Affichage et navigation

La vue principale

La vue principale par défaut de l'agenda BlueMind se compose de plusieurs parties :

• : la barre des tâches, permettant de passer d'une application à l'autre
• : Le calendrier permet de rechercher et se rendre à une date : faire défiler les mois avec les flèches « et » puis cliquer sur la date. Dans la zone principale s'affiche alors la période comprenant la date sélectionnée (jour, semaine, mois, selon le paramétrage en cours).
• : la liste des calendriers actuellement affichés, ainsi que l'accès aux vues et étiquettes
• : le moteur de recherche permet de rechercher des événements par nom, étiquettes, détails, participant, etc.
• : l'affichage principal de l'agenda de l'utilisateur ainsi que les agendas auxquels il est abonné et/ou d'autres agendas de son choix (utilisateurs, ressources)
  
  • Les boutons en haut à gauche de la zone principale permettent de ramener à la période incluant la date du jour et naviguer vers des dates précédentes ou suivantes.
  • Les boutons en haut à droite permettent de choisir la période ou le type d'affichage : jour, semaine, mois, liste (cette dernière affiche la liste des événements seulement) ainsi que d'accéder aux fonctions d'impression et d'import/export ics. Le menu des outils permet aussi de rafraîchir la vue en cours :
    
• : le panneau de visualisation des tâches peut être affiché ou masqué grâce au bouton ||| situé en haut à droite

Des icônes sur les événements permettent de voir d'un seul coup d’œil les propriétés de l'événement :

• il y a plusieurs participants
• l'événement est privé
• l'événement est récurrent

Afficher des agendas

La liste des agendas affichés est visible à gauche de la page, en 

• Pour ajouter un agenda, taper son nom dans le champs de saisie et choisir l'agenda proposé par l'autocomplétion :
  
• Pour masquer temporairement un agenda, cliquer sur son nom dans la liste : le nom devient grisé et les événements disparaissent de la vue :
  
• Pour retirer un agenda cliquer sur l'icône de couleur en face de son nom puis cliquer sur "Remove" dans le menu de personnalisation proposé :
  

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Modèle de gestion des réunions

En version 4.2, le modèle et les interfaces sont encore améliorés. BlueMind élimine le risque d'erreur et de décalage entre collaborateurs en clarifiant les libellés et options de notifications. La gestion des événements récurrents est elle aussi enrichie : le choix du type de modification sur une série (modifier un événement, toute la série ou la suite de série) est généralisé à l'ensemble des actions réalisées dans la vue d'agenda.

Gestion personnalisée

Chaque participant a dans son calendrier sa propre version d'une même réunion. Ainsi il peut y apporter des modifications personnelles (lieu, catégorie, note, etc.) ou encore indiquer une participation différenciée aux occurrences d'une série de réunions : il peut accepter la totalité de la série mais indiquer qu'il ne participera pas à une ou plusieurs de ses occurrences, par exemple.

Organisation et participation

Ainsi, si John Doe veut créer un rendez-vous dans l'agenda de John Smith :

• l'utilisateur Smith donne le droit "Peut modifier mes rendez-vous" à l'utilisateur Doe
• Doe affiche dans sa vue l'agenda de Smith
• Doe crée un rendez-vous en sélectionnant Smith
  • dans la liste déroulante "Agenda" pour la création rapide :
    
    NB : la couleur de l'événement est aussitôt modifiée et prend la couleur des événements de J. Smith
  • dans la liste déroulante "Organisateur" pour le formulaire complet :
    

Invitations et notifications

Envoi des notifications

Les informations transitent par email, les notifications sont donc nécessaires pour informer, que ce soit l'organisateur pour informer les participants ou les participants pour informer l'organisateur de leur réponse ou changement de statut.

À partir de BlueMind 4.2, les interfaces sont éclaircies et simplifiées, éliminant les risques de confusion ou de décalage entre les agendas organisateurs et participants. Les organisateurs ont désormais des boutons clairs leur permettant de choisir entre envoyer ou enregistrer en tant que brouillon. Ils ont aussi la possibilité de choisir de notifier l'ensemble des participants ou non lors de l'ajout ou de la suppression d'un invité. Les participants n'ont quant à eux plus la possibilité de se déclarer présent (ou non) sans envoyer de réponse à l'organisateur.

