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Introduction

BlueMind gives you the possibility to detach attachments from messages and show them as download links to recipients. This makes messages lighter, thereby relieving servers and communication networks: the file is no longer sent with the message and stored on the incoming server in addition to the outgoing server and possibly duplicated and multiplied as the message is forwarded and replied to.

This also allows you to send large files that exceed your email's authorized size limit.

Remarque

This feature is not installed with BlueMind by default. For it to be available to users, the administrator must install it.

For more information, see Detachement des pieces jointes

Volet
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Sommaire
maxLevel2

Related:

Administrator's guide :
Detachement des pieces jointes
Connecter avec Nextcloud


Attaching files in webmail

Files can be attached to messages either by clicking the "Attach a file" button or by dragging and dropping it in the right-hand area of the composer:

Astuce
titleNew

A capacity bar above the file list shows the total size of file attachments as a proportion of the maximum size authorized:

Attaching files using drag and drop

In the file browser, drag and drop one or several attachments into the right-hand pane of the composer.

The files are then either physically attached in the message or shown as hyperlinks, depending on the automatic detachment file size set by the administrator:

The icon before each file shows whether it is attached or linked:

  • Detached file (also listed in the blue box in the message body)
  • Physical file

The  icon at the end of the row allows you to delete attachments.

Attaching files using the "Attach a file" button

Clicking the "Attach a file" or  buttons opens a dialog box that allows you to attach files from your computer or from the BlueMind server:

  • From computer opens the default system file manager

  • From BlueMind server opens the BlueMind file chooser:

    This file chooser enables you to browse previously sent files which are stored in the user's area on the server.

    Astuce

    To select multiple files, clic them while pressing Ctrl/Command key

Once selected, files are automatically added to your message. A button allows you to detach each file manually ("Store in remote server"):

  • When a file has been detached, the "Store in mail" button allows you to add it back to the message
  • The  icon at the end of the row allows you to remove attachments (both physical and linked)
  • The "From computer" and "From BlueMind server" buttons allow you to add more attachments.
Info

When attachments size is close to the maximum limit, the capacity bar turns orange and it becomes red when it is exceeded.

Once all files are selected, click the "Upload" button to confirm and attach them. Detached files are then sent to the server and the download box is added to the message as appropriate. Physical file attachments are shown in the right-hand pane of the message:

Viewing attachments

When you receive a message, physical attachments are shown as a list to the right of the message while linked attachments are shown in a blue box within the message:

Click the file's name to download the attachment.

Info

Physical attachments may be displayed differently depending on the thick client used. The linked files pane, however, forms part of the message and will therefore look the same in all thick mail clients provided HTML viewing is enabled.

Linking attachments in thick clients

The BlueMind connector allows users of Thunderbird to use the linked attachments feature.

For more information on how it works, please visit the dedicated page Synchronisation avec Thunderbird.

Remarque
titleOutlook and MAPI

Linked attachments are a BlueMind feature. This means that they only work with the BlueMind for Outlook connector and not available in an Outlook with MAPI context.


Connecting a NextCloud account

You can connect a NextCloud account if it is installed and operational on the domain.

Astuce

This feature must first be configured by the administrator. For more information about setting it up, please go to the administrator's guide's dedicated page: Connecter avec Nextcloud

In user preferences, go to My account > "External accounts" tab

  • If no account has been connected yet, a "Configure Account" button is shown. Click it to add a new account:
  • Type in the login username and the password for the NextCloud you want to connect:
  • Save
  • The configuration button is gone and the account is shown:
     
    Note: you can delete the connection at any time using the icon or modify the connection data by clicking the "Nextcloud" link or the "Edit" button
  • Click "Save" to confirm the account creation

From then on, linked attachments work in the same way but the BlueMind file chooser now shows NextCloud account files as well as their folder structure:

Astuce

The files added as links from BlueMind are stored in the "Attachments" folder in the NextCloud account root folder.

Enregistrer

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Präsentation

BlueMind bietet die Möglichkeit, Anlagen von Nachrichten abzutrennen, um sie den Empfängern in Form eines Download-Links zu präsentieren. Dadurch wird die gesendete Nachricht verkleinert und die Server und Kommunikationsnetze werden weniger stark belastet: Die Datei wird nicht mehr zusammen mit der E-Mail gesendet und nicht mehr (zusätzlich zum sendenden Server) auf dem empfangenden Server gespeichert und möglicherweise durch Weiterleitungen und Antworten dupliziert und multipliziert.

Außerdem gestattet diese Funktion den Versand von Dateien, die die maximale Größe von E-Mail-Anhängen weit übersteigen.

Remarque

Diese Funktion wird nicht standardmäßig mit BlueMind installiert. Der Administrator muss sie installieren, damit die Benutzer sie verwenden können.

Weitere Informationen siehe Detachement des pieces jointes

Volet
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Verwandt:
Abtrennen von Anlagen Verwaltung
Connecter avec Nextcloud

Hinzufügen von Anlagen mit Webmailer

Eine Anlage kann einer Nachricht entweder durch Klicken auf die Schaltfläche "Datei anfügen" oder durch Ziehen und Ablegen im rechten Bereich der Nachrichtenerstellung hinzugefügt werden:

Image Added

Astuce
titleNeu

Eine Anzeige am oberen Rand der Liste informiert über die Gesamtgröße der angehängten Dateien im Verhältnis zur maximal zulässigen Größe:

Image Added

Hinzufügen durch Ziehen und Ablegen

Sie können eine oder mehrere Anlagen aus einem Dateibrowser in den rechten Bereich der Nachrichtenerstellung ziehen und dort ablegen.

