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changes.mady.by.user Marie Piochon

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changes.mady.by.user Sabine Prouvost

Sauvegardée le

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Création de la réunion

Créer l'événement

Commencez par créer l'événement dans l'agenda, soit en création complète en cliquant sur "Nouvel événement" soit en création rapide en pré-définissant l'horaire auquel vous souhaitez organiser votre réunion puis en accédant à la création complète grâce au lien "Modifier les détails" :

Dans l'écran de création du rendez-vous, renseigner les informations souhaitées : lieu, étiquettes, description, etc.

Volet

Sur cette page :

Sommaire

En rapport :
Les evenements

Définir une récurrence

Si vous souhaitez organiser une réunion régulière, rendez-vous dans l'onglet "Récurrence" afin de définir la fréquence de la réunion :

Astuce

La récurrence de la réunion peut être renseignée avant ou après l'ajout des participants et la recherche de créneau, de même qu'elle pourra être ajoutée plus tard en éditant l'événement.

Inviter les participants

Dans la partie droite de la page, ajoutez les utilisateurs ou groupes que vous souhaitez inviter.

Vous pouvez leur indiquer si leur présence est requise (choix par défaut) ou optionnelle en cliquant sur l'icône devant leur nom après les avoir ajoutés :

Réserver des ressources

Pour réserver une ressource, il suffit de l'inviter à la réunion de la même façon qu'un participant.

Astuce

Pour en savoir plus sur le processus de réservation des ressources, consultez la page Les ressources

Rechercher un créneau disponible

Si un ou plusieurs participants ne sont pas disponible pour le créneau prédéfini, ou si vous souhaitez en chercher un autre, vous pouvez utiliser l'outil de recherche de disponibilités via l'onglet idoine :

Image ModifiedCelui-ci vous permet de visualiser les créneaux occupés et disponibles des participants et ressources invités.

  • Faire glisser le bandeau de droite à gauche pour déplacer le créneau
  • Cliquer et glisser les barres verte et rouge pour allonger ou raccourcir la durée
  • Utiliser les boutons de navigation en haut à gauche de l'onglet pour changer de période et l’ascenseur horizontal en bas de l'onglet pour naviguer dans la période

Envoyer l'invitation

Une fois la réunion paramétrée, il suffit de valider pour faut envoyer l'invitation à chacun des participants ainsi qu'une demande de réservation de ressource.Pour cela, cliquez .

À partir de la version 4.2, l'interface de BlueMind a été revue et clarifiée, l'organisateur qui crée une réunion a les choix suivants :

Image Added

  • Envoyer

    • envoie un email d'invitation aux participants

    • envoie une demande de réservation aux ressources

    • ajoute la réunion à l'agenda des invités

  • Enregistrer ce brouillon

    • l'événement est enregistré dans l'agenda de l'organisateur

    • les invités ne reçoivent pas d'email

    • les ressources ne sont pas réservées

    • la réunion n'apparaît pas dans l'agenda des invités et ressources

  • Annuler (flèche retour arrière)

    • aucune action n'est effectuée

Lors de la modification d'une réunion, là aussi dans une volonté de limiter les erreurs et décalages possibles, l'enregistrement en tant que brouillon n'est plus possible. L'organisateur qui modifie une réunion a les choix suivants :

  • Envoyer
    • les participants (utilisateurs, externes et ressources) reçoivent un email d'information
    • la réunion est mise à jour dans leur agenda

  • Annuler (flèche retour arrière)

    • aucune action n'est effectuée

Lorsque la seule modification apportée à une réunion est l’ajout et/ou la suppression d’un ou plusieurs participants, une popup propose 2 possibilités :

  • Image AddedEnvoyer à tous : cette option permet que tous les participants aient la liste des invités à jour dans leur agenda, comprenant leur statut de participation (tel que connu de l'organisateur au moment de l'envoi)

  • Envoyer aux participants modifiés : seuls les participants ajoutés ou supprimés sont prévenus.
    Ce choix permet de limiter l’envoi de messages lorsqu'il n'est pas nécessaire que chacun connaisse la liste complète et le statut des participants.

Astuce

Dans l'agenda de chaque utilisateur ou ressource, un rendez-vous apparaît en couleur pleine si la participation de l'utilisateur est confirmée, en transparence si elle est en attente (ou que l'utilisateur a répondu "peut-être") et en transparence hachurée si l'utilisateur a refusé l'événement :Image Added

Remarque
titleVersions antérieures à 4.2

Pour les versions précédentes de BlueMind, cliquer sur «Enregistrer» en haut de page. La boite de dialogue suivante apparaît alors :

Image Modified

  • Cliquer sur « Oui » génère l'envoi d'un message (email) à chaque participant et gestionnaire de ressource, l'événement est ajouté dans leur agenda en attente de la validation (ou refus) de leur participation
Si vous cliquez
  • En cliquant sur « Non »
alors
  • l'invitation n'est pas transmise par email et n'est pas non plus ajoutée à l'agenda des participants,
vous
  • permettant de finaliser
éventuellement votre événement
  • l'événement à la manière d'un brouillon en y apportant des modifications avant de lancer les invitations.
tip

Dans l'agenda de chaque utilisateur ou ressource, un rendez-vous apparaît en couleur pleine si la participation de l'utilisateur est confirmée, en transparence si elle est en attente (ou que l'utilisateur a répondu "peut-être") et en transparence hachurée si l'utilisateur a refusé l'événement :Image Removed

Gérer les participations

Réception des avis de participation

Réponses à une réunion

Lorsqu'un participant valide, refuse, met en attente (réponse «peut-être») l'organisateur de la réunion en est informé par email.