Pour en savoir plus, consultez la section dédiée à L'agenda.
Nous attirons votre attention en particulier sur les pages concernant Les evenements et l'organisation des réunions.

Consultation du statut de participation

La remontée des informations ne s'effectuant de la part des participants que vers l'organisateur, un autre participant voit dans sa version de la réunion les statuts des autres participants au moment où l'organisateur a envoyé la dernière version (envoi de l'invitation ou d'une modification). Pour s'assurer de voir les statuts à jour, il faut consulter la version de la réunion dans l'agenda de l'organisateur (si celui-ci lui a donné le droit de lecture sur son agenda) :

Le cas des ressources

Les ressources fonctionnent comme des utilisateurs.

Ainsi, de même que dans le cas général, pour créer un événement directement dans l'agenda de la ressource, l'utilisateur doit avoir le droit "Peut modifier ses événements" et positionner celle-ci en organisatrice.

Si l'utilisateur est pourvu d'un simple droit de réservation, il doit alors créer un événement dans son propre agenda et y inviter la ressource.

De plus, les fonctionnalités de réservation de ressources permettent, dans certains cas, une réservation automatique ou l'empêchement de doubles réservations. Retrouvez plus de détails sur la page consacrée aux ressources.

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Les calendriers de domaines

Le comportement

Les calendriers de domaines sont considérés comme des calendriers servant à l'information des utilisateurs, pour faire connaître par exemple les jours fériés, les jours de fermeture de l'entreprise, les événements commerciaux (salons, présentations...) ou municipaux (réunion du conseil, exposition, conseil d'école, etc.), les formations, les actions d'une équipe, etc.

Par conséquent, les calendriers de domaine ne peuvent pas être positionnés en organisateurs de réunions ni y être invités.

Bonnes pratiques

Les agendas de domaine peuvent être envisagés dans 2 cas :

• l'agenda d'information, via lequel les utilisateurs peuvent consulter des informations.
  L'agenda de domaine est le bon moyen de gérer ce type de d'agenda.
  Par exemple un agenda marketing contenant les salons auxquels l'équipe commerciale participe, ou encore un agenda de mairie informant des réunions publiques et événements organisés.
• l'agenda opérationnel, servant à créer des événements pour des utilisateurs.
  Il faut utiliser un agenda de ressource pour permettre ce fonctionnement.
  Par exemple sur un agenda des astreintes : on crée un événement hebdomadaire "astreinte week-end" et chaque semaine on y invite l'utilisateur concerné. Cela permet de centraliser l'information mais aussi aux utilisateurs d'accepter, refuser ou indiquer leur indisponibilité.

Multi-Calendriers

L'agenda BlueMind permet à un utilisateur de créer et utiliser autant de calendriers personnels qu'il le souhaite et d'en gérer les partages de la même façon que pour son calendrier par défaut.

Créer un nouveau calendrier

Pour créer un nouveau calendrier :

• se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Mes Calendriers »
• dans le formulaire « Nouveau Calendrier » en haut de page, choisir un type de calendrier "simple" et lui attribuer un nom :
  
• cliquer sur « Ajouter », le calendrier apparaît aussitôt dans la liste des calendriers de l'utilisateur :
  

Éditer

Pour modifier le nom d'un calendrier :

• se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Mes Calendriers »
• dans la section "Calendriers", cliquer sur le nom du calendrier pour faire apparaître le champs de modification et les boutons d'action :
  
• Entrer le nouveau nom et
  
  • valider avec la touche entrée ou en cliquant sur la coche en fin de champs
  • annuler en cliquant sur la croix en fin de champs

Supprimer

Pour supprimer un calendrier :

• se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Mes Calendriers »
• dans la section "Calendriers", cliquer sur l'icône "poubelle" en fin de ligne

Partage des disponibilités

Dans la gestion des préférences des calendriers (voir ci-dessus), la colonne "Disponibilités" permet à l'utilisateur de choisir quel(s) calendrier(s) sera utilisé afin d'indiquer son statut lors de la recherche de disponibilités par d'autres utilisateurs souhaitant l'inviter à un événement.

