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Remarque
This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Introduction

Shared mailboxes, also called "service mailboxes" or "functional mailboxes" are non-user-specific mailboxes: users are connected to them and share the messages they contain.
Users have access to the mailbox and are able to use it depending on their privilege levels:

read: users can read messages;
write: users can modify (add, delete, move, etc.) messages and write on behalf of the shared mailbox;
manage: in addition to being able to modify messages, users are able to manage the mailbox's permissions.

Users can access shared mailboxes through their email client's folder structure (by default: "Shared folders").

For more information, please see our user's guide page Les boites aux lettres partagees

Volet

On this page:

Sommaire

maxLevel	2

Creating shared mailboxes

In the "Directories" page, click "Create a shared mailbox"
Enter a name for the mailbox, a description (optional) and an email address.
Remarque
title WARNING
The name you enter cannot be modified later.
Info
A shared mailbox does not have to have an email address. In that case, users are able to use it (by moving or copying messages to it, for example) but it cannot be used to send or receive mail.
As for any user or group, you can choose to have a mailbox shown in the directory. To do this, check the box "Hide from BlueMind address lists".

Click "Create" (or press <Enter>) to confirm, or "Create and edit" (<Ctrl-Enter>) to create a mailbox and open the mailbox's management page.

Managing shared mailboxes

General

Mailbox

This tab houses basic settings and the auto-reply feature.

Name: shared mailboxes are named when they are created. The name cannot be changed
Delegation: organizational unit the mailbox belongs to
Quota: maximum mailbox size
Mail routing: type of email system or absence thereof
Email address: the shared mailbox can have as many email aliases as desired on one, the other, or all available domain names.
Storage server: the server that handles the mailbox

Auto-reply

Similarly as for user mailboxes, when auto-reply is enabled and for the set period of time, an email will be automatically sent to the sender when the mailbox receives a message.

Start and end dates are not required:
- if no start date is specified, auto-reply is enabled as soon as the new settings are saved
- if no end date is specified, auto-reply remains enabled until the user edits the settings and selects "Automatic reply OFF"
When the user clicks the data entry area, a calendar opens to help them choose a date
The subject field is optional: if this field is left empty, the message is sent with an empty subject field
Message content is required – it will be shown in the body of the email sent.

Info

title	Auto-reply frequency

Just one away message is sent to reply to every single sender (email address) for a 3-day period.

If the user disables and then enables auto-reply again during that time without editing the subject or the message content, the senders who have already received an auto-reply will not receive a new one – the countdown for the period starts again where it was left off.

Information

This tab shows the information that will be displayed in the shared mailbox directory pages.

Similarly as for users, this form can be used to enter information such as telephone numbers, postal addresses or images (avatars) which will be used throughout the application (e.g. in contacts or the dialer).

Info
Contact details belong to the BlueMind internal directory and can be accessed by all users of the solution. This is why only the administrator is able to edit this information – users, even with full share privileges on the mailbox, are not able to edit them.

Filters

This tab is used to create and organize rules for incoming mail.

Mailbox filters work the same way as user filters. For more details, please refer to our documentation page on: Les filtres de messages

Identities

This tab is used to define identities which can be retrieved by users with writing privileges on the mailbox: when a user chooses one of these identities, the name, label and signature are retrieved. That way users don't have to enter the information again, which prevents errors and enables users to share a signature for a mailbox, which makes it consistent and transparent for recipients.

For more details, please refer to our User's Guide page: Les identites

Shares

This tab is used to manage options for sharing mailboxes with users.

[See User's Guide > Mail > Shared Mailboxes §3. Managing Shares]

Maintenance

Version 4.4 adds the same maintenance features for shared mailboxes as for users.

Consolidate mailbox index: completes the current indexing system by indexing missing items only
Validate and repair mailshare data: set of verification and correction operations that repair the integrity of the mailbox and its data in the BlueMind system: verifies the mailbox in Cyrus, IMAP folder hierarchy, mail filters, etc.

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Remarque
Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

Geteilte Posteingänge, auch "Dienst-Posteingänge" oder "Funktions-Posteingänge" genannt, sind Posteingänge, die nicht namentlich sind: Benutzer sind ihnen zugeordnet und teilen sich die darin enthaltenen Nachrichten.
Benutzer greifen auf den Posteingang zu und nutzen ihn entsprechend der ihnen zugewiesenen Rechte:

Lesen: Benutzer können E-Mails lesen;
Schreiben: Benutzer können E-Mails ändern (hinzufügen, löschen, verschieben...) und im Namen des geteilten Posteingangs Mails verfassen;
Verwaltung: Zusätzlich zum Schreibrecht können Benutzer mit Verwaltungsrechten die Rechte des freigegebenen Posteingangs verwalten.

Diese Posteingänge sind dann für jeden Benutzer unter einem Baumeintrag im Mail-Client verfügbar (standardmäßig: "Geteilte Ordner").

Weitere Details zu den Funktionsprinzipien finden Sie auf der Seite Geteilte Posteingänge Les boites aux lettres partagees der Benutzerdokumentation.

Volet

Auf dieser Seite:

Sommaire

maxLevel	2

Verwandt:

Administration des utilisateurs

Administration des groupes Geteilte Posteingänge

Les boites aux lettres partagees

Erstellung

Klicken Sie auf der Seite "Verzeichnisse" auf "Geteilten Posteingang erstellen“

Geben Sie einen Posteingangnamen, eine Beschreibung (optional) und eine E-Mail-Adresse ein

Remarque

title	ACHTUNG

Der Name des Posteingangs kann später nicht geändert werden

Info
Ein geteilter Posteingang kann ohne E-Mail-Adresse erstellt werden. In diesem Fall können die Benutzer ihn zwar verwenden (z. B. durch Verschieben oder Kopieren von Nachrichten), aber es kann nicht zum Empfangen oder Senden von E-Mails verwendet werden.

