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Note

This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Introduction

In addition to personal or group calendars, BlueMind allows you to manage resource calendars (vehicles, rooms, video projectors, etc.).

The administrator can create new resources and delegate their management to users.

You can check for resource availability through the free/busy feature, just like you would for a person's calendar.

Panel

On this page:

Table of Contents
maxLevel2

Related:
Administration des ressources

Resource rights

You can be granted the following rights levels for resources:

  1. Booking: you can link resources to meetings and make booking requests.  
  2. Booking and viewing: in addition to right number 1, you can view the resource's calendar, see its bookings and requests pending. 
  3. Modifying bookings: in addition to rights number 2, you can modify resource bookings (accept, reject, edit, move, delete, etc.). In this case you are appointed resource manager.
  4. Modifying bookings and managing shares: in addition to rights number 3 as resource manager, you are able to modify and grant share rights for this resource.

Booking a resource 

To book a resource, follow the steps below:

  1. Add the resource you want to book to the list of event participants, either when you create or edit the event. You can check its availability just like you would for attendees:

  2. When you save an event, you can choose whether to send an invitation or not. This invitation is a resource booking request sent by email.
  3. The resource's appointed manager(s) receive(s) a request via Calendar alert if the resource's calendar is currently displayed in their application and by email if an invitation has been sent.

    Bm_legend
    bm_legendThe manager can accept the request from within the booking request email

    Bm_legend
    bm_legendThe manager can see the resource's event as pending validation

  4. At this point, there are two possibilities depending on the booking policy chosen for the resource:
    1. Auto-accept and reject are both enabled:
      • the resource manager receives a resource booking message
      • if the resource is available, its participation is confirmed
      • if the resource isn't available, its participation is rejected
      • the user receives an acceptance or rejection message from the resource
    2. Auto-accept and reject are both disabled, the resource manager must confirm the booking request using one of the following methods:
      • in Mail, using the "Participation" link in the email they have received
      • in Calendar, in the pending events list (clicking the numbered icon in the navigation bar)
      • in Calendar by clicking the event:
    Tip

    If auto-accept is enabled and auto-reject is disabled and the resource isn't available, then option "b" applies: the resource manager receives a booking request and the resource's participation status remains pending.

  5. You are then notified whether your request has been accepted or rejected.
Note

The booking process is the same for resource managers: the resource's participation is not accepted automatically, resource managers must confirm the resource's participation once the event has been created.

Resource managers, however, do not receive requests for their own resource bookings, only other managers of this resource, if there are any, receive a booking request.

FAQs 

General

Can a resource have several simultaneous bookings?

Yes, if the resource manager(s) accept(s) several booking requests for a same time slot, the resource will have several simultaneous reservations.

When you make a reservation, you are warned that the resource is unavailable but you can make a request anyway.

Simultaneous bookings (overbooking) is prevented by default for new resources: if a resource is available then its participation is confirmed automatically. If it is not available then the event is rejected automatically. The resource manager remains in control and can still modify event calendars manually.

For resources created prior to this version, BlueMind's former behavior is applied: the resource manager controls bookings through the resource calendar and chooses to accept requests for a same time slot or not (for resources that can be shared).

To find out more about booking configuration, please go to the chapter concerned: Guide de l'administrateur > Administration des ressources > Politique de réservation

User FAQs

Autocomplete does not suggest the resource I am looking for 

Check with your administrator or the resource manager that you have indeed been granted booking rights. 

Resource manager FAQs 

I do not receive booking alerts    

Look in your calendar's left pane and check that the resource calendar is shown in the list.

I do get booking alerts but I can't see the event or any other in my calendar

Check in your calendar's left pane and make sure that the resource calendar is not grayed out: if it is, this means that the calendar is there (therefore you get an alert) but not shown (events are hidden). 

