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Introduction

Shared mailboxes are mailboxes that, unlike user mailboxes, are not user-specific: one or several users can be associated to them.
You can access and use a mailbox depending on the rights you have been granted:

  • reading: you can read messages.
  • editing: you can edit messages (add, delete, move...) and write in the mailbox's name.
  • managing: in addition to reading and editing rights, you can manage the mailbox's share rights (public sharing, other users' rights, etc.).

These mailboxes are then available in a folder in your email client ("Shared folders" by default).

Panel

On this page:

Table of Contents
maxLevel2

Related:

Synchronizing with Thunderbird

Principles

Shared mailboxes are great for teamwork: all users with privileges on the shared mailbox can view (or more depending on their permissions level) the messages it contains.

Shared mailboxes work so that message "read status" information (read/unread) is specific to each user, whether the message has been read by other users or not.

However, reply and forward information is shared: if one user has replied to a message, all users will see the flag "Reply sent".

This is useful in collaborative work situations to manage shared inboxes (such as a contact mailbox) that include sub-folders such as "resolved, "sent", or "reply templates".

Managing shared mailboxes

The domain administrator accesses the shared mailbox manager via his admin console in the directory entry manager.

If you have been granted management rights to a shared mailbox, you can access it in Mail settings, "Sharings" tab.

In this tab, select the mailbox whose share options you want to manage from the first drop-down list – this can be your own mailbox or a shared mailbox you have access to:

See Gestion des partages.

Using shared mailboxes

Writing "as" a mailbox

To write a message "as" a shared mailbox, i.e. to use the mailbox's email address as the sender, you must:

  • be given the minimum right "can edit messages" by the administrator or the mailbox manager
  • create an identity for yourself with this mailbox as the sender's address

    Tip

    If you want other mailbox right holders to be able to view the mailbox's sent messages, don't forget to uncheck the relevant box in the identity's management page.

Uses

Shared mailboxes can have a variety of uses in different situations, such as:

  • Projects: a single project or department-specific mailbox, allowing users to centralize queries and data more comprehensively than through a simple distribution list or a group. 
  • Contacts: to share contact messages between managers and salespeople as well as email templates for information or quote requests. 
  • Support: to centralize support requests. The mailbox can be shared between IT technicians for support requests and between salespeople for monitoring.
  • To manage incoming requests: mailboxes can be organized to sort requests according to their manager or processing status. E.g. the inbox receives incoming messages, a person-specific sub-folder can be used to move messages to in order to assign the message's processing. Once it has been processed, the message is moved to a "Processed" folder. You may also consider using status-specific sub-folders. E.g. for support requests: bug, information, improvement, or for sales mailboxes: quotes, invoices, prospects, etc.
  • Email templates: a mailbox can contain the organization's email templates. It can be shared by the relevant users and include sub-folders for technical, sales or general templates, for instance.

Email templates

A shared mailbox can be used to share emails that can serve as a common template for all its users.

First, you need to:

  • Create an email.
  • Send it to the desired mailbox if it has an email address, or copy (or drag) it straight into the mailbox from your webmail or email client (Outlook, Thunderbird, etc.).

The email appears in the shared mailbox and can be seen by all its users:

Next, to use the message stored in this mailbox, just select it in webmail and click "More actions" > Edit as new:

Note

In Thunderbird, this option is available from the "Messages" menu or directly by right-clicking "Edit as new".

A window containing the pre-filled message opens: the recipient's address and content are those of the original message and your signature is added.


Note

Signature position depends on your settings and the email client used, therefore it may not be positioned at the end of the message.

In BlueMind's webmail, to check/edit signature position, go to user settings by clicking the wrench icon in the top right corner of the screen:

Next in Mail > Preferences > Composing Messages.

Signature options must be set as:

  • Automatically add signature: always.
  • When replying or forwarding place signature below the quote.
  • When replying remove original signature from message.

In Thunderbird, to edit these options, go to the Edit menu (Tools in Windows) > Account Settings > "Composition & Addressing" section.

Changing this option will affect the behavior of all messages.

If you want to keep your signature above the quotes for other messages, cut/drag the signature which will be automatically inserted above when using templates.

