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language	en

Introduction

BlueMind's new Signature application allows you to set common automatic signatures for all or some users based on certain criteria.

It also allows you to set up a disclaimer message, which is added at the end of all the messages sent by domain users – in addition to the signature – and may include other information (commercial, legal, environmental, etc.).

Avertissement
Corporate signatures are not S/MIME compatible. Neither signatures nor disclaimers will be added to signed or encrypted emails.

Volet

On this page:

Sommaire

Related:

Le composeur

The application's homepage has three parts:

at the top, the key action buttons allow you to create, sort and test signatures
the list of signatures and their key characteristics:
- name
- status: activated, deactivated, scheduled
- the senders they apply to
- the recipients concerned
- edit/delete buttons
the disclaimer: it has the same characteristics as signatures but it cannot be deleted.
The disclaimer is included in the application by default when it is installed, but it remains empty and inactive until it is configured.

Remarque

title	Who will see the signature?

The signature is added to the message body, therefore all the message's recipients will see it.

When a sender/recipient pair matches the signature's filter criteria, it will be added to the message and seen by all its recipients.

For instance, a signature is set for the following criteria:

Sender: is a member of "sales"
Recipient: external

The Sales Manager Jane (jane@bluemind.loc) writes an email message to several recipients:

To:
- Client: client@domaine.swe
- Colleague: john@bluemind.loc
Copy:
- Accountant: peter@bluemind.loc

the sender is a member of the "sales" group AND the client has an external address the signature is added to the message, all its recipients can see it: the client, John and Peter.

Installation and provisioning

Installing the application

To install the new application, install the necessary packages on the BlueMind server and restart BlueMind:

Tabs group

border	all-sides
navcolor	navy

Debian/Ubuntu

RedHat

Accessing the application

Access rights

Signatures are managed through a dedicated application rather than the BlueMind admin console. As a result, the super administrator admin0 must appoint the users or administrators who can access (or delegate access to) the application to manage domain signatures.

Users or groups of users can be assigned the role "Manage corporate signature" using the same method as for any other role (see Users - Roles):

Access

Once the role has been assigned -- after having logged back in if necessary – users can access the Signature application from the top ribbon along with other BlueMind applications:

Creating signatures

To add a signature, click "Add a signature".

The signature creation form opens:

Signature name: the signature's name to identify it in the list. This field is mandatory.
Activated: check this box to activate or deactivate the signature.
Senders: the signature will be applied to all outgoing messages sent by the users selected:
- All senders: all users in the BlueMind domain.
- Sender is: a text box is added. Using auto complete, enter the name of one or several entities– users or mailboxes.
  This option is available from BlueMind 4.1.
- Sender is a member of: a text box is added, enter one or several groups' name using autocomplete. The signature will be added to the messages sent by users who belong to one or more of these groups.
  E.g. a specific signature for members of the "support" group who reply to technical assistance requests, a signature for members of the "sales" and "communication" groups who respond to clients' requests.
- Sender is not a member of: a text box is added, enter one or several groups' name using autocomplete. The signature will be added to the messages sent by users who do not belong to these groups.
  E.g. a signature for all users who are not part of the management team, a signature for all non-technical users, i.e. those that do not belong to the groups "support" and "development".
Recipients: the signature will be applied to all the messages sent to the type of recipients:
- All recipients: will apply to all messages.
- Internal recipients only: will only be added to messages sent to domain users.
- At least one external recipient: will be added to messages sent (To or Cc) to at least one recipient outside the domain.
Advanced options: clicking this bar opens a form with additional options:
- Signature validity period: period of time for which the signature will be active:
  - Permanent: the signature will be applied as long as it is activated
  - From: the signature will be applied from the date it is set (inclusive) until it is deactivated
  - Until: the signature will be applied from the day it is activated until the set date (inclusive)
  - Period: the signature will apply from the start date to the finish date (both inclusive)
- Authorize individual signature placement: lets users choose where to place the signature (before or after the message they reply to).
  To do this, users place the string --X-BM-SIGNATURE-- where they want the signature to go:
  - in webmail, BlueMind makes this easier as the string replaces the user's usual signature according to their set preferences Préférences avancées.
    Users are then able to move the signature tag where desired.
  - in third-party clients (Thunderbird, mobiles, etc.), users must place the signature tag manually, e.g. in place of their usual signature if they want to replace it.
    This can be made easier by setting the tag as the client's default signature.
  If no signature tag is found in the message, the corporate signature will be automatically added at the bottom of the message.
- Delete all previous occurrences: when users reply to a thread of messages, earlier occurrences of the user's signature are deleted.
HTML signature: signature that will be added to the messages sent in HTML format.
- The WYSIWYG editor allows you to create a signature or to importe one by copying/pasting one from another source (web creation software, another html page or an email message, etc.)
  - the button allows you to toggle to HTML editing
  - the menu allows you to insert placeholders (see box below)
- Theicon at the end of the row allows you to import an HTML code from a file (text file, html page, etc.)
  Astuce
  When you import an HTML file, a text signature is generated automatically if one doesn't already exist.
Plain text signature: simple signature that is added to messages sent in plain text format.
- The icon allows you to generate a plain text signature from the HTML signature.
- Theicon at the end of the row allows you to import text from a file.