Une fois les calendriers sélectionnés, remplir le formulaire de gestion des partages :

• soit en activant le partage public afin de rendre les disponibilités visibles par tous les utilisateurs du domaine
• soit par le partage individuel afin de partager son statut avec des utilisateurs ou groupes spécifiques

Les types de partages possibles sont :

• Peut voir mes disponibilités
• Peut gérer les partages de mes disponibilités

Impression

Pour imprimer la vue en cours, ouvrir le menu Outils situé en haut à droite de la zone d'affichage principale :

La boite de dialogue d'impression propose alors l'impression de la vue en cours, sous forme de calendrier ou de liste, les options d'impression permettant de visualiser directement en aperçu la sélection :

La vue semaine telle que présentée a pour résultat le fichier PDF suivant : calendarSemaine.pdf

La vue liste telle que présentée aura pour résultat le fichier PDF suivant : calendarListe.pdf

Cliquer sur «Enregistrer» pour télécharger le fichier.

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Export et import ICS

L'export et l'import ICS se font au moyen du menu Outils situé en haut à droite de la zone principale :

Export ICS

La boite de dialogue qui s'ouvre permet de sélectionner les événements à exporter. En cliquant sur «Exporter» le fichier ICS correspondant est proposé au téléchargement ou à l'ouverture selon la configuration de l'environnement de l'utilisateur :

Import ICS

La boite de dialogue qui s'ouvre permet de rechercher un fichier sur l'ordinateur puis sélectionner l'agenda dans lequel importer les événements qui s'y trouvent. Tous les agendas auxquels l'utilisateur a accès en écriture sont proposés :

Synchronisation ICS

Voir Les calendriers externes

Display and navigation

The main view

The primary default view of the BlueMind calendar is made up of:

• : task bar, used to switch between applications.
• : search for and go to a specific date. Scroll through months using the arrows and then click on the date. The main display area then shows the period including the date selected (day, week, or month depending on the current settings).
• : list of calendars currently displayed, as well as access to views and tags.
• : search engine to look for events by name, tag, details, participant, etc.
• : shows your calendar as well as those you are subscribed to and/or other selected calendars (users, resources).
  
  • The buttons in the top left corner are used to return to the period that includes the current date and navigate to earlier or later dates.
  • The buttons in the top right corner are used to choose the period or the type of display as well as access to printing and ics import/export. The tools drop-down menu can be used to refresh the current view:
    

    

• : the task panel may be shown or hidden using the button in the top right corner

Events are marked with icons that give you a quick view of their properties:

•  event with multiple attendees
• private event
•  recurring event

Selecting calendars

The list of calendars currently displayed is shown to the left of the page, in 

• To add a calendar, type its name in the text box and choose the calendar suggested by autocomplete:
  
• To hide a calendar temporarily, click its name in the list: the name becomes grayed out and events are no longer displayed:
  
• To remove a calendar, click the color icon opposite its name, then click "Remove":
  

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Working with meetings

In version 4.2, the BlueMind model and interface have been improved further. Clearer notification names and options help reduce errors and discrepancies between users. Recurring events have also been improved: being able to choose how changes affect events (the whole event, the whole series or further events in the series) has been rolled out to all actions performed in Calendar view. 

Custom meeting versions

Each participant has their own version of a meeting. This means they can edit it (location, category, note, etc.) or set a different attendance status for an occurrence of a series of meetings: they can accept the whole series but indicate that they will not attend one or several occurrences, for instance.

Organizing and participating in meetings

E.g. if John Doe wants to create a new meeting in John Smith's calendar:

• the user "Smith" must grant the right "Can edit my events" to the user "Doe"
• Doe displays Smith's calendar 
• Doe creates an event, selecting Smith
  • in the "Calendar" drop-down list – when quick-creating an event:
    
    Note: the event color changes immediately and takes the color of J. Smith's events
  • in the "Organizer" drop-down list -- when using the detailed event creation form:
    

Invitations and notifications

Sending notifications

Event information is sent by email, email notifications are therefore required, either by the organizer to inform participants or by participants to inform the organizer of their response or change in status. 

