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changes.mady.by.user Sabine Prouvost

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changes.mady.by.user Sabine Prouvost

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Présentation

Les administrateurs peuvent créer des groupes d'utilisateurs qui, s'ils sont publics, sont utilisables pour :

  • afficher les agendas d'un groupe de personne ;
  • attribuer des droits à un groupe de personnes sur des agendas, ressources, boites partagées, boites aux lettres individuelles, carnets d'adresses, etc.
  • définir d'autres groupes par inclusion d'un ou plusieurs groupes ;
  • envoyer un e-mail à un groupe de personnes (si le groupe possède une adresse e-mail) : liste de diffusion interne.
Volet

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Sommaire
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En rapport :

Gestion des utilisateurs
Gestion des ressources
Gestion des boites aux lettres partagées

Création

Depuis l'interface d'administration, cliquer sur "Créer un groupe" sur la page d'accueil ou sur la page "Annuaires" :

Saisir le nom du groupe, un description (optionnelle) et les options souhaitées :

  • Masquer dans la liste d'adresses BlueMind : le groupe existe mais n'est pas visible (ni dans les auto-complétions, ni dans la liste des contacts de l'annuaire ou groupes auxquels il appartient). Ce groupe peut être utilisé par les administrateurs ou par ceux qui en connaissent l'adresse.
  • Ne pas afficher les membres dans le carnet d'adresse : même si le groupe est visible depuis l'annuaire, les utilisateurs ne peuvent pas voir quels membres il regroupe

Le groupe peut être laissé vide ou on peut dès cet écran ajouter les membres depuis le dernier champs du formulaire.
L’auto-complétion permet de trouver les membres dès le début de la saisie :

Pour ajouter plusieurs utilisateurs, continuer la saisie à droite de l'utilisateur précédemment sélectionné :

Création rapide

Comme pour la Création d'un utilisateur, un groupe peut être créé en édition rapide en cliquant sur le bouton "Créer".
Il possède alors les informations saisies dans la popup et les propriétés par défaut suivantes :

  • il n'a pas d'adresse mail
  • l'archivage n'est pas activé

Le groupe pourra par la suite être complété et modifié via l'interface d'administration.

Création et édition

Le bouton "Créer et éditer" (touches <Ctrl-Entrée>) crée le groupe avec les mêmes propriétés qu'en création rapide puis redirige automatiquement vers l'interface d'administration du groupe afin d'effectuer un paramétrage plus complet du groupe.

Édition et administration d'un groupe

Depuis la page Annuaires >> Entrées d'annuaires, filtrer les groupes en cliquant sur l'icône "groupe", puis sélectionner le groupe à éditer dans la liste.

Général

L'onglet "Général" présente les informations et paramétrages de base du groupe : nom, délégation (en tant que membre seulement), description et options de visibilités pour le groupe lui-même et pour les membres.

Membres

L'onglet "Membres" présente en 2 colonnes la gestion des membres du groupe : dans la colonne de gauche les membres déjà présents dans le groupe, dans la colonne de droite les autres utilisateurs et groupes présents dans l'annuaire.

  • Sélectionner dans une colonne l'utilisateur ou le groupe souhaité puis cliquer sur une des flèches centrales pour le faire entrer ou sortir du groupe :

Remarque
titleGroupes dans des groupes

Des groupes peuvent être inclus dans des groupes, cependant seuls les groupes ayant une adresse email seront pris en compte : si un groupe inclus n'a pas d'adresse email, ses membres ne recevront pas les messages envoyés au groupe parent.

Astuce

Des utilisateurs externes peuvent être ajoutés aux groupes. Consultez la page dédiée pour en savoir plus : Administration des utilisateurs > Utilisateurs externes

Messagerie

L'onglet Messagerie permet de paramétrer les adresses et alias du groupe ainsi que la conservation des messages : le groupe possède alors une boite partagée lui permettant de consulter les messages reçus.

Lorsque la case "Conserver une copie des messages reçus" est activée, les messages sont conservés dans une boite de messagerie, ils peuvent ainsi être conservés et consultés.

Lorsque cette case est décochée, les nouveaux messages ne sont pas conservés.

Astuce

Lors de la désactivation de cette option, le contenu de la boîte n'est pas supprimé.

Si la case était activée pendant un temps avant d'être désactivée, la boîte partagée persiste et contient les emails reçus pendant la durée de l'activation.