Placeholders

Placeholders can be used to create sender-customised signatures, e.g. the signature looks the same for all but shows the specific sender's name, telephone number and address.

Using placeholders

There are two ways of adding placeholders:

write the corresponding code starting with "#{", autocomplete then suggests possible placeholders as you type:
use the drop-down list and select the placeholder as desired:

Conditional blocks

If a placeholder is missing in the user's information card, then an empty space is shown.

To avoid this, you can insert a conditional block: if a placeholder is missing in the user's information card, then the entire block will be left out of the signature.
To add a conditional block: select the appropriate text and click:

Bm_legend

bm_legend	In this example, only the row "Work" will be shown if the user has no mobile phone number.

Astuce

Conditional blocks, like placeholders, can also be used in plain text signatures.

The plain text version generated from the HTML signature will show like this:

Available placeholders

Placeholders are the same as those in users' information cards (as entered by the administrator or through AD/LDAP synchronization). This is information you can see when you search the directory in your Contacts application:

#{formattedName}: the full name, made up of prefix+given name+other name+family name+suffix
#{gender}: gender
#{name.prefixes}: prefix
#{name.suffixes}: suffix
#{name.givenNames}: given name
#{name.familyNames}: family name
#{name.additionalNames}: other name
#{email}: email address
#{impp}: instant messaging
#{tel.home}: home phone
#{tel.work}: work phone
#{tel.cell}: mobile phone
#{streetAddress}: street name
#{region}: region
#{postOfficeBox}: PO Box
#{postalCode}: postal code
#{locality}: town
#{extendedAddress}: additional address information
#{countryName}: country
#{url}: website
#{role}: position/job title
#{title}: title
#{division}: company division
#{department}: company department
#{company}: company name
#{assistant}: assistant's name
#{manager}: manager name
#{fax.work}: work fax number
#{fax.home}: home fax number

Sorting signatures

Signatures are applied by sorting order. It may therefore be important to sort them in a specific order.

Sometimes a message may match the criteria for several signatures, in that case, the first signature found will be applied.

Info

title	Example

Looking at the screenshot above, the following signatures are set:

Management: active
Marketing: active (and scheduled)
Techs: inactive
Employees: inactive
Corporate: active

If the Managing Director writes an email, he/she meets the filter criteria for Management (he/she belongs to that group) and Corporate (All senders): as Management comes first in the list, the Management signature will be used.

Technical engineers who want to write an email meet the criteria for 3 signatures: Techs, Employees and Corporate: Techs comes first, but it is deactivated. Next comes Employees, which is also deactivated, therefore the Corporate signature will be added to messages.

