Agenda

Améliorations sur la gestion des invitations et participations

En version 4.2, BlueMind élimine le risque d'erreur et de décalage entre collaborateurs en clarifiant les libellés et options de notifications :

1. Pour l'organisateur :
   
   • Il a désormais les boutons "Envoyer", "Enregistrer en tant que brouillon" et une flèche de retour arrière permettant d'annuler
     
   • L'enregistrement en tant que brouillon n'est possible qu'avant l'envoi des invitations ; une fois les participants invités l'organisateur n'a plus que le bouton "Envoyer et est alerté d'éventuelles modifications non envoyées s'il clique sur le bouton d'annulation
   • Lorsque la seule modification effectuée est l'ajout ou la suppression de participant(s), il peut choisir de prévenir tous les participants ou non :
     
2. Pour le participant :
   
   • Il n'a plus la possibilité d'accepter ou refuser une réunion sans envoyer la réponse, ainsi l'organisateur est assuré d'avoir une vue à jour des participations
   • Il peut toujours joindre une note à sa réponse
   • Il conserve la possibilité de répondre de façon différenciée à une série et certaines de ses occurrences :
     

Unification du comportement pour les événements récurrents

En version 4.2, la gestion des événements récurrents est elle aussi enrichie : le choix du type de modification sur une série (modifier un événement, toute la série ou la suite de série) est généralisé à l'ensemble des actions réalisées dans la vue d'agenda :

Pour plus de détails sur ces nouveautés, consultez les pages consacrées à L'agenda et plus particulièrement aux événements et à l'organisation d'une réunion.

Pièces jointes sur les événements

Une de nos suggestions les plus demandées, l'ajout de fichiers à des événements d'agenda est enfin rendu possible dans BlueMind 4 avec la version 4.1 !

Découvre plus en détail cette fonctionnalité sur la page dédiée aux événements de l'agenda.

Amélioration des performances

Les tâches consommatrices de ressources telles que les rappels, synchronisations et sauvegardes, ont été remaniées en version 4.1.4 de façon à être plus performantes tout en allégeant la charge du serveur.

Amélioration des rappels

Avec la refonte des tâches, dont celle des rappels particulièrement lourde sur certaines installations, des améliorations ont aussi été faites sur le fonctionnement des rappels d'événements. Le type de rappel peut être personnalisé par l'utilisateur qui peut choisir entre recevoir un email ou avoir une notification de bureau :

Les rappels peuvent toujours être multiples et il est possible d'en positionner plusieurs de types différents. Pour plus de détail, consulter la page dédiée aux événements.

Synchronisation des calendriers externes

Le mode de synchronisation et rafraichissement des calendriers externes a été entièrement revu en 4.1 pour :

• Améliorer les performances et permettre la synchronisation d'un très grand nombre de calendriers externes
• Permettre un affichage quasi temps réel de des calendriers externes

Cette refonte est transparente pour les utilisateurs, leur interface reste inchangée, elle a en revanche un effet notable : les calendriers sont désormais rafraichis à la demande, à chaque affichage dans l'application Agenda. Ainsi, il n'est plus nécessaire d'attendre la synchronisation automatique qui s'effectuait une fois par heure, les modifications dans l'application tierce sont visibles dès que l'utilisateur consulte le calendrier, moyennant un éventuel délai dû à l'encombrement des serveurs (file d'attente particulièrement longue par exemple) et à la communication (qualité du réseau).

Il reste toujours possible de forcer une synchronisation depuis la gestion des calendriers de l'utilisateur.

Duplication d'événements

La version 4.3 de BlueMind apporte une des fonctionnalités les plus demandées de la Suggestion Box : la duplication d'événements.

Plus besoin de retrouver une longue liste de participants à une réunion ou les ressources qui avaient été réservées, saisir de nouveau le lieu ou l'ordre du jour, vous avez désormais la possibilité de copier un événement afin d'en créer un nouveau sur le même modèle d'un simple clic !

Vous pouvez ainsi dupliquer un événement unique, une série complète ou seulement une occurrence d'une série de réunions.

Retrouvez les informations détaillées sur cette fonctionnalité sur la page dédiée aux événements d'agenda.

MAPI/Outlook

Sans conteste la fonctionnalité la plus attendue de BlueMind, elle est enfin disponible : le support d’Outlook complet sans connecteur.

Pour plus d'information sur la mise en œuvre de la prise en charge de MAPI, consultez la page de documentation dédiée : Mise oeuvre de MAPI pour Outlook

Pour plus d'information sur les versions d'Outlook supportées et les limitations connues, consultez notre page Compatibilité

N'hésitez pas à consulter les notes de versions pour des informations plus détaillées.

Dossiers sous la boîte de réception

Dans les versions précédentes de BlueMind (4.0.x), les dossiers créés sous la boîte de réception par Outlook n'étaient pas des dossiers de messagerie mais des dossiers virtuels. BlueMind 4.1 apporte le support des sous-dossiers de la boîte de réception (inbox).