From BlueMind 4.2, the application's interfaces have been made clearer and simpler to avoid confusion or inconsistencies between organizers' and participants' calendars. Organizers now have buttons that enables them to send or save as draft. They can also choose to notify all participants or not when they add or remove an invitee. Participants are no longer able to accept or reject an invitation without sending their response to the organizer.

To find out more, please refer to the L'agenda section.
You might want to look closely at the pages on Les evenements et Organizing Meetings.

Viewing Participation Statuses 

As a meeting's information is gathered by organizers only, a participant can only see other participants' statuses according to the latest version sent by the organizer (through an invitation or modification). To see up-to-date participant statuses, you must view the meeting in the organizer's calendar (provided they have granted you reading rights to their calendar):

About resources

Resources work the same way as users.

As a result, to be able to create an event in a resource's calendar, users must have "Can modify my events" rights and set the resource as the organizer.

User with resource booking rights only must create an event in their own calendar and invite the resource.

Resource booking features also allows, in certain cases, automatic bookings or prevents overbooking. To find out more, go to the page about resources.

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Domain calendars

Behavior

Domain calendars are considered as entities that provide information such as public holidays, company holidays, sales and marketing events (trade shows, presentations, etc.) or local events (town council meeting, exhibition, school council meeting, etc.), training days, team activities, etc.

As a result, domain calendars cannot be set as organizers of a meeting or be invited.

Good practices

Domain calendars can be used for:

• information purposes, i.e. for users to view information.
  Domain calendars are a good way showing information.
  E.g. for a marketing calendar showing the trade shows the sales team is due to attend, or a town council's calendar showing planned meetings and events.
• operational purposes, to create events for users.
  You need to use a resource calendar to do this.
  E.g. for an on-call duty calendar: create a weekly event "weekend duty" and invite the user concerned each week. This allows you to centralize information and allows users to accept or reject invitations and show their availability.

Multiple calendars

BlueMind users can create and use as many personal calendars as they like and manage how they are shared the same way they would their default calendar.

Creating a new calendar

To create a new calendar:

• go to preferences > Calendar section > "My calendars" tab
• in the "new calendar" section at the top of the tab, select the "Simple" calendar type and name it:
  
• click "Add" and the calendar is added to your list of calendars:
  

Editing a calendar

To edit a calendar's name:

• go to preferences > Calendar section > "My calendars" tab
• in the "Calendars" section, click the calendar's name to open the text box and enable the action buttons:
  
• Enter the new name and 
  
  • confirm with enter or by clicking the check mark at the end of the text box
  • cancel by clicking the "x" at the end of the text box

Deleting a calendar

To delete a calendar:

• go to preferences > Calendar section > "My calendars" tab
• in the "Calendars" section, click the trash icon  at the end of the row

Sharing availability

In calendar preferences (see above), the "Freebusy" column allows users to select which calendar(s) will be used when other users search their availability to invite them to an event.

Once you've selected the calendar(s), fill in the "freebusy sharing" form:

• either by enabling public share which makes availability visible to all domain users
• or by specifying "share with specific people or group":
  

Sharing can be set as:

• Can see my freebusy
• Can manage my freebusy sharing

Printing

To print the current view, open the Tools menu at the top right of the main display area:

In the print dialog box, you can choose to print the current view as a calendar or as a list, a preview the selection is shown:

The weekly view shown above produces the following pdf file: calendarSemaine.pdf

The list view shown above produces the following pdf file: calendarListe.pdf

Click "Save" to download the file.

