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Remarque

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Introduction

BlueMind v.3.5 offers the possibility to own multiple calendars – the main BlueMind calendar, a secondary calendar and user or domain calendars you have been given administration rights on, or synchronized external calendars – and manage how they are shared. You can keep each calendar private or share it with other users or group members by giving them different access levels.

Volet
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Gestion des partages
Vues

Sharing and delegating calendars

Rights can be delegated to all domain users (public share) or to specific users only.

Possible permission levels are:

  • "Can invite me": the user cannot see your appointments but can invite you. If this minimum right has not been granted, autocomplete will not suggest your name in the "add participants" box in the event creation form.

  • "Can invite me and see my events": the user can view this calendar and invite you. Private events will be shown as "private" instead of the title and with no other details but the date, time and duration.

  • "Can update my events": in addition to the rights above, the user can accept and modify your events.

  • "Can update my events and manage sharings": the calendar is fully shared. In addition to the rights above, the user is able to grant share rights on your calendar and see or edit private events.

To delegate your calendar, go to your user preferences ("My Account") > Calendar section > Sharings tab:

  1. Select the calendar you want to share.

    Info

    You can choose from:

    • your default user calendar
    • your personal calendars which can be seen in the "My calendars" tab:
      • personal calendars you have created in BlueMind
      • external calendars you are subscribed to
    • other users' address books you have sharing permission on
  2. The "Share with all users" section is for sharing the calendar publicly (public share), i.e. these rights will be applied to all domain users:
    1. check the "Allow public share" box
    2. select the desired right from the drop-down list
  3. To share with users or groups, go to the next section "Share with specific users or groups":

    1. search for the user or the group using "Add user or group..." text box.

      Astuce

      Email addresses cannot be entered here. Only directory users and groups are available.
      For Sharing with external people see the next chapter.

    2. click to confirm the name suggested by autocomplete or by typing <Enter>

    3. select the desired right from the drop-down menu

      Info

      "ICS" external calendars are synchronized as read-only, although editing is included in the list of rights, it cannot be applied: new items or changes made by the user the calendar is shared with will disappear at the next synchronization.

  4. Repeat this for each user or group
  5. Once all the rights are set as desired, click "Save" to confirm


Ancre
fonction-droit
fonction-droit
The table below shows the features available to users depending on the rights they are granted on the shared calendar:


Features\Right GrantedInviteInvite+ViewEditEdit+Manage
Invite
Subscribe
View public meeting
View private meetings without details
View details in private meetings
View alerts for pending invitations
Accept/Reject an invitation to a public meeting
Accept/Reject an invitation to a private meeting
Create a public event
Create a private event
Edit a public event
Edit a private event
Grant/Remove a sharing right to a third-party
Astuce

This table also shows the features users have access to on shared calendars according to each right they are granted.

Displaying a shared calendar

You must have at least viewing or editing permission on the events in the calendar you want to display.

In BlueMind or Thunderbird

You don't have to subscribe to a calendar to display it.

To display a calendar:

  • in the "Add a calendar" text box, type the name of the user you are looking for.
    Autocomplete suggests users' names as you type.
  • Select the name you are looking for in the list of suggestions:
  • The calendar is then shown in a different color from those already displayed:
Info
titleGroup-specific rules
  • For groups, autocomplete works with the first characters of the group's name.
  • If you select a group, the calendars of the group's members who have shared their calendar with you will be displayed.
  • If one or several users share their calendar(s) with a group, all group members will be able to see this calendar.

To hide a calendar temporarily, click its user in the list. This user will then be grayed out and their events will no longer be shown:

Ancre
calendar-colors
calendar-colors
To change a calendar color:

You can customize calendar display colors and assign colors to specific users.

To do this, click the color icon at the bottom of the list of calendars shown to unfold the menu and select a color:

For a greater choice of colors, click "Choose a personalized color..." to display the color palette:


Astuce

The color is automatically saved for this calendar, it will be used again in future sessions and can be changed.

To remove a calendar's custom display, click the color icon at the end of the row in the list of calendars to open the menu and click "Remove":

In Outlook and on mobile devices

To view a shared calendar in Outlook or on a mobile device connected through EAS, you have to subscribe to this calendar and enable syncing for it.

This can be done straight from the notification email you've received, through dedicated links, or at any time in the Subscription preferences section of the BlueMind calendar. For more details, please refer to the paragraph: Calendar preferences - §4. Subscriptions

Domain calendars

Administrators can create domain calendars which are calendars shared between one or several users, as read-only or read and write depending on their permissions level.

Users with read permission are able to access a domain calendar in the same way as they would a user's calendar: in the main view (see above) or in their subscriptions page (see Preferences de l agenda).

Sharing externally

The BlueMind calendar can be shared externally through a public address or a private address that allows private events to be viewed.

Info

Publicly shared calendars allows people see the full details of public events and a "busy" status only for private events.

Privately shared calendars, on the other hand, allows all the details of private events to be viewed.