Anchor
abonnements
abonnements
Subscriptions and third-party software

From BlueMind version 4.3, you can manage subscriptions to shared mailboxes to show the ones you like in Outlook connected over mapi and/or on mobile devices connected over EAS.

Info

Subscriptions only concern third-party applications, they have no incidence on how the mailbox is displayed in BlueMind's webmail or third-party software synchronized over IMAP/POP.

Once a mailbox has been shared and you have received the notification email (see above):

  • go to the settings page: My account > Mail > Subscriptions tab:
  • Start typing the name of the mailbox in the box at the top of the tab and autocomplete will suggest a list of mailboxes you have sharing rights to:
  • Select the mailbox you want to add to the list. It is added with synchronization enabled by default:

    Info
    • Synchronization enabled: the mailbox will be visible in Outlook (mapi) and mobile devices (EAS)
    • Synchronisation disabled: the mailbox will be visible in Outlook (mapi) only
  • Click Save to apply the subscriptions
Note

You can modify subscriptions (synchronization enabled/disabled) or delete them (click the  icon) at any time.

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Note

Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

Geteilte Posteingänge sind im Gegensatz zu den Mailboxen von Benutzern nicht nominativ: Diesen Mailboxen können ein oder mehrere Benutzer zugeordnet werden.
Die Benutzer können auf die Mailbox zugreifen und sie gemäß den ihnen zugewiesenen Berechtigungen nutzen. Diese Mailboxen stehen jedem Benutzer mit Berechtigungen unter dem entsprechenden Eintrag der Baumstruktur des Mail-Clients zur Verfügung: "Dossiers partagés" (Freigegebene Ordner).

Panel

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Verwandt:

Configuration de Thunderbird
IdentitätenLes identites

Grundsätze

Freigegebene Mailboxen eignen sich für Teamarbeit: Alle Benutzer mit Berechtigungen für die freigegebene Mailbox können die darin gespeicherten E-Mails einsehen (und je nach ihren Berechtigungen auch weitere Aktionen durchführen).

Die Funktionsweise einer freigegebenen Mailbox bewirkt, dass sich die Leseinformationen (gelesene/ungelesen) der E-Mails auf den jeweiligen Benutzer beziehen: Jeder Benutzer erhält die für ihn zutreffenden Leseinformationen, unabhängig davon, ob die E-Mail von anderen Benutzern gelesen wurde oder nicht.

Andererseits gelten Antwort- und Weiterleitungsinformationen für alle Benutzer: Wenn einer der Benutzer auf eine E-Mail geantwortet hat, sehen alle Benutzer die Markierung "Réponse envoyée" (Antwort gesendet).

Diese Funktionsweise eignet sich gut, um für eine Zusammenarbeit einen freigegebenen Posteingang (z. B. eine Mailbox "Kontakt") zu verwalten, der z. B. die Unterordner "Bearbeitet", "Gesendete Nachrichten" oder auch "Antwortvorlagen" enthält.

Verwaltung der Freigaben

Die Freigaben einer Mailbox können entweder vom Domain-Administrator oder von den Benutzern, an die er die Verwaltung delegiert hat, verwaltet werden.

Der Zugriff auf die Verwaltung der Freigaben für Administratoren und Benutzer ist jedoch unterschiedlich:

  • Als Administrator verwenden Sie die Verwaltungskonsole > "Entrées d'Annuaires" (Verzeichniseinträge) > Auswahl der gewünschten Mailbox > Registerkarte "Gestion des partages" (Freigaben).
  • Als Benutzer rufen Sie in der Verwaltung der Benutzereinstellungen > Email > Registerkarte "Freigaben" auf.

In dieser Registerkarte gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste die Mailbox aus, deren Freigaben Sie verwalten möchten:

  1. Vergeben Sie dann die gewünschten Berechtigungen entweder an alle Benutzer der Domain oder an bestimmte Benutzer oder Gruppen:
    • Lesen: Die Benutzer können die Nachrichten lesen.
    • Ändern: Die Benutzer können Nachrichten nicht nur lesen, sondern auch ändern (hinzufügen, löschen, verschieben usw.) sowie stellvertretend verfassen und beantworten.
    • Verwalten: Die Benutzer können nicht nur Nachrichten lesen und ändern, sondern auch die Freigaben der Mailbox verwalten.
  2. Anschließend können Sie beliebig viele Benutzer und Gruppen hinzufügen.
  3. Klicken Sie dann auf "Speichern", damit die Änderungen berücksichtigt werden.

