Création

Depuis l'interface d'administration, cliquer sur "Créer un groupe" sur la page d'accueil ou sur la page "Annuaires" :

Saisir le nom du groupe, un description (optionnelle) et les options souhaitées :

• Masquer dans la liste d'adresses BlueMind : le groupe existe mais n'est pas visible (ni dans les auto-complétions, ni dans la liste des contacts de l'annuaire ou groupes auxquels il appartient). Ce groupe peut être utilisé par les administrateurs ou par ceux qui en connaissent l'adresse.
• Ne pas afficher les membres dans le carnet d'adresse : même si le groupe est visible depuis l'annuaire, les utilisateurs ne peuvent pas voir quels membres il regroupe

Le groupe peut être laissé vide ou on peut dès cet écran ajouter les membres depuis le dernier champs du formulaire.
L’auto-complétion permet de trouver les membres dès le début de la saisie :

Pour ajouter plusieurs utilisateurs, continuer la saisie à droite de l'utilisateur précédemment sélectionné :

Création rapide

Comme pour la Création d'un utilisateur, un groupe peut être créé en édition rapide en cliquant sur le bouton "Créer".
Il possède alors les informations saisies dans la popup et les propriétés par défaut suivantes :

• il n'a pas d'adresse mail
• l'archivage n'est pas activé

Le groupe pourra par la suite être complété et modifié via l'interface d'administration.

Création et édition

Le bouton "Créer et éditer" (touches <Ctrl-Entrée>) crée le groupe avec les mêmes propriétés qu'en création rapide puis redirige automatiquement vers l'interface d'administration du groupe afin d'effectuer un paramétrage plus complet du groupe.

Édition et administration d'un groupe

Depuis la page Annuaires >> Entrées d'annuaires, filtrer les groupes en cliquant sur l'icône "groupe", puis sélectionner le groupe à éditer dans la liste.

Général

L'onglet "Général" présente les informations et paramétrages de base du groupe : nom, délégation (en tant que membre seulement), description et options de visibilités pour le groupe lui-même et pour les membres.

Membres

L'onglet "Membres" présente en 2 colonnes la gestion des membres du groupe : dans la colonne de gauche les membres déjà présents dans le groupe, dans la colonne de droite les autres utilisateurs et groupes présents dans l'annuaire.

• Sélectionner dans une colonne l'utilisateur ou le groupe souhaité puis cliquer sur une des flèches centrales pour le faire entrer ou sortir du groupe :

Messagerie

L'onglet Messagerie permet de paramétrer les adresses et alias du groupe ainsi que la conservation des messages : le groupe possède alors une boite partagée lui permettant de consulter les messages reçus.

Lorsque la case "Conserver une copie des messages reçus" est activée, tous les membres du groupe peuvent consulter les messages sont conservés dans la boite correspondant à ce groupe (même nom), dans le dossier des boîtes partagées de leur arborescenceune boite de messagerie, ils peuvent ainsi être conservés et consultés.

Lorsque cette case est décochée :, les nouveaux messages ne sont pas conservés.

La boîte de messagerie du groupe peut être partagée indépendamment de l'appartenance au groupe grâce au formulaire de partage suivant. Les droits possibles sont les suivants :

• Peut lire ma messagerie plus conservésla boîte aux lettres persiste et il est possible de restreindre l'accès à l'historique des échanges grâce au formulaire de gestion des partages qui apparaît :droit de lecture : les utilisateurs peuvent consulter les e-mails
• droit d'écriture : Peut modifier ma messagerie : en plus du droit précédent, les utilisateurs peuvent modifier (ajouter, supprimer, déplacer...) les e-mails
• droit de gestion Peut modifier ma messagerie et gérer mes partages : en plus du droit d'écritureprécédent, les utilisateurs ayant le droit de gestion peuvent gérer les droits

Archivage

Lorsque qu'une politique d'archivage globale est définie pour le domaine, les règles par défaut de celle-ci s'appliquent à tous les utilisateurs et groupes du domaine.

Il est cependant possible de surcharger les paramètres par défaut afin de définir un paramétrage par défaut pour un utilisateur ou un groupe d'utilisateur.

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• de partage

Dans l'arborescence de la messagerie, la boîte est placée avec les boites partagées et porte le nom du groupe précédé du symbole "_" (underscore).
Par exemple pour un groupe "contact" la boîte partagée sera nommée "_contact" dans l'arborescence.

Archivage

Lorsque qu'une politique d'archivage globale est définie pour le domaine, les règles par défaut de celle-ci s'appliquent à tous les utilisateurs et groupes du domaine.

Il est cependant possible de surcharger les paramètres par défaut afin de définir un paramétrage par défaut pour un utilisateur ou un groupe d'utilisateur.

Image Added

Par défaut, ce sont donc les paramètres de l'archivage du domaine qui apparaissent dans le formulaire, pour les personnaliser il suffit de saisir les nouvelles valeurs souhaitées :

• le nombre de jours souhaité, tous les messages antérieurs seront archivés.

• le quota d'espace disque alloué aux utilisateurs du groupe

  Info
  le quota ne peut dépasser le quota maximum du domaine : si un nombre supérieur est entré, celui-ci sera ramené au quota maximum à l'enregistrement

• cocher ou décocher les dossiers à exclure si besoin
• cliquer sur "Enregistrer" pour que les changements soient pris en compte.

