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This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Introduction 

When an employee leaves, you need to archive their user and retrieve their data. Your organization might also want to continue receiving their mail.

This article describes how to:

  • archive a user
  • save and archive data
  • transfer incoming mail to another mailbox.

This article uses the following conventions:

  • the email address of the user you want to archive is user1@bm.com
  • the email address of the recipient of user1's incoming mail is userCS@bm.com
Volet

On this page:

Sommaire

Archiving users and redirecting mail

In order to retrieve new incoming emails sent to an employee who has left the organization, you have two options:

  • forward their mail to another user: this implies adding the email address of the user who has left the organization (user1@bm.com in this example) as an alias of the target user
  • forward their mail to a shared mailbox: this implies creating a shared mailbox whose address is user1@bm.com  or whose alias matches this address.

To archive a user, save their data and redirect their mail, you must:

  1. Rename the user as user1.bck
  2. Set "user1.bck" as an alias for user1's address
    2'. OR: Create a shared mailbox "bp.userbck"
  3. Redirect (with or without local copy) messages from user1.bck to userCS
  4. Wait for the next global backup.
  5. To retrieve email messages - 3 ways:
    1. Use a thick email client such as Thunderbird to copy all messages to the shared mailbox "bp.userbck".
    2. Use a thick email client such as Thunderbird to retrieve all messages via POP.
    3. Use the Restauration du contenu d une boite utilisateur ou partagee procedure
  6. To retrieve contacts and the calendar:
    1. In the admin console, go to "DataProtect Navigator"
    2. Click the last backup
    3. Select the user "user1.bck"
    4. Click the links to retrieve VCard files (address books) and the ICS file (calendar data).
  7. Delete the user "user1.bck"
  8. Create an alias "user1" for the user "userCS"

Auto-reply option

Sometimes, you might not want to have all of an employee's messages forwarded to another for confidentiality issues and have an auto-reply message sent to senders asking them to contact someone else in the organization.

In that case you have two options:

  • Create a new user "user2.out" with the departed user's address "user1@bm.com" as an alias and set up a custom out-of-the-office message. The advantage of this approach is that you are able to set up a user-specific message, the downside is that this user will be removed from the subscription's user count.
  • Create one user "user.deactivated" with the addresses and aliases of all departed employees as aliases and set up a common message for all users. With this method, one user allows you to manage all departed users.

Deletion and AD synchronization

When a user is deleted in the Active Directory, it is automatically archived in BlueMind during synchronization.

Users can therefore be deleted in the Active Directory at any time. This will result in the user being disabled in BlueMind and stop them from logging in but will not delete their data.

This means you can follow the procedure described above and then delete the user from the Active Directory.

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Remarque

Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

Ein ausscheidender Mitarbeiter muss archiviert und seine Daten müssen abgerufen werden. In manchen Organisationen ist es auch wünschenswert, dass E-Mails an die Organisation weiterhin von der Organisation empfangen werden können.

Dieses Verfahren beschreibt diese Vorgänge, die mehrere Möglichkeiten bieten:

  • Archivieren des Benutzers
  • Daten sichern und archivieren
  • Neu eingegangene Mails an einen anderen Posteingang weiterleiten.

In diesem Beispiel:

Volet

Auf dieser Seite:

Sommaire
maxLevel2

Lösung mit E-Mail-Weiterleitung

Um neue E-Mails für einen Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen hat, abzurufen, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Nachrichten an einen anderen Benutzer weiterleiten: Die E-Mail-Adressen des ausgeschiedenen Benutzers (user1@bm.com in unserem Beispiel) als Alias des Zielbenutzers hinzufügen
  • Nachrichten an einen geteilten Posteingang weiterleiten: Es wird ein geteilter Posteingang mit der Adresse des abwesenden Benutzers (user1@bm.com) oder einem entsprechenden Alias erstellt.

Vorgehensweise:

  1. Benennen Sie den Benutzer in user1.bck um
  2. Ein Alias auf user1.bck ab der Adresse user1
    2‘ setzen. ODER: Einen eventuell geteilten Posteingang erstellen bp.userbck
  3. Mails von user1.bck nach userCS umleiten (mit oder ohne lokale Kopie)
  4. Den nächsten globalen Backup abwarten.
  5. E-Mail-Wiederherstellung - 3 Möglichkeiten:
    1. Verwenden Sie einen Fat Client wie Thunderbird, um alle Nachrichten in den geteilten Posteingang bp.userbck zu kopieren
    2. Verwenden Sie einen Fat Client wie Thunderbird, um alle Nachrichten im POP-Modus abzurufen
    3. Verwenden Sie das Skript von Restauration du contenu d une boite utilisateur ou partagee für den Zielbenutzer oder den geteilten Posteingang
  6. Wiederherstellung von Kontakten und Terminplaner
    1. In der Administrationskonsole das Menü "DataProtect-Baumstruktur" aufrufen
    2. Klicken Sie auf das letzte Backup
    3. Wählen Sie den Benutzer user1.bck
    4. Klicken Sie auf die Links, um die VCard-Dateien (Adressbücher) und die ICS-Datei (Terminplanerdaten) abzurufen.
  7. Löschen Sie den Benutzer user1.bck
  8. Erstellen Sie einen Alias user1 für den Benutzer userCS

Lösung mit automatischer Antwort

Aus Gründen der Vertraulichkeit ist es in manchen Fällen vorzuziehen, nicht alle neuen Nachrichten eines Mitarbeiters an einen anderen weiterleiten und stattdessen eine Rückmeldung an den Absender zu senden mit der Bitte, einen anderen Mitarbeiter zu kontaktieren.

In diesem Fall sind zwei Lösungen möglich:

  • Legen Sie einen neuen Benutzer user2.out an, indem Sie ihm als Alias die E-Mail-Adresse des ausgeschiedenen Benutzers user1@bm.com geben und eine personalisierte Abwesenheitsnachricht einrichten. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass für jeden Benutzer eine personalisierte Nachricht eingerichtet werden kann, der Nachteil, dass dieser Benutzer in der Anzahl der Benutzer für das Abonnement gezählt wird.
  • Legen Sie einen einzelnen Benutzer user.deactivated an, indem Sie ihm als Alias die Adressen und Aliasnamen aller nicht mehr anwesenden Mitarbeiter geben und dann eine gemeinsame Abwesenheitsmeldung für alle Benutzer einrichten. So kann ein einzelner Benutzer alle nicht mehr vorhandenen Benutzer verwalten.

Löschen und Synchronisieren von Verzeichnissen

Wenn ein Benutzer in AD/LDAP gelöscht wird, wird er bei der Synchronisation automatisch in BlueMind archiviert.

Das Löschen im Verzeichnis kann daher jederzeit während des Vorgangs erfolgen. Dadurch wird der Benutzer in BlueMind deaktiviert und kann sich nicht mehr anmelden, seine Daten werden jedoch nicht gelöscht.

Sie können also wie oben beschrieben vorgehen und den Benutzer anschließend aus dem Verzeichnis löschen.