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changes.mady.by.user Marie Piochon

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Présentation

Les boites aux lettres partagées, aussi nommées «boites de service» ou «boites fonctionnelles», sont des boites aux lettres qui ne sont pas nominatives : les utilisateurs y sont rattachés et partagent les messages qu'elles contiennent.
Les utilisateurs accèdent à la boite et l'utilisent selon les droits qui leur sont attribués :

  • lecture : les utilisateurs peuvent consulter les e-mails ;
  • écriture : les utilisateurs peuvent modifier (ajouter, supprimer, déplacer...) les e-mails et écrire au nom de la boîte partagée ;
  • gestion : en plus du droit d'écriture, les utilisateurs ayant le droit de gestion peuvent gérer les droits sur la boite partagée.

Ces boites aux lettres sont alors disponibles pour chaque utilisateur sous une entrée d'arborescence du client de messagerie (par défaut : "Dossiers partagés").

Pour plus de détails sur les principes de fonctionnement, consultez la page de documentation utilisateur Les boites aux lettres partagées

Volet

Sur cette page :

Sommaire
maxLevel2

En rapport :

Administration des utilisateurs

Administration des groupes

Les boites aux lettres partagées

Création

  • Depuis la page "Annuaires", cliquer sur "Créer une boite aux lettres partagée"

  • Saisir un nom de boite aux lettres, une description (optionnel) et une adresse électronique

    Remarque
    titleATTENTION
    Le nom de la boite ne sera pas modifiable par la suite
    Info
    Une boite aux lettres partagée peut être laissée sans adresse électronique. Dans ce cas, les utilisateurs pourront l'utiliser (en y déplaçant ou copiant des messages par exemple) mais elle ne pourra pas servir à recevoir ni envoyer de courrier.
  • Comme pour tout utilisateur ou groupe, on peut choisir de ne pas faire apparaître une boite partagée dans l'annuaire. Pour cela cocher la case "Masquer dans la liste d'adresses BlueMind".
  • Valider avec le bouton "Créer" (ou touche <Entrée>) pour procéder à une création rapide ou choisir de créer la boite et de se rendre à l'interface d'administration avec le bouton "Créer et éditer" (<Ctrl-Entrée>).

Administration

L'interface de gestion d'une boite aux lettres partagée présente 4 onglets :

  • Paramètres basiques : les paramètres principaux ainsi que le répondeur automatique
  • Filtres : permet de gérer les filtres qui s'appliquent au courrier entrant
  • Identités : permet de gérer les identités de la boite aux lettres

    • Général

    Boîte de messagerie

    Cet onglet présente les paramètres principaux ainsi que le répondeur automatique

    Image Added

    • Nom : le nom de la boîte partagée est attribué lors de sa création, il ne peut pas être modifié
    • Délégation : l'unité d'organisation à laquelle la boîte appartient
    • Quota : la taille maximale que la boîte peut atteindre
    • Routage du courrier : le type (ou l'absence) de messagerie
    • Adresse électronique : la boîte partagée peut posséder autant d'alias de messagerie que souhaité, sur l'un ou l'autre ou tous les alias de domaines disponibles.
    • Serveur de stockage : serveur par lequel la boîte est gérée

    Répondeur automatique

    Image Added

    De même que pour une boîte d'utilisateur, lorsque la réponse automatique est activée et pour la période déterminée, un mail sera automatiquement envoyé à l'expéditeur lorsque la boîte recevra un message.

    • Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires :
      • si aucune date de début n'est spécifiée, le répondeur s'active dès l'enregistrement des nouveaux paramètres
      • si aucune date de fin n'est spécifiée, le répondeur reste actif jusqu'à ce que l'utilisateur modifie ses paramètres et sélectionne "Ne pas envoyer de réponses automatiques"
    • Lorsque l'utilisateur clique sur la zone de saisie d'une date, un calendrier d'aide au choix de la date s'affiche
    • Le sujet est optionnel : s'il n'est pas rempli, un message avec un objet vide sera envoyé
    • Le contenu du message est obligatoire, il apparaitra dans le corps du message envoyé.
    Info
    titleFréquence d'envoi

    Un seul message d'absence est envoyé en réponse à une même personne (adresse mail) pour une période de 3 jours.

    Si l'utilisateur désactive puis réactive son répondeur pendant cette période sans modifier l'objet ou le contenu de son message, les personnes ayant déjà reçu une réponse automatique n'en recevront pas une nouvelle, le décompte pour la période reprenant là où il s'était arrêté.