Image AddedAfin d'éliminer le risque de confusion ou de décalage entre les agendas des organisateurs et participants, à partir de BlueMind 4.2 il n'est plus possible de modifier sa participation sans en informer l'organisateur.

Le participant peut tout de même toujours envoyer une réponse simple ou ajouter une note à celle-ci. Dans le cas d'une réunion récurrente, il conserve aussi la possibilité de répondre pour l'ensemble de la série ou une occurrence seulement :

Image Added

Remarque
titleVersions antérieures à 4.2

Si un participant modifie sa participation par la suite, le choix lui est laissé de notifier l'organisateur. S'il choisit de ne pas notifier l'organisateur alors c'est sa version seulement de l'événement qui est modifiée, l'organisateur n'est pas tenu au courant et ne voit pas le changement dans sa vision de la réunion.

Consulter le statut de participation

Un participant autre que l'organisateur ne voit pas dans sa version de la réunion les statuts des autres participants. Pour les voir, il doit consulter la version de la réunion de l'organisateur, s'il a les droits de lecture sur l'agenda de celui-ci :

  • les utilisateurs ayant confirmé leur participation apparaissent en noir
  • les utilisateurs en attente (ou ayant répondu "peut-être") sont grisés
  • les utilisateurs ayant refusé l'événement apparaissent grisés et barrés
Info
  • Les participants ne voient plus le détail des participations des autres participants, seul l'organisateur est tenu au courant.
  • Les participants ont la possibilité d'indiquer une participation différente suivant les occurrences d'une réunion récurrente. Ainsi ils peuvent accepter toute la série d'une réunion et, au besoin, indiquer qu'il ne participeront pas à l'une ou l'autre de ses occurrences.
  • Chaque participant a désormais possède sa propre vue d'une réunion, ce qui lui permet de la modifier (personnalisation du titre, ajout d'une description, détail du lieu, etc.) sans que les modifications soient visibles des autres participants.
    ATTENTION : ce sont les informations de l'organisateur qui prévalent, lorsque celui-ci envoie des modifications, les personnalisations des participants sont susceptibles d'être perdues.

Inviter/retirer des participants

Pour inviter de nouveaux participants ou exclure des personnes déjà invitées, il suffit d'éditer l'événement :

  • dans l'agenda, cliquer sur l'événement pour faire apparaître la fenêtre d'information
  • cliquer sur le lien "Modifier les détails"
  • ajouter et retirer des participants dans la partie droite de la fenêtre
  • cliquer sur «Enregistrer» « Envoyer » pour valider les modifications et envoyer les nouvelles invitations.

Lorsque la seule modification apportée à une réunion est l’ajout et/ou la suppression d’un ou plusieurs participants, une popup propose 2 possibilités :

Image Added

  • Envoyer à tous : cette option permet que tous les participants aient la liste des invités à jour dans leur agenda, comprenant leur statut de participation (tel que connu de l'organisateur au moment de l'envoi)

  • Envoyer aux participants modifiés : seuls les participants ajoutés ou supprimés sont prévenus.
    Ce choix permet de limiter l’envoi de messages lorsqu'il n'est pas nécessaire que chacun connaisse la liste complète et le statut des participants.

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Sv translation
languageen

Creating a meeting

Creating an event

First create an event in the calendar, either the regular way, by clicking . Either click "New event", or using the use quick-create feature, by selecting – select the event's duration in the calendar and then accessing the event details by clicking click "Modify details" to open the event creation window:

In the event creation window, fill in the relevant information: location, tags, description, etc.

Volet
borderWidth3

On this page:

Sommaire
maxLevel2

Related:
 Les evenements

Scheduling a recurrence

If you'd like to organize a recurring meeting, go to the "Repeat" tab to set the meeting's periodicity:

Astuce

A meeting's periodicity can be set before or after adding participants and time-slot search. It can also be added later by editing the event.

Inviting

participants

people

In the right-hand side of the page, add the users or groups you want to invite.

You can choose for their participation to be required (default) or optional, by clicking the icon shown before their name after they are added:

Booking resources

To book a resource, simply add it to the meeting as you would another participantattendee.

Astuce

To find out more about booking resources, please go to the page Resources.

