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Remarque

This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Introduction

BlueMind lets users detach email attachments and show them as download links to recipients. This reduces the size of messages which lightens the load on servers and communications networks: the file is no longer physically sent with the email message and stored on the incoming network in addition to the outgoing network and thereby duplicated and multiplied as messages are forwarded and replied to.

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On this page:

Sommaire
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Related:

File storage

Files are stored on the BlueMind server, in the directory /var/spool/bm-filehosting/<domain>/.

Astuce
titleFolder structure

Files are stored in sub-folders by User Identifier (UID), with the path /var/spool/bm-filehosting/<domain>/<UID initial>/<UID>/Attachments

Note that folders for users migrated from BlueMind 3.0 will be shown as /u/user_entity_XXX and folders for users created in version 3.5 will be shown as f/F149E21D-596B-49CF-AECC-AC354139A06B.

Files stored in this way are not accounted for in user quotas (which only apply to emails) whether the Drive feature (the possibility to find folders later on) is enabled or not.

As a result, depending on usage and the install's number of users, this can take a lot of space. In order to prevent disk space overload, we recommend that you create a disk mount that allows you to store data externally and set up a monitoring system.

Implementation

Installing the packages

Info

From BlueMind 4.3, packages are installed by default – there is no need for them to be installed manually.

In a default install for versions earlier than BlueMind 4.3, sending email attachments as links is not available to all users. To let them access this feature, you must install the required packages and restart the server:

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Debian/UbuntuRedHat
Info

As things stand, files are stored on the BlueMind server itself. A connection with Nextcloud is also possible.

In the future, BlueMind will enable interconnection with other external file sharing services such as Dropbox, ownCloud, Pydio, etc.

Defining the file hosting server

BlueMind must be told which server must be used to store files remotely. To do this, you must give the desired server the "Filehosting data" role, even if you are in a single server architecture.

  • log in as admin0
  • go to System Management > Application Server > [select server] > "Server roles" tab
  • in the "BM services" section, check "Filehosting data":

Enabling the service for the domain

Once the server has been defined, the service must be enabled for the desired domain(s).

To do this, go to System Management > Manage Domains > select a domain > "BM Services" tab and set the server whose role you've enabled before using the drop-down list:

Enabling the features for users

Once the packages are installed, the features must be enabled for users. This is done by assigning them the appropriate role. Linked attachments (remote attachments) can be enabled for all users or specific ones only, individually or through groups.

Two new additional rights are available:

  • Remote attachments: allows users to detach and link files to email messages.
  • Drive: gives access to BlueMind's file browser. Users can browse previously sent files and link them into new messages.
    This saves disk space as the same file is not stored multiple times.

In the admin console, go to the entities management section > Directory browser:

  • Choose the group or user you want to assign a role to.
  • Go to the roles management section:
    • For groups, go to the "Roles" tab
    • For users, stay in the "General" tab and scroll down to the "Roles" section
  • In the "CLOUD" section, check the features you want to enable:

Setup

The linked attachment feature can be set up in several areas of the admin console:

  • In System management > Configuration Systeme > Filehosting tab: this tab is used to set the default values for newly created domains, it does not set or override the values for all domains. 
  • In  System management > Manage Domains > <choose a domain> > Filehosting tab: this tab is used to set the default values for the chosen domain.

Once the packages are installed and roles are assigned, users have access to the linked attachments feature with a default maximum file size of 5MiB.

To change this limit and access more configuration options:

  • log into BlueMind as admin0
  • go to System Management > System Configuration > Filehosting tab:
    • Retention time (days): number of days files will be kept on the server, from the original sent date.
    • Auto detachment limit (MiB): size for which email attachments are automatically added as links.
    • Maximum linked attachment size (MiB): maximum file size permitted.
      This is the maximum size permitted per file, several files whose total size exceeds the limit can be attached to and detached from a single email message provided each individual file does not exceed the limit.
    • Backup File hosting data: if this box is checked, the storage folder on the server will be included in BlueMind backup tasks.
Info

The MiB (mebibyte) is a multiple of a byte, not to be confused with the MB (megabyte): it equals 1,024 kibibytes, which equals 1,024 bytes.