Pièces jointes sur les événements

De même que dans l'agenda en ligne, BlueMind 4.1 permet aux utilisateurs d'Outlook de joindre des fichiers à leurs événements d'agenda, qui seront visibles dans BlueMind et chez tous les participants à la réunion concernée.

Intégration d'un email dans un email

Une fonctionnalité utile fait son apparition dans Outlook : la possibilité de glisser un email depuis la boîte de réception vers la fenêtre de composition d'un message. L'email est alors ajouté de façon très simple en tant que pièce jointe afin de l'envoyer à son correspondant sans avoir à passer par une transfert ou plusieurs étapes d'export/ajout.

Supprimer les pièces jointes des messages

Fonctionnalité très utile pour alléger et organiser sa boîte, elle est enfin disponible en 4.1 : les utilisateurs peuvent supprimer les pièces jointes liées à un message tout en conservant l'email dans leur messagerie.

Améliorations techniques et fonctionnelles

Une attention particulière a été portée à la correction et l'amélioration du fonctionnement général ainsi que de la prise en charge de certaines fonctionnalités d'Outlook. S'en trouvent améliorées notamment la gestion des filtres de messagerie ainsi que le support des listes de distribution.

Abonnements aux boîtes partagées

Dans le protocole Exchange Active Sync, il n'existe pas de notion de calendrier partagé, ou de boite de messagerie partagée. La version 4.3 de BlueMind permet, grâce à une nouvelle fonctionnalité d'abonnements identique à celle des calendriers et carnets d'adresse, de faire apparaître les boîtes partagées dans les clients Outlook connectés en MAPI ou encore les périphériques mobiles connectés en EAS.

Pour en savoir plus sur cette nouvelle fonctionnalité, consulter la page du guide utilisateur Les boites aux lettres partagées ainsi que le paragraphe dédiés aux abonnements dans la documentation sur les Préférences de messagerie.

Patrons de contenu des ressources

La fonctionnalité, déjà présente dans BlueMind 3.5.13, est portée dans BlueMind 4.1. Il est désormais possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

Ainsi, par exemple, il est possible de définir un patron de contenu pour les ressources de type visioconférence et de définir pour chaque ressource le numéro de téléphone ainsi que le code confidentiel. Le mail ensuite généré lors de la réservation de cette ressource contiendra les informations de la ressource, mises en forme d'après le patron défini :

Pour en savoir plus, consultez la page dédiée aux ressources du Guide de l'administrateur.

Signatures d'entreprise

Une nouvelle option vient compléter l'affinage du paramétrage des signatures d'entreprise : en plus du choix de groupes, il est désormais possible de paramétrer une signature pour une ou des entités nommées individuellement.

Administration

Expiration des mots de passe utilisateurs

La version 4.3.0 apporte la gestion de l'expiration des mots de passes des utilisateurs. Lorsque la fonctionnalité est activée, l'utilisateur se voit forcé de modifier son mot de passe suite à son expiration. Le mot de passe peut être expiré immédiatement par un administrateur afin de forcer un utilisateur à procéder à son remplacement.

Pour plus de détails sur la mise en œuvre, se reporter à la page dédiée de notre base de connaissance : Mettre en place une politique d'expiration des mots de passe

Stockage objet

En 4.3.0, diverses améliorations ont été apportées au support du stockage object. La performance et la fiabilité du système ont été améliorées.

Lors du téléchargement des messages en IMAP, le serveur CYRUS-IMAPd télécharge les messages en parallèle sur le stockage objet afin d'améliorer la performance.

Les tables d'état indiquant dans quel dossier se trouve un message sont désormais gérées directement par BlueMind pour améliorer la fiabilité du stockage IMAP.

Gestion des données

Pour permettre un support de plus grand nombre d'utilisateurs, BlueMind 4 :

• sépare les données de l'annuaire central des données des utilisateurs
• permet de définir plusieurs serveurs de stockage (backend) pour les données utilisateurs

Pour savoir comment mettre en place un tel système, consultez la page dédiée à l'Installation multi-backend.

Séparation des données d'annuaire et données des utilisateurs

BlueMind 4 sépare les données d'annuaires (utilisateurs, groupes,..) des données des utilisateurs.

Une base de données est dédiée aux données d'annuaire. Les données des utilisateurs sont stockées dans une ou plusieurs autres bases de données situées sur les serveurs de stockage.

Ainsi après la phase d'authentification qui utilise la base de données d'annuaire, l'utilisateur communique essentiellement avec son serveur de stockage.

Stockage des données utilisateurs

BlueMind 3.5 permettait de répartir les boîtes aux lettres des utilisateurs sur plusieurs serveurs.

BlueMind 4 va plus loin en permettant de répartir aussi les données d'agendas, carnets d'adresses et autres sur plusieurs serveurs.

Toutes les données d'un utilisateur (emails, agendas, contacts,..) sont donc à présent stockées sur un même serveur de stockage de données.

