La vue principale de l'application se présente en 3 parties :
La signature est ajoutée au message lui-même et donc pour l'ensemble des destinataires de ce message. Ainsi, il suffit qu'un seul des couples expéditeur/destinataire remplissent les conditions d'application de la signature pour que celle-ci soit visible de tous les destinataires. Par exemple, une signature est créée avec pour critères :
La responsable commerciale Christiane (christiane@bluemind.loc) écrit un email avec plusieurs destinataires :
le client a une adresse externe la signature est ajoutée au message, tous les destinataires du messages la voient : le client, Bernard et Jean-Claude. |
Pour installer la nouvelle application, installer sur le serveur BlueMind les paquets nécessaires puis redémarrer BlueMind :
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La gestion des signatures se fait depuis une application BlueMind dédiée et non depuis la console d'administration directement. Ainsi, le superadministrateur admin0 doit désigner des utilisateurs ou administrateurs pouvant accéder (ou déléguer l'accès) à l'application pour gérer les signatures du domaine.
Pour cela, il suffit de donner le nouveau rôle "Gérer les signatures d'entreprise" à un utilisateur ou un groupe d'utilisateur de la façon habituelle (voir Utilisateurs - Les rôles ) :
Une fois le rôle assigné et après s'être reconnecté si besoin, l'utilisateurs a accès à l'application de la même façon qu'aux autres applications BlueMind, depuis son bandeau principal :
Pour ajouter une signature, cliquer sur le bouton « Ajouter une signature »
Le formulaire de création est alors proposé :
L'icône en fin de ligne permet d'importer le code HTML contenu dans un fichier (fichier texte, page html...)
Lors de l'import d'un fichier HTML, la signature texte est générée automatiquement si celle-ci est vide. |
L'icône permet de générer la signature texte à partir de la signature HTML
Il est possible d'utiliser des variables afin de personnaliser la signature en fonction de l'expéditeur, par exemple pour que la signature ait une présentation identique pour chaque utilisateur mais qu'apparaissent dans le message le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de la personne envoyant l'email. Les variables, indiquées dans le bloc d'information du formulaire, correspondent aux champs de la fiche d'information de l'utilisateur, que l'on retrouve dans la fiche contacts lorsque l'on consulte l'annuaire du domaine :
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Les signatures s'appliquent dans l'ordre dans lequel elles sont listées. Il peut donc s'avérer important de les placer dans un ordre précis.
Dans le cas où un message pourrait correspondre à plusieurs cas, c'est le 1er trouvé qui s'appliquera.
Par exemple, en reprenant notre capture d'écran ci-dessus, nous avons :
Si le Directeur Général veut écrire, il correspond aux 2 filtres Direction (il est membre du groupe) et Entreprise (Tous les expéditeurs) : comme Direction vient avant, sa signature sera celle de la direction. Si un technicien support veut écrire, il correspond aux 3 filtres Technique, Employés et Entreprise : Technique est rencontré en premier mais il est désactivé, vient ensuite Employés qui est désactivé aussi, c'est donc la signature globale Entreprise qui est apposée à ses emails. |
Pour ordonner la liste :
Sur la page principale de l'application, cliquer sur l'icône de la ligne de la signature à éditer pour afficher le formulaire d'édition. Ce formulaire est identique au formulaire de création (voir ci-dessus).
Une fois les modifications réalisées, cliquer sur « Enregistrer » pour les sauvegarder.
Une signature ne s'applique que lorsqu'elle est activée.
Par défaut, une nouvelle signature est créée désactivée, elle ne s'appliquera que lorsqu'elle aura été explicitement activée. |
Pour activer une signature :
Les statuts d'activation visibles depuis la page d'accueil de l'application sont :
Pour supprimer une signature :
Une signature peut être copiée afin de servir de modèle pour une autre signature.
Pour cela :
Une nouvelle signature est aussitôt créée avec pour nom "Copie de..." suivi du nom de la signature d'origine.
En plus de l'option de visualisation du rendu de la signature HTML, il est possible de tester une signature afin de voir le résultat réel de toutes les versions au sein d'un message.
Pour cela :
Prenons par exemple, la signature d'entreprise paramétrée comme suit :
En cliquant sur l'icône d'aperçu on peut la voir ainsi :
Et dans l'email de test correspondant consulté avec le webmail :
Ce message, si activé, s'ajoute sans condition, en plus de la signature. à tous les messages émis par les utilisateurs du domaine.
Il peut s'agir d'un message d'information juridique (sur le caractère confidentiel des informations), commerciale (coordonnées de l'entreprise ou promotion en cours) ou encore à destination écologique (message incitant à ne pas imprimer l'email).
Un disclaimer est présent par défaut lors de l'installation du module, mais il reste vide et inactif tant qu'il n'est pas paramétré.
L'icône en fin de ligne permet d'importer le code HTML contenu dans un fichier
Lors de l'import d'un fichier HTML, la signature texte est générée automatiquement si celle-ci est vide. |
L'icône permet de générer la signature texte à partir de la signature HTML