Principes

La boite partagée est adaptée à un travail d'équipe : tous les utilisateurs ayant un droit sur la boite partagée peuvent consulter (et plus selon les droits) les mails stockés dans celle-ci.

Le fonctionnement d'une boite partagée est tel que les informations de lecture (mail lu / non lu) des e-mails sont propres à chaque utilisateur : chaque utilisateur possède sa propre information de lecture, que l'e-mail ait été lu ou non par d'autres utilisateurs.

En revanche, les informations de réponse et transfert sont partagées : si un des utilisateurs a répondu à un e-mail, tous les utilisateurs verront le drapeau "Réponse envoyée".

Ce fonctionnement répond bien à un travail collaboratif pour gérer une boite partagée entrante (telle qu'une boite contact), qui intègre par exemple des sous-dossiers "traité", "messages envoyés", voire "modèle de réponse".

Gestion des partages

Les partages d'une boîte peuvent être gérés soit par l'administrateur du domaine, soit par les utilisateurs à qui celui-ci a délégué la gestion.

L'accès à la gestion des partages de la boîte est différent pour chacun :

• En tant qu'administrateur, se rendre dans la console d'administration > Entrées d'Annuaires > choisir la boîte souhaitée > onglet "Gestion des partages"
• En tant qu'utilisateur se rendre dans la gestion des paramètres utilisateurs > rubrique Messagerie > onglet "Gestion des partages"

Dans cet onglet :

1. choisir dans la première liste déroulante la boite dont on veut gérer les partages :

1. Affecter ensuite les droits souhaités soit à l'ensemble des utilisateurs du domaine, soit à des utilisateurs ou groupes désignés :
   
   • lecture : les utilisateurs peuvent consulter les messages
   • modification : les utilisateurs peuvent, en plus du droit de lecture, modifier les messages (ajouter, supprimer, déplacer...) ainsi qu'écrire et répondre au nom de la boite.
   • gestion : les utilisateurs peuvent, enplus des droits de lecture et modification, gérer les partages de la boite
2. Ajouter ainsi autant d'utilisateurs et groupes que désirés
3. Cliquer sur Enregistrer pour prendre en compte les modifications

Les utilisateurs désignés reçoivent alors un email d'information leur indiquant que la boîte leur a été partagée. Au prochain rafraichissement de leur interface (une déconnexion/reconnexion peut être nécessaire) la boîte apparait alors dans le client de Messagerie sous l'arborescence "Dossiers partagés" :

Pour des informations détaillées sur le fonctionnement du formulaire de partage, consulter la page Gestion des partages.

Utilisations d'une boite partagée

Écrire au nom d'une boîte

Afin de pouvoir écrire "au nom" d'une boîte partagée, i.e. en utilisant l'adresse de la boîte comme expéditeur, il faut :

• que l'administrateur, ou un gestionnaire de la boîte, donne le droit minimum "peut modifier les messages" à l'utilisateur

• que l'utilisateur se crée une identité en choisissant cette boîte comme adresse d'expéditeur

  Astuce
  Si l'on souhaite que les autres ayant droit de la boîte puissent consulter les messages envoyés, ne pas oublier de cocher la case prévue à cet effet dans la fenêtre de gestion de l'identité

Cas d'usages

Les boites aux lettres pratagées peuvent avoir diverses utilisations :

• Projets  : une boite par projet ou par service sera partagée entre les différents intervenants, elle permettra ainsi de centraliser les demandes et informations de manière plus complète qu'une simple liste de diffusion ou qu'un groupe
• Contact  : une boite permettant de partager les messages de contacts entre direction et commerciaux, pourront aussi y être partagés des modèles de mails de réponses pour des demandes d'information ou devis
• Support  : permet de centraliser les demandes de support, la boite pourra être partagée entre les techniciens pour intervention et les commerciaux pour la veille.
• Gestion des demandes entrantes : La boîte pourra être organisée de façon à trier les demandes en fonction des gestionnaires et des statuts de traitement. On pourra organiser la boîte comme suit : la boîte de réception reçoit les messages venant de l'extérieur, un sous-dossier par personne permet de déplacer les messages afin d'attribuer le traitement du message, une fois traité par la personne concernée le message est ensuite déplacé dans dossier "Traité".
  On pourra aussi envisager un sous-dossier par état. Par exemple pour les demandes de support : bug, information, amélioration. Ou encore pour les boîte commerciales : devis, facture, prospect...
• Modèles de mails  : une boite aux lettres peut être dédiée aux modèles de mails de l'entreprise, elle sera partagée entre les différents intervenant et comprendra, triés dans des sous-dossiers, les modèles techniques, les modèles commerciaux, les modèles simples, etc.

Modèle de mail

Une boite aux lettres partagée peut être utilisée pour partager des mails qui serviront de modèles communs à tous les utilisateurs de la boite.

Dans un premier temps :

• Créer le mail et l'envoyer à la boite si elle possède une adresse mail ou le copier (ou déplacer) dans la boite directement depuis le webmail ou client de messagerie (Outlook, Thunderbird, etc.) :
  
• Le mail apparaît dans la boite partagée pour tous les utilisateurs de la boite, il pourra être placé par un simple glisser/déposer dans un répertoire spécifique afin d'être retrouvé plus facilement :
  

  

• Dans un second temps, lorsqu'un utilisateur souhaite utiliser le message ainsi stocké, il lui suffit depuis le webmail de sélectionner le message et enfin de cliquer sur "Plus d'actions..." > Éditer en tant que nouveau message :
  

  

  Remarque
  Dans Thunderbird cette option est disponible depuis le menu "Messages" ou par un clic droit directement > "Modifier comme nouveau message".