Die Dateien werden dann entweder als eingebettete Anlage oder als Download-Link (je nach dem Schwellenwert, den der Administrator für das automatische Abtrennen eingestellt hat) mit der Nachricht verknüpft:

Image Added

Das Piktogramm vor jeder Anlage zeigt an, ob sie eingebettet oder verlinkt ist:

  • Image Added Abgetrennte Anlage (wird auch im blauen Kasten im Nachrichtentext aufgeführt)
  • Image Added Eingebettete Anlage

Mit dem Symbol Image Added am Ende der Zeile können Sie eine Anlage löschen.

Hinzufügen mit der Schaltfläche "Datei anfügen"

Durch Klicken auf die Schaltflächen "Datei anfügen" und Image Added wird das Dialogfeld "Datei anfügen" angezeigt, mit dem Sie Dateien, die sich auf dem Computer oder Server befinden, anfügen können:

Image Added

  • "Vom lokalen PC" öffnet den Standardbrowser für Dateien des Systems.

  • "Server" öffnet die Dateiauswahl von BlueMind:
    Image Added
    Diese Dateiauswahl gestattet, Dateien zu finden, die zuvor an Nachrichten angehängt und auf dem BlueMind-Server im Bereich des Benutzers gespeichert wurden.

    Astuce

    Um mehrere Dateien auszuwählen, klicken Sie sie an, während Sie die Taste Strg auf Ihrer Tastatur gedrückt halten.

Sobald die Datei(en) ausgewählt ist/sind, wird/werden sie automatisch in die Nachricht eingebettet. Eine Schaltfläche gestattet das manuelle Abtrennen jeder einzelnen Anlage:

Image Added


  • Wenn eine Datei abgetrennt wurde, können Sie sie über die Schaltfläche "Attacher au message" (An Nachricht anhängen) wieder einbetten.
  • Das Kreuz Image Added am Ende der Zeile ermöglicht das Löschen einer eingebetteten oder verlinkten Anlage.
  • Mit den Schaltflächen "Vom lokalen PC" und "Server" können Sie neue Anlagen hinzufügen.
Info

Wenn die Größe der Anlage vom zulässigen Höchstwert nicht mehr weit entfernt ist, wird die Fortschrittsleiste orange, wenn er erreicht ist, wird sie rot.

Klicken Sie nach der Auswahl der Dateien auf die Schaltfläche "Hochladen", um zu bestätigen. Die abzutrennenden Dateien werden dann an den Server gesendet und der Download-Link wird in die Nachricht eingefügt. Die Anlagen sind auf der rechten Seite der Nachrichtenerstellung zu sehen:

Image Added

Anzeigen von Anlagen

Beim Empfang einer Nachricht werden in die Nachricht eingebettete Anlagen auf der rechten Seite der Nachricht aufgelistet, die Download-Links für abgetrennte Anlagen werden in einem Feld in der Nachricht aufgeführt:

Image Added

Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Anlage auf die übliche Weise herunterzuladen:

Image Added

Info

Die Präsentation der in die Nachricht eingebetteten Anlagen kann bei Verwendung eines Fat Client variieren. Das blaue Feld der verlinkten Anlagen ist jedoch integraler Bestandteil der Nachricht und daher auf den verschiedenen E-Mail-Clients identisch, wenn die Anzeige von HTML-Nachrichten aktiviert ist.

Abtrennen von Anlagen bei Fat Clients

Der BlueMind Connector ermöglicht Thunderbird-Benutzern ebenfalls den Zugriff auf die Funktion zum Abtrennen von Anlagen.

Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie auf der Seite zu Ihrer Client-Software: Synchronisierung mit Thunderbird.

Remarque
titleOutlook und MAPI

Die Funktion zum Abtrennen von Anlagen ist eine BlueMind-Funktion. Sie kann daher nur funktionieren, wenn Sie den BlueMind-Connector für Outlook verwenden, aber nicht im Rahmen einer Verwendung von Outlook mit MAPI.

Verbindung mit einem NextCloud-Konto

Es ist möglich, ein NextCloud-Konto zu verbinden, wenn es auf der Domain installiert und funktionsfähig ist.

Astuce

Diese Funktion muss vorher vom Administrator konfiguriert worden sein. Weitere Informationen zur Implementierung finden Sie auf der entsprechenden Seite des Leifadens für Administratoren: Connecter avec Nextcloud

Rufen Sie in der Verwaltung der Benutzereinstellungen "Mein Konto" die Registerkarte "Externe Konten" auf.

  • Wenn noch kein Konto verbunden ist, gibt es eine Schaltfläche "Configurer un compte" (Konto einrichten). Klicken Sie darauf, um ein neues Konto hinzuzufügen:
    Image Added
  • Geben Sie das Login und das Passwort des NextCloud-Kontos ein, das verbunden werden soll:
    Image Added
  • Speichern
  • Die Konfigurationsschaltfläche verschwindet und das Konto wird angezeigt:
    Image Added
    Hinweis: Sie können die Verbindung jederzeit mit dem Symbol Image Added löschen. Sie können die Verbindungsdaten ändern, indem Sie auf den Link "Nextcloud" oder die Schaltfläche "Modifier" (Bearbeiten) klicken.
  • Klicken Sie auf "Speichern", um die Erstellung des Kontos zu bestätigen.

Die folgenden Schritte entsprechen dem üblichen Verlauf des Abtrennens von Anlagen, wobei die BlueMind-Dateiauswahl jetzt die Dateien des NextCloud-Kontos und ihre Baumstruktur zeigt:

Image Added

Astuce

Dateien, die als abgetrennte Anlagen von BlueMind hinzugefügt werden, werden im Ordner "Attachments" im Stammverzeichnis des NextCloud-Kontos abgelegt.