rendez-vous.

La partie droite de la fenêtre permet d'inviter d'autres participants. En cliquant sur l'icône de début de ligne de chaque participant on peut indiquer si leur participation est optionnelle ou requise :

À noter :

L'utilisateur peut inviter toutes les personnes connues du domaines lui ayant donné le droit d'invitation (partage "peut m'inviter à un événement", voir paragraphe Le partage de l'agenda ).
L'utilisateur peut inviter toute personne d'un de ses carnets d'adresses ou toute autre personne en saisissant simplement son adresse e-mail.
Il est aussi possible d'associer des ressources à des événements en les ajoutant de la même façon que les utilisateurs.
L'ajout d'un groupe ajoute ses membres individuellement

Les onglets permettent d'accéder aux fonctions supplémentaires : récurrence et recherche de disponibilités.

Propriétés d'un rendez-vous

Le premier onglet, "Informations", permet de définir les propriétés principales d'un rendez-vous :

lieu de l'événement
organisateur (apparaissent les utilisateurs ayant donnés les droits d'écriture sur leur rendez-vous ET dont l'agenda est affiché dans la vue principale)
Les étiquettes (tags)
description de l'événement
rappel : permet de définir une alerte pour être prévenu avant l'événement.
disponibilité : permet aux utilisateurs visionnant votre agenda de voir si vous êtes joignable pendant l'événement. La disponibilité par défaut pour tout événement est "Occupé".
confidentialité : permet de masquer aux autres utilisateurs le contenu de l'événement, ils verront simplement la plage horaire réservée :

Récurrence

L'onglet "récurrence" permet de définir une fréquence de répétition pour un rendez-vous : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

La période de la récurrence (ex : toutes les 2 semaines) est à indiquer dans le champs « Tous les » en dessous de la récurrence.
Pour une récurrence hebdomadaire, indiquer le ou les jours de répétition.
Pour une récurrence mensuelle, indiquer si l'événement doit se répéter le jour du mois (ex : le 3 de chaque mois) ou le jour de la semaine (ex : le 2ème mardi du mois).

Une phrase d'information permettant de visualiser la récurrence est mise à jour au dessus de l'onglet au fur et à mesure du remplissage du formulaire :

Pour supprimer une occurrence :

afficher l'événement concerné
cliquer sur celui-ci, puis sur « Supprimer »
sélectionner « Uniquement cet événement » pour conserver toutes les autres occurrences

Recherche de disponibilités

L'onglet de recherche de disponibilités permet de rechercher un créneau disponible commun aux participants :

BlueMind propose automatiquement, encadré de vert et rouge, le premier créneau disponible en fonction de la date saisie dans le formulaire.

Il est possible de déplacer le créneau par glisser-déplacer avec la souris, ainsi que de le réduire ou l'agrandir en faisant glisser les lignes verte ou rouge indépendamment.
Lorsque le créneau inclut un rendez-vous d'au moins un utilisateur, un message d'information apparaît en haut de la page :

Modification d'un événement

Pour modifier un événement :

dans la fenêtre d'affichage principal, cliquer sur le rendez-vous
modifier le titre et cliquer sur enregistrer
ou cliquer sur le lien "Modifier les détails", l'interface est alors la même interface que celle de création (voir ci-dessus)
une fois les modifications terminées, cliquer sur le bouton "Enregistrer" en haut à gauche de la page pour qu'elles soient prises en compte

Suppression d'un événement

Pour supprimer un événement :

Pour confirmer ou refuser un événement :

cliquer sur celui-ci dans la fenêtre principale
dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton "Supprimer"
- si l'utilisateur est l'organisateur et qu'il a invité plusieurs participants, l'événement est supprimé chez tous les participants et ceux-ci reçoivent un mail d'information
- si l'utilisateur est un simple participant à un événement, seule sa participation est annulée, l'événement est toujours présent chez les autres participants.
  L'organisateur ne reçoit pas de mail d'information mais l'utilisateur est marqué comme non participant dans la liste des invités à l'événement.
en cas de suppression d'un rendez-vous récurrent, choisir de supprimer :
- seulement cette occurrence
- toutes les occurrences passées et à venir
- seulement les occurrences futures

ATTENTION

En cas de suppression d'un événement par un participant, celui-ci n’apparaît plus dans l'agenda, il n'est donc plus possible par la suite de modifier sa participation.

Participation à un événement

Affichage

Dans l'agenda, un rendez-vous apparaît en couleur pleine si la participation de l'utilisateur est confirmée, en transparence si elle est en attente (ou que l'utilisateur a répondu "peut-être") et en transparence hachurée si l'utilisateur a refusé l'événement :

Affichage des événements selon la participation de l'utilisateur

L'utilisateur peut choisir de ne pas afficher les événements refusés, pour cela il doit se rendre dans la gestion de ses paramètres > Agenda > onglet Général : "Afficher les événements refusés"

Indiquer sa participation