I want to quit managing a resource 

You can delete your own resource management rights by going to user settings > Calendar > Sharings tab:

  • Select the resource from the drop-down menu.  
  • Edit or delete your rights in the list of authorized users or groups.  
Note

If you lower your sharing rights, the shared resource editing window remains open until you leave the user settings window. Changes take effect immediately, and if you try to make other changes (to add new rights, for example), they will not be taken into account and you will get an error message («Operation not permitted») telling you that you are not allowed to do this.

If you don't have management rights, ask a BlueMind administrator or another resource manager.

Sv translation
languagede
Note

Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

Mit Blue Mind können Sie neben Einzel- oder Gruppen-Terminkalendern auch Ressourcen-Kalender (Fahrzeuge, Räume, Videoprojektoren usw.) verwalten.

Der Administrator kann neue Ressourcentypen definieren und die Ressourcenverwaltung an Benutzer delegieren.

Wie bei den Terminplanern von einzelnen Personen können Sie mit der Funktion Verfügbar/Belegt nach der Verfügbarkeit von Ressourcen suchen.

Panel

Auf dieser Seite:

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maxLevel2

Verwandt:
Administration des ressources

Freigabrechte

Die Rechte, die Benutzern für eine Ressource zugewiesen werden können, sind wie folgt:

  1. Kann die Ressource reservieren: Der Benutzer kann die Ressource mit einem Termin verknüpfen, um sie zu reservieren
  2. Kann die Ressource reservieren und ihre Reservierungen einsehen: Zusätzlich zum obigen Recht kann der Benutzer den Ressourcenkalender einsehen und so die aktuellen Reservierungen und Anfragen sehen
  3. Kann seine Reservierungen ändern: Zusätzlich zu den obigen Rechten kann der Benutzer die Reservierungen der Ressource ändern (akzeptieren, ablehnen, ändern, verschieben, löschen usw.). Der Benutzer wird in diesem Fall als Ressourcenverwalterbezeichnet.
  4. Kann seine Reservierungen ändern und seine Freigaben verwalten: Zusätzlich zu den obigen Rechten kann der Ressourcenverwalter die Freigabeberechtigungen der Ressource ändern und sie anderen Benutzern zuweisen.

Reservierung einer Ressource

Die Reservierung einer Ressource erfolgt in mehreren Schritten:

  1. Der Benutzer, der die Ressource reservieren möchte, fügt sie beim Erstellen oder Bearbeiten den Teilnehmern seiner Veranstaltung hinzu.
    Dazu kann er die Verfügbarkeitssuche wie bei anderen Teilnehmern verwenden:
  2. Speichert der Benutzer seinen Termin, hat er die Wahl, eventuell eine Einladung zu senden, es handelt sich um eine Reservierungsanfrage per E-Mail.
  3. Der/die benannte(n) Verwalter der Ressource erhalten eine Anfrage per Kalenderalarm, wenn der Ressourcenkalender derzeit in ihrer Anwendung angezeigt wird und per E-Mail, wenn eine Einladung verschickt wurde.

    Bm_legend
    bm_legendLe gestionaire peut accepter la demande depuis le mail de réservation
    Bm_legend
    bm_legendLa ressource est vue en attente de validation par le gestionnaire
  4. Je nach der für die Ressource gewählten Reservierungsrichtlinie gibt es 2 Möglichkeiten:
    1. Wenn automatische Annahme und Ablehnung aktiviert sind:
      • Erhält der Verwalter eine Reservierungsnachricht der Ressource
      • wenn die Ressource verfügbar ist, wird ihre Teilnahme validiert
      • wenn die Ressource nicht verfügbar ist, wird ihre Teilnahme abgelehnt
      • der Benutzer erhält eine Annahme- oder Ablehnungsnachricht von der Ressource
    2. Wenn die automatische Annahme und Ablehnung nicht aktiviert sind, muss der Verwalter die Reservierungsanfrage auf eine der folgenden Arten validieren:
      • per E-Mail, über die „Teilnahme“-Links der erhaltenen E-Mail
      • in seinem Kalender, über die Liste der anstehenden Termine (klicken Sie auf das verschlüsselte Symbol in der Navigationsleiste)
      • in seinem Kalender durch das Anklicken des Termin:
    Tip

    wenn nur die automatische Annahme aktiviert und die Ressource nicht verfügbar ist, dann gilt Fall b: Der Ressourcenverwalter erhält eine Nachricht mit der Reservierungsanforderung und der Status der Ressource steht aus.

