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Remarque
This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Introduction

Domain address books are address books shared by all users. In addition to viewing rights, administrators can assign editing or management rights to users or groups.

Domain address books are managed like full-fledged entities but behave like user address books: depending on the rights they are given, users can view them, create or edit contact cards and import contacts into them or export them in vCard format.

Volet

On this page:

Sommaire

maxLevel	2

Internal Address Books

Creating an Address Book

To create a new address book:

In the Directories homepage, click "Create domain address book"
Or in Directory Browser, use the "New" button > Address book:

type a name and, if appropriate, select a domain:
Click "Create" to quickly create an address book
Click "Create & edit" to create an address book and open configuration options such as sharing

Configuration

The "General" tab in a domain address book's configuration section is used to edit its name as well as the organizational unit (delegation) it belongs to:

Once you've typed the name or set the delegation, click "Save" to confirm.

Astuce
The asterisk indicates that this field is mandatory. The name cannot be left empty.

Address books connected to an external directory

You can now create domain address books that synchronize with LDAP and AD directories. Among other things, this feature allows you to view large directories and filter – or not – address book contacts.

Administration Rights

LDAP address book administration is dependent upon a specific role that needs to be assigned to administrators:

This role is independent so that selected administrators are only able to create simple domain address books.

Remarque
To be able to create address books, the user must also be assigned the role "Manage domain address books".

Like for other roles, this role can be delegated either to a group (e.g. to assign it to all administrators) or individually to specific users only.
To find out more, go to the page about L administration deleguee.

Creating an external address book

External address books are created the same way as standard address books:

In the Directories homepage, click "Create a domain address book"
or in Directory Browser use the New button > Address book:
Select the address book type:
This opens the form:

Fill in the information for the directory you want to connect, e.g. an LDAP address book:

Astuce

title	About the UID box

This box can only contain the name of an LDAP attribute that meets the following conditions:

text value
single value
value that does not vary during the entire LDAP entry's lifetime - including when it is moved in the directory tree, renamed or modified in any other way.

Click "Create" to create a simple address book immediately
or click "Create & edit" to create the address book and open configuration options, including sharing options.

Setting Up

The "General" tab in the address book configuration page is used to:

Edit the address book name
Add, edit or remove the organizational unit (delegation) it belongs to
Check the LDAP/AD directory connection information
Force synchronization and reset the data

By default, newly-created address books are not shared with any users.

Address book rights can be assigned to:

all domain users for shared public address books
specific users, e.g. for an address book shared between a manager, an assistant manager and their PA
a group, e.g. a client or prospects address book for sales teams

The following rights can be assigned:

Can see this address book: the user can view and export contact cards
Can see and update this address book: the user can create, import and edit contacts
Can see, update this address book and manage sharing: the user has read and write rights on the address book and is able to edit its sharing configuration

Avertissement

title	Sharing an LDAP address book: known issue

Despite the "can [...] update" mention, users cannot edit LDAP address book contacts as synchronization is restricted to viewing.

The only relevant rights are "can see this address book" and "manage sharing".

Public share

By enabling this box, the sharing option's settings are applied to all domain users.

Share with specific people or group

This section is used to select people or groups you want to assign rights to.

Start typing the user's or group's name in the text box and confirm by typing enter or clicking on the name suggested by autocomplete.

This is useful for a sales address book for example, in which the whole sales team (a group) can view client contact cards while the sales manager who has write and administration privileges can create and edit contact cards and if they choose to, give one or several of their colleagues the right to edit contacts too.

Info

For users to be able to view an address book in BlueMind, they must be subscribed to it.

There are two ways to do this:

through the message they receive when the address book is shared with them:
in the "Subscriptions" section in preferences:

The address book can then be seen in the Contacts application of the user(s) selected:

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Remarque
Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

Das Domain-Adressbuch ist ein gemeinsames Adressbuch für Benutzer. Neben der einfachen Abfrage kann der Administrator Benutzern oder Gruppen Rechte zur Änderung oder Verwaltung des Adressbuchs zuordnen.