La boîte de messagerie du groupe peut être partagée indépendamment de l'appartenance au groupe grâce au formulaire de partage suivant. Les droits possibles sont les suivants :

  • Peut lire ma messagerie : les utilisateurs peuvent consulter les e-mails
  • Peut modifier ma messagerie : en plus du droit précédent, les utilisateurs peuvent modifier (ajouter, supprimer, déplacer...) les e-mails
  • Peut modifier ma messagerie et gérer mes partages : en plus du droit précédent, les utilisateurs peuvent gérer les droits de partage

Dans l'arborescence de la messagerie, la boîte est placée avec les boites partagées et porte le nom du groupe précédé du symbole "_" (underscore).
Par exemple pour un groupe "contact" la boîte partagée sera nommée "_contact" dans l'arborescence.

Avertissement

Contrairement aux boites aux lettres partagées, la messagerie du groupe ne peut être utilisé pour créer une identité et écrire au nom du groupe.

Archivage

Lorsque qu'une politique d'archivage globale est définie pour le domaine, les règles par défaut de celle-ci s'appliquent à tous les utilisateurs et groupes du domaine.

Il est cependant possible de surcharger les paramètres par défaut afin de définir un paramétrage par défaut pour un utilisateur ou un groupe d'utilisateur.

Par défaut, ce sont donc les paramètres de l'archivage du domaine qui apparaissent dans le formulaire, pour les personnaliser il suffit de saisir les nouvelles valeurs souhaitées :

  • le nombre de jours souhaité, tous les messages antérieurs seront archivés.

  • le quota d'espace disque alloué aux utilisateurs du groupe

    Info

    le quota ne peut dépasser le quota maximum du domaine : si un nombre supérieur est entré, celui-ci sera ramené au quota maximum à l'enregistrement

  • cocher ou décocher les dossiers à exclure si besoin
  • cliquer sur "Enregistrer" pour que les changements soient pris en compte.

La case "Ré-initialiser la règle d'archivage" permet de remettre les valeurs par défaut du domaine :

  • cocher la case, le formulaire est alors grisé
  • cliquer sur « Enregistrer »
  • les données sont enregistrées : la fiche du groupe est fermée, vous pouvez la rouvrir pour contrôler que les données ont bien été réinitialisées.
Info

L'unité MiB (MebiByte) est un multiple du byte (octet) à différencier du MB (megabyte, ou Mo méga-octet) : il représente 1024 kebibytes, lui-même représentant 1024 bytes (octets).

Ainsi 9 MiB sont équivalents à 9,43718 MB (Mo)

Maintenance

L'onglet Maintenance vous permet d'effectuer les opérations de maintenance concernant la boîte de messagerie du groupe : consolidation et reconstruction de la boîte.

Ancre
group-roles
group-roles
Rôles

L'onglet Rôles permet d'attribuer les applications auxquelles les membres du groupe ont accès :

Cela permet de ne donner accès à certaines fonctionnalités qu'à certains utilisateurs sans devoir faire une gestion individuelle fastidieuse. Une fois les rôles attribués aux groupes, on n'a ainsi plus à se soucier des droits individuels, il suffit d'intégrer un utilisateur dans un groupe pour qu'il ait accès aux applications dont il a besoin.

On pourra ainsi par exemple donner accès à la téléphonie à l'équipe commerciale seulement afin de faciliter ses échanges avec l'extérieur et réserver la messagerie instantanée aux équipes techniques afin de faciliter leurs échanges écrits.

Suppression

Depuis la liste des entrées d'annuaires, cocher la case en début de ligne correspondant au groupe à supprimer puis cliquer sur "Supprimer" et confirmer la suppression.

La suppression est immédiate et définitive.

Sv translation
languageen

Introduction

Administrators can create groups of users which, when public, can be used to:

  • display the calendars of a group of people;
  • assign rights to a group of people on calendars, resources, shared mailboxes, private mailboxes, address books, etc.
  • set up other groups to include one or several groups;
  • send emails to a group of people (if the group has an email address): internal distribution list.
Volet

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Related:

Administration des utilisateurs
Utilisateurs externes

Creating groups

In the homepage or the "Directories" page of the admin console, click "Create Group":

Enter the group name, a description (optional) and select the desired options:

  • Hide from BlueMind address lists: the group exists but is not visible (neither in autocomplete, nor in contact lists from the directory or groups it belongs to). This group can be used by administrators or those who know its address.
  • Do not display members in the address book: even if the group is visible in the directory, users cannot see its individual members.

The group can be left empty, or you can start adding members in the box at the bottom of the form.
Autocomplete helps you find members as you type:

To add several users, keep typing to the right of the previous user selected:

Quick create

As for users, groups can be created quickly by clicking "Create".
The newly created group then has the properties entered in the dialog box and the following default settings:

  • no email address
  • archiving is disabled

The group's properties can be completed and modified in the admin console.

