La boite partagée est adaptée à un travail d'équipe : tous les utilisateurs ayant un droit sur la boite partagée peuvent consulter (et plus selon les droits) les mails stockés dans celle-ci.
Le fonctionnement d'une boite partagée est tel que les informations de lecture (mail lu / non lu) des e-mails sont propres à chaque utilisateur : chaque utilisateur possède sa propre information de lecture, que l'e-mail ait été lu ou non par d'autres utilisateurs.
En revanche, les informations de réponse et transfert sont partagées : si un des utilisateurs a répondu à un e-mail, tous les utilisateurs verront le drapeau "Réponse envoyée".
Ce fonctionnement répond bien à un travail collaboratif pour gérer une boite partagée entrante (telle qu'une boite contact), qui intègre par exemple des sous-dossiers "traité", "messages envoyés", voire "modèle de réponse".
Les partages d'une boîte peuvent être gérés soit par l'administrateur du domaine, soit par les utilisateurs à qui celui-ci a délégué la gestion.
L'accès à la gestion des partages de la boîte est différent pour chacun :
Dans cet onglet, choisir dans la première liste déroulante la boite dont on veut gérer les partages :
Pour en savoir plus sur les droits attribuables et la façon de les attribuer, consulter la page Gestion des partages.
Afin de pouvoir écrire "au nom" d'une boîte partagée, i.e. en utilisant l'adresse de la boîte comme expéditeur, il faut :
que l'utilisateur se crée une identité en choisissant cette boîte comme adresse d'expéditeur
Si l'on souhaite que les autres ayant droit de la boîte puissent consulter les messages envoyés, ne pas oublier de cocher la case prévue à cet effet dans la fenêtre de gestion de l'identité |
Les boites aux lettres pratagées peuvent avoir diverses utilisations :
Une boite aux lettres partagée peut être utilisée pour partager des mails qui serviront de modèles communs à tous les utilisateurs de la boite.
Dans un premier temps :
Dans Thunderbird cette option est disponible depuis le menu "Messages" ou par un clic droit directement > "Modifier comme nouveau message". |
La fenêtre de rédaction de message s'ouvre alors avec le message pré-rempli : l'adresse du destinataire et le contenu sont ceux d'origine du message et la signature de l'utilisateur est ajoutée s'il y a lieu.
La position de la signature dépend des paramètres de l'utilisateur et du client de messagerie utilisé, il se peut qu'elle ne soit pas positionnée en fin de message. Dans le webmail BlueMind, pour vérifier/modifier l'emplacement de la signature, se rendre dans les paramètres utilisateur en cliquant sur l'icône en haut à droite de l'écran : Puis dans Messagerie > Paramètres avancés du client de messagerie > Écriture des messages : Les paramètres doivent être :
Dans Thunderbird, pour modifier ces options, se rendre dans le menu Édition (Outils, sous Windows) > Paramètres des comptes > section "Rédaction et adressage" Attention : Le changement de cette option affectera le comportement sur l'ensemble de ses messages. Si l'utilisateur souhaite conserver sa signature au dessus des citations pour les autres messages, alors il lui faudra couper/déplacer la signature qui sera insérée automatiquement au dessus lors de l'utilisation des modèles. |