Searching for an available time slot

If one or several participants attendees are not available during the selected time slot, or if you want to look for another one, you can use the availability search tool in the "Find a time" tab:

This tab allows you to view busy or available time slots for the participants attendees and resources invited. 

  • Drag the strip from left to right to move the time slot
  • Click and drag the green and red lines to increase or decrease the meeting's duration
  • Use the navigation buttons in the top left corner of the tab to change time periods and the horizontal scroll bar at the bottom of the tab to navigate within the period

Sending invitations

Once the meeting's parameters are set, simply validate to you must send an invitation to each participant as well as a resource booking request.

To do this, click "Save" at the top of the page and the following dialog box opens:

Image Removed

attendee.

Image Added From version 4.2, BlueMind's interface has been revised and made clearer. An event's organizer has the following options:

Image Added

  • Send

    • sends an invitation email to attendees

    • sends a booking request to resources 

    • adds the event to the invitees' calendar

  • Save draft

    • the event is saved in the organizer's calendar

    • invitees do not receive any email

    • ressources are not booked

    • the event isn't shown in the participants or the ressources' calendar

  • Cancel (back arrow)

    • no action is taken

In an effort to limit errors and inconsistencies, saving event modifications as draft is no longer possible. The organizer who makes changes to an event has the following choices: 

  • Send
    • attendees (users, external participants and ressources) receive a notification email
    • the event is updated in their calendar

  • Cancel (back arrow)

    • no action is taken

When the change made only adds/removes one or several attendees, a popup window offers 2 options:

Image Added

  • Send to All: all attendees' invitee list is updated in their calendar, including their participation status (as known by the organizer at the time the email is sent)

  • Send to Changed: only the attendees who have been added or removed from the event are notified.
    This choice limits the number of emails sent when it is not necessary for all attendees to know the full list and all attendees' statuses

  • Clicking "Yes" generates an email message which is sent to each participant and the resource's manager. The event is also shown in their calendar until they accept or reject the invitation
  • If you click "No", no invitation will be sent by e-mail nor will anything be added to other participants' calendars, which allows you to edit and finalize your event before you send invitations

    .

Astuce

In each user's or resource's calendar, solid colors indicate participation is confirmed, transparent colors indicate participation is pending confirmation (either a reply is pending or the user has replied "maybe") and in a striped transparent color if the user has declined the invitation:

Remarque
titleVersions earlier than 4.2

In earlier BlueMind versions, click "Save" at the top of the page. The following dialog box opens:

Image Added

  • Click "Yes" to send an email to each participant and resource manager – the event is added to their calendar pending their response. 
  • If you click "No", the invitation isn't sent by email and not added to attendees' calendars. This enables you to finalize the event as a draft and edit it before you send the invitations.

Managing participation

Participation

notices

notifications

When a participant an attendee accepts, declines or puts on hold an invitation (replies "maybe"), the meeting's organizer is informed by email.If a participant later modifies their attendance notified by email.

Image Added To avoid confusions or discrepancies between organizers' and attendees' calendars, from BlueMind 4.2 attendees are no longer able to change their participation status without notifying the organizer.

Attendees can still send simple responses or add a note to the response. For recurring meetings, they can still respond for the whole series or one occurence only:

Image Added

Remarque
titleVersions earlier than 4.2

If an attendee later changes their participation status, they can choose whether or not to notify the meeting organizer. If they choose not to notify the organizer, then only their own version of the event is modified, the organizer's version is not updated and it will not show any changes.

Viewing participation statuses

Participants Attendees other than the organizer cannot see other participantsattendees' attendance participation statuses in their version of the event. To see them, they must consult the organizer's version – provided they have reading privileges over that calendar:

  • users who have confirmed participation are shown in black
  • users whose response is pending (or replied "maybe") are grayed out
  • users who have declined the invitation are shown grayed and struck out
Info
  • Participants can not Attendees cannot see the details of other participantsattendees' assistancestatus, only the organizer is kept informed.
  • Participants Attendees are able to specify different participation statuses for each instance of a recurring meeting. As a result, they can confirm their assistance attendance for a whole series and, if necessary, specify that they will not attend a specific instance.
  • Each participant attendee has a customized view of a meeting, which means they can edit it (customized title, description, location, etc.) without it being visible by other attendees.
  • WARNING: the organizer's information prevails – when an organizer sends an update, participants' custom changes may be lost.

Inviting/removing

participants

attendees

To invite new participants attendees or to exclude inviteessome, simply edit the event:

  • in the calendar, click the event to open the information window
  • click the link "Modify details"
  • add and remove participants attendees in the right hand side of the window
  • click "Save" to validate confirm the changes and send new invitations
  • no action is taken

When the change made only concerns adding/removing one or several attendees, a popup window offers 2 options:

Image Added

  • Send to All: when you use this option, all attendees' guest lists are updated in their calendars, including attendance status (as known to the organizer when it is sent)

  • Send to Changed: only added or deleted attendees are notified. This limits number of emails sent when it is not necessary for all event attendees to know the full list or status of attendees.

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