To do this:

  • go to the preferences page > Calendar section > "Sharings" tab
  • in the drop-down list at the top of the page, select the calendar you want to share
  • check the box for how you want to share it (public or private):
  • click Save to confirm

The address specified can then be forwarded to people outside BlueMind for them to synchronize their user calendar with their ICS-compatible calendar.

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Remarque

Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

Ab BlueMind 3.5 kann ein Benutzer über mehrere Kalender verfügen und ihre Freigabe verwalten: Hauptkalender von BlueMind, Nebenkalender, Kalender (Benutzer oder Domäne), für die er Administrationsrechte erhalten hat, oder synchronisierte externe Kalender.

Diese Kalender kann der Benutzer folglich für sich behalten oder für andere Benutzer bzw. Gruppenmitglieder freigeben, indem er verschiedene Zugriffsrechte gewährt.

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Freigeben und delegieren

Rechte können an alle Benutzer der Domäne (öffentliche Freigabe) oder nur an bestimmte Benutzer delegiert werden.

Die möglichen Rechte lauten wie folgt:

  • „Kann mich zu einem Termin einladen“: kann die Termine des Benutzers nicht einsehen, ihn aber trotzdem einladen. Wenn dieses Mindestrecht nicht gewährt wird, schlägt die Autovervollständigung den Namen des Benutzers im Formular zum Hinzufügen eines Teilnehmers nicht zu einem Termin vor.

  • „Kann mich einladen und meine Termine sehen“: kann die Kalender einsehen und den Benutzer einladen. Private Termin werden angezeigt, aber mit dem Wort „privat“ anstelle des Titels und nur mit den Angaben von Tag, Uhrzeit und Dauer.

  • „Kann meine Termine ändern“: zusätzlich zum obigen Recht, kann die Termine des Benutzers akzeptieren und ändern.

  • „Kann meine Termine ändern und meine Freigaben verwalten“: Es handelt sich um eine vollständige Freigabe des Kalenders: kann zusätzlich zu den vorherigen Rechten selbst Freigaberechte am Kalender des Benutzers gewähren und die Einzelheiten der privaten Termine des Benutzers anzeigen oder bearbeiten .

Um Ihren Kalender zu delegieren, gehen Sie zur Verwaltung der Benutzereinstellungen („Mein Konto“) > Rubrik Kalender > Registerkarte Freigabeverwaltung:

  1. Wählen Sie den gewünschten Kalender aus.

    Info

    Sind verfügbar:

    • der Standardkalender des Benutzers
    • seine persönlichen Kalender, die in der Registerkarte „Meine Kalender“ angezeigt werden:
      • die persönlichen Kalender, die er in BlueMind erstellt hat
      • die externen, von ihm abonnierten Kalender
    • die Kalender anderer Benutzer, für die er über das Recht zur Freigabeverwaltung verfügt
  2. Der Abschnitt „Mit allen Benutzern teilen“ entspricht der öffentlichen Freigabe des Kalenders, diese Rechte werden allen Benutzern der Domäne vergeben:
    1. aktivieren Sie das Kästchen „Freigabe für alle Benutzer zulassen“
    2. wählen Sie das gewünschte Recht in der Dropdown-Liste
  3. Um die Freigabe für bestimmte Benutzer oder Gruppen zu erteilen, gehen Sie zum nächsten Abschnitt „Freigabe für bestimmte Benutzer oder Gruppen“:

    1. suchen Sie den Benutzer oder die Gruppe über die Felder „Benutzer oder Gruppe hinzufügen“.

      Astuce

      Die Eingabe einer E-Mail-Adresse ist nicht möglich, hier stehen nur Benutzer und Gruppen aus dem Verzeichnis zur Verfügung.
      Zur externen Freigabe siehe das Kapitel Freigabe nach außen

    2. bestätigen Sie durch Klicken auf den von der Autovervollständigung vorgeschlagenen Namen oder durch die Eingabetaste.

    3. wählen Sie das gewünschte Recht in der Dropdown-Liste

      Info

      Kalender des Typs „Externer ICS“ werden im schreibgeschützten Modus synchronisiert, das Änderungsrecht ist zwar in der Liste der Rechte vorhanden, kann aber nicht angewendet werden: Die Änderungen oder Erstellungen, die der bezeichnete Benutzer vornehmen könnte, verschwinden bei der nächsten Synchronisierung.

  4. Den Vorgang für jeden Benutzer oder jede Gruppe wiederholen
  5. Wenn Sie die Rechte wie gewünscht positioniert haben, bestätigen Sie mit der Taste „Speichern“

Ancre
fonction-droit
fonction-droit
Die folgende Tabelle zeigt die Funktionen, auf die Benutzer entsprechend den ihnen zugewiesenen Rechten auf dem oben ausgewählten Kalender zugreifen können:

Gewährte Funktionalität\RechteEinladungEinladung+SehenBearbeitenBearbeiten+Verwalten
Einladen
Abonnieren des Kalenders
Öffentliche Termine einsehen
Private Termine einsehen
Details zu privaten Terminen einsehen
Ausstehende Einladungen einsehen
Akzeptieren/Ablehnen einer Einladung zu einem öffentlichen Termin
Akzeptieren/Ablehnen einer Einladung zu einem privaten Termin
Einen öffentlichen Termin erstellen
Ein privater Termin erstellen
Ändern einen öffentlichen Termin
Ändern einen privaten Termin
Zuweisen/Löschen eines Freigaberechts an Dritte
Astuce

Ebenso erfahren Sie in dieser Tabelle, auf welche Funktionen Sie Zugriff haben in einem Kalender, der für Sie mit dem jeweiligen Recht freigegeben ist

Einen gemeinsamen Terminkalender anzeigen

Der Benutzer muss mindestens über Einsichts- oder Bearbeitungsrechte für die anzuzeigenden Kalendertermine verfügen.

