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Présentation

Lors du départ d'un collaborateur, il est nécessaire d'archiver celui-ci et de récupérer ces données. Dans certaines organisations, il est aussi souhaitable que les mails qui lui sont destinés continuent d'être reçus par l'organisation.

Cette procédure décrit ces opérations permettant à la fois :

  • d'archiver l'utilisateur
  • de sauvegarder et archiver les données
  • de transférer les nouveaux mails reçus vers une autre boite aux lettres.

Dans cet exemple :

Panel

Sur cette page :

Table of Contents
maxLevel2

Solution avec transfert d'emails

Afin de récupérer les nouveaux emails destinés au collaborateur ayant quitté l'organisation, deux solutions sont possibles :

  • transférer les messages vers un autre utilisateur : on ajoute les adresses emails de l'utilisateur parti ( user1@bm.com dans notre exemple) en tant qu'alias de l'utilisateur cible
  • transférer les messages vers une boite partagé : on crée une boite partagée avec l'adresse de l'utilisateur parti (user1@bm.com) ou un alias correspondant à celle-ci.

Pour cela :

  1. Renommer l'utilisateur en user1.bck
  2. Positionner un alias vers user1.bck de l'adresse user1
    2'. OU : créer une éventuelle boite partagée bp.userbck
  3. Rediriger (avec ou sans copie locale) les mails de user1.bck vers userCS
  4. Attendre la prochaine sauvegarde globale.
  5. Récupération des emails - 3 possibilités :
    1. Utiliser un client lourd type Thunderbird pour copier l'intégralité des messages vers la bal partagée bp.userbck
    2. Utiliser un client lourd type Thunderbird pour récupérer en POP l'intégralité des messages
    3. Utiliser le script de Restauration du contenu d ' une boîte boite utilisateur ou partagéepartagee vers l'utilisateur ou la boîte partagée cible
  6. Récupération des contacts et de l'agenda
    1. En console d'admin, accéder au menu "Arborescence DataProtect"
    2. Cliquer sur la dernière sauvegarde
    3. Sélectionner l'utilisateur user1.bck
    4. Cliquer sur les liens permettant de récupérer les fichiers VCard (carnets d'adresses) et le fichier ICS (données d'agenda).
  7. Supprimer l'utilisateur user1.bck
  8. Créer un alias user1 pour l'utilisateur userCS

Solution avec réponse automatique

Il est parfois préférable de ne pas vouloir transférer tous les nouveaux messages d'un collaborateur à un autre pour des raisons de confidentialités et de vouloir envoyer un retour à l'expéditeur pour lui demander de contacter un autre collaborateur.

Dans ce cas deux solutions sont possibles :

  • Créer un nouvel utilisateur user2.out en lui donnant en alias l'adresse email de l'utilisateur parti : user1@bm.com et mettre en place en message d'absence personnalisé. L'avantage de cette approche est de pouvoir mettre en place un message personnalisé pour chaque utilisateur, l'inconvénient est que cet utilisateur sera décompté dans le nombre d'utilisateur pour la souscription.
  • Créer un seul utilisateur user.deactivated en lui donnant comme alias les adresses et alias de tous les collaborateurs qui ne sont plus présents puis mettre en place en message d'absence commun à tous les utilisateurs. Ainsi un seul utilisateur permet de gérer tous les utilisateurs qui ne sont plus présent.

Suppression et synchronisation annuaire

Lorsqu'un utilisateur est supprimé dans l'AD/LDAP, il est alors automatiquement archivé dans BlueMind lors de la synchronisation.

Sa suppression dans l'annuaire peut donc se faire à n'importe quel moment du processus. Elle entraînera la désactivation de l'utilisateur dans BlueMind et empêchera la connexion de cet celui-ci mais ne supprimera pas ses données.

On peut donc suivre les procédures ci-dessus puis supprimer l'utilisateur de l'annuaire ensuite.

Sv translation
languageen

Introduction 

When an employee leaves, you need to archive their user and retrieve their data. Your organization might also want to continue receiving their mail.

This article describes how to:

  • archive a user
  • save and archive data
  • transfer incoming mail to another mailbox.

This article uses the following conventions:

  • the email address of the user you want to archive is user1@bm.com
  • the email address of the recipient of user1's incoming mail is userCS@bm.com
Panel

On this page:

Table of Contents

Archiving users and redirecting mail

In order to retrieve new incoming emails sent to an employee who has left the organization, you have two options:

  • forward their mail to another user: this implies adding the email address of the user who has left the organization (user1@bm.com in this example) as an alias of the target user
  • forward their mail to a shared mailbox: this implies creating a shared mailbox whose address is user1@bm.com  or whose alias matches this address.

To archive a user, save their data and redirect their mail, you must:

  1. Rename the user as user1.bck
  2. Set "user1.bck" as an alias for user1's address
    2'. OR: Create a shared mailbox "bp.userbck"
  3. Redirect (with or without local copy) messages from user1.bck to userCS
  4. Wait for the next global backup.
  5. To retrieve email messages - 3 ways:
    1. Use a thick email client such as Thunderbird to copy all messages to the shared mailbox "bp.userbck".
    2. Use a thick email client such as Thunderbird to retrieve all messages via POP.
    3. Use the Restauration du contenu d ' une boîte boite utilisateur ou partagéepartagee procedure
  6. To retrieve contacts and the calendar:
    1. In the admin console, go to "DataProtect Navigator"
    2. Click the last backup
    3. Select the user "user1.bck"
    4. Click the links to retrieve VCard files (address books) and the ICS file (calendar data).
  7. Delete the user "user1.bck"
  8. Create an alias "user1" for the user "userCS"

Auto-reply option

Sometimes, you might not want to have all of an employee's messages forwarded to another for confidentiality issues and have an auto-reply message sent to senders asking them to contact someone else in the organization.

