La vue principale par défaut de l'agenda BlueMind se compose de plusieurs parties :
Des icônes sur les événements permettent de voir d'un seul coup d’œil les propriétés de l'événement :
Chaque participant a désormais dans son calendrier sa propre version d'une même réunion. Ainsi il peut y apporter des modifications personnelles (lieu, catégorie, note, etc.) ou encore indiquer une participation différenciée aux occurrences d'une série de réunions : il peut accepter la totalité de la série mais indiquer qu'il ne participera pas à une ou plusieurs de ses occurrences, par exemple.
Afin de pouvoir gérer au mieux une réunion, l'organisateur est désormais obligatoirement participant de ses événements et des réunions qu'il organise. Pour déléguer une réunion ou un événement, c'est-à-dire la créer directement sur un agenda (utilisateur, ressource ou calendrier partagé), le créateur de celle-ci doit donc avoir le droit d'écriture ("peut modifier") sur l'agenda souhaité, l'afficher dans sa vue et désigner celui-ci comme organisateur. |
Ainsi, si John Doe veut créer un rendez-vous dans l'agenda de John Smith :
Les ressources fonctionnent comme des utilisateurs.
Ainsi, de même que dans le cas général, pour créer un événement directement dans l'agenda de la ressource, l'utilisateur doit avoir le droit "Peut modifier ses événements" et positionner celle-ci en organisatrice.
Si l'utilisateur est pourvu d'un simple droit de réservation, il doit alors créer un événement dans son propre agenda et y inviter la ressource.
De plus, les fonctionnalités de réservation de ressources permettent, dans certains cas, une réservation automatique ou l'empêchement de doubles réservations. Retrouvez plus de détails sur la page consacrée aux ressources.
Les calendriers de domaines sont considérés comme des calendriers servant à l'information des utilisateurs, pour faire connaître par exemple les jours fériés, les jours de fermeture de l'entreprise, les événements commerciaux (salons, présentations...) ou municipaux (réunion du conseil, exposition, conseil d'école, etc.), les formations, les actions d'une équipe, etc.
Par conséquent, les calendriers de domaine ne peuvent pas être positionnés en organisateurs de réunions ni y être invités.
Les agendas de domaine peuvent être envisagés dans 2 cas :
Les informations transitent par email, les notifications sont donc nécessaires pour informer l'utilisateur lui-même mais aussi son agenda, d'un point de vue technique.
Ainsi, lors de la création d'une réunion, si l'organisateur choisit de ne pas envoyer les invitations alors les participants ne sont pas notifiés par message et ne voient pas apparaître la réunion dans leur agenda.
De même, lors de l'acceptation ou du refus de participation à une réunion, les notifications sont reçues seulement par l'organisateur de la réunion qui centralise les informations.
Si aucune notification n'est envoyée, c'est la version de l'utilisateur uniquement qui sera modifiée. |
De ce fait, un participant autre que l'organisateur ne voit pas dans sa version de la réunion les statuts des autres participants. Pour les voir, il doit consulter la version de la réunion de l'organisateur, si celui-ci lui a donné le droit de lecture sur son agenda :
Lors de la modification d'une réunion, la notification est aussi proposée à l'organisateur s'il modifie l'un des champs suivants :
L'ajout d'un participant ne déclenche pas d'envoi de notification pour les autres participant : seul le nouveau est notifié par une invitation. |
L'agenda BlueMind permet à un utilisateur de créer et utiliser autant de calendriers personnels qu'il le souhaite et d'en gérer les partages de la même façon que pour son calendrier par défaut.
Pour créer un nouveau calendrier :
Pour modifier le nom d'un calendrier :
Pour supprimer un calendrier :
Le calendrier par défaut de l'utilisateur ne peut être supprimé |
Dans la gestion des préférences des calendriers (voir ci-dessus), la colonne "Disponibilités" permet à l'utilisateur de choisir quel(s) calendrier(s) sera utilisé afin d'indiquer son statut lors de la recherche de disponibilités par d'autres utilisateurs souhaitant l'inviter à un événement.
Le partage de la disponibilité du calendrier par défaut ne peut pas être désactivée. Pour cette raison, la case à cochée est grisée et ne peut pas être décochée. |
Une fois les calendriers sélectionnés, remplir le formulaire de gestion des partages :
Les types de partages possibles sont :
Pour imprimer la vue en cours, ouvrir le menu Outils situé en haut à droite de la zone d'affichage principale :
La boite de dialogue d'impression propose alors l'impression de la vue en cours, sous forme de calendrier ou de liste, les options d'impression permettant de visualiser directement en aperçu la sélection :
La vue semaine telle que présentée a pour résultat le fichier PDF suivant : calendarSemaine.pdf
La vue liste telle que présentée aura pour résultat le fichier PDF suivant : calendarListe.pdf
Cliquer sur «Enregistrer» pour télécharger le fichier.
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L'export et l'import ICS se font au moyen du menu Outils situé en haut à droite de la zone principale :
La boite de dialogue qui s'ouvre permet de sélectionner les événements à exporter. En cliquant sur «Exporter» le fichier ICS correspondant est proposé au téléchargement ou à l'ouverture selon la configuration de l'environnement de l'utilisateur :
La boite de dialogue qui s'ouvre permet de rechercher un fichier sur l'ordinateur puis sélectionner l'agenda dans lequel importer les événements qui s'y trouvent. Tous les agendas auxquels l'utilisateur a accès en écriture sont proposés :