In BlueMind oder Thunderbird

Um einen Kalender in der eigenen Ansicht zu sehen, muss er nicht abonniert werden.

Den gewünschten Kalender anzeigen:

  • geben Sie im Feld „Kalender hinzufügen“ den Namen des gesuchten Benutzers ein.
    Die Autovervollständigung schlägt die Benutzer vor, die der Texteingabe entsprechen
  • Wählen Sie den entsprechenden Namen in der Liste aus:
  • Der ausgewählte Kalender wird in einer anderen Farbe angezeigt als die bereits angezeigten Kalender:
Info
titleGruppenspezifische Regeln
  • Wenn Sie die Gruppe auswählen, werden die Kalender der Gruppenmitglieder angezeigt, die ihre Kalender für den Benutzer freigegeben haben.
  • Wenn ein oder mehrere Benutzer ihren Kalender für eine Gruppe freigeben, können ihn alle Mitglieder der Gruppe einsehen.

Um einen der angezeigten Kalender vorübergehend auszublenden, klicken Sie auf den entsprechenden Benutzer in der Liste, er erscheint ausgegraut und sein Kalender ist nicht mehr sichtbar:

Ancre
calendar-colors
calendar-colors
So ändern Sie die Farbe eines Kalenders:

Die Farben der angezeigten Kalender können so angepasst werden, dass dem gleichen Benutzer immer die gleiche Farbe zugeordnet wird.

Dazu das Menü ausklappen, indem in der Liste der angezeigten Kalender auf das Farbsymbol am Ende der Zeile geklickt und die gewünschte Farbe gewählt wird:

Für weitere Informationen auf „Wählen einer personalisierten Farbe...“ klicken, um die Farbpalette anzuzeigen:

Astuce

Die Farbe wird für die Anzeige dieses Kalenders automatisch gespeichert, in den späteren Sitzungen verwendet und kann geändert werden.

Zum Entfernen eines Kalenders aus der Anzeige in der Liste der angezeigten Kalender auf das farbige Symbol am Ende der Zeile klicken, um das Menü aufzurufen und auf „Remove“ klicken:

In Outlook und auf mobilen Geräten

Um einen freigegebenen Kalender in Outlook oder auf einem mit EAS verbundenen mobilen Gerät anzuzeigen, muss dieser Kalender abonniert und seine Synchronisierung aktiviert werden.

Dies kann unter Verwendung der entsprechenden Links direkt aus der erhaltenen Info-Mail heraus geschehen oder jederzeit über den Bereich „Abonnements“ in den BlueMind-Kalendereinstellungen. Weitere Details zur Vorgehensweise und zu den Elementen, die synchronisiert werden, finden Sie im entsprechenden Abschnitt: Kalender-Einstellungen - §4. Abonnements

Domänen-Kalender

Der Administrator kann Domänen-Kalender, d. h. Kalender, die einem oder mehreren Benutzern gehören, zur Einsicht oder Änderung gemäß den ihnen zugewiesenen Rechten erstellen.

Wenn er zumindest über das Recht zur Einsicht verfügt, kann ein Benutzer dann auf die gleiche Weise darauf zugreifen wie auf den Kalender eines Benutzers: über das Suchfeld der Hauptansicht  (siehe oben) oder durch die Verwaltung seiner Abonnements (siehe Kalendereinstellungen).

Ancre
partage-exterieur
partage-exterieur
Freigabe nach außen

Der BlueMind-Kalender kann extern über eine öffentliche Adresse oder über eine private Adresse freigegeben werden, um Details zu privaten Terminn anzuzeigen.

Info

Durch die öffentliche Freigabe können Personen, die den Kalender einsehen, Details aller öffentlichen Termine sehen, und sie sehen nur die Informationen „belegt“ anstelle einen privaten Termin.

Die private Freigabe hingegen ermöglicht es, auch Details zu privaten Terminen einzusehen.

Vorgehensweise:

  • zur Einstellungsverwaltung > Bereich Kalender > Registerkarte „Freigabeverwaltung“ gehen
  • wählen Sie in der Dropdown-Liste oben auf der Seite den betreffenden Kalender aus
  • aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die gewünschte Freigabe (öffentlich oder privat):

  • klicken Sie auf Speichern, um die Aktivierung zu berücksichtigen

Die im ausgewählten Abschnitt angegebene Adresse kann dann an Personen außerhalb von BlueMind weitergegeben werden, damit diese den Kalender des Benutzers in ihrem ICS-kompatiblen Kalender synchronisieren können.