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This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Introduction

BlueMind allows you to create several address books, share contacts between groups or users and access a company address book.

Address books can be synchronized with thick clients (Outlook, Thunderbird) and smartphones (iPhone, Android, etc. depending on device capability).

By default, BlueMind sets up 3 address books:

  • One personal address book called "My contacts".

  • The directory, a public address book that contains all public users in the system.
  • Another personal address book called "Collected contacts", which automatically collects the addresses of message recipients not found in the directory.

You can create an unlimited number of address books and precisely specify how they are shared: by user or group, as read or read-and-write.

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On this page:

Table of Contents
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Related:
Managing users
Managing groups



Display

  •  : the first column, under the "New contact" button, shows the list of address books you have access to: your default address books, your personal address books as well as those shared with you and you are subscribed to;
  • : the second column shows the list of contacts in the address book selected in the first column.

    Tip

    The vertical alphabet on the left of the area allows you to navigate more quickly in your contacts. The letters with contacts are highlighted in black and bold for better visibility.

  • : the third column, the main display area, shows the contact card for the user selected in the second column.
  •  : search box.

Editing contacts

To edit a contact, go to the contact's card by first selecting the address book it belongs to, or using the search box at the top of the page.

If you don't have editing rights, the information will simply be displayed and the action buttons grayed out. If you do have editing rights, you will be able to edit the card's contents:

Bm_legend
bm_legendNon-editable form - Editable form

The "Add" button allows you to add other types of information from those available by default: birthday, assistant, instant messaging address, etc.

Adding tags to a contact

See Les categories tags 

Distribution lists

Creating and editing distribution lists

To create a distribution list, click the drop-down arrow in the "New contact" button and choose "New distribution list":

In the editing page, first enter a title then add the contacts you want to include in the distribution list in the "Add members" box.

Autocomplete searches all address books for matching contacts. The address book the contact belongs to is shown under the contact's name:

Whether a matching name is found or not, a "Create new member" button is displayed. It opens a "Create a new contact" form which allows you to enter a name and an email address:

Bm_legend
bm_legendAdding a member to a distribution list

The new contact is then added to the distribution list as well as the current address book.

Including distribution lists

A distribution list can be included within another distribution list: when you want to write to the "parent" list, all addresses will be added as recipients – those belonging to the parent list and those belonging to the child list:

Warning

Only lists coming from the same address book can be included. Lists from other address books (belonging to the same user or a shared address book, see below) cannot be included.

This also excludes directory groups which, although they have an email address, are considered as lists.

Lists and shared address books

You can include contacts from other users' shared address books in distribution lists (provided you have minimum read privileges)

To make sure that the contacts in a distribution list are up to date, click the "Validate" button to update the whole list. This ensures that you have the latest version if changes have been made the source address books by their owner or right holders.  

Tip

If the owner of the address book the contacts come from revokes sharing rights on this address book, the contacts are still included and can be used but you will not be able to update them by using the "Validate" button. If at a later date the owner shares the address book again, an update of contacts will automatically be made and the "Validate" button will be operational again.


Importing and exporting contacts

To import or export an address book as a vCard file, click the gears button above the contacts list in the address book:

When exporting, all contacts in the address book are exported to a single file which opens automatically upon download.

When importing, all contacts in the file are added to the address book. BlueMind does not detect duplicates. All contacts will be added, including those already in the address book.

Sv translation
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Note

Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

Die Verwaltung der Kontakte von BlueMind gestattet die Erstellung mehrerer Adressbücher, die Freigabe von Kontakten zwischen Gruppen oder Benutzern und den Zugriff auf ein Unternehmensadressbuch.

Die Adressbücher können mit Fat Clients (Outlook, Thunderbird) und Smartphones (IPhone, Android usw. entsprechend den Möglichkeiten der Geräte) synchronisiert werden.

BlueMind konfiguriert standardmäßig 3 Adressbücher:

  • Ein persönliches Adressbuch "Meine Kontakte"

  • Das Verzeichnis, ein globales Adressbuch mit allen öffentlichen Benutzern des Systems
  • Ein weiteres persönliches Adressbuch "Gesammelte Kontakte", in das automatisch die Empfänger von Nachrichten des Benutzers aufgenommen werden, die nicht im Verzeichnis enthalten sind

Sie können eine unbegrenzte Anzahl weiterer Adressbücher anlegen und freigeben und hierfür präzise angeben, für welche Benutzer oder Gruppen sie mit Lese- oder Schreibberechtigungen freigeben werden.

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Auf dieser Seite:

Table of Contents
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Verwandt:
Benutzerverwaltung
Administration des groupes

Schnittstelle

  •  : In der ersten Spalte, unterhalb der Schaltfläche "Neuer Kontakt", befindet sich die Liste der Adressbücher, auf die der Benutzer zugreifen kann: seine Standardadressbücher, seine persönlichen Adressbücher, Adressbücher, die mit ihm geteilt wurden und die er abonniert hat.
  •  : In der zweiten Spalte wird die Liste der Kontakte angezeigt, die in dem in der ersten Spalte ausgewählten Adressbuch enthalten sind.