Die entsprechenden Benutzer erhalten dann per E-Mail eine Benachrichtigung, dass die Mailbox freigegeben wurde. Nach der nächsten Aktualisierung ihrer Benutzeroberfläche (möglicherweise muss hierfür die Verbindung getrennt/wiederhergestellt werden) erscheint die Mailbox dann im E-Mail-System in der Baumstruktur "Dossiers partagés" (Freigegebene Ordner):

Für detaillierte Informationen zur Funktionsweise des Formulars für die Freigabe siehe Gestion des partages.

Verwendung einer freigegebenen Mailbox

Versand im Namen der freigegebenen Mailbox

Damit Sie stellvertretend für eine freigegebene Mailbox, d. h. mit der Adresse der Mailbox als Absender, Nachrichten verfassen können, ist erforderlich:

  • dass der Administrator oder ein Verwalter der Mailbox, Sie mindestens berechtigt, Nachrichten zu ändern,
  • dass Sie für sich eine Identität erstellen und diese Mailbox als Absenderadresse wählen.

    Tip

    Wenn Sie möchten, dass Benutzer, die über Berechtigungen für diese Mailbox verfügen, die gesendeten Nachrichten einsehen können, vergessen Sie nicht, das dafür vorgesehene Kontrollkästchen im Fenster der Identitätsverwaltung zu aktivieren.

Anwendungsfälle

Freigegebene Mailboxen können für verschiedene Zwecke verwendet werden:

  • Projekte: Eine Mailbox pro Projekt oder Abteilung, die von den verschiedenen Beteiligten gemeinsam genutzt wird, gestattet die Zentralisierung von Anfragen und Informationen auf eine vollständigere Weise als eine einfache Mailingliste oder eine Gruppe.
  • Kontakt: Eine Mailbox, die den Austausch von Nachrichten für den Kontakt zwischen Geschäftsleitung und Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, kann z. B. auch E-Mail-Vorlagen für Antworten oder für Informations- oder Angebotsanfragen teilen.
  • Support: Eine Mailbox mit diesem Namen gestattet die Zentralisierung von Support-Anfragen und kann von Technikern für Interventionen und Vertriebsmitarbeitern für Analysen gemeinsam genutzt werden.
  • Verwaltung eingehender Anfragen: Diese Mailbox kann so geplant werden, dass Anfragen nach Bearbeitern und Bearbeitungsstatus sortiert werden. Die Mailbox kann dann wie folgt organisiert werden: Der Posteingang nimmt Nachrichten von außen auf, ein Unterordner pro Person ermöglicht das Verschieben von Nachrichten, um die Bearbeitung der Nachricht zuzuordnen, und nach der Bearbeitung durch die betreffende Person wird die Nachricht in den Ordner "Bearbeitet" verschoben.
    Man könnte auch einen Unterordner pro Status anlegen. Zum Beispiel für Supportanfragen: Fehler, Informationen, Verbesserungen. Oder für die Mailboxen des Vertriebs: Angebote, Rechnungen, potenzielle Kunden usw.
  • E-Mail-Vorlagen: Eine Mailbox kann den E-Mail-Vorlagen des Unternehmens gewidmet werden. Sie wird von den verschiedenen Beteiligten gemeinsam genutzt und enthält, sortiert in Unterordnern, technische Vorlagen, vertriebliche Vorlagen, einfache Vorlagen usw.

E-Mail-Vorlage

Eine freigegebene Mailbox kann verwendet werden, um Nachrichten freizugeben, die von allen Benutzern der Mailbox als Vorlage für ihre eigenen Nachrichten verwendet werden.