In that case you have two options:

  • Create a new user "user2.out" with the departed user's address "user1@bm.com" as an alias and set up a custom out-of-the-office message. The advantage of this approach is that you are able to set up a user-specific message, the downside is that this user will be removed from the subscription's user count.
  • Create one user "user.deactivated" with the addresses and aliases of all departed employees as aliases and set up a common message for all users. With this method, one user allows you to manage all departed users.

Deletion and AD synchronization

When a user is deleted in the Active Directory, it is automatically archived in BlueMind during synchronization.

Users can therefore be deleted in the Active Directory at any time. This will result in the user being disabled in BlueMind and stop them from logging in but will not delete their data.

This means you can follow the procedure described above and then delete the user from the Active Directory.

Sv translation
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Präsentation

Ein ausscheidender Mitarbeiter muss archiviert und seine Daten müssen abgerufen werden. In manchen Organisationen ist es auch wünschenswert, dass E-Mails an die Organisation weiterhin von der Organisation empfangen werden können.

Dieses Verfahren beschreibt diese Vorgänge, die mehrere Möglichkeiten bieten:

  • Archivieren des Benutzers
  • Daten sichern und archivieren
  • Neu eingegangene Mails an einen anderen Posteingang weiterleiten.

In diesem Beispiel:

Panel

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maxLevel2

Lösung mit E-Mail-Weiterleitung

Um neue E-Mails für einen Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen hat, abzurufen, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Nachrichten an einen anderen Benutzer weiterleiten: Die E-Mail-Adressen des ausgeschiedenen Benutzers (user1@bm.com in unserem Beispiel) als Alias des Zielbenutzers hinzufügen
  • Nachrichten an einen geteilten Posteingang weiterleiten: Es wird ein geteilter Posteingang mit der Adresse des abwesenden Benutzers (user1@bm.com) oder einem entsprechenden Alias erstellt.

Vorgehensweise:

  1. Benennen Sie den Benutzer in user1.bck um
  2. Ein Alias auf user1.bck ab der Adresse user1
    2‘ setzen. ODER: Einen eventuell geteilten Posteingang erstellen bp.userbck
  3. Mails von user1.bck nach userCS umleiten (mit oder ohne lokale Kopie)
  4. Den nächsten globalen Backup abwarten.
  5. E-Mail-Wiederherstellung - 3 Möglichkeiten:
    1. Verwenden Sie einen Fat Client wie Thunderbird, um alle Nachrichten in den geteilten Posteingang bp.userbck zu kopieren
    2. Verwenden Sie einen Fat Client wie Thunderbird, um alle Nachrichten im POP-Modus abzurufen
    3. Verwenden Sie das Skript von Restauration du contenu d ' une boîte boite utilisateur ou partagéepartagee für den Zielbenutzer oder den geteilten Posteingang
  6. Wiederherstellung von Kontakten und Terminplaner
    1. In der Administrationskonsole das Menü "DataProtect-Baumstruktur" aufrufen
    2. Klicken Sie auf das letzte Backup
    3. Wählen Sie den Benutzer user1.bck
    4. Klicken Sie auf die Links, um die VCard-Dateien (Adressbücher) und die ICS-Datei (Terminplanerdaten) abzurufen.
  7. Löschen Sie den Benutzer user1.bck
  8. Erstellen Sie einen Alias user1 für den Benutzer userCS

Lösung mit automatischer Antwort

Aus Gründen der Vertraulichkeit ist es in manchen Fällen vorzuziehen, nicht alle neuen Nachrichten eines Mitarbeiters an einen anderen weiterleiten und stattdessen eine Rückmeldung an den Absender zu senden mit der Bitte, einen anderen Mitarbeiter zu kontaktieren.

In diesem Fall sind zwei Lösungen möglich:

  • Legen Sie einen neuen Benutzer user2.out an, indem Sie ihm als Alias die E-Mail-Adresse des ausgeschiedenen Benutzers user1@bm.com geben und eine personalisierte Abwesenheitsnachricht einrichten. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass für jeden Benutzer eine personalisierte Nachricht eingerichtet werden kann, der Nachteil, dass dieser Benutzer in der Anzahl der Benutzer für das Abonnement gezählt wird.
  • Legen Sie einen einzelnen Benutzer user.deactivated an, indem Sie ihm als Alias die Adressen und Aliasnamen aller nicht mehr anwesenden Mitarbeiter geben und dann eine gemeinsame Abwesenheitsmeldung für alle Benutzer einrichten. So kann ein einzelner Benutzer alle nicht mehr vorhandenen Benutzer verwalten.

Löschen und Synchronisieren von Verzeichnissen

Wenn ein Benutzer in AD/LDAP gelöscht wird, wird er bei der Synchronisation automatisch in BlueMind archiviert.

Das Löschen im Verzeichnis kann daher jederzeit während des Vorgangs erfolgen. Dadurch wird der Benutzer in BlueMind deaktiviert und kann sich nicht mehr anmelden, seine Daten werden jedoch nicht gelöscht.

Sie können also wie oben beschrieben vorgehen und den Benutzer anschließend aus dem Verzeichnis löschen.