Gestion automatisée du serveur de stockage

BlueMind peut désormais prendre en charge la configuration complète du serveur de stockage (dit serveur Edge). La configuration du serveur nginx est désormais réalisée automatiquement.

Une installation existante n'est pas automatiquement gérée par BlueMind, afin de ne pas perturber son fonctionnement. La gestion d'un serveur de stockage par BlueMind peut être réalisée par l'ajout du tag "bm/nginx-edge" au serveur, en utilisant la console d'administration.

Dans le cas de l'ajout du tag "bm/nginx-edge", la configuration nginx est écrasée par la configuration BlueMind. Les éventuelles spécificités de la configuration nginx devront être ré-appliquées.

Archivage

Archivage entièrement automatique

L'archivage est désormais entièrement automatique.

Il devient transparent pour les utilisateurs qui n'ont plus d'archivage manuel et ne voient pas dans leur interface mail, comme c'était le cas dans les versions précédentes, de pictogramme indiquant qu'un message est archivé ni, de fait, de bouton permettant d'archiver ou désarchiver un message.

L'utilisateur n'a plus de travail fastidieux à opérer pour alléger son quota.

Compatible avec tous les clients de messagerie

L'archivage n'a plus besoin de plugin sur le client. Tout est géré côté serveur de façon transparente.

L'archivage fonctionne avec tous les clients de messagerie (webmail, client lourd ou mobile) : quel que soit le client IMAP, les emails sont archivés et consultables.

Pour en savoir plus, consultez la page dédiée : Archivage

Développement

BlueMind 4 ajoute toute une brique de gestion des emails dans notre API REST, que vous pouvez découvrir dans notre page de documentation API.

De façon à mieux vous accompagner lors de la maintenance d'add-ons ou de scripts, cette page offre désormais la possibilité de visualiser les incompatibilités entre les versions : vous pouvez ainsi repérer rapidement si un développement nécessite une modification lors d'une montée de version.

Calendar

Improvements to invitations and attendee management

In version 4.2, BlueMind eliminates errors and inconsistencies between users with clearer labels and notification options:

1. For meeting organizers:
   
   • They now have a "Send", "Save draft" and "Back" (cancel) buttons
     
   • Saving as draft is only available before invitations are sent. Once guests have been invited, only the "Send" button is left and the organizer is warned that changes will not be sent when they click the "back" button
   • When attendees are added or deleted and no other changes made, the organizer can choose to notify all attendees or not:
   • 
2. For attendees:
   
   • Attendees can no longer accept or decline an invitation without sending the response. That way the organizer has an up-to-date view of participation
   • Attendees can always send a note with their response
   • As before, they can send a different response for a all instances of one instance of an event only:
     

Unified behavior for recurring events

In version 4.2, managing recurring events has also been improved. Users can choose what instances of an event to update (only the current instance, the whole series or the subsequent instances in the series) for all the actions performed in calendar view:

For more details on these new functionalities, please go to the pages on the L'agenda, and in particular those on Events and Organizing Meetings.

Calendar attachments

One of our top user suggestions – being able to attach files to calendar events – is finally possible with BlueMind's version 4.1!

Find out more about this feature in our page dedicated to calendar events.

Improved performance

Resource-hungry tasks such as reminders, syncing and backup have been overhauled in version 4.1.4 to improve performance and lighten server load.

Event reminder improvements

In addition to having overhauled reminder tasks which are particularly demanding on some installations, improvements have also been made to the way event reminders work. Users can customize the type of alert they prefer – an email message or a desktop notification:

Reminders can still be repeated and users can set different reminder types. To find out more, please go to our page on even ts .

External calendar synchronization

External calendars' synchronization and refresh has been entirely overhauled in 4.1 to:

• Improve performance and make it possible to sync a large number of external calendars
• Enable almost real-time display of external calendars

This overhaul is transparent to users – the interface remains unchanged – but it has significant effects – calendars are now refreshed on demand, every time they are displayed in the Calendar application. There is no more need to wait for the auto sync which used to be every hours. Changes made in the third-party app can be seen as soon as the user views the calendar – give or take possible lag due to server load (e.g. a long queue) or server communication (network quality).

Users can still force sync in the Calendar management page.

Event duplication

Version 4.3 of BlueMind introduces one of the Suggestion Box's most eagerly awaited feature: event duplication .

You no longer need to retrieve a long list of meeting participants or previously booked resources, just enter the location or the meeting's title, you can now copy the event to create it based on the same template with a simple click!

You can duplicate a single event, an entire series of events or one instance in a series of events.

Find out more about this feature on our page about calendar events.

MAPI/Outlook

Unquestionably BlueMind's most eagerly awaited feature: comprehensive connector-free Outlook support.

For more information about implementing MAPI support, go to the dedicated BlueMind documentation page: Implementing MAPI for Outlook

For more information about supported Outlook versions and known limitations, please refer to our Compatibility page.

And check out our version notes for more detailed information.

