Solution avec transfert de mails

Afin de récupérer les nouveaux mails destinés au collaborateur ayant quitté l'organisation, deux solutions sont possibles :

• transmettre cet e-mail à un autre utilisateur : la solution passe alors par l'ajout des adresses e-mails de l'utilisateur parti (user1@bm.com dans notre exemple) en tant qu'alias de l'utilisateur cible
• transmettre cet e-mail vers une boite partagé : la solution nécessite la création d'une boite partagée avec l'adresse user1@bm.com ou avec un alias correspondant à celle-ci.

Pour cela :

1. Renommer l'utilisateur en user1.bck
2. Positionner un alias vers user1.bck de l'adresse user1
   2'. OU : créer une éventuelle boite partagée bp.userbck
3. Rediriger (avec ou sans copie locale) les mails de user1.bck vers userCS
4. Attendre la prochaine sauvegarde globale.
5. Récupération des e-mails
   • Utiliser un client lourd type Thunderbird pour copier l'intégralité des messages vers la bal partagée bp.userbck
     ou
   • Utiliser un client lourd type Thunderbird pour récupérer en POP l'intégralité des messages.
6. Récupération des contacts et de l'agenda
   1. En console d'admin, accéder au menu "Arborescence DataProtect"
   2. Cliquer sur la dernière sauvegarde
   3. Sélectionner l'utilisateur user1.bck
   4. Cliquer sur les liens permettant de récupérer les fichiers VCard (carnets d'adresses) et le fichier ICS (données d'agenda).
7. Supprimer l'utilisateur user1.bck
8. Créer un alias user1 pour l'utilisateur userCS

Solution avec réponse automatique

Il est parfois préférable de ne pas vouloir transférer tous les nouveaux mails d'un collaborateurs à un autre pour des raisons de confidentialités et de vouloir envoyer un retour à l'expéditeur pour lui demander de contacter un autre collaborateur.

Dans ce cas deux solutions sont possibles :

• Créer un nouvel utilisateur user2.out en lui donnant en alias l'adresse mail de l'utilisateur : userCS@bm.com et mettre en place en message d'absence personnalisé. L'avantage de cette approche est de pouvoir mettre en place un message personnalisé pour chaque utilisateur, l'inconvénient est que cet utilisateur sera décompté dans le nombre d'utilisateur pour la souscription.
  
• Créer un seul utilisateur user.desactivated en lui donnant comme alias l'adresse mail de tous les collaborateurs qui ne sont plus présents et mettre en place en message d'absence identique pour tous les utilisateurs. Ainsi un seul utilisateur permet de gérer tous les utilisateurs qui ne sont plus présent.
  

Suppression et synchronisation annuaire

Lorsqu'un utilisateur est supprimé dans l'AD/LDAP, il est alors automatiquement archivé dans BlueMind lors de la synchronisation.

Sa suppression dans l'annuaire peut donc se faire à n'importe quel moment du processus. Elle entraînera la désactivation de l'utilisateur dans BlueMind et empêchera la connexion de cet celui-ci mais ne supprimera pas ses données.

On peut donc suivre les procédures ci-dessus puis supprimer l'utilisateur de l'annuaire ensuite.

Archiving users and redirecting mail

Some domain administrators may be clients of a Cloud-based platform whose system they do not have access to. The admin console enables these administrators to perform these operations without system access (described below). Administrators with full system access can also use this solution. 

Alternatively, administrators with system access can perform these operations directly on the host system (described below). 

Handling user departure using the admin console

In order to retrieve new incoming emails sent to an employee who has left the organization, you have two options:

• forward their mail to another user: this implies adding the email address of the user who has left the organization (user1@bm.com in this example) as an alias of the target user
• forward their mail to a shared mailbox: this implies creating a shared mailbox whose address is user1@bm.com or whose alias matches this address.

Process description

To archive a user, save their data and redirect their mail, you must:

1. Rename the user as user1.bck
2. Set "user1.bck" as an alias for user1's address
   2'. OR: Create a shared mailbox "bp.userbck"
3. Redirect (with or without local copy) messages from user1.bck to userCS
4. Wait for the next global backup.
5. To retrieve email messages:
   • Use a thick email client such as Thunderbird to copy all messages to the shared mailbox "bp.userbck".
     or
   • Use a thick email client such as Thunderbird to retrieve all messages via POP.
6. To retrieve contacts and the calendar:
   1. In the admin console, go to "DataProtect Navigator"
   2. Click the last backup
   3. Select the user "user1.bck"
   4. Click the links to retrieve VCard files (address books) and the ICS file (calendar data).
7. Delete the user "user1.bck"
8. Create an alias "user1" for the user "userCS"

Handling user departure through system access

This option is only available to administrators with full access to the host system for the BlueMind solution.

Process description 

To archive a user, save their data and redirect their mail through system access, you must:

1. Rename the user as user1.bck
2. Set "user1.bck" as an alias of user1's address
3. Redirect (with or without local copy) user1.bck's emails to userCS
4. Wait for the next global backup.
5. To retrieve email messages
   1. connect to the backup server in SSH
   2. retrieve the directory's contents ~/backup/user1.bck/
   3. archive the contents on an external storage medium.
6. To retrieve contacts and the calendar:
   1. In the admin console, go to "DataProtect Navigator"
   2. Click the last backup
   3. Select the user "user1.bck"
   4. Click the links to retrieve VCard files (address books) and the ICS file (calendar data).
   5. save the files on an external storage device.
7. Delete the user "user1.bck"
8. Create an alias "user1" for the user "userCS"

Deletion and AD synchronization

When a user is deleted in the Active Directory, it is automatically archived in BlueMind during synchronization.

Users can therefore be deleted in the Active Directory at any time. This will result in the user being disabled in BlueMind and stop them from logging in but will not delete their data.

This means you can follow the procedure described above and then delete the user from the Active Directory.