La vue principale de l'application se présente en 3 parties :
La signature est ajoutée au message lui-même et donc pour l'ensemble des destinataires de ce message. Ainsi, il suffit qu'un seul des couples expéditeur/destinataire remplissent les conditions d'application de la signature pour que celle-ci soit visible de tous les destinataires. Par exemple, une signature est créée avec pour critères :
La responsable commerciale Christiane (christiane@bluemind.loc) écrit un email avec plusieurs destinataires :
l'expéditrice est membre du groupe commerce et le client a une adresse externe la signature est ajoutée au message, tous les destinataires du messages la voient : le client, Bernard et Jean-Claude. |
Pour installer la nouvelle application, installer sur le serveur BlueMind les paquets nécessaires puis redémarrer BlueMind :
|
La gestion des signatures se fait depuis une application BlueMind dédiée et non depuis la console d'administration directement. Ainsi, le superadministrateur admin0 doit désigner des utilisateurs ou administrateurs pouvant accéder (ou déléguer l'accès) à l'application pour gérer les signatures du domaine.
Pour cela, il suffit de donner le nouveau rôle "Gérer les signatures d'entreprise" à un utilisateur ou un groupe d'utilisateur de la façon habituelle (voir Utilisateurs - Les rôles ) :
Une fois le rôle assigné et après s'être reconnecté si besoin, l'utilisateurs a accès à l'application de la même façon qu'aux autres applications BlueMind, depuis son bandeau principal :
Pour ajouter une signature, cliquer sur le bouton « Ajouter une signature » en haut à gauche de la page :
Le formulaire de création/édition est alors proposé :
Autoriser l'utilisateur à placer la signature : permet à l'utilisateur de choisir de placer la signature où il le souhaite (avant ou après le message auquel il répond).
Pour ce faire, l'utilisateur doit placer la chaîne --X-BM-SIGNATURE--
là où il souhaite :
dans le webmail, BlueMind facilite cela en plaçant la chaîne en lieu et place de la signature habituelle de l'utilisateur en fonction de l'option définie par l'utilisateur dans ses Préférences avancées.
L'utilisateur peut alors déplacer ce tag à l'emplacement voulu.
dans les logiciels clients tiers (Thunderbird, mobiles, etc.) l'utilisateur doit placer lui-même manuellement ce tag, par exemple à la place de sa signature habituelle s'il veut que celle-ci soit remplacée.
Cela peut-être facilité en définissant le tag comme signature par défaut dans son logiciel.
L'icône en fin de ligne permet d'importer le code HTML contenu dans un fichier (fichier texte, page html...)
Lors de l'import d'un fichier HTML, la signature texte est générée automatiquement si celle-ci est vide. |
L'icône permet de générer la signature texte à partir de la signature HTML
Cliquer sur le bouton pour sauvegarder la signature et quitter le formulaire.
En cas de fermeture de la popup sans avoir enregistrer (croix en haut à droite ou clic en dehors de la popup), une fenêtre de confirmation demande si vous souhaitez quitter et perdre les modifications ou revenir sur la popup d'édition. |
Il est possible d'utiliser des variables afin de personnaliser la signature en fonction de l'expéditeur, par exemple pour que la signature ait une présentation identique pour chaque utilisateur mais qu'apparaissent dans le message le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de la personne envoyant l'email.
Deux façons permettent d'ajouter une variable :
Si une variable n'est pas renseignée dans la fiche de l'utilisateur, alors un espace vide est affiché à cet endroit.
Pour éviter cela, il est possible de placer un bloc conditionnel : si la variable n'est pas renseignée dans la fiche de l'utilisateur alors l'ensemble du bloc n'apparaîtra pas dans la signature.
Pour ajouter un bloc conditionnel : sélectionner le texte souhaité puis cliquer sur le bouton :
Les blocs conditionnels, au même titre que les variables, sont aussi utilisables dans les signatures texte. Ainsi, la version texte générée à partir de la signature HTML ci-dessus : |
Les variables correspondent aux champs de la fiche d'information de l'utilisateur (renseignées par l'administrateur ou par synchronisation AD/LDAP). Ce sont les informations que l'on retrouve dans la fiche contacts lorsque l'on consulte l'annuaire du domaine :
Disponibles à partir de BlueMind 3.5.12 :
Les signatures s'appliquent dans l'ordre dans lequel elles sont listées. Il peut donc s'avérer important de les placer dans un ordre précis car dans le cas où un message pourrait correspondre à plusieurs cas, c'est le 1er trouvé qui s'appliquera.
Par exemple, en reprenant notre capture d'écran ci-dessus, nous avons :
Si le Directeur Général veut écrire, il correspond aux 2 filtres "Direction" (il est membre du groupe) et "Entreprise" (Tous les expéditeurs) : comme "Direction" vient avant, sa signature sera celle de la direction. Si un technicien support veut écrire, il correspond aux 3 filtres "Technique", "Employés" et "Entreprise" : "Technique" est rencontré en premier mais il est désactivé, vient ensuite "Employés" qui est désactivé aussi, c'est donc la signature globale "Entreprise" qui est apposée à ses emails. |
Pour ordonner la liste :
Une signature ne s'applique que lorsqu'elle est activée.
Par défaut, une nouvelle signature est créée désactivée, elle ne s'appliquera que lorsqu'elle aura été explicitement activée. |
Pour activer une signature :
Les statuts d'activation visibles depuis la page d'accueil de l'application sont :
Sur la page principale de l'application, cliquer sur l'icône crayon de la ligne de la signature à éditer pour afficher le formulaire d'édition. Ce formulaire est identique au formulaire de création (voir ci-dessus).
Une fois les modifications réalisées, cliquer sur « Enregistrer » pour les sauvegarder.
Pour supprimer une signature :
Une signature peut être copiée afin de servir de modèle pour une autre signature.
Pour cela :
Une nouvelle signature est aussitôt créée avec pour nom "Copie de..." suivi du nom de la signature d'origine.
Il est possible de tester une signature afin de voir le résultat réel des différentes versions (HTML ou texte) au sein d'un message.
Pour cela, dans la page principale de l'application Signature :
Prenons par exemple, la signature d'entreprise créée ci-dessus, l'email reçu est le suivant :
Ce message, si activé, s'ajoute, en plus de la signature personnelle ou d'entreprise, au message quel que soit l'expéditeur.
Il peut s'agir d'un message d'information juridique (sur le caractère confidentiel des informations), commerciale (coordonnées de l'entreprise ou promotion en cours) ou encore à destination écologique (message incitant à ne pas imprimer l'email).
Un disclaimer est présent par défaut lors de l'installation du module, mais il reste vide et inactif tant qu'il n'est pas paramétré.
Le formulaire est identique à celui des signatures, à quelques différences près :
L'icône en fin de ligne permet là aussi d'importer le code HTML contenu dans un fichier
Lors de l'import d'un fichier HTML, la signature texte est générée automatiquement si celle-ci est vide. |