Inbox sub-folders

In earlier versions of BlueMind (4.0.x), folders created under the inbox by Outlook were not mail folders but virtual folders. BlueMind 4.1 brings inbox sub-folder support.

Calendar attachments

Just like in the BlueMind calendar (see below), BlueMind 4.1 lets Outlook users attach files to calendar events, which will be visible in BlueMind and from all meeting participants.

Attaching emails to other emails

A new useful Outlook feature allows users to drag and drop email messages from the inbox into a message compose window. The message is then simply added as an attachment to the new message without having to go through a mail forward or an export/add procedure.

Removing message attachments

This feature is very useful in reducing the size of mailboxes and organizing mail is now available in 4.1: users can remove email attachments while keeping the message.

Technical and performance improvements

Great effort has been put into software corrections and general performance improvements as well as the support of some Outlook features. In particular, mail filters and distribution lists have improved significantly.

Subscription to shared mailboxes

The Exchange Active Sync protocol does not include the notions of shared calendar or mailbox. BlueMind's version 4.3 – thanks to a new subscription feature similar to that used for calendars and mailboxes – lets you show shared mailboxes in MAPI Outlook or EAS mobile devices.

To find out more about this new feature, please go to our user's guide page on Shared Mailboxes and the section on subscriptions in Mail Preferences.

Resource contents templates

This feature, already available since BlueMind 3.5.13, has been carried over to BlueMind 4.1. Administrators can now set event description templates. When a resource is invited to an event, the template will be inserted into the event's description automatically. These templates can contain variables and be set in different languages to fit the meeting organizer's.

To find out more, please go to our page on resources in the Administrator's Guide.

Corporate signatures 

A new option gives users the possibility to refine corporate signature settings – in addition to choosing groups, users can now set a signature for one or several selected entities.

Administration

User password expiry

Version 4.3.0 introduces user password expiry. When this feature is enabled, users are forced to update their passwords when they expire. Passwords can also be expired with immediate effect by an administrator to force a user to update it.

To find out more about implementing this feature, please go to our page in our Knowledge Base: Implementing a user password expiry policy.

Object storage

In version 4.3.0, several enhancements have been made to object storage. System performance and reliability have been improved.

For improved performance, when messages are downloaded in IMAP, the CYRUS-IMAPd server concurrently downloads messages into the object storage system.

To improve IMAP storage reliability, the status tables showing message location are now handled by BlueMind.

Data handling

To support a greater number of users, BlueMind 4:

• keeps central directory data and user data separate
• can have several backend servers defined for user data

To find out more about setting this up, please refer to our dedicated page: Multi-backend installation.

Separate directory and user data

BlueMind 4 keeps directory data (users, groups, etc.) separate from user data.

One database is dedicated to directory data. User data is stored in one or several other databases located on storage servers.

After the authentication phase which uses the directory database, users essentially communicate with their storage server.

User data storage

With BlueMind 3.5, mailboxes could be distributed over several servers.

BlueMind 4 goes even further providing the ability to distribute calendar, address book etc. data on several servers.

All the data for one user (emails, calendars, contacts, etc.) is now stored on the same data storage server.

Automatic storage server management

BlueMind can now handle the full configuration of the storage server (aka edge server). The configuration of the nginx server is automatic.

Existing installations aren't automatically handled by BlueMind so as not to interfere with them. For BlueMind to manage a storage server, add the "bm/nginx-edge" tag to the server using the admin console.

When the "bm/nginx-edge" tag is added, the nginx configuration is overwritten by BlueMind's configuration. Any nginx-specific settings will have to be reapplied.

Archiving

Fully automatic archiving

Archiving is now completely automatic. 

This makes archiving transparent for users who no longer have to archive manually and the icon for archived messages or the message archiving/dearchiving button – as in previous versions - are gone.

Users no longer have any tedious tasks to perform to lighten their storage load.

Compatible with all email clients

Archiving no longer require a client plugin. It is entirely managed transparently, on the server side.

Archiving works with all email clients (webmail, thick or mobile): whatever the IMAP client, all emails are archived and can be viewed.

To find out more, go to the page: Archiving

Development

BlueMind 4 adds a new email handling brick to the API REST, which you can find out about in our API documentation.

For additional support with add-on or script maintenance, this page now shows version incompatibilities: you can therefore quickly see if your development requires a modification or a version upgrade.

Supporto di nuovi SO

Il supporto delle versioni 7 di RedHat e di Ubuntu 16.04 Xenial è ora pienamente disponibile.

Trovate l'elenco completo dei SO supportati in Prerequisiti per l'installazione

Menù di navigazione

Il nuovo menù propone una navigazione più semplice, moderna ed elegante per una maggiore visibilità ed un migliore accesso ad applicazioni e funzionalità:

Posta

File voluminosi e sganciamento degli allegati

La versione 3.5 di BlueMind introduce la possibilità di sganciare gli allegati dei messaggi al fine di presentarli ai destinatari sotto forma di link di download. Ciò permette di alleggerire il messaggio inviato e, di conseguenza, i server e la rete: il file non viene più trasmesso con il messaggio e memorizzato sul server che lo riceve, in aggiunta al server mittente, oltre ad essere eventualmente duplicato e replicato in caso di inoltri e risposte. 