    Informations

    Image AddedCet onglet présente les informations qui seront affichées dans la fiche de l'annuaire pour la boîte partagée.

    De même que pour les utilisateurs, l'administrateur peut saisir ici des informations telles que les numéros de téléphone et adresses postales ou affecter une image (avatar) qui sera réutilisée dans l'ensemble de l'application (dans les contacts ou le numéroteur par exemple).

    Info

    Les données de contact correspondent à l'annuaire interne de BlueMind et sont accessibles à l'ensemble des utilisateurs de la solution. Pour cette raison, l'administrateur est le seul à pouvoir modifier ces informations : les utilisateurs, même ayant un droit de partage complet sur la boîte, ne le peuvent pas modifier.

    Filtres

    Cet onglet permet de créer et organiser des règles s'appliquant sur le courrier entrant.

    Image AddedLe fonctionnement est identique aux filtres utilisateurs. Vous pouvez consulter la page dédiée pour plus de détails sur leur gestion : Les filtres de messages

    Identités

    Image Added

    L'administrateur peut ici définir des identités qui pourront être récupérées par les utilisateurs ayant le droit d'écriture sur la boite : lorsque l'utilisateur choisit une de ces identités, les nom, label et signature sont récupérées. Ainsi les utilisateurs n'ont pas à re-saisir les informations eux-mêmes, évitant ainsi le risque d'erreur, et peuvent partager une même signature pour une même boîte, permettant une meilleure cohésion et une transparence avec les interlocuteurs.

    Pour plus de détails, constuler la page du Guide de l'utilisateur : Les identites

    Partages

    Cet onglet

    Partage :

    permet de gérer les options de partage de la boite aux lettres avec les utilisateurs.

    Image Added[Voir Guide de l'utilisateur > La Messagerie > Les boites aux lettres partagées §3.Gestion des partages]

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    Enregistrer

    Maintenance

    Image Added La versions 4.4 ajoute à l'administration des boîtes partagées les mêmes fonctionnalités de maintenance que pour les utilisateurs

    Image Added

    • Consolider l'index de la boîte aux lettres : cette opération complète l'indexation actuelle de la boîte en indexant les éléments manquants uniquement
    • Valider et réparer la boîte partagée : cette opération regroupe un ensemble d'autres opérations qui vérifient et corrigent si besoin l'intégrité de la boîte et de ses données dans le système BlueMind : vérification de la boîte de messagerie dans Cyrus, de la hiérarchie de dossiers IMAP, filtres de messagerie, etc.


    Sv translation
    languageen

    Introduction

    Shared mailboxes, also called "service mailboxes" or "functional mailboxes" are non-user-specific mailboxes: users are connected to them and share the messages they contain.
    Users have access to the mailbox and are able to use it depending on their privilege levels:

    • read: users can read messages;
    • write: users can modify (add, delete, move, etc.) messages and write on behalf of the shared mailbox;
    • manage: in edition to being able to modify messages, users are able to manage the mailbox's permissions.

    Users can access shared mailboxes through their email client's folder structure (by default: "Shared folders").

    For more information, please see user's guide page Les boites aux lettres partagées

    Volet

    On this page:

    Sommaire
    maxLevel2

    Related:

    Les utilisateurs
     Gestion des groupes
     Les boites aux lettres partagées

    Creating shared mailboxes

    • In the "Directories" page, click "Create a shared mailbox"

    • Enter a name for the mailbox, a description (optional) and an email address.

      Remarque
      titleWARNING
      The name you enter cannot be modified later.
      Info
      A shared mailbox does not have to have an email address. In that case, users are able to use it (by moving or copying messages to it, for example) but it cannot be used to send or receive mail.
    • As for any user or group, you can chose to have a mailbox shown in the directory. To do this, check the box "Hide from BlueMind address lists".
    • Validate by clicking "Create" (or pressing <Enter>) to quickly create a mailbox, or "Create and edit" (<Ctrl-Enter>) to create a mailbox and open the mailbox's management page.

    Managing shared mailboxes

    The mailbox management page has three tabs:

    1. Basic Parameters: contains key settings and vacation responder
    2. Filters: allows you to managed incoming mail filters
    3. Identities: allows you to manage mailbox identities
    4. Sharing: allows you to manage mailbox share options [See User's guide > Mail > Shared Mailboxes].