Therefore, 9 MiB equals 9.43718 MB.

Sv translation
languagede
Remarque

Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

BlueMind bietet die Möglichkeit, Anlagen von Nachrichten abzutrennen, um sie den Empfängern als Download-Link zu präsentieren. Hierdurch wird die gesendete Nachricht und damit die Kommunikationsserver und -netze entlastet: Die Datei wird nicht mehr mit der E-Mail übertragen, um auf dem Server gespeichert zu werden, der sie zusätzlich zum sendenden Server empfängt und eventuell durch Übertragungen und Antworten dupliziert und vervielfältigt wird.

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Sommaire
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Verwandt:
Große Dateien und Abtrennung von AnlagenFichiers volumineux et detachement des pieces jointes

Speicherung der Dateien

Die Dateien werden auf dem BlueMind-Server im Verzeichnis /var/spool/bm-filehosting/<domain>/ gespeichert.

Astuce
titleOrdnerbaum

Dateien werden in Unterordnern nach Benutzer-UID wie folgt gespeichert /var/spool/bm-filehosting/<domain>/<initiale de l'UID>/<UID>/Attachments

So haben aus BlueMind 3.0 migrierte Benutzer ein Ordnerformat /u/user_entity_XXX und Benutzer, die in 3.5 angelegt wurden, ein Ordnerformat f/F149E21D-596B-49CF-AECC-AC354139A06B.

Die auf diese Weise gespeicherten Dateien werden nicht in den Benutzerkontingenten gezählt, die nur E-Mails betreffen, unabhängig davon, ob die Drive-Funktion (Möglichkeit, die Dateien nachträglich zu finden) aktiviert ist oder nicht.

Je nach Nutzung und Anzahl der Benutzer der Anlage kann dieser Platz also sehr groß sein. Um die Sättigung des Speicherplatzes auf dem Server zu verhindern, empfiehlt es sich, ein Setup zur Auslagerung des Speichers zu erstellen und eine Überwachung darauf einzurichten.

Implementierung

Installation von Paketen

Info

Ab BlueMind 4.3 werden die Pakete standardmäßig installiert, eine manuelle Installation ist nicht erforderlich.

Standardmäßig ist bei der Installation von BlueMind Versionen vor 4.3 das Trennen von Anlagen für Benutzer nicht verfügbar. Um ihnen den Zugriff auf diese Funktion zu ermöglichen, muss der Administrator die erforderlichen Pakete installieren und den Server neu starten:

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Debian/UbuntuRedHat/CentOS
Info

Derzeit werden die Dateien auf dem BlueMind-Server gehostet. Eine Verbindung mit dem Nextcloud-Dienst ist ebenfalls möglich.

In Zukunft wird BlueMind die Verbindung mit anderen externen Filesharing-Diensten wie Dropbox, ownCloud, Pydio usw. ermöglichen.

Server-Definition

BlueMind muss mitgeteilt werden, auf welchem Server die abgetrennten Dateien gespeichert werden sollen, indem die Rolle „Filehosting-Datei“ dem gewünschten Server zugewiesen wird, auch bei Einzelserver-Architektur.

  • eingeloggt als admin0
  • gehen Sie zu Systemverwaltung > Anwendungsserver > [Server wählen] > Registerkarte „Server-Rollen“
  • aktivieren Sie im Abschnitt „BM-Dienste“ das Kontrollkästchen "Filehosting-Dateien":

Aktivierung für die Domäne

Nachdem der Server definiert wurde, muss der Dienst für die gewünschte(n) Domäne(n) aktiviert werden.