Create and edit

The "Create and edit" button (<Ctrl-Enter> key combination) creates a group with the same properties as "quick create" and redirects you to the group's settings editor to fine-tune configuration.

Editing and managing groups

In the Directories > Entities Management page, filter for groups by clicking the "group" icon and select the group you want to edit from the list.

Basic parameters

The "Basic Parameters" tab shows basic group information: name, delegation and visibility options for the group and for his members.

Members

The "Members" tab includes two columns for group management: the left-hand side column lists current group members while the right-hand side column lists other users and groups in the directory.

  • Select a user or group in either column and user the arrows in the middle to add them or remove them from the group.

Remarque
titleGroups within groups

Groups can be included within groups, however, only groups with an email address will be taken into account – if a group included in another group doesn't have an email address, its members will not receive the messages sent to the parent group.

Astuce

You can add external users to groups. For more information see: Administration des utilisateurs > Utilisateurs externes

Mail

The Mail tab is used to configure group addresses and aliases as well as whether to keep messages: the group then has a shared mailbox where received messages can be found.

When the box "Keep a copy of received messages" is checked, messages are kept in a mailbox and they can be viewed.

When this box is unchecked, new messages are not kept.

Astuce

When this option is disabled, the contents of the mailbox are not deleted.

If this option is enabled for a while before being disabled, the shared mailbox remains and contains the emails received during the time it was enabled.

Group mailboxes can be shared even if the user is not a member of the group (please refer to Managing Groups). Possible rights are as follows:

  • Can see my mailbox: users can read emails
  • Can update my mailbox: users can edit (add, delete, move, etc.) emails
  • Can update my mailbox and manage sharing: in addition to editing rights, users can manage share rights

In the mail folders list, the mailbox is placed with shared mailboxes and bears the name of the group preceded with a "_" (underscore).
E.g. for a group named "contact", the shared mailbox will be named "_contact" in the folders list.

Avertissement

Unlike shared mailboxes, group emails cannot be used to create identities and write on behalf of the group.

Archiving groups

When a global archiving policy is set for the domain, its default rules are applied to all domain users and groups.

You can however edit default settings to set user or group-specific settings.

By default, the form shows the domain's archiving settings whose values can be customized:

  • the number of days after which messages are archived. All older messages will be archived.

  • the disk space quota allocated to the group's users.

    Info

    The quota cannot exceed the maximum domain quota: if you enter a number that exceeds it, it will be taken down to the maximum quota when you save.

  • check or uncheck the folders you want to exclude as needed.
  • click "Save" to apply the changes.

The "Reset archive policy" box  allows you to reset the user's default values: either those of the group it belongs to, or the domain's if no specific rule has been assigned to the group:

  • check the box, the form is grayed out
  • click "Save"
  • the information is saved: the user's section closes and you can reopen it to make sure the information has been reset.
Info

The MiB (Mebibyte) is a multiple of a byte, not to be confused with the MB (megabyte): it is equal to 1024 kebibytes, which itself is equal to 1024 bytes.

Therefore, 9 MiB equals 9,43718 MB.

Maintenance

The Maintenance tab allows you to perform maintenance operations on the group's mailbox: consolidation and reconstruction.

Ancre
group-roles
group-roles
Roles

The Roles tab allows you to select the applications group members have access to:

This allows you to grant access to specific features to selected users in one single operation. Once roles are assigned to groups, you no longer have to worry about individual rights, simply add a user to a group for them to have access to the applications they need.

E.g., you can grant access to "Telephony" to the sales team only so that they can communicate outside the company or restrict the use of "Instant messaging" to technical teams so that they can communicate in writing more easily.

Deleting groups

In the list of directory entries, check the box at the beginning of the row for the group you want to delete, then click "Delete" and confirm.

Deletions are immediate and final.

Sv translation
languagede

Präsentation

Administratoren können Benutzergruppen erstellen, die, wenn sie öffentlich sind, zu folgenden Zwecken genutzt werden können:

  • Die Terminplaner einer Gruppe von Personen anzeigen;
  • Einer Gruppe von Personen Rechte in Bezug auf Terminplaner, Ressourcen, geteilte Posteingänge, individuelle Posteingänge, Adressbücher usw. zuweisen.
  • Andere Gruppen durch Integration von einer oder mehreren Gruppen definieren;
  • Eine E-Mail an eine Gruppe von Personen senden (wenn die Gruppe eine E-Mail-Adresse hat): interne Mailingliste.
Volet

Auf dieser Seite:

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Verwandt:

Benutzerverwaltung
Ressourcenverwaltung
Verwaltung geteilter Posteingänge

Erstellung

Klicken Sie in der Administrationsoberfläche auf der Startseite oder auf der Seite "Verzeichnisse" auf "Gruppe erstellen":

Geben Sie den Namen der Gruppe, eine Beschreibung (optional) und die gewünschten Optionen ein:

  • In der BlueMind-Adressliste ausblenden: Die Gruppe ist vorhanden, aber nicht sichtbar (weder in den Autovervollständigungen, noch in der Liste der Kontakte im Telefonbuch oder der Gruppen, zu denen sie gehört). Diese Gruppe kann von Administratoren oder von Personen, die die Adresse kennen, verwendet werden.
  • Mitglieder nicht im Adressbuch anzeigen: Auch wenn die Gruppe vom Verzeichnis aus sichtbar ist, können Benutzer nicht sehen, welche Mitglieder sie enthält

Die Gruppe kann leer gelassen werden oder die Mitglieder können aus dem letzten Feld des Formulars hinzugefügt werden.
Die Autovervollständigung ermöglicht es Ihnen, die Mitglieder zu finden, sobald Sie mit der Eingabe beginnen:

Um mehrere Benutzer hinzuzufügen, schreiben Sie rechts neben dem zuvor ausgewählten Benutzer weiter:

Schnelle Erstellung

Wie beim Erstellen eines Benutzers kann auch eine Gruppe in der Schnellerstellung durch Klicken auf die Schaltfläche "erstellen" erstellt werden.
Diese hat die im Popup eingegebenen Informationen und die folgenden Standardeigenschaften:

  • keine E-Mail Adresse
  • Archivierung ist nicht aktiviert

Die Gruppe kann dann über die Administrationsoberfläche ergänzt und verändert werden.

Erstellung und Bearbeitung

Die Schaltfläche "Erstellen & Editieren“ (Tasten<Strg-Enter>) erstellt die Gruppe mit den gleichen Eigenschaften wie bei der Schnellerstellung und leitet dann automatisch zur Gruppenadministrationsoberfläche weiter, um eine vollständigere Konfiguration der Gruppe vorzunehmen.

Editieren und Administration von Gruppen

Auf der Seite Verzeichnisse >> Verzeichniseinträge die Gruppen filtern, indem Sie auf das Symbol "Gruppe" klicken und dann die zu bearbeitende Gruppe aus der Liste auswählen.

Allgemein

Die Registerkarte "Allgemein" enthält die grundlegenden Informationen und Einstellungen der Gruppe: Name, Delegation (nur als Mitglied), Beschreibung und Sichtbarkeitsoptionen für die Gruppe selbst und für die Mitglieder.

Mitglieder

Die Registerkarte "Mitglieder" stellt in 2 Spalten die Verwaltung der Gruppenmitglieder dar: in der linken Spalte die bereits in der Gruppe vorhandenen Mitglieder, in der rechten Spalte die anderen im Verzeichnis vorhandenen Benutzer und Gruppen.

  • Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Gruppe in einer Spalte aus und klicken Sie auf einen der Pfeile in der Mitte, um den Benutzer/die Gruppe zur Gruppe hinzuzufügen oder aus ihr zu entfernen.

Remarque
titleGruppen in Gruppen

Gruppen können in Gruppen aufgenommen werden, allerdings werden nur Gruppen mit einer E-Mail-Adresse berücksichtigt: Wenn eine aufgenommene Gruppe keine E-Mail-Adresse hat, erhalten ihre Mitglieder keine Nachrichten, die an die übergeordnete Gruppe gesendet werden.

Astuce

Externe Benutzer können zu Gruppen hinzugefügt werden. Besuchen Sie für weitere Informationen die entsprechende Seite,: Administration des utilisateurs > Utilisateurs externes

E-Mail-System

Auf der Registerkarte "Nachrichten" können Sie die Adressen und Aliase der Gruppe sowie die Speicherung der Nachrichten einrichten: Die Gruppe verfügt dadurch über einen geteilten Posteingang, in dem sie die empfangenen Nachrichten abrufen kann.

Wenn das Feld „Kopie der empfangenen Nachrichten aufbewahren“ aktiviert ist, werden die Nachrichten in einer Mailbox gespeichert, um aufbewahrt und eingesehen werden zu können.

Ist dieses Kontrollkästchen nicht markiert, werden neue Nachrichten nicht gespeichert.

Astuce

Eine Deaktivierung dieser Option führt nicht zu einer Löschung des Postfach-Inhalts.