  5. Der Benutzer wird per E-Mail informiert, dass die Ressource die Einladung angenommen oder abgelehnt hat.
Note

Das Reservierungsverfahren ist dasselbe für den Ressourcenverwalter, der die Ressource selbst reservieren möchte: Die Annahme erfolgt nicht automatisch, er muss die Teilnahme der Ressource bestätigen, sobald der Termin erstellt wurde.
Andererseits erhält er keine Nachricht mit der Reservierungsanforderung, nur die anderen Administratoren der Ressource - falls vorhanden - erhalten sie.

Häufig gestellte Fragen

Allgemein

Kann eine Ressource mehrere gleichzeitige Reservierungen haben?

Wenn der/die Verwalter nämlich mehrere Reservierungsanfragen für das gleiche Zeitfenster validieren, hat die Ressource mehrere gleichzeitige Reservierungen.

Zum Zeitpunkt der Reservierung wird der Benutzer über die Nichtverfügbarkeit der Ressource informiert, kann aber trotzdem eine Anfrage stellen.

Eine Doppelreservierung (Überbuchung) wird bei neu angelegten Ressourcen standardmäßig verhindert: Wenn eine Ressource verfügbar ist, wird ihre Teilnahme automatisch bestätigt, wenn nicht, wird der Termin automatisch abgelehnt. Der Ressourcenverwalter behält jedoch die Kontrolle und kann weiterhin die Zuweisungen ändern sowie die Kalendertermine der Ressource direkt erstellen und bearbeiten.

Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie im Kapitel: Administratorhandbuch > Ressourcenverwaltung > Reservierungsrichtlinie

Ich bin Benutzer

Die Ressource wird bei der Autovervollständigung nicht vorgeschlagen, wenn ich nach ihr suche

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator oder dem Ressourcenverwalter, ob Ihnen Reservierungsrechte zugewiesen wurden

Ich bin Verwalter

Die Meldung der Buchungsanforderung wird nicht angezeigt

Prüfen Sie im linken Teil Ihres Terminkalenders, ob der Ressourcenkalender in der Liste der aktuell angezeigten Kalender vorhanden ist.

Die Buchungsanforderung wurde gemeldet, aber ich sehe kein Termin in meiner Ansicht

Prüfen Sie im linken Teil Ihres Kalenders, dass der Ressourcenkalender nicht ausgegraut ist: Wenn er ausgegraut ist, bedeutet es, dass er zwar vorhanden ist (die Meldung erscheint), aber nicht angezeigt wird (die Termine sind ausgeblendet)

Ich möchte die Verwaltung einer Ressource verlassen

Wenn Sie das Recht haben, Ressourcenfreigaben zu verwalten, können Sie diese selbst löschen, indem Sie zur Verwaltungsschnittstelle Ihrer Benutzereinstellungen > Kalender > Registerkarte „Freigabeverwaltung“ gehen:

  • wählen Sie die Ressource in der Dropdown-Liste
  • ändern oder löschen Sie die Ihnen zugewiesene Berechtigung in der Liste der berechtigten Personen und Gruppen
Note
Wenn Sie Ihr Freigaberecht reduzieren, bleibt der Bildschirm zum Ändern von Ressourcenfreigaben verfügbar, bis Sie die Einstellungsverwaltung verlassen. Die Änderung ist jedoch sofort wirksam, und wenn Sie versuchen, das Recht zu ändern (z. B. zurückzusetzen), ist dies wirkungslos, und eine Fehlermeldung „Vorgang verboten“ informiert Sie darüber, dass Sie dies nicht tun können.

Wenn Sie dieses Verwaltungsrecht nicht haben, müssen Sie sich an einen BlueMind-Administrator oder einen anderen Ressourcenverwalter wenden.