To sort the list:

click a signature
use the arrows to move it up or down

Activating signatures

Signatures are only applied when they are activated.

Astuce
By default, new signatures are deactivated. They will be applied only when they are expressly activated.

To activate a signature:

Open the editing form
Check the "Activated" box:
Save

The activation statuses shown in the application's home page are:

signature inactive
signature active
signature active within a scheduled period
signature active, scheduled but not running (scheduled previously or in the future)

Editing signatures

In the application's home page, click the arrow at the end of the row for the signature you want to edit to open the editing form. This is the same as the signature creation form (see above).

Once the changes have been made, click "Save".

Deleting signatures

To delete a signature:

click the icon at the end of the row for the signature you want to delete
confirm the deletion when prompted.

Copying signatures

Signatures can be copied to serve as a model for other signatures.

To do this:

select the signature you want to copy
click the button

A new signature is immediately created and named "Copy of..." followed by the name of the original signature.

Testing the results

In addition to checking how an HTML signature will be displayed, you can test a signature to see how all its versions (HTML and text) will appear in a message.

To do this:

Select the signature you want to test
Click the button at the top of the page
an email is sent to the user, bearing the signature in both formats (HTML and plain text), followed by the disclaimer if applicable.

E.g., take the previously created signature, when you click the preview icon, the test email as viewed in webmail:

The disclaimer

This message, if enabled, is added, no conditions applied, in addition to the signature to all the messages sent by domain users.

It may be a legal disclaimer (on confidentiality), a marketing message (company details or special offer) or an environmental warning (a message suggesting not to print the message).

The disclaimer is included in the application by default when it is installed, but it remains empty and disabled until it is configured.

To open the editing form, just like for signatures, click the corresponding icon: The form is almost identical to the signatures form, with two small differences:
- the name and the senders cannot be edited, it is always called "disclaimer" and applies to all senders
- there is no validity period, it is applied as long as it is enabled
Recipients: unlike signatures, the disclaimer cannot be filtered by group, only 3 choices are available:
- All recipients
- Internal recipients only
- At least one external recipient
HTML signature: HTML code for the signature that will be added to messages sent in HTML format.
- The icon is used to preview the results
- The icon at the end of the row is used to import an HTML code from a file
  Astuce
  When you import an HTML file, a plain text signature is generated automatically if one doesn't already exist.
Plain text signature: simple signature that will be added to messages sent in plain text format
- Theicon is used to generate a text signature from the HTML signature
- Theicon at the end of the row is used to import the text from a file

Using corporate signatures

Users can see the signature in their message compose window and can choose where to place it:

To find out more about how signatures work for users, please see our user's guide:

Sv translation

language	de

Präsentation

Mit der neuen Anwendung zur Verwaltung von Firmenunterschriften können automatische Unterschriften definiert werden, die nach verschiedenen Kriterien für alle oder einige Benutzer gelten.

Außerdem ist es möglich, eine Haftungsausschluss-Nachricht einzurichten, die im Englischen allgemein als Disclaimer bekannt ist: Diese Meldung, die zusätzlich zur Unterschrift allen Nachrichten ohne Bedingungen hinzugefügt wird, ermöglicht es, allen E-Mails, die von den Benutzern der Domain gesendet werden, verschiedene (kommerzielle, rechtliche, ökologische usw.) Informationen hinzuzufügen.

Avertissement
Firmenunterschriften sind nicht mit S/MIME kompatibel. Signierten oder verschlüsselten E-Mails wird keine Unterschrift und kein Disclaimer hinzugefügt.