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ICS Export and Import

ICS exporting and importing is available from the Tools menu at the top right of the main display area:

ICS Export

The dialog box that opens allows you to select the calendar and the events you want to export. By clicking "Export", you are offered to download or open the corresponding ICS file depending on the user's environment configuration:

ICS Import 

The dialog box that opens allows you look for a file on your computer and select the calendar in which you want to import the events. You can choose from all the calendars you have write access to:

ICS Synchronization

See External Calendars

Anzeige und Navigation

Die standardmäßige Hauptansicht des BlueMind-Kalenders besteht aus mehreren Teilen:

• : Die Taskleiste gestattet den Wechsel zwischen den verschiedenen Anwendungen.
• : Der Kalender gestattet, ein bestimmtes Datum zu suchen und aufzurufen, indem Sie die Monate mit den Pfeiltasten abrollen und auf das gewünschte Datum klicken. Im Hauptbereich wird der Zeitraum angezeigt, der das ausgewählte Datum enthält (Tag, Woche, Monat, je nach aktueller Einstellung).
• : Dieser Bereich zeigt Liste der aktuell angezeigten Kalender und bietet Zugriff auf Ansichten und Kategorien.
• : Die Suchmaschine gestattet, Termine nach Name, Kategorien, Details, Teilnehmer usw. zu suchen.
• : Dieser Bereich ist diese Hauptanzeige des Kalenders des Benutzers sowie der von ihm abonnierten Kalender und/oder weiterer Kalender seiner Wahl (Benutzer, Ressourcen).
  
  • Mit den Schaltflächen oben links im Hauptbereich können Sie zu dem Zeitraum mit dem aktuellen Datum zurückkehren und zu davor oder danach liegenden Daten navigieren.
  • Die Schaltflächen oben rechts gestatten die Auswahl des Zeitraums und der Art der Darstellung: Tag, Woche, Monat, Liste (letztere zeigt nur die Liste der Termine an) und den Zugriff auf die FunktionenAls PDF drucken und ICS-Datei importieren/Als ICS-Datei exportieren. Das Toolmenü gestattet auch die Aktualisierung der aktuellen Ansicht:
    
• : Das Anzeigefeld der Aufgaben kann mit der Schaltfläche ||| oben rechts ein- oder ausgeblendet werden.

Die Symbole auf den Terminen gestatten, die Eigenschaften des Termins auf einen Blick zu erfassen:

• Es gibt mehrere Teilnehmer.
• Der Termin ist privat.
• Der Terminist wiederkehrend.

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Verwaltung von Besprechungen

In der Version 4.2 wurden das Modell und die Schnittstellen weiter verbessert. BlueMind hat das Risiko von Fehlern und Übereinstimmungsproblemen zwischen den Mitarbeitern mit der Klärung der Bezeichnungen und Benachrichtigungsoptionen beseitigt. Die Verwaltung von wiederkehrenden Terminen wurde ebenfalls erweitert: Die Wahl des Typs der Änderung an einer Serie (Änderung eines Termins, der gesamten Serie oder der nächsten Termine der Serie) wurde für alle in der Kalenderansicht ausgeführten Aktionen verallgemeinert:

Personalisierte Verwaltung

Jeder Teilnehmer sieht in seinem Kalender eine eigene Version der gleichen Besprechung. So kann er eigene Änderungen vornehmen (Ort, Kategorie, Notiz usw.) oder eine differenzierte Teilnahme an einzelnen Besprechungen einer Serie von Besprechungen angeben: Er kann z. B. die gesamte Serie akzeptieren, aber angeben, dass er an einer oder mehreren Besprechungen nicht teilnehmen wird.

Organisation und Teilnahme

Wenn also John Doe einen Termin in John Smiths Kalender erstellen möchte, sind folgende Schritte erforderlich:

• Der Benutzer Smith erteilt dem Benutzer Doe die Berechtigung "Kann meine Termine aktualisieren".
• Doe zeigt in seiner Ansicht den Kalender von Smith an.
• Doe erstellt einen Termin, indem er Smith auswählt:
  • in der Dropdown-Liste "Kalender" für eine schnelle Erstellung:
    
    Hinweis: Die Farbe des Termins wird geändert und erhält die Farbe der Termine von J. Smith.
  • in der Auswahlliste "Organisateur" (Organisator) für das vollständige Formular:
    

Einladungen und Benachrichtigungen

Senden von Benachrichtigungen

Da Informationen per E-Mail verschickt werden, muss eine Benachrichtigung gesendet werden, damit der Organisator den Teilnehmern eine Information übermitteln kann oder damit die Teilnehmer dem Organisator antworten oder ihn über eine Statusänderung informieren können.