Per saperne di più sull'utilizzo, consultate la pagina dedicata della guida dell'utente: File voluminosi e sganciamento degli allegati

Per  informazioni sull'attivazione di questa funziona, consultare la pagina Amministrazione dello sganciamento degli allegati.

Selezione di file

La selezione di file permette di navigare tra i file precedentemente inviati e memorizzati nello spazio dell'utente:

Inoltro automatico verso destinatari multipli

BlueMind permette da ora in poi l'inoltro automatico dei messaggi di una casella verso destinatari multipli.

Voir Guide de l'administrateur > Administration des utilisateurs > § Messagerie

Calendario

Calendari multipli

Gli utenti di BlueMind possono ora creare e possedere quanti calendari personali desiderano e possono altresì classificare e affinare la condivisione dei loro eventi.

Inoltre gli utenti possono scegliere quali calendari servono ad indicare le loro disponibilità:

Calendari esterni

BlueMind 3.5 include la possibilità di sincronizzare dei calendari esterni a fine di visualizzazione attraverso l'url di un calendario in formato iCalendar (estensione .ics).

Condivisione esterna

Il calendario BlueMind potrà anche, d'ora in poi, essere condiviso cerso l'esterno via indirizzo pubblico o indirizzo privato, permettendo di vedere i dettgli degli eventi privati.

Per maggiori dettgli su questa funzione, consultare Condivisione del calendario

Colori dei calendari

Con BlueMind 3.5 è ora possibile personalizzare i colori dei calendari in modo permanente: i colori vengono salvati per le sessioni successive.

Per saperne di più, consultate il parafrafo dedicato ai  colori del calendario

Le riunioni

• Una novità di 3.5 particolarmente attesa è la possibilità di indicare una diversa partecipazione per le ricorrenze di una riunione periodica. Inoltre i partecipanti possono accettare tutta la serie di una riunione e, all'occorrenza, indicare che non parteciperanno ad una o più delle relative ricorrenze.
• Ogni partecipante ha ora la propria vista di una riunione, ciò che gli permette di modificarla (personalizzazione del titolo, aggiunta di una descrizione, dettagli del luogo, ecc.) senza che le modifiche siano visibili agli altri partecipanti.
• L'organizzatore migliora il controllo della sua riunione e centralizza i partecipanti. I partecipanti possono verificare gli altri partecipanti attraverso la propria vista della riunione.

Storico di un oggetto

E' ora possibile visualizzare lo storico di creazione e modifiche di un evento, di un contatto o di un'azione.

Azioni

BlueMind 3.5 propone ora la gestione delle azioni con un'interfaccia dedicata e sincronizzata con il calendario.

Organizzate le vostre azioni per liste e utilizzate le etichette condivise con le altre applicazioni BlueMind (contatti e calendario).

Condividete le vostre liste di azioni con i vostri collaboratori delegando loro la sola visualizzazione o la gestione completa delle vostre liste.

Sincronizzazione EAS/iOS

Contatti

Le periferiche mobili Apple sincronizzate via EAS beneficiano ora della possibilità di sincronizzare molteplici rubliche: rubliche personali e condivise.

Tutte le rubliche (ad eccezione degli indirizzi raccolti e dell'AddressBook) possono essere sincronizzate.

Azioni

E' possibile gestire le proprie azioni (creazione, modifica, conferma...) BlueMind con l'applicazione iOS :

Per gli amministratori

Gestione dei diritti più fine

La gestione dei diritti di amministrazione è stata affinata ed è ora possibile gestire i diritti assegnati  ad un utente. E' inoltre possibile autorizzare in modo esplicito la gestione di:

• utenti
• gruppi
• rubliche di dominio
• calendari di dominio
• caselle condivise
• dati di dominio (quota max, numero di utenti)
• ...

Questa gestione si fa quindi ora attraverso i gruppi e non più attribuendo un profilo utente o amministratore.

Limitazione del numero di utenti per dominio

E' ora possibile limitare il numero di utenti che possono essere creati per ogni dominio.

Per gli sviluppatori

Documentazione dell'API

L’API di BlueMind è stata completamente riprogettata ed è disponibile sia direttamente via chiamate HTTP REST, sia utilizzando dei client (al momento Java, Javascript, C#, Python e PHP). Il repository bluemind-samples è disponibile e raccoglie tutto ciò che è necessario per dare un contributo a BlueMind sviluppando degli Add-On. Un prototipo è inoltre disponibile per facilitare la definizione di un nuovo progetto.

Una documentazione interattiva della notra nuova API REST è inclusa nell'installazione ed è accessibile agli uetnti che dispongono del diritto “Api docs”. La stessa documentazione è altresì pubblicata nello spazio BlueMind Docs.