La case "Ré-initialiser la règle d'archivage" permet de remettre les valeurs par défaut du domaine :

• cocher la case, le formulaire est alors grisé
• cliquer sur « Enregistrer »
• les données sont enregistrées : la fiche du groupe est fermée, vous pouvez la rouvrir pour contrôler que les données ont bien été réinitialisées.

Maintenance

L'onglet Maintenance vous permet d'effectuer les opérations de maintenance concernant la boîte de messagerie du groupe : consolidation et reconstruction de la boîte.

Ancre
group-roles group-roles

Rôles

L'onglet Rôles permet d'attribuer les applications auxquelles les membres du groupe ont accès :

Cela permet de ne donner accès à certaines fonctionnalités qu'à certains utilisateurs sans devoir faire une gestion individuelle fastidieuse. Une fois les rôles attribués aux groupes, on n'a ainsi plus à se soucier des droits individuels, il suffit d'intégrer un utilisateur dans un groupe pour qu'il ait accès aux applications dont il a besoin.

On pourra ainsi par exemple donner accès à la téléphonie à l'équipe commerciale seulement afin de faciliter ses échanges avec l'extérieur et réserver la messagerie instantanée aux équipes techniques afin de faciliter leurs échanges écrits.

Suppression

Depuis la liste des entrées d'annuaires, cocher la case en début de ligne correspondant au groupe à supprimer puis cliquer sur "Supprimer" et confirmer la suppression.

La suppression est immédiate et définitive.

Creating groups

In the homepage or the "Directories" page of the admin console, click "Create Group":

Enter the group name, a description (optional) and select the desired options:

• Hide from BlueMind address lists: the group exists but is not visible (neither in autocomplete, nor in contact lists from the directory or groups it belongs to). This group can be used by administrators or those who know its address.
• Do not display members in the address book: even if the group is visible in the directory, users cannot see its individual members.

The group can be left empty, or you can start adding members in the box at the bottom of the form.
Autocomplete helps you find members as you type:

To add several users, keep typing to the right of the previous user selected:

Quick create

As for users, groups can be created quickly by clicking "Create".
The newly created group then has the properties entered in the dialog box and the following default settings:

• no email address
• archiving is disabled

The group's properties can be completed and modified in the admin console.

Create and edit

The "Create and edit" button (<Ctrl-Enter> key combination) creates a group with the same properties as "quick create" and redirects you to the group's settings editor to fine-tune configuration.

Editing and managing groups

In the Directories > Entities Management page, filter for groups by clicking the "group" icon and select the group you want to edit from the list.

Basic parameters

The "Basic Parameters" tab shows basic group information: name, delegation and visibility options for the group and for his members.

Members

The "Members" tab includes two columns for group management: the left-hand side column lists current group members while the right-hand side column lists other users and groups in the directory.

• Select a user or group in either column and user the arrows in the middle to add them or remove them from the group.

Mail

The Mail tab allows you is used to configure group addresses and aliases as well as whether to keep messages: the group then has a shared mailbox where received messages can be found.

When the box "Keep a copy of received messages" box is enabled, all group members can check for these messages in that group's mailbox (which has the same name), in their shared mailboxes folderchecked, messages are kept in a mailbox and they can be viewed.

When this box is not checked:unchecked, new messages

are not kept.

Group mailboxes can be shared even if the user is not a member of the group (please refer to Managing Groups). Possible rights are as follows:

• Can see my mailbox: users can read emails
• Can update my mailbox: users can edit (add, delete, move, etc.) emails
• Can update my mailbox and manage sharing: in addition to editing rights, users can manage share rights

In the mail folders list, the mailbox is placed with shared mailboxes and bears the name of the group preceded with a "_" (underscore).
E.g. for a group named "contact", the shared mailbox will be named "_contact" in the folders list.

Archiving groups

When a global

Archiving groups

When a global archiving policy is set for the domain, its default rules are applied to all domain users and groups.

You can however edit default settings to set user or group-specific settings.

By default, the form shows the domain's archiving settings whose values can be customized:

• the number of days after which messages are archived. All older messages will be archived.

• the disk space quota allocated to the group's users.

  Info
  The quota cannot exceed the maximum domain quota: if you enter a number that exceeds it, it will be taken down to the maximum quota when you save.

• check or uncheck the folders you want to exclude as needed.
• click "Save" to apply the changes.

The "Reset archive policy" box  allows you to reset the user's default values: either those of the group it belongs to, or the domain's if no specific rule has been assigned to the group:

• check the box, the form is grayed out
• click "Save"
• the information is saved: the user's section closes and you can reopen it to make sure the information has been reset.

Maintenance

The Maintenance tab allows you to perform maintenance operations on the group's mailbox: consolidation and reconstruction.

Ancre
group-roles group-roles

Roles

The Roles tab allows you to select the applications group members have access to:

This allows you to grant access to specific features to selected users in one single operation. Once roles are assigned to groups, you no longer have to worry about individual rights, simply add a user to a group for them to have access to the applications they need.

E.g., you can grant access to "Telephony" to the sales team only so that they can communicate outside the company or restrict the use of "Instant messaging" to technical teams so that they can communicate in writing more easily.

Deleting groups

In the list of directory entries, check the box at the beginning of the row for the group you want to delete, then click "Delete" and confirm.

In the list of directory entries, check the box at the beginning of the row for the group you want to delete, then click "Delete" and confirm.

Deletions are immediate and final.