Ab BlueMind 4.2 sind die Oberflächen übersichtlicher und einfacher gestaltet, um das Risiko von Verwechslungen oder Übereinstimmungsproblemen zwischen den Kalendern der Organisatoren und der Teilnehmer auszuschließen. Die Organisatoren verfügen jetzt über eindeutige Schaltflächen, um zwischen dem Senden und dem Speichern eines Entwurfs zu entscheiden. Sie können außerdem wählen, ob beim Hinzufügen oder Entfernen eines Teilnehmers alle Teilnehmer benachrichtigt werden sollen oder nicht. Die Teilnehmer haben ihrerseits nicht mehr die Möglichkeit, ihre Anwesenheit (oder Abwesenheit) zu erklären, ohne eine Antwort an den Organisator zu senden.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zu L'agenda.
Wir verweisen insbesondere auf die Seiten über Les evenements und die Organisation von Besprechungen.

Abfrage des Teilnahmestatus

Da die Informationen der Teilnehmer nur den Organisator erreichen, sieht ein anderer Teilnehmer in seiner Version der Besprechung den Status der anderen Teilnehmer erst zu dem Zeitpunkt, zu dem der Organisator die letzte Version gesendet hat (Versand der Einladung oder einer Änderung). Wenn Sie sicher sein möchten, den aktuellen Status zu sehen, müssen Sie die Version der Besprechung im Kalender des Organisators einsehen (vorausgesetzt der Organisator hat die Leseberechtigung für seinen Kalender erteilt):

Ressourcen

Die Funktionsweise der Ressourcen entspricht der Funktionsweise der Benutzer.

Um also, wie im allgemeinen Fall, einen Termin direkt im Kalender der Ressource zu erstellen, muss der Benutzer über die Berechtigung "Kann meine Termine aktualisieren" verfügen und die Ressource als Organisator einstellen.

Wenn der Benutzer nur über eine einfache Reservierungsberechtigung verfügt, muss er ein Termin in seinem eigenen Kalender erstellen und die Ressource dazu einladen.

Darüber hinaus ermöglichen die Funktionen zur Ressourcenreservierung in einigen Fällen eine automatische Reservierung oder die Verhinderung von Doppelreservierungen. Weitere Details finden Sie auf der Seite, die den Ressourcen gewidmet ist.

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Domain-Kalender

Verhalten

Domain-Kalender sind Kalender, die der Information der Benutzer dienen, z. B. zur Bekanntgabe von Feiertagen, Betriebsferientagen, kommerziellen Veranstaltungen (Messen, Präsentationen usw.) oder kommunalen Veranstaltungen (Sitzung, Ausstellung, Schulrat usw.), von Schulungen, Aktionen eines Teams usw.

Daher können Domain-Kalender nicht als Organisatoren von Besprechungen eingestellt oder zu Besprechungen eingeladen werden.

Bewährte Praktiken

Domain-Kalender können in 2 Fällen verwendet werden:

• Für den Informationsplaner, über den die Benutzer Informationen abrufen können.
  Der Domain-Kalender eignet sich gut für die Verwaltung dieses Kalendertyps.
  Er kann z. B. als Marketing-Kalender dienen und die Messen enthalten, an denen das Verkaufsteam teilnimmt, oder über öffentliche Versammlungen und Veranstaltungen informieren, die das Bürgermeisteramt organisiert.
• Für den betrieblichen Terminplaner, der zum Erstellen von Terminen für Benutzer verwendet wird.
  Um diese Funktionsweise zu ermöglichen, muss ein Ressourcenkalender verwendet werden.
  Zum Beispiel bei einem Bereitschaftsplaner: Es wird ein wöchentlicher Termin "Bereitschaft Wochenende" erstellt und jede Woche wird der betroffene Benutzer eingeladen. Dies ermöglicht eine Zentralisierung der Informationen und bietet den Benutzern die Möglichkeit, die Einladung anzunehmen, abzulehnen oder anzugeben, wann sie nicht verfügbar sind.