Gehen Sie dazu in die Systemverwaltung > Überwachte Domänen > wählen Sie eine Domäne > Registerkarte „BM-Dienste“ und geben Sie in der Dropdown-Liste den Server an, auf dem die Rolle zuvor aktiviert wurde:

Aktivierung für Benutzer

Sobald die Pakete installiert und der Server definiert ist, muss die Funktion für die Benutzer aktiviert werden, indem ihnen die entsprechende Rolle zugewiesen wird; so kann die Funktion für alle Benutzer oder nur für einige von ihnen, entweder namentlich oder über Gruppen, aktiviert werden.

2 zusätzliche Rechte sind daher jetzt verfügbar:

  • Abgetrennte Anlagen: Ermöglicht dem Benutzer das Abtrennen und Anhängen von Dateien

  • Laufwerk: Ermöglicht den Zugriff auf die BlueMind-Dateiauswahl . Der Benutzer kann seine zuvor gesendeten Dateien durchsuchen und sie erneut an E-Mails anhängen.
    Dies spart Speicherplatz, da die gleiche Datei nicht mehrmals auf dem Server gespeichert wird.

    Astuce

    Gekoppelt mit einer NextCloud-Installation gibt dieses Recht dem Nutzer Zugriff auf seinen persönlichen Speicherplatz auf ihr.

Gehen Sie in der Administrationskonsole zu Entitätsverwaltung > Verzeichniseinträge:

  • wählen Sie die gewünschte Gruppe oder den gewünschten Benutzer.
  • Gehen Sie zur Rollenverwaltung:
    • Für eine Gruppe auf die Registerkarte „Rollen“ gehen
    • Für einen Benutzer auf der Registerkarte „Allgemeines“ bleiben und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Rollen“
  • Markieren Sie im Bereich „CLOUD“ die gewünschte(n) Funktion(en):

Konfiguration

Die Konfiguration kann an mehreren Stellen in der Administrationskonsole vorgenommen werden:

  • In Systemverwaltung > Systemkonfiguration Configuration Systeme > Registerkarte Filehosting: diese Registerkarte legt die Standardwerte für neu erstellte Domänen fest, sie definiert oder überschreibt nicht die Werte für alle Domänen
  • in Systemverwaltung > Überwachte Domänen > Domäne wählen > > Registerkarte Filehosting: Diese Registerkarte definiert die Werte für die betreffende Domäne.

Sobald die Pakete installiert und die Rollen zugewiesen sind, wird den Benutzern die Abtrennung der Anlagen angeboten, wobei standardmäßig zugelassene maximale Größe von 5MiB beträgt.

Um diesen Grenzwert zu ändern und auf weitere Konfigurationsoptionen zuzugreifen:

  • melden Sie sich bei BlueMind als admin0 an
  • gehen Sie zu Systemverwaltung > Überwachte Domänen > wählen Sie eine Domäne > Registerkarte Filehosting:
     
    • Aufbewahrungszeit (Tage): die Anzahl der Tage, nach denen Dateien ab ersten dem Versanddatum auf dem Server gelöscht werden
    • Schwellenwert für automatische Abtrennung (MiB): die Größe, bei der eine zu einer Nachricht hinzugefügte Datei automatisch von ihr abgetrennt wird

    • Maximale Größe einer abgetrennten Anlage (MiB): maximal zulässige Dateigröße
      Dies ist die zulässige Größe pro Datei, so dass mehrere Dateien, deren Gesamtgröße die Schwellen überschreiten, an die gleiche Nachricht angehängt und von ihr abgetrennt werden können, solange jede von ihnen den Schwellenwert einhält.

    • Filehosting-Dateisicherung: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der Speicherordner auf dem Server in die BlueMind-Sicherungsaufgaben integriert
Info

Die Einheit MiB (MebiByte) ist ein Vielfaches des Bytes (Oktett), die von MB (Megabyte, oder Mo-Megaoktett) zu unterscheiden ist: Sie entspricht 1024 Kebibytes, die wiederum 1024 Bytes (Oktetts) entsprechen.

9 MiB entsprechen somit 9,43718 MB