Wie bei jedem Benutzer oder jeder Gruppe können Sie festlegen, dass ein geteilter Posteingang nicht im Verzeichnis erscheint. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen "In BlueMind-Adressliste ausblenden".
Mit der Schaltfläche "Erstellen" (oder der Taste <Eingabe>) bestätigen, um mit einer schnellen Erstellung fortzufahren, oder gehen Sie über die Schaltfläche "Erstellen & Editieren" (<Strg-Eingabe>) zur Erstellung des Posteingangs in die Verwaltungsoberfläche.

Verwaltung

Allgemein

Postfach

Dieses Tab enthält die wichtigsten Parameter und die automatische Beantwortung von Nachrichten.

Name: Der Name des geteilten Postfachs wird beim Anlegen zugewiesen, er kann nicht geändert werden
Delegieren: Die Organisationseinheit, zu der das Postfach gehört
Kontingent: Die maximale Größe, die das Postfach erreichen kann
Mail-Routing: Die Art (oder das Fehlen) des Postfachs
E-Mail-Adresse: Das geteilte Postfach kann beliebig viele E-Mail-Aliase haben, auf einer oder allen verfügbaren Domains
Speicherserver: Server, von dem das Postfach verwaltet wird

Automatische Antwort

Wie bei einem Benutzer-Postfach wird bei aktivierter automatischer Antwort für den festgelegten Zeitraum automatisch eine Mail an den Absender gesendet, wenn das Postfach eine Nachricht erhält.

Start- und Enddatum sind nicht zwingend erforderlich:
- Wenn kein Startdatum angegeben ist, wird die automatische Antwort aktiviert, sobald die neuen Einstellungen gespeichert sind.
- Wenn kein Enddatum angegeben ist, bleibt die automatische Antwort so lange aktiv, bis die Einstellungen geändert und "Abwesenheitsnotiz AUS" gewählt wird.
Wenn Sie auf das Eingabefeld für ein Datum klicken, wird ein Kalender angezeigt, der bei der Auswahl des Datums hilft
Der Betreff ist optional: Wenn er nicht ausgefüllt wird, wird eine Nachricht mit leerem Betreff gesendet
Der Inhalt der Nachricht ist obligatorisch, er wird im Textkörper der gesendeten Nachricht angezeigt.

Info

title	Sendungshäufigkeit

Innerhalb eines Zeitraums von 3 Tagen wird eine einzige Abwesenheitsnotiz als Antwort an dieselbe Person (E-Mail-Adresse) gesendet.

Wenn der Benutzer die automatische Antwort während dieses Zeitraums deaktiviert und wieder aktiviert, ohne den Betreff oder den Inhalt seiner Nachricht zu ändern, erhalten Personen, die bereits eine automatische Antwort erhalten haben, keine neue Antwort. Der Countdown für den Zeitraum wird fortgesetzt.

Informationen

Dieses Tab enthält die Informationen, die in der Datei im Verzeichnis für das geteilte Postfach angezeigt werden.

Wie für die Benutzer kann der Administrator Informationen wie Telefonnummern und Postadressen eingeben oder ein Bild (Avatar) zuordnen, das in der gesamten Anwendung wiederverwendet wird (z.B. in den Kontakten oder im Dialer).

Info
Die Kontaktdaten entsprechen dem internen BlueMind-Verzeichnis und sind für alle Benutzer der Lösung zugänglich. Aus diesem Grund ist der Administrator der Einzige, der diese Informationen ändern kann: Auch Benutzer mit umfassenden Freigabe-Rechten für das Postfach können sie nicht ändern.

Filter

Unter diesem Tab können Sie Regeln für eingehende E-Mails erstellen und organisieren.

Dies funktioniert genau wie bei den Benutzerfiltern. Weitere Einzelheiten über deren Verwaltung erfahren Sie auf der die entsprechenden Seite: Les filtres de messages.

Identitäten

Der Administrator kann hier Identitäten festlegen, die von Benutzern abgerufen werden können, die Schreibrechte für das Postfach haben: Wenn der Benutzer eine dieser Identitäten auswählt, werden der Name, das Label und die Unterschrift abgerufen. Dadurch müssen die Benutzer die Informationen nicht erneut eingeben, wodurch das Risiko von Fehlern vermieden wird; sie können dieselbe Signatur für dasselbe Postfach verwenden, was einen besseren Kohäsion und mehr Transparenz gegenüber den Gesprächspartnern ermöglicht.

Einzelheiten finden Sie auf der entsprechenden Seite des Benutzerleitfadens: Identitäten Les identites

Freigaben

Dieses Tab ermöglicht die Verwaltung der Posteingang-Freigabeoptionen für Benutzer.

[Siehe Benutzerhandbuch > Posteingang > Geteilte Posteingänge §3.Freigaben verwalten]

Wartung

Mit Version 4.4 werden für die Verwaltung von freigegebenen Posteingängen die gleichen Wartungsfunktionen wie für Benutzer hinzugefügt.

Konsolidierung des Posteingang-Indexes: Dieser Vorgang vervollständigt die aktuelle Indizierung des Posteingangs, indem nur die fehlenden Elemente indiziert werden
Validieren und Reparieren des freigegebenen Postfachs: Dieser Vorgang fasst eine Reihe anderer Vorgänge zusammen, die die Integrität des Postfachs und seiner Daten im BlueMind-System überprüfen und ggf. korrigieren: Überprüfung des Postfachs in Cyrus, der IMAP-Ordnerhierarchie, der Mailfilter usw.

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Introduction

Creating shared mailboxes

Managing shared mailboxes