Kalender

Verbesserungen der Termineinladungen und Management der Teilnehmer

In der Version 4.2 verringert BlueMind mögliche Fehler in der Abstimmung zwischen Organisator und Teilnehmer durch eine konsequente Normierung der Beschriftungen und Texte:

1. Als Organisator:
   
   • Der Organisator besitzt nun die Schaltflächen "Senden", "Als Entwurf speichern" und einen Pfeil-Zurück zum Abbrechen.
     
   • Das Speichern als Entwurf ist nur vor dem Versenden der Einladungen möglich. Sobald die Teilnehmer eingeladen sind, muss der Organisator nur noch auf die Schaltfläche "Senden" klicken und wird auf nicht gesendete Änderungen aufmerksam gemacht, sofern er auf die Schaltfläche "Abbrechen" klickt
   • Wenn die einzige Änderung das Hinzufügen oder Löschen von Teilnehmern ist, kann der Organisator wählen, ob er alle oder nur die davon direkt betroffenen Teilnehmer benachrichtigen will:
     
2. Als Teilnehmer:
   
   • Der Teilnehmer hat nicht mehr die Möglichkeit, ein Meeting anzunehmen oder abzulehnen, ohne eine Antwort zu senden, so dass sichergestellt ist, dass der Veranstalter einen aktuellen Überblick über die Teilnahmen besitzt.
   • Der Teilnehmer kann jeweils eine Nachricht an seine Antworten anhängen.
   • Im Falle einer Terminserie hat der Teilnehmer die Möglichkeit, seine Anwort spezifisch für eine gesammte Terminserie oder einen einzelnen Termin der Serie zu wählen.
     

Vereinheitlichung der Behandlung von Terminserien

In der Version 4.2 wurde die Verwaltung von Terminserien erweitert: die Wahl der Art der Änderung einer Serie (Änderung eines Ereignisses, der gesamten Serie oder der folgenden Termine der Serie) wird auf allen durchgeführten Aktionen verallgemeinert:

Weitere Details zu diesen neuen Funktionen finden Sie auf den Seiten, die sich mit der Agenda und speziell mit Veranstaltungen und dem Organisieren eines Meetings befassen.

Dateien an Termine anhängen

Einer der meistgeforderten Features, das Hinzufügen von Dateien zu Kalendererterminen, ist in BlueMind 4 mit der Version 4.1 endlich möglich geworden!

Entdecken Sie die Details zu diesem Feature auf der Seite Terminverwaltung.

Verbesserung der Performance

Ressourcenintensive Aufgaben wie Erinnerungen, Synchronisationen und Backups wurden in Version 4.1.4 neu gestaltet, um effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Serverlast zu reduzieren.

Verbesserung der Terminerinnerungen

Mit der Neugestaltung der serverseitigen Tasks, einschließlich der Erinnerungsfunktion für Termine, die auf einigen Installationen besonders ressourcenintensiv sein kann, wurden auch Verbesserungen bei der Bedienung von Terminerinnerungen vorgenommen. Die Art der Erinnerung kann vom Benutzer angepasst werden, der zwischen dem Erhalt einer E-Mail oder einer Desktop-Benachrichtigung wählen kann:

Es können weiterhin mehrere Erinnerungen, auch verschiedenen Typs, angelegt werden. Erfahren Sie mehr auf der Seite Termine.

Synchronisierung von externen Kalendern

Der Synchronisations- und Aktualisierungsmodus von externen Kalendern wurde in 4.1 komplett überarbeitet 

• Verbesserung der Performance von großen oder einer großen Anzahl von Kalendern.
• Ermöglichung einer nahezu augenblicklichen Darstellung synchronisierter Kalender bei Verwendung.

Dieses Redesign ist für die Benutzer transparent, die Oberfläche bleibt unverändert, aber es hat einen bemerkenswerten Effekt: Kalender werden jetzt bei Bedarf aktualisiert, jedes Mal, wenn sie in der Kalenderanwendung angezeigt werden. So muss nicht mehr auf die automatische Synchronisation gewartet werden, die früher einmal pro Stunde stattfand; Änderungen in der Fremdanwendung sind sichtbar, sobald der Benutzer den Kalender konsultiert, mit einer möglichen Verzögerung aufgrund von Serverüberlastung (z. B. besonders lange Warteschlangen) und Kommunikation (Netzwerkqualität).

Es ist immer möglich, eine Synchronisation aus der Kalenderverwaltung des Benutzers zu erzwingen.

Duplikation von Terminen

BlueMind Version 4.3 bringt eine der meistgewünschten Funktionen der Suggestion Box: die Duplizierung von Terminen.

Es ist nicht mehr nötig, eine lange Liste von Teilnehmern eines Meetings oder die reservierten Ressourcen zu suchen, den Ort oder den Kalender neu einzugeben. Sie haben jetzt die Möglichkeit, einen Termin zu kopieren, um mit einem einfachen Klick einen neuen Termin nach demselben Muster zu erstellen!