Domain-Adressbücher werden als eigenständige Entitäten verwaltet, verhalten sich aber wie Benutzer-Adressbücher: Je nach den zugewiesenen Rechten ist es möglich, sie einzusehen, Einträge zu erstellen und zu ändern, Kontakte zu importieren oder das Adressbuch im vCard-Format zu exportieren.

Volet

Auf dieser Seite:

Sommaire

maxLevel	2

Verwandt:

Administration des calendriers de domaines

Internes Domain-Adressbuch

Erstellung

So erstellen Sie ein neues Adressbuch:

Klicken Sie auf der Startseite der Verzeichnisverwaltung auf "Adressbuch erstellen“
oder verwenden Sie in der Liste der Verzeichniseinträge die Schaltfläche Neu > Adressbuch:
Den Typ "internes" Adressbuch auswählen lassen und einen Namen und ggf. eine Delegation eintragen:
Klicken Sie auf "Erstellen" für eine einfache und direkte Erstellung des Notizbuchs
oder klicken Sie auf "Erstellen & Editieren", um das Adressbuch zu erstellen und auf die Konfigurationsoptionen zuzugreifen, einschließlich der Freigabeoptionen.

Konfiguration

Über die Registerkarte "Allgemein" in der Konfiguration eines Domain-Adressbuchs können Sie dessen Namen oder die Organisationseinheit (Delegation), zu der es gehört, ändern:

Sobald der Name oder die Delegation eingegeben ist, klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu bestätigen.

Astuce
Das Sternchen zeigt an, dass das Feld obligatorisch ist, der Name kann nicht leer gelassen werden.

Adressbuch, das mit einem externen Verzeichnis verbunden ist

Es ist möglich, Domain-Adressbücher zu erstellen, die mit LDAP- und AD-Verzeichnissen synchronisiert sind. Diese Funktion ermöglicht insbesondere die Abfrage großer Verzeichnisse, wobei die im Adressbuch dargestellten Kontakte gefiltert werden können.

Administrationsrecht

Die Verwaltung von LDAP/AD-Adressbüchern ist an eine bestimmte Rolle gebunden, die an die gewünschten Administratoren delegiert werden sollte:

Diese Rolle ist unabhängig, um einigen Administratoren zu erlauben, nur einfache Domain-Adressbücher zu erstellen.

Remarque
Um Adressbücher erstellen zu können, muss der Benutzer auch die Rolle "Domain-Adressbücher verwalten" haben

Wie die anderen Rolle kann auch diese entweder an eine Gruppe (z.B. um sie allen Administratoren zu erteilen) oder individuell nur an bestimmte Benutzer delegiert werden.
Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Delegierte Administration

Erstellung

Die Erstellung erfolgt auf die gleiche Weise wie bei der Erstellung eines einfachen Adressbuchs:

Klicken Sie auf der Startseite der Verzeichnisverwaltung auf "Domain-Adressbuch erstellen“
oder verwenden Sie in der Liste der Verzeichniseinträge die Schaltfläche Neu > Adressbuch:
Wählen Sie die Art von Adressbuch aus:
Daraufhin wird das entsprechende Formular angezeigt:

Geben Sie die Informationen des zu verbindenden Verzeichnisses ein, z. B. für ein LDAP-Adressbuch:

Astuce

title	Informationen zum UID-Feld

Dieses Feld kann den Namen eines LDAP-Attributs enthalten, das die folgenden Bedingungen erfüllt:

Textwert
Einzelwert
Wert, der sich während der gesamten Lebensdauer des entsprechenden LDAP-Eingangs nicht ändert – auch nicht beim Verschieben im Baum, Umbenennen oder anderweitigen Änderungen.

Klicken Sie auf "Erstellen" für eine einfache und direkte Erstellung des
Adressbuchs oder auf "Erstellen & Editieren", um das Adressbuch zu erstellen und auf die Konfigurationsoptionen zuzugreifen, einschließlich der Freigabeoptionen.