Gehen Sie zunächst wie folgt vor:

  • Erstellen Sie die Nachricht und senden Sie sie an die Mailbox, wenn sie eine E-Mail-Adresse hat, oder kopieren (oder verschieben) Sie sie direkt aus dem Webmailer- oder E-Mail-Client (Outlook, Thunderbird usw.) in die Mailbox:
  • Die Nachricht ist in der freigegebenen Mailbox für alle Benutzer der Mailbox sichtbar und kann durch einfaches Ziehen und Ablegen in einem bestimmten Verzeichnis platziert werden, damit sie leichter gefunden wird:

  • Der zweite Schritt: Wenn ein Benutzer die gespeicherte Nachricht verwenden möchte, muss er sie nur im Webmailer auswählen und dann auf "Mehr..." klicken und auf "Als neue Nachricht öffnen" klicken:

    Note

    In Thunderbird ist diese Option über das Menü "Nachricht" oder direkt mit der rechten Maustaste > "Als neu bearbeiten" verfügbar.

    Das Fenster des Nachrichtenerstellung wird dann mit der vorausgefüllten Nachricht geöffnet: Die Adresse des Empfängers und der Inhalt entsprechen der ursprünglichen Nachricht; die Unterschrift des Benutzers wird bei Bedarf hinzugefügt.

Tip

Die Position der Unterschrift hängt von den Benutzereinstellungen und dem verwendeten E-Mail-Client ab, sie wird nicht unbedingt am Ende der Nachricht positioniert.

Im Webmailer von BlueMind können Sie die Position der Unterschrift in den Benutzereinstellungen überprüfen/ändern, die Sie über das Symbol oben rechts auf dem Bildschirm erreichen:

Rufen Sie dann unter Email > Erweiterte Email-Einstellungen > Nachrichtenerstellung auf:

Wählen Sie folgende Einstellungen:

  • Unterschrift automatisch einfügen: immer
  • Beim Antworten die Unterschrift unter der Originalnachricht einfügen
  • Beim Antworten Unterschrift der Originalnachricht entfernen

Um diese Optionen in Thunderbird zu ändern, rufen Sie das Menü Bearbeiten (Extras bei Windows) > Konten-Einstellungen > Abschnitt "Verfassen & Adressieren" auf.

Achtung: Die Änderung dieser Option wirkt sich auf das Verhalten für alle Nachrichten aus. Wenn Sie bei allen anderen Nachrichten die Unterschrift weiterhin über der Originalnachricht einfügen möchten, müssen Sie die automatisch oben eingefügte Unterschrift bei der Verwendung von Vorlagen ausschneiden und verschieben.

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Abonnements und Software von Drittanbietern

Ab Version 4.3 von BlueMind ist es möglich, Abonnements für freigegebene Mailboxen so zu verwalten, dass die gewünschten Mailboxen in einem Outlook-Client, der mit MAPI angebunden ist, oder auf mobilen Geräten, die per EAS verbunden sind, angezeigt werden.

Info

Die Abonnements betreffen nur Tools von Drittanbietern, sie wirken sich nicht auf die Anzeige der Mailbox im Webmailer von BlueMind oder in einer Software von Drittanbietern aus, die über IMAP/POP synchronisiert wird.

Sobald eine Mailbox freigegeben wurde und Sie die Informationsmail erhalten haben (siehe oben):

  • Rufen Sie die Verwaltung der Einstellungen auf: Mein Konto > Email > Registerkarte "Abonnements":
  • Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens der gewünschten Mailbox in das Eingabefeld oben in der Registerkarte ein. Die automatische Vervollständigung schlägt die Mailboxen vor, die der Eingabe entsprechen und für Sie freigegeben wurden:
  • Wählen Sie die gewünschte Mailbox aus, um sie der Liste hinzuzufügen. Die Mailbox wird standardmäßig mit aktiver Synchronisierung hinzugefügt:

    Info
    • Synchronisierung aktiv: Die Mailbox wird in Outlook (MAPI) und auf mobilen Geräten (EAS) sichtbar sein.
    • Synchronisierung inaktiv: Die Mailbox wird nur in Outlook (MAPI) sichtbar sein.
  • Klicken Sie auf "Speichern", damit die Abonnements berücksichtigt werden.
Note

Ein Abonnement kann jederzeit durch den Benutzer geändert (Aktivierung/Deaktivierung der Synchronisierung) oder gelöscht werden (klicken Sie auf das Symbol ).