Par défaut, aucun archivage n'est activé lors de l'installation de Blue Mind. L'archivage peut être programmé par l'administrateur afin de définir une politique globale à l'organisation, par un filtre qui sera appliqué à l'ensemble des utilisateurs et groupes de Blue Mind.
Ce chapitre concerne l'administrateur système (admin0) |
Dans la console d'administration de Blue Mind, se rendre dans Gestion du système > Serveurs de l'application. La page présente la liste des serveurs connus par Blue Mind avec leurs rôles :
Une politique d'archivage, globale ou individuelle, peut dès lors être mise en œuvre. Les mails seront stockés sur le nouveau serveur.
Pour rendre effectif l'archivage, une fois configuré, il faut programmer son exécution via les tâches planifiées.
Pour cela, une tâche nommée «ArchiveJob» est pré-configurée dans Blue Mind, il suffit à l'administrateur de l'exécuter manuellement ou de la programmer.
Pour mettre en œuvre une politique d'archivage globale sur un domaine, dans la console d'administration :
L'archivage peut aussi être défini spécifiquement pour un utilisateur ou un groupe. Pour cela se rendre dans l'administration de l'utilisateur ou du groupe, onglet «Archivage» et suivre la même procédure que pour l'archivage global.
L'archivage peut être déclenché ou modifié par l'utilisateur lui-même. Celui-ci peut choisir d'archiver un ou plusieurs e-mails manuellement (par exemple lorsque son quota est près d'être atteint) en cliquant sur l'icône correspondante.
Si une politique d'archivage globale ET une politique d'archivage pour l'utilisateur sont définies, les 2 s'appliquent sans règle de priorité. Par exemple si l'archivage de l'utilisateur indique d'archiver les mails de plus de 1 mois mais que la politique globale archive les mails de plus de 15 jours alors les mails de plus de 15 jours de cet utilisateur seront archivés. |
Les utilisateurs accèdent aux archives de façon totalement transparente depuis leur client de messagerie (webmail ou client lourd).
Lorsqu'un mail est archivé, il est toujours visible dans le webmail mais est indiqué comme archivé par une icône dans la colonne dédiée :
Seuls les entêtes des messages sont conservés dans le dossier d'origine afin de pouvoir les parcourir et effectuer des recherches. Lorsque l'utilisateur souhaite consulter un message archivé, il l'ouvre comme tout autre message, Blue Mind le récupère sur le serveur d'archivage et l'affiche immédiatement dans le visionneur de message du client utilisé (Webmail, Thunderbird, Outlook).