Konfiguration

Die Registerkarte "Allgemein " der Konfigurationsoptionen eines Adressbuchs bietet die folgenden Möglichkeiten:

Ändern des Namens
Hinzufügen, Ändern oder Entfernen der Organisationseinheit (Delegation), zu der es gehört
Verbindungsdaten zum LDAP/AD-Verzeichnis prüfen
Synchronisation erzwingen oder Daten zurücksetzen

Freigabe

Ein Domain-Adressbuch wird bei Erstellung standardmäßig nicht für andere Benutzer freigegeben.

Entsprechende Rechte können zugewiesen werden:

an alle Benutzer der Domain für ein gemeinsames und öffentliches Adressbuch
an bestimmte Benutzer, zum Beispiel für ein gemeinsames Adressbuchbuch des Direktors, seines Stellvertreters und seiner Sekretärin
an eine Gruppe, z.B. ein Kunden- oder Interessenten-Adressbuch für das Verkaufsteam

Die folgenden Rechte können zugewiesen werden:

Kann dieses Adressbuch sehen: kann Kontaktdateien einsehen und exportieren
Kann die Kontakte in diesem Adressbuch bearbeiten: kann Kontakte erstellen, importieren und bearbeiten
Kann Kontakte bearbeiten und Adressbuchfreigaben verwalten: kann zusätzlich zur Schreibberechtigung auch Adressbuchfreigaben verwalten

Avertissement

title	Gemeinsame Nutzung eines synchronisierten Verzeichnisses mit einem LDAP-Verzeichnis: bekanntes Problem

Trotz des Vorhandenseins einer "darf Änderungen vornehmen"-Option können Kontakte in Adressbüchern, die mit LDAP-Verzeichnissen synchronisiert werden, nicht von Benutzern geändert werden, da diese Synchronisation eine einfache Abfrage ist.

Die einzigen relevanten Rechte sind "kann Kontakte sehen" und "kann Freigaben verwalten".

Öffentliche Freigabe

Bei Aktivierung dieses Kontrollkästchen wird die konfigurierte Freigabe auf alle Benutzer der Domain angewendet.

Freigabe für bestimmte Personen oder Gruppen

In diesem Bereich können Sie Personen oder Gruppen auswählen, denen Sie Rechte zuweisen möchten.

Beginnen Sie die Eingabe des Namens des Benutzers oder der Gruppe im Eingabefeld
Bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder indem Sie auf den von der Autovervollständigung vorgeschlagenen Namen klicken
Die Person oder Gruppe ist zur Liste hinzugefügt; wählen Sie das gewünschte Zugriffsrecht
Wiederholen Sie den Vorgang, um mehrere Personen oder Gruppen hinzuzufügen
Nach der Zuweisung der Rechte zur Bestätigung auf "Speichern“ klicken

Für ein Vertriebsadressbuch können beispielsweise die folgenden Rechte zugewiesen werden:

ein Verantwortlicher erhält das Recht zum Schreiben und zur Verwaltung der Freigaben, so dass er die Dateien erstellen und ändern kann und eventuell dem einen oder anderen Mitarbeiter das Recht überträgt, auch die Kontakte zu aktualisieren.
ein Mitarbeiter erhält das Recht, Kontakte zu ändern (sowie hinzuzufügen oder zu löschen)
das gesamte Vertriebsteam (eine Gruppe) erhält die Möglichkeit, Kundendateien einzusehen

Info

Damit das Adressbuch in seinem BlueMind erscheint, muss ein Benutzer, der es aufrufen darf, dieses Adressbuch abonniert haben.

Dies kann auf zwei Arten geschehen:

über die Nachricht, die er erhält, wenn das Adressbuch mit ihm geteilt wird:
über die Verwaltung seiner Abonnements in den Einstellungen :

Das Adressbuch ist dann in der Anwendung "Kontakte" des/der gewünschten Benutzer(s) verfügbar:

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