    Tip

    Das Alphabet, das links in der Spalte senkrecht angezeigt wird, ermöglicht eine schnellere Navigation durch die Kontakte; Buchstaben, für die Kontakte vorhanden sind, werden zur besseren Sichtbarkeit schwarz und fett hervorgehoben.

  • : In der dritten Spalte, dem Hauptanzeigebereich, wird die Kontaktkarte des in der zweiten Spalte ausgewählten Kontakts angezeigt.
  • : Suchfeld

Bearbeitung der Kontakte

Um einen Kontakt zu bearbeiten, rufen Sie seine Kontaktkarte auf, indem Sie zunächst das Adressbuch auswählen, in das er eingetragen ist, oder indem Sie das Suchfeld am oberen Rand der Seite verwenden.

Wenn Sie keine Schreibberechtigung haben, werden die Informationen nur angezeigt und die Aktionsschaltflächen fehlen. Wenn Sie berechtigt sind, die Kontaktkarte zu bearbeiten, sind die Aktionsschaltflächen vorhanden und die Eingaben in den Feldern können geändert werden:

Bm_legend
bm_legendFiche éditable par l'utilisateur - Fiche non éditable par l'utilisateur

Mit der Schaltfläche "Felder hinzufügen" können Sie den standardmäßig vorgeschlagenen Informationen weitere Informationen hinzufügen: Geburtstag, Assistent, Instant-Messaging-Adresse usw.

Hinzufügen von Kategorien zu einem Kontakt

Siehe Kategorien (Tags).

Verteilerliste

Erstellung und Bearbeitung

Um eine Verteilerliste zu erstellen, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche "Neuer Kontakt" und wählen Sie "Neue Verteilerliste":

Geben Sie auf der Bearbeitungsseite einen Namen ein und fügen Sie dann die gewünschten Mitglieder über das Feld "Kontakte hinzufügen" hinzu.

Die automatische Vervollständigung sucht in allen Adressbüchern nach entsprechenden Kontaktkarten und gibt unter dem gefundenen Namen das Adressbuch an, aus dem dieser Kontakt stammt:

Unabhängig davon, ob der Name gefunden wird oder nicht, bietet das Dropdown-Menü die Option "Neuen Kontakt erstellen" an, die Zugriff auf ein Formular für die schnelle Erstellung eines neuen Kontakts mit Namen und E-Mail-Adresse bietet:

Bm_legend
bm_legendAjout d'un membre pour une liste de distribution

Der Kontakt wird im abgefragten Adressbuch erstellt und der Verteilerliste hinzugefügt.

Integration von Listen

Eine Verteilerliste kann in eine andere Verteilerliste aufgenommen werden: Wenn Sie an die "übergeordnete" Liste schreiben möchten, werden der Nachricht alle Adressen zugeordnet, sowohl die direkt in der Liste enthaltenen als auch die aus der aufgenommenen Liste:

Warning

Sie können nur Listen aus demselben Adressbuch integrieren, Listen aus einem anderen Adressbuch (vom selben Benutzer oder aus einem freigegebenen Adressbuch – siehe unten) können nicht aufgenommen werden.

Damit sind auch aus dem Verzeichnis stammende Gruppen ausgeschlossen, die als Listen betrachtet werden, obwohl sie eine E-Mail-Adresse haben.

Freigegebene Listen und Adressbücher

Es ist möglich, Kontakte in eine Verteilerliste aufzunehmen, die aus Adressbüchern stammen, die von anderen Benutzern freigegeben wurden (mindestens mit Leseberechtigung).

Um sicherzustellen, dass diese Kontakte in einer Verteilerliste auf dem neuesten Stand sind, können Sie mit der Schaltfläche "Validieren" alle Kontakte in der Liste aktualisieren. So wird im Fall einer Änderung im Originaladressbuch durch den Eigentümer oder einen Berechtigten sichergestellt, dass der Eintrag, der Ihnen vorliegt, aktuell ist:

Tip

Wenn der Eigentümer des Adressbuchs, aus dem die in der Liste enthaltenen Kontakte stammen, die Freigabe des Adressbuchs zurückzieht,bleiben die Kontakte in der Liste und können verwendet werden, sie werden aber nicht mehr mit der Schaltfläche "Validieren" aktualisiert. Gibt der Eigentümer das Adressbuch anschließend jedoch wieder frei, dann erhält die Schaltfläche "Validieren" ihre Funktion zurück und die Aktualisierung wird bei der Reaktivierung der Berechtigung automatisch durchgeführt.


Importieren und exportieren

Um ein Adressbuch im vCard-Format zu importieren oder zu exportieren, klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche am oberen Rand der Liste der Kontakte im betreffenden Adressbuch:

Bei einem Export werden alle Kontakte des Adressbuchs in eine einzige Datei exportiert, die sofort zum Download bereitsteht.

Bei einem Import werden alle in der Datei vorhandenen Kontakte dem Adressbuch hinzugefügt. BlueMind kann Duplikate nicht erkennen und die Kontakte werden auch dann hinzugefügt, wenn sie bereits im Adressbuch vorhanden sind.