Multikalender

Der BlueMind-Kalender gestattet einem Benutzer, beliebig viele persönliche Kalender zu erstellen und zu verwenden und deren Freigabe auf die gleiche Weise zu verwalten wie seinen Standardkalender.

Erstellung eines neuen Kalenders

So erstellen Sie einen neuen Kalender:

• Rufen Sie die Verwaltung der Einstellungen > Abschnitt "Kalender" > Registerkarte "Meine Kalender" auf.
• Wählen Sie im Formular "Neuer Kalender" oben auf der Seite den Kalendertyp "Standard" und geben Sie ihm einen Namen:
  
• Klicken Sie auf "Hinzufügen", der Kalender erscheint sofort in Ihrer Kalenderliste:
  

Bearbeitung

So ändern Sie den Namen eines Kalenders:

• Rufen Sie die Verwaltung der Einstellungen > Abschnitt "Kalender" > Registerkarte "Meine Kalender" auf.
• Klicken Sie im Bereich "Kalender" auf den Namen des Kalenders, damit das Bearbeitungsfeld und die Aktionsschaltflächen angezeigt werden:
  
• Geben Sie den neuen Namen ein und
  
  • bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder indem Sie auf das Häkchen am Ende des Felds klicken.
  • oder annullieren Sie, indem Sie auf das Kreuz am Ende des Felds klicken.

Löschen

So löschen Sie einen Kalender:

• Rufen Sie die Verwaltung der Einstellungen > Abschnitt "Kalender" > Registerkarte "Meine Kalender" auf.
• Klicken Sie im Bereich "Kalender" auf das Papierkorbsymbol am Ende der Zeile.

Freigabe der Verfügbarkeit

In der Verwaltung der Kalendereinstellungen (siehe oben) kann der Benutzer in der Spalte "Freebusy" auswählen, welche(r) Kalender verwendet wird/werden, um seine Verfügbarkeit anzuzeigen, wenn andere Benutzer, die ihn zu einem Termin einladen möchten, danach suchen.

Wenn die Kalender ausgewählt sind, füllen Sie das Formular zur Verwaltung der Freigabe aus:

• indem Sie entweder die öffentliche Freigabe aktivieren, um die Verfügbarkeiten für alle Benutzer der Domain sichtbar zu machen
• oder indem Sie die individuelle Freigabe aktivieren, um den Status nur bestimmten Benutzern oder Gruppen anzuzeigen.

Mögliche Arten der Freigabe sind:

• Kann meine Verfügbarkeit einsehen
• Kann meine Verfügbarkeit freigeben

Drucken

Um die aktuelle Ansicht zu drucken, öffnen Sie das Toolmenü oben rechts im Hauptanzeigebereich:

Das Dialogfeld „Als PDF drucken“ schlägt dann den Druck der aktuellen Ansicht in Kalender- oder Listenform vor, wobei die Druckoptionen eine direkte Vorschau der Auswahl erlauben:

Die dargestellte Wochenansicht ergibt die folgende PDF-Datei: calendarSemaine.pdf

Die dargestellte Listenansicht ergibt die folgende PDF-Datei: calendarListe.pdf

Klicken Sie auf "Speichern", um die Datei herunterzuladen.

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Als ICS-Datei exportieren und ICS-Datei importieren

Der Export und Import von ICS-Dateien erfolgt über das Toolmenü oben rechts im Hauptbereich:

ICS-Export

Das Dialogfeld, das geöffnet wird, gestattet die Auswahl der zu exportierenden Termine. Wenn Sie auf "Export" klicken, wird die entsprechende ICS-Datei je nach Konfiguration der Umgebung des Benutzers zum Download oder Öffnen angeboten:

TRP Import

Das Dialogfeld, das geöffnet wird, gestattet, eine Datei auf dem Computer zu suchen und anschließend den Kalender auszuwählen, in den die darin enthaltenen Termine importiert werden sollen. Vorgeschlagen werden alle Kalender, für die Sie die Schreibberechtigung haben:

ICS-Synchronisation

Siehe Les calendriers externes