Volet

Auf dieser Seite:

Sommaire

Verwandt:

Le composeur

Image Added

Die Hauptansicht der Anwendung ist in 3 Teile gegliedert:

die oben am Bildschirmrand befindlichen Schaltflächen für die wichtigsten Aktionen ermöglichen das Erstellen, Ordnen und Testen von Unterschriften
die Liste der Unterschriften mit ihren Hauptmerkmalen:
- Bezeichnung
- Status: aktiviert, deaktiviert, programmiert
- Absender, für die sie gelten
- Betroffene Empfänger
- Schaltflächen zum Bearbeiten/Löschen
Disclaimer: Er hat die gleichen Eigenschaften wie Unterschriften, kann aber nicht entfernt werden.
Ein Disclaimer ist bei der Installation des Moduls standardmäßig vorhanden, bleibt jedoch leer und inaktiv, bis er parametriert wird.

Remarque

title	Wer wird die Unterschrift sehen?

Die Unterschrift wird in die Nachricht eingefügt und alle Empfängern dieser Nachricht erhalten sie.

Es genügt also, wenn nur eines der Absender- und Empfängerpaare die Anforderungen erfüllt, um die Unterschrift für alle Empfänger sichtbar zu machen.

Zum Beispiel wird eine Unterschrift mit den folgenden Kriterien erstellt:

Absender: ist ein Mitglied von "Vertrieb"
Empfänger: extern

Die kaufmännische Leiterin Christiane (christiane@bluemind.loc) schreibt eine E-Mail mit mehreren Empfängern:

An:
- Kunde: client@domaine.swe
- Mitarbeiter: bernard@bluemind.loc
Kopie:
- Buchhalter: jean-claude@bluemind.loc

Image Added Die Absenderin ist Mitglied der Vertriebsgruppe und der Kunde hat eine externe Adresse Image Added die Unterschrift wird der Nachricht hinzugefügt, alle Empfänger der Nachricht können sie sehen: der Kunde, Bernard und Jean-Claude.

Installation und Bereitstellung

Installieren der Anwendung

Um die neue Anwendung zu installieren, installieren Sie die erforderlichen Pakete auf dem BlueMind-Server und starten Sie anschließend BlueMind neu:

Tabs group

border	all-sides
navcolor	navy

Debian/Ubuntu

RedHat

Zugriff auf die Anwendung

Zugriffsrechte

Die Verwaltung der Unterschriften erfolgt über eine spezielle BlueMind-Anwendung und nicht direkt über die Administrationskonsole. Daher muss der Superadministrator admin0 Benutzer oder Administratoren benennen, die auf die Anwendung zugreifen können (oder den Zugriff an sie delegieren), um Domainunterschriften zu verwalten.

Vergeben Sie dazu einfach die neue Rolle "Firmenunterschriften verwalten" an einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern auf die übliche Weise (siehe Benutzer - Rollen ) :

Image Added

Zugriff

Nach Zuweisung der Rolle und ggf. nach erneuter Anmeldung kann der Benutzer auf die Anwendung wie auf andere BlueMind-Anwendungen über deren Hauptbanner zugreifen:

Image Added

Verwaltung der Unterschriften

Erstellen einer Unterschrift

Um eine Unterschrift hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Unterschrift hinzufügen" oben links auf der Seite: Image Added

Das Erstellungs-/Bearbeitungsformular wird vorgeschlagen:

Image Added

Unterschrift-Label: Name, der der Unterschrift zugewiesen wird, damit sie in der Liste identifiziert werden kann. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
Aktiviert: Kontrollkästchen zum Aktivieren oder Deaktivieren der Unterschrift
Absender : Die Unterschrift gilt für ausgehende Nachrichten, die von den angegebenen Personen erstellt wurden:
- Alle Absender: alle Benutzer der BlueMind Domain
- Absender ist: ein Eingabefeld wird hinzugefügt, in das mit Hilfe der Autovervollständigung eine oder mehrere Entitäten eingetragen werden können (Benutzer oder geteilte Posteingänge).
  Image Added Diese Option ist ab BlueMind 4.1 verfügbar
- Absender ist Mitglied von: ein Eingabefeld wird hinzugefügt, in das mit Hilfe der Autovervollständigung eine oder mehrere Gruppen eingefügt werden kann/können. Die Unterschrift wird Benutzern hinzugefügt, die Mitglied einer oder mehrerer dieser Gruppen sind.
  Beispiel: eine spezifische Unterschrift für Mitglieder der Gruppe "Support" die Hilfeanfragen antworten, eine gemeinsame Unterschrift für Mitglieder der Gruppen "Vertrieb" und "Kommunikation" die auf Kundenanfragen antworten
- Der Absender ist kein Mitglied von: Ein Eingabefeld wird hinzugefügt, in das mit Hilfe der Autovervollständigung eine oder mehrere Gruppen eingetragen werden können. Die Unterschrift wird für Benutzer hinzugefügt, die keiner dieser Gruppen angehören.
  Beispiel: eine Unterschrift für alle Benutzer, die nicht Teil der Geschäftsleitung sind, eine Unterschrift für alle nicht-technischen Benutzer, d.h. nicht Teil der Gruppen "Support" und "Entwicklung“ sind
Empfänger: Die Unterschrift gilt für Nachrichten an bestimmte Personen:
- Alle Empfänger: wird auf alle Nachrichten angewendet
- Nur interne Empfänger: wird nur zu Nachrichten hinzugefügt, die an Benutzer der Domain gesendet werden
- Mindestens ein externer Empfänger: wird zu Nachrichten hinzugefügt, bei denen mindestens eine der Empfängeradressen (an oder cc) außerhalb der Domain liegt
Erweiterte Optionen: Durch Anklicken dieser Zone öffnet sich ein Feld, das den Zugriff auf weitere Optionen ermöglicht:
- Gültigkeitsdauer der Unterschrift: Zeitraum, in dem die Unterschrift aktiviert wird; dies ermöglicht es, Unterschriften im Voraus zu programmieren und/oder sie temporär zu machen:
  - Permanent: Die Unterschrift gilt, solange sie aktiviert ist
  - Ab: Die Unterschrift gilt ab einschließlich dem angegebenen Datum bis zur Deaktivierung
  - Bis: Die Unterschrift gilt ab ihrer Aktivierung bis einschließlich des angegebenen Datums
  - Zeitraum: Die Unterschrift gilt ab dem ersten angegebenen Datum bis zum zweiten. Diese Daten sind im Anwendungszeitraum enthalten.
- Dem Benutzer das Setzen der Unterschrift erlauben: Ermöglicht es dem Benutzer, die Unterschrift an der gewünschten Stelle zu platzieren (vor oder nach der Nachricht, auf die er antwortet).
  Dazu muss der Benutzer die Zeichenkette --X-BM-SIGNATURE-- an die gewünschte Stelle setzen:
  - Im Webmailer erleichtert BlueMind diesen Vorgang, indem es die Zeichenkette anstelle der üblichen Unterschrift des Benutzers platziert, entsprechend der vom Benutzer in seinen erweiterten Einstellungen definierten Option.
    Der Benutzer kann diese Markierung dann an die gewünschte Stelle verschieben.
  - In der Client-Software von Drittanbietern (Thunderbird, Mobilgeräte, etc.) muss der Benutzer dieses Tag selbst manuell platzieren, z. B. anstelle seiner üblichen Unterschrift, wenn er sie ersetzt haben möchte.
    Dies kann erleichtert werden, indem das Tag als Standardunterschrift in seiner Software definiert wird.
  Wenn der Tag nicht in der E-Mail gefunden wird, wird die Firmenunterschrift automatisch am Ende der Nachricht platziert.
- Vorherige Vorkommen löschen löscht beim Beantworten eines Nachrichten-Threads die vorherigen Vorkommen der Unterschrift des Benutzers
HTML-Unterschrift: Unterschrift, die den in diesem Format gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird.
- Mit dem WYSIWYG-Editor kann eine Unterschrift erstellt oder per Kopieren/Einfügen aus einer anderen Quelle importiert werden (Webdesignsoftware, Kopie aus einer HTML-Seite oder einer E-Mail usw.)
  - Die Schaltfläche Image Added ermöglicht das Umschalten in den HTML-Code-Bearbeitungsmodus
  - Das Dropdown-Menü Image Added ermöglicht das Einfügen von Variablen (siehe Kasten unten)
- Das Symbol Image Added am Ende der Zeile ermöglicht den Import des in einer Datei (Textdatei, html-Seite...) enthaltenen HTML-Codes
  Astuce
  Beim Importieren einer HTML-Datei wird die Textunterschrift automatisch generiert, wenn die Unterschrift leer ist.
Textunterschrift: einfache Unterschrift, die den im Textformat gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird
- Das Symbol Image Added erzeugt die Textunterschrift aus der HTML-Unterschrift
- Das Symbol Image Added am Ende der Zeile ermöglicht es, den in einer Datei enthaltenen Text zu importieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche Image Added um die Unterschrift zu speichern und das Formular zu verlassen.