Sie können einen einzelnen Termin, eine komplette Serie oder nur einen bestimmten Termin einer Serie von Meetings duplizieren.

Ausführliche Informationen zu dieser Funktion finden Sie auf der Seite, die den Terminen gewidmet ist.

MAPI/Outlook

Zweifellos das am meisten erwartete Feature von BlueMind, es ist endlich verfügbar: volle Outlook-Unterstützung ohne Connector.

Weitere Informationen zur Implementierung der MAPI-Unterstützung finden Sie auf der entsprechenden Dokumentationsseite: MAPI für Outlook

Weitere Informationen zu unterstützten Outlook-Versionen und bekannten Einschränkungen finden Sie auf der Seite Kompatibilität

Ordner unterhalb des Posteingangs

In früheren Versionen von BlueMind (4.0.x) waren die von Outlook unter dem Posteingang angelegten Ordner keine Mail-Ordner, sondern virtuelle Ordner. BlueMind 4.1 bringt Unterstützung für Posteingangs-Unterordner.

Dateien an Termine anhängen

BlueMind 4.1 gestattet den Benutzern, ihren Terminen im Kalender (wie im Online-Kalender) Dateien hinzuzufügen, die dann in BlueMind und für alle Teilnehmer der jeweiligen Besprechung sichtbar sind.

Integration einer E-Mail in eine E-Mail

Eine neue nützliche Funktion in Outlook: Eine E-Mail kann aus dem Posteingang in das Fenster der Nachrichtenerstellung gezogen werden. Die E-Mail wird dadurch ganz einfach als Anlage an den Empfänger gesendet, ohne dass eine Weiterleitung oder mehrere Export-/Hinzufügungsschritte erforderlich werden.

Anhängen von Nachrichten löschen

Diese nützliche Funktion, um den Posteingang zu ordnen und nicht zu überfüllen, ist jetzt in 4.1 verfügbar: Benutzer können mit einer Nachricht verknüpfte Anhänge löschen, während die Nachricht selbst in ihrem E-Mail-System verbleibt.

Technische und funktionale Verbesserungen

Besonderes Augenmerk wurde auf die Korrektur und Verbesserung der allgemeinen Funktionsweise und Unterstützung bestimmter Outlook-Funktionen gelegt. Verbessert wurden insbesondere die Verwaltung der Filter des E-Mail-Systems und die Unterstützung von Verteilerlisten.

Abonnements für freigegebene Mailboxen

Im Active Sync-Protokoll für Exchange existiert der Begriff des gemeinsam genutzten Kalenders oder der gemeinsam genutzten Mailbox nicht. Die Version 4.3 von BlueMind ermöglicht, dank einer neuen Abonnementfunktion, die mit der für Kalender und Adressbücher identisch ist, die Anzeige von freigegebenen Mailboxen in Outlook-Clients, die mit MAPI angebunden sind, oder in mobilen Geräten, die per EAS verbunden sind.

Weitere Informationen zu dieser neuen Funktion finden Sie auf der Seite zu den geteilten Mailboxen im Leitfaden für Benutzer und im Abschnitt über Abonnements in der Dokumentation der Einstellungen für das E-Mail System.

Vorlagen für Ressourceninhalte

Diese Funktion, die bereits in BlueMind 3.5.13 vorhanden war, wurde in BlueMind 4.1 aufgenommen. Sie ermöglicht die Definition von Vorlagen zur Beschreibung von Ereignissen. Wenn Sie eine Ressource dieses Typs zu einem Ereignis einladen, wird die Vorlage automatisch in die Ereignisbeschreibung eingefügt. Diese Vorlagen können Variablen enthalten und in mehreren Sprachen definiert werden, um sie an die Sprache des Meeting-Veranstalters anzupassen.

So ist es z. B. möglich, eine Vorlage des Inhalts für Ressourcen vom Typ Videokonferenz zu definieren und für jede Ressource die Telefonnummer und den vertraulichen Zugriffscode festzulegen. Die anschließend zum Zeitpunkt der Reservierung dieser Ressource generierte Mail enthält dann die Informationen der Ressource, formatiert gemäß der definierten Vorlage:

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite die den Ressourcen im Administratorhandbuch gewidmet ist.

E-Mail-Signaturen von Unternehmen

ine neue Option vervollständigt das Finetuning der E-Mail Signaturen für Unternehmen: Zusätzlich zur Auswahl von Gruppen ist es nun möglich, eine Unterschrift für eine oder mehrere einzeln benannte Einheiten zu konfigurieren.

Verwaltung

Begrenzte Gültigkeitsdauer von Passwörtern

Version 4.3.0 bietet die Verwaltung der begrenzten Gültigkeitsdauer von Benutzerpasswörtern. Wenn diese Funktion aktiviert ist, ist der Benutzer gezwungen, sein Passwort, sobald es abgelaufen ist, zu ändern. Ein Administrator kann die Gültigkeit eines Passworts sofort beenden, um einen Benutzer zu zwingen, das Passwort zu ändern.