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    Général

    Boîte de messagerie

    Cet onglet présente les paramètres principaux ainsi que le répondeur automatique

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    • Nom : le nom de la boîte partagée est attribué lors de sa création, il ne peut pas être modifié
    • Délégation : l'unité d'organisation à laquelle la boîte appartient
    • Quota : la taille maximale que la boîte peut atteindre
    • Routage du courrier : le type (ou l'absence) de messagerie
    • Adresse électronique : la boîte partagée peut posséder autant d'alias de messagerie que souhaité, sur l'un ou l'autre ou tous les alias de domaines disponibles.
    • Serveur de stockage : serveur par lequel la boîte est gérée

    Répondeur automatique

    Image Added

    De même que pour une boîte d'utilisateur, lorsque la réponse automatique est activée et pour la période déterminée, un mail sera automatiquement envoyé à l'expéditeur lorsque la boîte recevra un message.

    • Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires :
      • si aucune date de début n'est spécifiée, le répondeur s'active dès l'enregistrement des nouveaux paramètres
      • si aucune date de fin n'est spécifiée, le répondeur reste actif jusqu'à ce que l'utilisateur modifie ses paramètres et sélectionne "Ne pas envoyer de réponses automatiques"
    • Lorsque l'utilisateur clique sur la zone de saisie d'une date, un calendrier d'aide au choix de la date s'affiche
    • Le sujet est optionnel : s'il n'est pas rempli, un message avec un objet vide sera envoyé
    • Le contenu du message est obligatoire, il apparaitra dans le corps du message envoyé.
    Info
    titleFréquence d'envoi

    Un seul message d'absence est envoyé en réponse à une même personne (adresse mail) pour une période de 3 jours.

    Si l'utilisateur désactive puis réactive son répondeur pendant cette période sans modifier l'objet ou le contenu de son message, les personnes ayant déjà reçu une réponse automatique n'en recevront pas une nouvelle, le décompte pour la période reprenant là où il s'était arrêté.

    Informations

    Image Added

    Cet onglet présente les informations qui seront affichées dans la fiche de l'annuaire pour la boîte partagée.

    De même que pour les utilisateurs, l'administrateur peut saisir ici des informations telles que les numéros de téléphone et adresses postales ou affecter une image (avatar) qui sera réutilisée dans l'ensemble de l'application (dans les contacts ou le numéroteur par exemple).

    Info

    Les données de contact correspondent à l'annuaire interne de BlueMind et sont accessibles à l'ensemble des utilisateurs de la solution. Pour cette raison, l'administrateur est le seul à pouvoir modifier ces informations : les utilisateurs, même ayant un droit de partage complet sur la boîte, ne le peuvent pas modifier.

    Filtres

    Cet onglet permet de créer et organiser des règles s'appliquant sur le courrier entrant.

    Image Added

    Le fonctionnement est identique aux filtres utilisateurs. Vous pouvez consulter la page dédiée pour plus de détails sur leur gestion : Les filtres de messages

    Identités

    Image Added

    L'administrateur peut ici définir des identités qui pourront être récupérées par les utilisateurs ayant le droit d'écriture sur la boite : lorsque l'utilisateur choisit une de ces identités, les nom, label et signature sont récupérées. Ainsi les utilisateurs n'ont pas à re-saisir les informations eux-mêmes, évitant ainsi le risque d'erreur, et peuvent partager une même signature pour une même boîte, permettant une meilleure cohésion et une transparence avec les interlocuteurs.

    Pour plus de détails, constuler la page du Guide de l'utilisateur : Les identités

    Partages

    Cet onglet permet de gérer les options de partage de la boite aux lettres avec les utilisateurs.

    Image Added

    [Voir Guide de l'utilisateur > La Messagerie > Les boites aux lettres partagées §3.Gestion des partages]

    Maintenance

    Image Added La versions 4.4 ajoute à l'administration des boîtes partagées les mêmes fonctionnalités de maintenance que pour les utilisateurs

    Image Added

    • Consolider l'index de la boîte aux lettres : cette opération complète l'indexation actuelle de la boîte en indexant les éléments manquants uniquement
    • Valider et réparer la boîte partagée : cette opération regroupe un ensemble d'autres opérations qui vérifient et corrigent si besoin l'intégrité de la boîte et de ses données dans le système BlueMind : vérification de la boîte de messagerie dans Cyrus, de la hiérarchie de dossiers IMAP, filtres de messagerie, etc.