Astuce
Wird das Popup ohne vorherige Speicherung geschlossen (Kreuz in der rechten oberen Ecke oder Klick außerhalb des Popups), erscheint ein Bestätigungsfenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie das Popup beenden und die Änderungen verlieren oder zum Bearbeitungs-Popup zurückkehren möchten.

Die Variablen

Es ist möglich, Variablen zu verwenden, um die Unterschrift je nach Absender anzupassen, damit die Unterschrift z.B. für jeden Benutzer gleich aussieht, aber der Name, die Telefonnummer und die Adresse der Person, die die E-Mail sendet, in der Nachricht erscheint.

Verwendung

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Variable hinzuzufügen:

den entsprechenden Code beginnend mit "#{„ schreiben, die Autovervollständigung schlägt Ihnen dann während des Schriebens die möglichen Variablen vor:
Image Added
verwenden Sie die Dropdown-Liste Image Added und wählen Sie die gewünschte Variable aus:
Image Added

Bedingte Blöcke

Wenn eine Variable nicht im Benutzerstammsatz eingetragen ist, erscheint dort ein Leerzeichen.

Um dies zu vermeiden, kann ein bedingter Block platziert werden: Wenn die Variable im Benutzerdatensatz nicht ausgefüllt ist, wird der gesamte Block nicht in der Unterschrift erscheinen.
Einen bedingten Block hinzufügen: Markieren Sie den gewünschten Text und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Image Added :

Bm_legend

bm_legend	Dans cet exemple, seule la ligne "Travail" apparaitra si l'utilisateur n'a pas de numéro de téléphone mobile.

Image Added

Astuce

Bedingte Blöcke können ebenso wie Variablen auch in Textunterschriften verwendet werden.

Die aus der obigen HTML-Unterschrift generierte Textversion:

Image Added

Verfügbare Variablen

Die Variablen entsprechen den Feldern im Benutzerstammsatz (ausgefüllt durch den Administrator oder durch AD/LDAP-Synchronisation). Diese Informationen findet man in der Kontaktdatei, wenn das Domain-Verzeichnis aufgerufen wird:

#{formattedName}: vollständiger Name, bestehend aus Präfix+Vorname+anderer Name+Nachname+Suffix
#{gender}: Geschlecht
#{Name.Präfixe}: Präfix
#{Name.Suffix}: Suffix
#{name.givenNames}: Vorname
#{name.familyNames}: Nachname
#{name.additionalNames}: weiterer Name
#{email}: E-Mail Adresse
#{impp}: Instant Messaging
Hinweis: Wenn mehrere Instant-Messaging-Felder im Benutzerstammsatz ausgefüllt sind, wird das erste in der Liste verwendet.
#{{tel.home}: Telefon privat
#{tel.work}: Telefon geschäftlich
#{{tel.cell}: Mobiltelefon
#{streetAddress}: Straße
#{region}: Region
#{postOfficeBox}: Posteingang
#{postalCode}: Postleitzahl
#{locality}: Stadt
#{extendedAddress}: Adresszusatz
#{countryName}: Land
#{url}: Website
#{role}: Funktion/Posten
#{title}: Titel
#{division}: Abteilung (im Buchungskreis
#{Abteilung} : Abteilung (in der Firma)
#{company}: Firma
#{Assistent}: Name des Assistenten
#{manager}: Name der verantwortlichen Person
#{fax.work} : Faxnummer geschäftlich
#{fax.home}: Faxnummer privat