Wenn das Kontrollkästchen für eine bestimmte Zeit aktiviert war, bevor es deaktiviert wurde, bleibt das freigegebene Postfach bestehen und enthält die E-Mails, die für die Dauer der Aktivierung empfangen wurden.

Das Gruppenpostfach kann unabhängig von der Gruppenzugehörigkeit mit dem folgenden Freigabeformular freigegeben werden. Es können die folgenden Rechte zugewiesen werden:

  • Postfach-Leserecht: Benutzer können E-Mails lesen
  • Kann Änderungen in meinem Postfach vornehmen: zusätzlich zum vorherigen Recht können Benutzer E-Mails ändern (hinzufügen, löschen, verschieben...)
  • Kann mein Postfach ändern und meine Freigaben verwalten: Zusätzlich zu den obigen Rechten können die Benutzer die Freigaberechte verwalten

In der Mail-Baumstruktur wird das Postfach bei den freigegebenen Postfächern platziert und hat den Namen der Gruppe mit vorangestelltem Symbol „_“(Underscore).
So wird z.B. für eine „Kontakt“-Gruppe das gemeinsame Postfach in der Struktur "_Kontakt" genannt.

Avertissement

Im Gegensatz zu geteilten Posteingängen kann im Gruppen-Posteingang keine Identität erstellt und keine Nachricht im Namen der Gruppe verfasst werden.

Archivierung

Wenn eine globale Archivierungsrichtlinie für die Domain definiert ist, gelten ihre Standardregeln für alle Benutzer und Gruppen der Domain.

Es ist jedoch möglich, die Standardeinstellungen außer Kraft zu setzen, um eine Standardeinstellung für einen Benutzer oder eine Benutzergruppe festzulegen.

Standardmäßig werden die Domain-Archivierungsparameter im Formular angezeigt. Um sie anzupassen, geben Sie einfach die neuen gewünschten Werte ein:

  • die gewünschte Anzahl von Tagen, alle vorherigen Nachrichten werden archiviert.

  • das den Benutzern in der Gruppe zugewiesene Kontingent an Festplattenspeicher

    Info

    das Kontingent kann das maximale Domain-Kontingent nicht überschreiten: wenn eine höhere Zahl eingegeben wird, wird es auf das maximale Kontingent zum Zeitpunkt der Speicherung reduziert

  • aktivieren oder deaktivieren Sie bei Bedarf die auszuschließenden Ordner
  • klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Das Kontrollkästchen "Archivierungsregel neu initialisieren" ermöglicht die Rücksetzung der Standardwerte der Domain:

  • bei aktiviertem Kästchen ist das Formular ausgegraut
  • klicken Sie auf "Speichern"
  • die Daten werden gespeichert: Der Stammsatz der Gruppe wird geschlossen, Sie können ihn wieder öffnen, um zu prüfen, ob die Daten zurückgesetzt wurden.
Info

Die Einheit MiB (MebiByte) ist ein Vielfaches des Bytes (Oktett), die von MB (Megabyte, oder Mo-Megaoktett) zu unterscheiden ist: Sie entspricht 1024 Kebibytes, die wiederum 1024 Bytes (Oktetts) entsprechen.

9 MiB entsprechen somit 9,43718 MB

Wartung

Unter der Registerkarte "Wartung" werden Sie Wartungsvorgänge für den Gruppen-Posteingang durchgeführt: Konsolidierung und Neuaufbau des Posteingangs.

Ancre
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Rollen

Unter der Registerkarte "Rollen" werden die Anwendungen zugewiesen, auf die Gruppenmitglieder Zugriff haben:

Damit ist es möglich, den Zugriff auf bestimmte Funktionalitäten nur bestimmten Benutzern zu gewähren, ohne dass eine mühsame individuelle Administration erforderlich ist. Sind die Rollen einmal den Gruppen zugewiesen, muss man sich nicht mehr um individuelle Rechte kümmern: ein Benutzer wird zu einer Gruppe hinzugefügt, damit er auf die von ihm benötigten Anwendungen zugreifen kann.

So ist es beispielsweise möglich, den Zugang zur Telefonie nur dem Vertriebsteam zu gewähren, um dessen Austausch mit der Außenwelt zu erleichtern, und Instant Messaging den technischen Teams vorzubehalten, um deren schriftlichen Austausch zu erleichtern.

Löschung

Aktivieren Sie in der Liste der Verzeichniseinträge das Kästchen am Anfang der Zeile, die der zu löschenden Gruppe entspricht, klicken Sie dann auf "Löschen" und bestätigen Sie den Löschvorgang.

Die Löschung erfolgt sofort und ist endgültig.