  La fenêtre de rédaction de message s'ouvre alors avec le message pré-rempli : l'adresse du destinataire et le contenu sont ceux d'origine du message et la signature de l'utilisateur est ajoutée s'il y a lieu.

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abonnements abonnements

Abonnements et logiciels tiers

A partir de la version 4.3 de BlueMind, il est possible de gérer les abonnements aux boites aux lettres partagées afin de faire apparaitre les boites de son choix dans Outlook connecté en mapi ou sur les appareils mobiles connectés en EAS.

Une fois qu'une boite a été partagée et que l'utilisateur a reçu le mail d'information (voir plus haut) :

• se rendre dans la gestion des paramètres : Mon Compte > Messagerie > onglet Abonnements :
  
• commencer à taper le nom de la boîte souhaitée dans le champ de saisie en haut de l'onglet, l'autocomplétion propose les boîtes correspondantes à la frappe et sur lesquelles l'utilisateur a un droit de partage  :
  

• sélectionner la boîte voulue pour l'ajouter à la liste, la boîte est ajoutée avec la synchronisation active par défaut :
  

  Info
  Synchronisation active : la boîte sera visible dans Outlook (mapi) et les appareils mobiles (EAS) Synchronisation inactive : la boîte sera visible dans Outlook (mapi) seulement

• Cliquer sur Enregistrer pour prendre en compte les abonnements

Principles

Shared mailboxes are great for teamwork: all users with privileges on the shared mailbox can view (or more depending on their permissions level) the messages it contains.

Shared mailboxes work so that message "read status" information (read/unread) is specific to each user, whether the message has been read by other users or not.

However, reply and forward information is shared: if one user has replied to a message, all users will see the flag "Reply sent".

This is useful in collaborative work situations to manage shared inboxes (such as a contact mailbox) that include sub-folders such as "resolved, "sent", or "reply templates".

Managing shared mailboxes

The domain administrator accesses the shared mailbox manager via his admin console in the directory entry manager.

If you have been granted management rights to a shared mailbox, you can access it in Mail settings, "Sharings" tab.

In this tab, select the mailbox whose share options you want to manage from the first drop-down list – this can be your own mailbox or a shared mailbox you have access to:

See Gestion des partages.

Using shared mailboxes

Writing "as" a mailbox

To write a message "as" a shared mailbox, i.e. to use the mailbox's email address as the sender, you must:

• be given the minimum right "can edit messages" by the administrator or the mailbox manager

• create an identity for yourself with this mailbox as the sender's address

  Astuce
  If you want other mailbox right holders to be able to view the mailbox's sent messages, don't forget to uncheck the relevant box in the identity's management page.

Uses

Shared mailboxes can have a variety of uses in different situations, such as:

• Projects: a single project or department-specific mailbox, allowing users to centralize queries and data more comprehensively than through a simple distribution list or a group. 
• Contacts: to share contact messages between managers and salespeople as well as email templates for information or quote requests. 
• Support: to centralize support requests. The mailbox can be shared between IT technicians for support requests and between salespeople for monitoring.
• To manage incoming requests: mailboxes can be organized to sort requests according to their manager or processing status. E.g. the inbox receives incoming messages, a person-specific sub-folder can be used to move messages to in order to assign the message's processing. Once it has been processed, the message is moved to a "Processed" folder. You may also consider using status-specific sub-folders. E.g. for support requests: bug, information, improvement, or for sales mailboxes: quotes, invoices, prospects, etc.
• Email templates: a mailbox can contain the organization's email templates. It can be shared by the relevant users and include sub-folders for technical, sales or general templates, for instance.

Email templates

A shared mailbox can be used to share emails that can serve as a common template for all its users.

First, you need to:

• Create an email.
• Send it to the desired mailbox if it has an email address, or copy (or drag) it straight into the mailbox from your webmail or email client (Outlook, Thunderbird, etc.).

The email appears in the shared mailbox and can be seen by all its users:

Next, to use the message stored in this mailbox, just select it in webmail and click "More actions" > Edit as new:

A window containing the pre-filled message opens: the recipient's address and content are those of the original message and your signature is added.

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abonnements abonnements

Subscriptions and third-party software

From BlueMind version 4.3, you can manage subscriptions to shared mailboxes to show the ones you like in Outlook connected over mapi and/or on mobile devices connected over EAS.

Once a mailbox has been shared and you have received the notification email (see above):

• go to the settings page: My account > Mail > Subscriptions tab:
  
• Start typing the name of the mailbox in the box at the top of the tab and autocomplete will suggest a list of mailboxes you have sharing rights to:
  

• Select the mailbox you want to add to the list. It is added with synchronization enabled by default:
  

  Info
  Synchronization enabled: the mailbox will be visible in Outlook (mapi) and mobile devices (EAS) Synchronisation disabled: the mailbox will be visible in Outlook (mapi) only

• Click Save to apply the subscriptions