Unterschriften ordnen

Unterschriften gelten in der Reihenfolge, in der sie aufgeführt sind. Es kann daher wichtig sein, sie in eine genaue Reihenfolge zu bringen, denn sollte eine Nachricht mehreren Fällen entsprechen, gilt die zuerst gefundene.

Info

title	Beispiel

In unserem obigen Screenshot haben wir als Beispiel:

Geschäftsführung: aktiv
Marketing: aktiv (und periodisch)
Technik: inaktiv
Mitarbeiter: inaktiv
Firma: aktiv

Wenn der Geschäftsführer schreiben will, entspricht er den 2 Filtern "Geschäftsführung" (er ist Mitglied der Gruppe) und "Firma" (alle Absender): da "Geschäftsführung" vorangestellt ist, wird seine Unterschrift die der Geschäftsführung sein.

Wenn ein Supporttechniker schreiben möchte, entspricht dies den 3 Filtern "Technik", "Mitarbeiter" und "Firma": "Technik" ist der erste Treffer, aber deaktiviert, dann kommt das ebenfalls deaktivierte "Mitarbeiter", so dass seine E-Mails die globale Unterschrift "Firma" erhalten.

Ordnen der Liste:

Auf eine Unterschrift klicken
Verwenden Sie die Pfeile Image Added am oberen Rand der Seite, um sie nach oben oder unten zu verschieben

Aktivierung

Eine Unterschrift gilt nur, wenn sie aktiviert ist.

Astuce
Standardmäßig ist die Erstellung einer neuen Unterschrift deaktiviert, sie wird erst wirksam, wenn sie ausdrücklich aktiviert wurde.

Eine Unterschrift aktivieren:

Öffnen Sie das Bearbeitungsformular
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Aktiviert": Image Added
Speichern

Die auf der Startseite der Anwendung sichtbaren Aktivierungsstatus sind:

Image Added inaktive Unterschrift
Image Added aktive Unterschrift
Image Added aktive Unterschrift mit definiertem Zeitraum und in Anwendung begriffen
Image Added aktive Unterschrift mit definierter, aber nicht aktuellem Zeitraum (vergangener oder zukünftiger Zeitraum)

Bearbeiten

Klicken Sie auf der Hauptseite der Anwendung auf das Stiftsymbol Image Added der Zeile der zu bearbeitenden Unterschrift, um das Bearbeitungsformular anzuzeigen. Dieses Formular ist identisch mit dem Erstellungsformular (siehe oben).

Nach Abschluss der Änderungen klicken Sie auf "Speichern".

Löschung

Eine Unterschrift löschen:

Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol Image Added der Zeile, die der zu löschenden Unterschrift entspricht
Die Bestätigungsanfrage validieren

Kopieren

Eine Unterschrift kann kopiert werden, um als Vorlage für eine andere Unterschrift zu dienen.

Vorgehensweise:

wählen Sie die gewünschte Unterschrift aus
klicken Sie auf die Schaltfläche Image Added oben auf der Seite

Image Added Es wird sofort eine neue Unterschrift mit dem Namen "Kopie von...", gefolgt von dem Namen der ursprünglichen Unterschrift, erstellt.

Testen Sie das Ergebnis

Es ist möglich, eine Unterschrift zu testen, um das tatsächliche Ergebnis der verschiedenen Versionen (HTML oder Text) innerhalb einer Nachricht zu sehen.

