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Présentation
Les membres d'un groupe reçoivent chacun une copie des messages envoyés à l'adresse du groupe et ont ainsi chacun leur historique, en fonction de leur classement et de leur date d'entrée dans le groupe.
Afin de conserver un historique commun, BlueMind propose une option créant une boite partagée par tous les membres du groupe à laquelle sera envoyée une copie de tous les mails envoyés ou reçus par le groupe. Ainsi cette boite permet :
- à un nouveau membre de consulter l'historique des messages avant son intégration
- à un membre ayant effacé un message de sa boîte de le retrouver et le consulter
- à tous les membres de consulter les messages envoyés par les autres au nom de la boîte
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Mise en œuvre
Une fois le groupe créé :
- Se rendre dans l'édition du groupe, sur le premier onglet «Paramétrages basiques»
- Cocher la case «Conserver une copie des messages reçus»
- Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les modifications
Une boite partagée est alors créée et attribuée avec le droit de consultation seulement à tous les membres du groupe, qu'ils soient déjà présents dans le groupe ou intégrés à posteriori.
La boite apparaît dès lors dans les dossiers partagés de chacun des membres du groupe avec pour nom le nom du groupe préfixé du caractère '_' :
Cette boite partagée est "invisible" pour l'administrateur : elle n'apparaît pas dans la liste des entrées d'annuaire et il ne peut en gérer les droits de partages. |
Arrêt de l'archivage
Pour arrêter de conserver les messages du groupe, il suffit de faire la manipulation inverse :
- Se rendre dans l'édition du groupe, sur le premier onglet «Paramétrages basiques»
- Décocher la case «Conserver une copie des messages reçus»
- Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les modifications
La boite partagée n'est pas supprimée, elle subsiste avec son contenu et apparaît dans la console de l'administrateur :
En revanche tous les partages de la boîte avec les membres du groupe sont supprimés et les nouveaux messages entrant ou sortant n'y sont plus copiés.
L'administrateur peut dès lors attribuer des droits de partage aux utilisateurs qu'il souhaite. Ceux-ci pourront consulter les messages qui y ont été stockés pendant leur période de rattachement au groupe et l'utiliser à hauteur des droits qui leur seront attribués (consultation, modification, gestion).