Weitere Einzelheiten zur Implementierung finden Sie auf der folgenden Seite in unserer Wissensdatenbank : Implementieren Sie eine Richtlinie in Bezug auf den Verfall von Passwörtern

Objektspeicherung

In der Version 4.3.0 sind verschiedene Verbesserungen am Objektspeichermedium enthalten. Die Leistung und Zuverlässigkeit des Systems wurden verbessert.

Beim Herunterladen von Nachrichten mit IMAP lädt der CYRUS-IMAPd-Server die Nachrichten zur Verbesserung der Leistung parallel in den Objektspeicher herunter.

Statustabellen, die anzeigen, in welchem Ordner sich eine Nachricht befindet, werden künftig direkt von BlueMind verwaltet, um die Zuverlässigkeit der IMAP-Speicherung zu verbessern.

Datenverwaltung

Für die Unterstützung einer höheren Anzahl von Benutzern:

• trennt BlueMind 4 die Daten des globalen Adressbuchs von den Daten der Benutzer,
• ermöglicht BlueMind 4 die Definition mehrerer Speicherserver (Backend) für die Benutzerdaten.

Wie Sie ein solches System einrichten können, erfahren Sie auf der Seite, die der Installation mit Datenverteilung auf mehrere Servern gewidmet ist.

Trennung der Daten des globalen Adressbuchs von den Daten der Benutzer

BlueMind 4 trennt die Daten des globalen Adressbuchs (Benutzer, Gruppen usw.) von den Daten der Benutzer.

Den Daten des globalen Adressbuchs steht eine eigene Datenbank zur Verfügung. Die Daten der Benutzer werden in einer oder mehreren anderen Datenbanken gespeichert, die sich auf den Speicherservern befinden.

Nach der Authentifizierungsphase über die Datenbank des globalen Adressbuchs kommuniziert der Benutzer daher in erster Linie mit seinem Speicherserver.

Speicherung der Benutzerdaten

BlueMind 3.5 gestattete die Verteilung der Mailboxen der Benutzer auf mehrere Server.

BlueMind 4 geht noch einen Schritt weiter und erlaubt außerdem, die Daten aus Kalendern und Adressbüchern sowie andere Daten auf mehrere Server zu verteilen.

Alle Daten eines Benutzers (E-Mails, Kalender, Kontakte usw.) werden nun auf demselben Speicherserver für Daten gespeichert.

Automatisierte Verwaltung des Reverse-Proxy Servers

BlueMind kann künftig die komplette Konfiguration des Reverse Proxy (Edge-Server genannt) unterstützen. Der nginx-Server wird nun automatisch konfiguriert.

Eine vorhandene Installation wird nicht automatisch von BlueMind verwaltet, um ihren Betrieb nicht zu beeinträchtigen. Die Verwaltung eines Speicherservers durch BlueMind kann erreicht werden, indem Sie dem Server mithilfe der Verwaltungskonsole den Tag „bm/nginx-edge“ hinzufügen.

Beim Hinzufügen des Tags "bm/nginx-edge" wird die nginx-Konfiguration durch die BlueMind-Konfiguration überschrieben. Eventuelle Besonderheiten der nginx-Konfiguration müssen erneut angewendet werden.

Archivierung

Vollautomatische Archivierung

Die Archivierung erfolgt nun vollautomatisch.

Sie erfolgt transparent für die Benutzer, die nicht mehr manuell archivieren und die in ihrer Mail-Oberfläche, im Gegensatz zu den Vorgängerversionen, weder ein Piktogramm sehen, das eine Nachrichtenarchivierung anzeigt, noch eine Schaltfläche, um eine Nachricht zu archivieren oder zu dearchivieren.

Der Benutzer muss diese mühsame Arbeit nicht mehr durchführen, um sein E-Mail-Kontingent nicht zu erschöpfen.

Kompatibilität mit allen E-Mail-Clients

Für die Archivierung wird nicht länger ein Plug-In auf dem Client benötigt. Die komplette Verwaltung erfolgt transparent auf der Serverseite.

Die Archivierung funktioniert mit allen E-Mail-Clients (Webmail, Fat Client oder mobiles Gerät): Die E-Mails werden unabhängig vom IMAP-Client archiviert und können eingesehen werden.

Weitere Informationen siehe: Archivierung

Entwicklung

BlueMind 4 fügt einen ganzen E-Mail-Verwaltungsbaustein in unserer REST-API hinzu, über die Sie sich auf der Seite mit de API-Dokumentation.

Um Sie bei der Wartung von Add-Ons oder Skripten besser zu unterstützen, bietet diese Seite nun die Möglichkeit, Inkompatibilitäten zwischen Versionen anzuzeigen: So können Sie schnell erkennen, ob eine Entwicklung bei einer Aktualisierung eine Änderung erfordert.