Gehen Sie dazu auf der Hauptseite der Anwendung Unterschrifte:

Wählen Sie die gewünschte Unterschrift aus der Liste aus
Klicken Sie auf die Schaltfläche Image Added oben auf der Seite
Image Added; es wird eine E-Mail an den Benutzer selbst gesendet, mit der Unterschrift in beiden Formaten (HTML und Text), gefolgt vom Haftungsausschluss, falls zutreffend.

Am Beispiel die oben erstellte Unterschrift der Firma sieht die erhaltene E-Mail wie folgt aus:

Image Added

Der Disclaimer

Diese Meldung wird, wenn sie aktiviert ist, unabhängig vom Absender zusätzlich zur persönlichen oder Firmenunterschrift in die Nachricht eingefügt.

Dabei kann es sich um eine rechtliche Information (über die Vertraulichkeit der Informationen), eine kommerzielle Nachricht (Kontaktdaten des Unternehmens oder aktuelle Werbeaktionen) oder einen Umweltschutz-Hinweis (eine Nachricht, die dazu auffordert, die E-Mail nicht auszudrucken) handeln.

Ein Disclaimer ist standardmäßig vorhanden, wenn das Modul installiert wird, er aber bleibt leer und inaktiv, bis er parametriert wird.

Wie bei den Unterschriften wird auch hier das Bearbeitungsformular durch Klicken auf das entsprechende Stiftsymbol Image Added aufgerufen:
Image Added
Bis auf wenige Ausnahmen ist das Formular identisch mit dem Unterschriftformular:
- Das Etikett und die Absender können nicht geändert werden, es heißt immer "Disclaimer" und gilt für alle Absender
- Es gibt keine Gültigkeitsdauer und er wird so lange angewendet, wie er aktiv ist
Empfänger: 3 Auswahlmöglichkeiten bestehen:
- Alle Empfänger
- Nur interne Empfänger
- Mindestens ein externer Empfänger
HTML-Unterschrift: HTML-Code der Unterschrift, die den im HTML-Format gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird.
- Es wird derselbe WYSIWYG-Editor wie für Unterschriften vorgeschlagen und es ist möglich, einen Disclaimer in einem umfangreichen Format zu erstellen.
- Das Symbol Image Added am Ende der Zeile ermöglicht den Import des in einer Datei enthaltenen HTML-Codes.
  Astuce
  Beim Importieren einer HTML-Datei wird die Textunterschrift automatisch generiert, wenn die Unterschrift leer ist.
Textunterschrift: einfache Unterschrift, die den im Textformat gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird.
Das Symbol Image Added am Ende der Zeile macht es möglich, den in einer Datei enthaltenen HTML-Code zu importieren.

Verwendung

Benutzer sehen die Unterschrift im Fenster zum Verfassen von Nachrichten und können entscheiden, wie sie sie platzieren möchten:

Image Added

Weitere Informationen über die benutzerseitige Bedienung können Sie der Benutzerdokumentation entnehmen:

Arborescence des pages

Historique de la page

Comparaison des versions

Ancienne version 33

Nouvelle version 34

Légende

Introduction

Installation and provisioning

Installing the application

Accessing the application

Access rights

Access

Creating signatures

Placeholders

Using placeholders

Conditional blocks

Available placeholders

Sorting signatures

Activating signatures

Editing signatures

Deleting signatures

Copying signatures

Testing the results

The disclaimer

Using corporate signatures

Präsentation

Installation und Bereitstellung

Installieren der Anwendung

Zugriff auf die Anwendung

Zugriffsrechte

Zugriff

Verwaltung der Unterschriften

Erstellen einer Unterschrift

Die Variablen

Verwendung

Bedingte Blöcke

Verfügbare Variablen

Unterschriften ordnen

Aktivierung

Bearbeiten

Löschung

Kopieren

Testen Sie das Ergebnis

Der Disclaimer

Verwendung